Reglement met betrekking tot het gebruik van zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale. (v )

Transcriptie

1 Reglement met betrekking tt het gebruik van zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale. (v ) Algemene bepalingen De zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale, beheerd dr vzw De Centrale, kunnen ter beschikking gesteld wrden aan derden vlgens de bepalingen van dit reglement. Derden kunnen in De Centrale terecht vr de rganisatie van hun activiteit vr zver de aard van de activiteit geen inbreuk betekent p de missie van De Centrale. Onze missie De Centrale is een intercultureel muziekcentrum. Het beschuwt de super diversiteit in Gent en in Vlaanderen als haar inspirerend referentiekader en als een uitdagende werk cntext. De Centrale zet in p de artistieke expressies die vrtspruiten uit die culturele diversiteit. Daarte presenteert De Centrale een breed spectrum van levende muziek met wrtels in de stad en in de wereld vr een cultureel divers publiek. Het stimuleert de rganische verlevering en de transfrmatie van levende muziektradities. De Centrale is een bredplaats, een pen huis waar kunstenaars, publiek en partners met elkaar in dialg gaan, zich met elkaar cnnecteren, evenwaardig participeren en ervaringen delen. De Centrale kiest vr een werking waarbij kwaliteit, interactie, gedeeld burgerschap en respect vrp staan. Vzw De Centrale kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld wrden vr gebeurlijke ngevallen. Vzw De Centrale kan niet verantwrdelijk wrden gesteld vr schade, verlies f diefstal van materiaal van de rganisatren. De rganisatren zrgen ervr dat, tenzij anders afgesprken, nmiddellijk na het einde van de activiteiten alle eigen materiaal uit het gebuw verwijderd is. Het is de rganisatren niet tegestaan de lkalen aan derden af te staan. Er is een algemeen rkverbd in alle gebuwen van vzw De Centrale. Op vraag kunnen de publieke activiteiten van derden (die plaatsvinden in de Centrale) pgenmen wrden in de tweemaandelijkse prgrammaflder en p de website van de Centrale.

2 1. CONCERTZALEN: TURBINEZAAL/KELDERZAAL De zalen zijn ten vregste vanaf 8:00 ter beschikking van derden. Activiteiten eindigen ten laatste m 3: ALGEMENE BEPALINGEN CONCERTZALEN Er is een algemeen rkverbd in alle gebuwen van vzw De Centrale. De gebruiker is verantwrdelijk m dit rkverbd te handhaven in de tegewezen cncertzaal, de bijhrende trappenhal en sanitair. Indien de gebruiker nvldende maatregelen neemt m het rkverbd te handhaven kan, p basis van een verslag van de zaalverantwrdelijke van de centrale, verhuur aan deze gebruiker in de tekmst geweigerd wrden Prcedure Elke aanvraag tt een ingebruikneming van een zaal dient schriftelijk gericht te wrden aan vzw De Centrale. De aanvrager gebruikt hiervr het vrziene aanvraagfrmulier zaalhuur. ( De aanvraag wrdt behandeld dr de medewerkers centrumbeheer, p basis waarvan een cntract wrdt afgeslten tussen de aanvrager en de vzw, vr wie ptreedt de algemene cördinatr. Bij ndertekening van het aanvraagfrmulier verklaart de aanvrager zich akkrd met de bepalingen van dit reglement Vrscht Een vrscht, gelijk aan de waarbrg en de huur, desgevallend verhgd met de huurprijs vr technieken wrdt vraf gevrderd. Pas na het strten van het verschuldigde bedrag wrdt de beschikbaarstelling van de zaal definitief van kracht. Na de activiteit wrdt het eindbedrag bepaald. In dit eindbedrag wrden alle bijkmende ksten verrekend: extra tezicht; extra technisch persneel; schnmaak; drank; catering; desgevallend: schade aan het gebuw. Indien de eindfactuur resulteert in een bedrag dat kleiner is dan het vrscht, dan wrdt het verschil terugbetaald. Indien de eindfactuur resulteert in een bedrag dat grter is dan het vrscht, dan wrdt het verschil gevrderd Annulatie De gebruiker kan de zaal kstels annuleren tt aan de uiterste annulatiedatum, zals aangegeven p het cntract. Na het verstrijken van de uiterste annulatiedatum wrdt bij annulatie de kstprijs van de zaalhuur 100% aangerekend. Dit bedrag wrdt verhgd met 242 indien er technische ndersteuning aangevraagd was, aangevuld met het eventueel, p vraag van de gebruiker, extra ingehuurd technisch materiaal dat niet kstels kan geannuleerd wrden.

