UITTREKSEL UIT HET NOTULENBOEK VAN DE GEMEENTERAAD

Transcriptie

1 Prvincie Ost-Vlaanderen Gemeentebestuur WICHELEN DE GEMEENTERAAD VAN WICHELEN UITTREKSEL UIT HET NOTULENBOEK VAN DE GEMEENTERAAD Zitting van wensdag 26 augustus 2015 Aanwezig: Afwezig: Verntschuldigd: Kenneth Taylr: burgemeester; Luc Galle: vrzitter; Kristf De Smet, Daniël Praet, Bart Segers, Albert Van Malderen, Anneleen Rimbaut, Christph Van de Wiele: schepenen; Martine De Wilde, Luc Van Leuven, Ann Van Wesemael, Herman Van Renterghem, Marc Vereecken, Els Stichelmans, Karel Bntinck, Kurt Rasschaert, Gert Van Tittelbm, Sara Hiltrp, Wuter Van Hauwermeiren, Veerle Bauters: raadsleden; Frans Cppens: secretaris Rsa Van den Abeele: raadslid 11. Gebruiksreglement gemeentelijke zalen - Aanpassing De raad, Gelet p het gemeenteraadsbesluit d.d. 25 september 2013 hudende de gedkeuring van het gebruikersreglement gemeentelijke zalen; Overwegende dat het gedgekeurde reglement na twee jaar aan een evaluatie te was en dat aan de gemeentelijke adviesraden gevraagd is m daarver van gedachten te wisselen en desgevallend een advies te frmuleren; Gelet p het advies d.d. 4 juni 2015 van het Dagelijks Bestuur van de cultuurraad Gelet p het advies d.d. 2 juni 2015 van de algemene vergadering van de jeugdraad; Gelet p het advies d.d. 10 juni 2015 van de algemene vergadering van de sprtraad; Gelet p het verslag d.d. 16 juni 2015 van de algemene vergadering van de uderenadviesraad; Overwegende dat de adviezen zijn besprken tijdens nderscheiden cllegezittingen en dat navlgende wijzigingen wrden vrgesteld : vermelding capaciteit van de gemeentelijke zalen, bij fraude het verlies van het recht tt beking p één jaar te bepalen, de stck integraal te laten beheren dr de gemeente, bij grte evenementen een minimum aan bijkmende sanitaire vrzieningen p te leggen en de gestrte waarbrg p de gemeenterekening te laten staan indien minstens jaarlijks dezelfde vereniging f particulier een evenement in een gemeentelijke zaal rganiseert; Gehrd het amendement van schepen Anneleen Rimbaut die vrstelt in artikel 6 het aantal verwachte aanwezigen te vervangen dr het dr het cllege geschatte aanwezigen en een bete van 750 wenst p te leggen bij niet-naleving van die bepaling mdat dat de kstprijs is van een bijkmende sanitaire vrziening wat de bepaling afdwingbaar maakt; Gelet p het gemeentedecreet;

2 Met algemene stemmen Besluit Algemeen Het gemeentebestuur van Wichelen beschikt ver een aantal lkalen die ter beschikking gesteld kunnen wrden van particulieren en verenigingen p basis van de hiernder besprken vrwaarden en regels. Dr het ndertekenen van een bevestigingsfrmulier, verklaart de gebruiker zich akkrd met de bepalingen van dit reglement en waarbrgt hij de stipte naleving ervan. Dr het niet naleven van dit reglement kan de gebruiker van verder gebruik van gemeentelijke zalen uitgeslten wrden. Gebruikers die niet tijdig de verschuldigde waarbrg betalen, ntvangen geen sleutel van de zaal. Gebruikers dienen eveneens het energiereglement van de gemeentelijke lkalen te nderschrijven alvrens gebruik te kunnen maken van de lkalen. Art. 1 - Gemeentelijke lkalen De gemeentelijke lkalen wrden nderverdeeld in 2 klassen: Klasse A : Turnzaal gemeenteschl Wichelen (360 persnen) Plyvalente zaal gemeenteschl Serskamp (300 persnen) De Kapelle van de Bruinbeke (200 persnen) t Ankerpunt Serskamp ( 300 persnen) Klasse B Eetzaal + verdekte speelplaats gemeenteschl Wichelen (160 persnen) Eetzaal gemeenteschl Serskamp (49 persnen) Zaaltje Grafmakershuisje Wichelen ( 49 persnen) Grafmakershuisje Wichelen (20 persnen) Middenlkaal gemeentedmein Wichelen (99 persnen) Gemeentedmein Wichelen lkalen hfdgebuw (49 persnen) Pastrie Serskamp (49 persnen) Pastrie Schellebelle (49 persnen) Oud gemeentehuis Wichelen (49 persnen) Vrmalig gemeentehuis Wichelen (90 persnen) Gemeentehuis Serskamp (49 persnen)