3 Inhuding waarbrg Feiten die aanleiding kunnen geven tt (gedeeltelijke) inhuding van de waarbrg: Schade aan het gebuw f aan de rerende gederen; Ontvreemding van gederen; Niet naleving van de afspraken inzake schnmaak; Ksten aan het adres van De Centrale als gevlg van niet naleving van geldende wettelijke bepalingen en reglementeringen Uitznderingen Het dagelijks bestuur van vzw De Centrale is gemachtigd m in uitznderingsgevallen accmmdaties gratis f tegen verminderde prijs ter beschikking te stellen en/f de waarbrg te verminderen f te laten vallen. Een uitzndering kan vrzien wrden vr activiteiten/rganisatren die vlden aan vlgende bepalingen: Prfessinele, Semiprfessinele en amateurkunstenaars in pdiumkunsten en audivisuele kunsten; Met wnplaats in Gent; Met een ensemble dat etnisch cultureel divers is samengesteld en/f waarvan het werk refereert aan etnisch culturele diversiteit. Deze uitznderingsgevallen wrden elk jaar ter bekrachtiging aan de Raad van Bestuur vrgelegd Stadsdagen Het stadsbestuur beschikt ver 30 gratis stadsdagen per jaar in de turbinezaal f in de kelderzaal. Deze stadsdagen wrden dr het stadsbestuur tegewezen aan ptentiële gebruikers, steeds na raadpleging en in nderling verleg met het dagelijks bestuur van vzw De Centrale. Deze gratis stadsdagen zijn exclusief diensten (technische begeleiding, tezicht, ) 1.2. BASISPRIJZEN CONCERTZALEN Tarieven zaalhuur zie Bijlage 1 bij het reglement met betrekking tt het gebruik van zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale Reductietarieven Er is een reductietarief vr erkende f betelaagde verenigingen en vr verenigingen met administratieve zetel in Gent die aangeslten zijn bij een erkende landelijke vereniging. erkende verenigingen: Verenigingen die in het kader van een gemeentelijk reglement van de Stad Gent het bewijs van erkenning kunnen vrleggen. Onderwijsinstellingen met zetel p het grndgebied Gent wrden hiermee gelijk gesteld. betelaagde verenigingen: verenigingen die structureel betelaagd wrden dr de Stad Gent ntvangen het statuut van betelaagde vereniging vr de peride van betelaging. In het geval een vereniging een prjectsubsidie ntvangt verkrijgt de vereniging het statuut van betelaagde vereniging vr beschikbaarstellingen van zalen verbnden aan het betelaagde prject. De bewijslast ligt bij de aanvragende vereniging. Minimaal met een belfte van telage vanwege het stadsbestuur wrden vrgelegd.