3 Schl t Belleken Schellebelle (49 persnen) Art. 2 - De gebruikers De gebruikers van bvengenemde lkalen wrden ingedeeld in 2 categrieën : Categrie A gemeentelijke diensten gemeentelijke adviesraden gemeentelijke erkende verenigingen schlen / uderraden plitieke partijen private persnen f private diensten die een éénmalig initiatief met een sciale delstelling vr alle inwners van de gemeente wensen te rganiseren

4 Categrie B private persnen private diensten Gebruikers van buiten de gemeente den telkens een aanvraag naar het cllege van burgemeester en schepenen. Art. 3 - Het gebruik Het gebruik van een lkaal wrdt tegewezen in chrnlgische vlgrde van de aanvragen. Uitzndering hierp is t Ankerpunt in Serskamp waarvan de regeling is uitgewerkt in de Algemene gebruiksvereenkmst Cultuurzaal t Ankerpunt. Gebruikers die p vaste dagen van de week f maand een activiteit rganiseren krijgen de eerste keuze bij het reserveren van de zaal. Privé-evenementen (zals babybrrel, huwelijksreceptie, verjaardagsreceptie, ) die in de Kapelle, in de pastrij van Serskamp f Schellebelle zuden plaatsvinden, meten steeds vrgelegd wrden aan het cllege. Verjaardagsfeesten en babybrrels kunnen enkel plaatsvinden in de Kapelle. In alle andere gemeentelijke gebuwen mag men geen privé evenementen rganiseren. Bij misbruik zal een frfait van 250 eur aangerekend wrden. Muzikale activiteiten (aanvraag afwijking geluidsnrmen) kunnen maximaal 12 keer per jaar en éénmaal per maand per lcatie plaatsvinden. Art. 4 - Reservatie en aanvraagprcedure Reservaties vr gemeentelijke zalen kunnen uitsluitend digitaal gebeuren (via ) waarin wrdt aangegeven vr welke dag(en) wrdt gereserveerd, vr welke uren (van tt ) en wat de aard van de activiteit is. Vanuit de gemeentelijke diensten is ndersteuning vrzien vr wie zelf niet in de mgelijkheid is m die reservatie digitaal te vervlledigen. Aanvraag tt reservatie vr gemeentelijke zalen kan uitsluitend bij: Martine Van Leuven Oud Drp Wichelen Tel: lkalenverhuur@wichelen.be De reservaties wrden de eerstvlgende werkdag chrnlgisch ingebekt. Zlang de reservaties niet digitaal geraadpleegd kunnen wrden, neemt men best vraf telefnisch cntact p met de betrkken dienst m de beschikbaarheid van het lkaal te checken. Zdra de digitale zaalreserveringsmdule in gebruik genmen zal wrden, zal dit enkel ng digitaal pgevlgd wrden.