4 1.3. TECHNISCHE ONDERSTEUNING Het staat de gebruikers van de cncertzalen vrij m gebruik te maken van een eigen installatie vr licht en geluid en de bediening ervan. De gebruikers zijn wel verplicht m de audi ver de geluidsbegrenzer aan te sluiten. Er kan k gebruik gemaakt wrden van de diensten van De Centrale m te vrzien in de ndige pdiumtechnische ndersteuning. Bijlage 2 bij het reglement met betrekking tt het gebruik van zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale. Tarieven technische ndersteuning 1.4. UITBATING BAR De gebruiker dient zelf de bar (Kelder- en Turbinezaal) uit te baten; de gebruiker is vrij in het bepalen van de verkpprijs; de dranken wrden steeds afgenmen van De Centrale; de drankenlijst met stckprijzen is verkrijgbaar p aanvraag; enkel de p de drankenlijst vermelde artikelen zijn vrradig; de gebruiker mag slechts na uitdrukkelijke gedkeuring van De Centrale en vermelding in het cntract andere drankmerken verkpen; p de verkp van deze dranken zal een kurkrecht wrden aangerekend, vereenkmstig de winstmarges van de nrmale stckverkp; het verkpen van sterke dranken is uitdrukkelijk verbden CATERING/KEUKEN Algemeen uitgangspunt: De rganisatie van catering vr evenementen in alle lkalen van vzw De Centrale zwel evenementen van De Centrale zelf als van derden - wrdt uitsluitend uitgeverd dr gebeurt dr de hreca afdeling van De Centrale. Uitznderingen (1) Mits het betalen van een uitkpsm van 3,00 per persn met een externe cateraar te werken (exclusief het gebruik van de keuken); (2) met externe cateraar te werken (exclusief het gebruik van de keuken), indien de hreca afdeling van De Centrale de gevraagde catering niet kan vrzien; (3) In geval van (1) f (2) ptineel de keuken van De Centrale bij te huren aan het vastgestelde tarief PLAATSBESCHRIJVING Indien een waarbrg wrdt gevraagd is een plaatsbeschrijving ndzakelijk. Vóór het gebruik van het betreffende lkaal, wrdt een tegensprekelijke plaatsbeschrijving pgemaakt. Indien de gebruiker bij de plaatsbeschrijving niet aanwezig kan zijn, dan met hij deze later cntrleren p haar juistheid. Vóór het gebruik wrdt de plaatsbeschrijving ndertekend met de vermelding gelezen en gedgekeurd. De lkalen wrden teruggegeven aan vzw De Centrale in de staat zals beschreven in de plaatsbeschrijving. Elke schade zal wrden hersteld p ksten van de gebruiker.

5 1.7. VERZEKERINGEN De gebruiker is verplicht een brandverzekering en een verzekering burgerlijke en cntractuele aansprakelijkheid af te sluiten vr de gehele duur van het gebruik van de lkalen en/f het gebuw. Hij maakt daarte gebruik van de verzekeringsplissen die vzw De centrale hiervr bij ETHIAS heeft afgeslten. De gebruiker levert het bewijs van betaling van de verzekering af vóór de start van de acticiteit. Slechts mits het uitdrukkelijk akkrd van het dagelijks bestuur van de vzw kunnen de gebruikers ntslagen wrden van het afsluiten van een brandverzekering en een verzekering burgerlijke en cntractuele aansprakelijkheid MAXIMUM CAPACITEIT De veiligheidsnrmen van de Brandweerdienst en de Plitiedienst meten dr de rganisatren strikt nageleefd wrden. Vzw De Centrale nch haar aangestelden kunnen enige aansprakelijkheid dragen vr de schadelijke gevlgen die rechtstreeks f nrechtstreeks in enig verband staan met het telaten van persnen bven het tegestane aantal. Maximum aantal tegelaten persnen turbinezaal: Staand: 362 persnen Zittend: 276 persnen Zittend aan tafels: 200 persnen Maximum aantal tegelaten persnen kelderzaal Staand: 200 persnen Zittend: 150 persnen Zittend aan tafels: 100 persnen 1.9. GELUIDSBEGRENZING In de turbinezaal wrdt bij cncerten, fuiven en live-events steeds met een vaste geluidsbegrenzer gewerkt. Er is een geluidsbegrenzer aanwezig p de vaste installatieaansluiting van De Centrale Bij gebruik van de cncertzalen (turbinezaal/kelderzaal) is de gebruiker verplicht zich te huden aan vlgende geluidsbeperkingen: Turbinezaal: 96dbA (vanaf 00u: 90dbA) Kelderzaal: 100dbA (vanaf 00u: 96dbA) GRATIS TICKETS De rganisatr van een publieksevenement waarvr tegangsgeld gevraagd wrdt, stelt 5 gratis tickets ter beschikking van De Centrale.

6 2. KLEINE LOKALEN (VERGADER-, LES- EN DANSLOKALEN) De zalen zijn ten vregste vanaf 8:30 ter beschikking van derden. Activiteiten eindigen ten laatste m 23u30. Om zveel mgelijk gebruikers de kans te geven gebruik te maken van de kleine lkalen kan de terbeschikkingstelling beperkt wrden tt maximum 2 dagen/week en maximum 2 uur/dag. Bij gratis terbeschikkingstellingen kan het altijd gebeuren dat er lkaalverschuivingen f annulaties zijn Onmiddellijk na de activiteit wrdt de gebruikte zaal dr de huurder pgeruimd en wrdt het meubilair teruggeplaatst in de standaardpstelling. Vlgende zaken zijn verbden bij het gebruik van de kleine lkalen: de lkalen zijn bestemd vr repetitie, lessen f vergadering, geen feestjes (daarvr kan de beschikbaarheid van de cncertzalen geraadpleegd wrden); er mgen geen etenswaren genuttigd wrden in de kleine lkalen (daarvr kan u eventueel terecht in het leescafé); net zals in de rest van het gebuw is er een strikt rkverbd in de lkalen, bij vertreding wrdt de huurder uitgeslten van verhuur vr de rest van het seizen (september/juni). Dranken wrden bij vrkeur genuttigd in het leescafé. Indien er dranken meegenmen wrden naar de lkalen wrden deze bij einde van de activiteit teruggebracht Uitznderingen Het dagelijks bestuur van vzw De Centrale is gemachtigd m in uitznderingsgevallen accmmdaties gratis f tegen verminderde prijs ter beschikking te stellen en/f de waarbrg te verminderen f te laten vallen. Een uitzndering kan vrzien wrden vr activiteiten/rganisatren die vlden aan vlgende bepalingen: Prfessinele, Semiprfessinele en amateurkunstenaars in pdiumkunsten en audivisuele kunsten; Met wnplaats in Gent; Met een ensemble dat etnisch cultureel divers is samengesteld en/f waarvan het werk refereert aan etnisch culturele diversiteit. Deze uitznderingsgevallen wrden elk jaar ter bekrachtiging aan de Raad van Bestuur vrgelegd Prcedure Elke aanvraag tt een ingebruikneming van een zaal dient schriftelijk gericht te wrden aan vzw De Centrale. De aanvrager gebruikt hiervr het vrziene aanvraagfrmulier zaalhuur. ( Bij ndertekening van het aanvraagfrmulier verklaart de aanvrager zich akkrd met de bepalingen van dit reglement De aanvraag wrdt behandeld dr de medewerkers centrumbeheer, p basis waarvan een vereenkmst wrdt afgeslten tussen de aanvrager en de vzw, vr wie ptreedt de algemene cördinatr Annulatie Bij het gebruik van de kleine lkalen mag tt de dag vóór de ingebruikname geannuleerd wrden. Indien een gebruiker twee peenvlgende keren znder verwittigen de aangevraagde lkalen niet in gebruik neemt, kan vzw De Centrale de terbeschikkingstelling vr de aangevraagde peride annuleren.

7 2.4. Basisprijs De huurprijs vr de kleine vergader- les- f repetitielkalen wrdt vastgesteld per lkaal en per dagdeel (vrmiddag, namiddag f avnd) zie: Bijlage 1 bij het reglement met betrekking tt het gebruik van zalen van het Intercultureel Centrum De Centrale - Tarieven zaalhuur Reductietarief Er is een reductietarief vr erkende f betelaagde verenigingen en vr verenigingen met administratieve zetel in Gent die aangeslten zijn bij een erkende landelijke vereniging. erkende verenigingen: Verenigingen die in het kader van een gemeentelijk reglement van de Stad Gent het bewijs van erkenning kunnen vrleggen. Onderwijsinstellingen met zetel p het grndgebied Gent wrden hiermee gelijk gesteld. betelaagde verenigingen: verenigingen die structureel betelaagd wrden dr de Stad Gent ntvangen het statuut van betelaagde vereniging vr de peride van betelaging. In het geval een vereniging een prjectsubsidie ntvangt verkrijgt de vereniging het statuut van betelaagde vereniging vr beschikbaarstellingen van zalen verbnden aan het betelaagde prject. De bewijslast ligt bij de aanvragende vereniging. Minimaal met een belfte van telage vanwege het stadsbestuur wrden vrgelegd.