5 De lkalen kunnen maximaal 12 maanden vóór de aanvang van de activiteit wrden gereserveerd. Na reservatie van een lkaal, kan de aanvrager ng annuleren tt één maand vr de geplande activiteit. Die annulering met uiterlijk p dat mment wrden drgegeven, pdat het lkaal weer ter beschikking gesteld zu kunnen wrden. De sleutel dient te wrden afgehaald en teruggebracht p het secretariaat in het Sciaal Huis te Wichelen. Bij verlies van de sleutel wrdt frfaitair een bedrag van 50 aangerekend. Een zaal ligt pas definitief vast na het ndertekenen van het gebruikersreglement, het energiereglement en het betalen van de waarbrg. Pas na het naleven van deze frmaliteiten zal de sleutel ter beschikking gesteld wrden. Bij fraude verlies je het recht tt beking van de zalen gedurende één jaar. Art. 5 - Verplichtingen van de gebruiker De gebruiker met zich als een gede huisvader gedragen tegenver de ter beschikking gestelde infrastructuur. Die behelst zwel de zaal, de bergingen, de gemeenschappelijke ruimten, de tt de zaal behrende rerende en nrerende gederen (kapstkken, stelen, tafels, kelkasten, ingemaakte kasten, tapinrichting, enz ) als de nutsvrzieningen. De gebruiker dient de vraf gemaakte plaatsbeschrijving (pgemaakt dr de gemeente) te tekenen en te respecteren. Indien er gebreken wrden vastgesteld vr aanvang van de activiteit met dat aan de hand van een digitale ft f een digitaal prikbrd wrden gemeld aan de betrkken reservatiedienst. Bij technische prblemen kan men terecht p het nummer 0473/ De gebruiker dient na gebruik van de zaal, de gemeenschappelijke ruimten en de aanwezige vrzieningen prper achter te laten. Dat betekent dat de zaal aansluitend gebruikt kan wrden dr een vlgende vereniging. Vr activiteiten binnen hetzelfde weekend dient de schnmaak in de vrmiddag uitgeverd te zijn. Indien dit niet het geval is zullen de ksten vr extra reiniging aan de vereniging aangerekend wrden met een minimum van 100 eur. Cntrle gebeurt dr iemand van de gemeente. Het aanbrengen van verfraaiingen, versieringen, infrmatie f wat dan k dient z te gebeuren dat er geen schade aangericht wrdt aan het gebuw. Materiaal dat niet tt de infrastructuur van de zaal behrt, dient nmiddellijk na de activiteit terug verwijderd te wrden. Het gemeentebestuur kan niet verantwrdelijk gesteld wrden vr achtergelaten, beschadigd f verlren gegaan materiaal. Verrzaakt een gebruiker schade, dan met hij dit nmiddellijk melden aan de betrkken reservatiedienst (zie bven). De gebruiker zal nit instaan vr herstellingen p eigen initiatief. Het vuilnis wrdt verzameld in de daarte bestemde Verk-zakken die de gebruiker zelf dient mee te brengen en terug dient mee te nemen.

6 Er geldt een verplichte drankafname in de zaal t Ankerpunt en de Kapelle van de Bruinbeke. Bij niet-naleving wrdt de waarbrg ingehuden. Uitznderingen kunnen tegestaan wrden mits gedkeuring cllege. Drankprijzen zijn verschuldigd vlgens de actueel geldende prijslijsten waarvan een kpie bij de reserveringsbevestiging gevegd zal wrden. Afrekening afhankelijk van het verschil tussen eind- en beginstck. De stck wrdt beheerd dr de gemeente. Elke gebruiker brengt schnmaakmateriaal, keukenhanddeken, detergent en tiletpapier mee. De gemeente stelt handzeep en papieren handdekjes ter beschikking. Art. 6 - Bijzndere vrwaarden De rganisatren van fuiven verwittigen vraf de rdediensten. De rganisatren die een afwijking van de geluidsnrmen hebben verkregen vanuit het cllege verwittigen de buren schriftelijk een week p vrhand van hun initiatief en dat binnen een straal van 200 m. De gebruiker sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld wrden vr ngevallen van medewerkers f deelnemers. De activiteiten mgen niets mvatten dat de penbare rde en/f rust kan verstren f in strijd zu zijn met de penbare zeden. De gebruiker is altijd verplicht vrije tegang te verlenen aan het persneel van het gemeentebestuur. De gebruiker van de zaal mag die niet drverhuren f in bruikleen geven aan derden. Elke gebruiker verbindt er zich te de ndige maatregelen te nemen vr de betaling van eventueel verschuldigde belastingen f rechten (bvb. auteursrechten, billijke vergeding, SABAM, ) De geldende geluidsnrmen meten steeds gerespecteerd blijven en de rganisatren dienen zelf in te staan vr de geluidscntrle. Bij gemeentelijke penluchtevenementen dienen de rganisatren te vrzien in vldende sanitaire vrzieningen, dat wil zeggen 1 damestilet per 200 dr het cllege geschatte aanwezigen en 1 urinir per 100 dr het cllege geschatte aanwezigen. Een inbreuk p deze bepaling wrdt bestraft met een bete van 750. Art. 7 - Veiligheid ALGEMEEN ROOKVERBOD in alle lkalen. Brandblussers mgen niet verwijderd wrden nch uit het zicht wrden geplaatst.

7 De gebruiker mag geen gebruik maken van hinderlijke, brandbare f gevaarlijke materialen, f materialen die nndig een rkalarm kunnen den afgaan (bv. rkkann). Dit geldt k vr het buitenterrein. De gebruiker zrgt ervr dat alle tegangswegen bereikbaar blijven vr de hulpdiensten en de nduitgangen dienen te allen tijde bruikbaar te zijn. De gebruiker staat steeds in vr de rde en het gede verlp tijdens het evenement en/f de activiteit. Bij fuiven met gebruik gemaakt wrden van een securitypleg en/f tezichters. Dit zwel vr binnen- als buitentezicht. De gebruiker is te allen tijde aansprakelijk en zrgt ervr dat het maximale aantal tegestane aanwezigen in de zaal steeds gerespecteerd blijft. Bij fuiven met alle drank geschnken wrden in plastic bekers. Tijdelijke structurele ingrepen meten gebeuren vlgens de algemene veiligheids- en brandvrschriften. Art. 8 - Gebruikersvergeding Gebruikers uit categrie A betalen geen vergeding. Gebruikers uit categrie B betalen vr het gebruik van een lkaal uit klasse A 110 eur. Gebruikers uit categrie B betalen vr het gebruik van een lkaal uit klasse B 75 eur. categrie Klasse A Klasse B A 0 0 B Art. 9 - Waarbrg Bij elke reservatie van een, vast f ccasineel tegewezen, lkaal dient een waarbrgsm van 250 te wrden betaald. Het bewijs van betaling van deze waarbrg dient vrgelegd te wrden p de dienst secretariaat bij de ndertekening van het energie- en gebruikersreglement. Ingeval van schade, verrzaakt dr de gebruiker, f bij niet-betaalde vergeding van gelijk welke aard, kunnen de verrzaakte ksten f penstaande bedragen van de waarbrg wrden afgetrkken. Indien de kst het bedrag van de waarbrg verstijgt, zal deze meerkst drgerekend wrden. Gebruikers die regelmatig een gemeentelijk lkaal gebruiken, betalen de waarbrgsm vr één lkaal. Deze waarbrg zal gedurende het hele jaar p de rekening, bijgehuden dr de gemeente, geblkkeerd blijven. De gebruiker heeft geen recht p intresten p de waarbrg, ngeacht de duurtijd gedurende welke het gemeentebestuur die dient bij te huden.

8 Wanneer er geen schade f inbreuken p dit reglement wrden vastgesteld, zal de waarbrg integraal teruggegeven wrden. Art Betalingen Waarbrg en huurgeld wrden na reservatie betaald p het rekeningnummer BE van de gemeente Wichelen. Nadien is de zaal definitief gereserveerd. Na aflp wrden de energieksten samen met de ksten vr de afgenmen dranken aangerekend. Op die manier kan steeds de geïndexeerde energiekst wrden betaald. Indien jaarlijks een lkaal met zekerheid ten minste één keer dr een vereniging wrdt gebruikt, blijft de waarbrg staan p het vermelde rekeningnummer. Als dat niet het geval is, wrdt de waarbrg na cntrle van het gebruikte lkaal teruggestrt. Verenigingen die p regelmatige basis huren, krijgen per afgelpen semester hun afrekening. De afrekening van de verbruikte dranken wrdt na het evenement betaald. Art Bezwaren, betwistingen en sancties Eventuele bezwaren f betwistingen schriftelijk verzenden aan het cllege van burgemeester en schepenen uiterlijk 3 werkdagen na vaststelling van de bezwaren f de betwistingen Sancties het cllege van burgemeester en schepenen kan bij niet-naleving van dit reglement beslissen m de zaal nmiddellijk terug te vrderen en/f in de tekmst geen zaal meer aan de betrkken gebruiker ter beschikking te stellen Bij niet f laattijdig betalen van de verschuldigde bedragen (eventuele schade, energie, ) behudt het bestuur zich het recht vr gepaste maatregelen te treffen teneinde die penstaande bedragen te innen Art Afwijkende aanvragen Aanvragen die afwijken van dit reglement zullen dr het cllege van burgemeester en schepenen behandeld wrden. Art Gedkeuring reglement Dit reglement werd na advies van de verschillende adviesraden gedgekeurd in de gemeenteraad van 25 september 2013 en na gelijkaardige adviesprcedure gewijzigd bij gemeenteraadsbesluit van 26 augustus 2015 en heeft uitwerking met ingang van 1 ktber In pdracht, Namens de raad,

9 De secretaris, get. Frans Cppens De vrzitter, Luc Galle Vr eensluidend afschrift, De secretaris, De vrzitter,