ERFGOEDDAG Goede afspraken om samen een succesverhaal te schrijven

Transcriptie

1 ERFGOEDDAG Gede afspraken m samen een succesverhaal te schrijven Inleiding In 2016 is Erfgeddag te aan zijn zestiende editie. Het is dr zijn aanpak, publieksbereik en innvatieve rl en vral dankzij de inzet van velen drheen de jaren uitgegreid als een van de tnaangevende erfgedevenementen van ns land. Erfgeddag is een sensibiliseringsactie rnd cultureel erfged vr publiek, sectr, pers en beleid in Vlaanderen en Brussel. Erfgeddag streeft ernaar dat iedereen p een eigentijdse, kwalitatieve en zinvlle manier mgaat met het cultureel erfged in zijn dagelijkse mgeving. Het cultureel erfged mag wrden ntdekt als iets waardevls, dat dicht bij ieder van ns staat. Alle initiatieven zijn erp gericht m het cultureel erfged inzichtelijk te maken en p die manier een mslag te realiseren in de publieke perceptie en benadering van erfged. Erfgeddag heeft anderzijds k de bedeling m de sectr zelf z ged mgelijk te laten samenwerken, innverende impulsen te cultiveren en de eigen activiteiten in een hedendaags erfgedperspectief te plaatsen. Ok wil Erfgeddag de reflectie ver erfgedntsluiting, publiekswerking en duurzaamheid stimuleren. Erfgeddag fcust p het rerend (vrwerpen) en immaterieel (verhalen) cultureel erfged en nderscheidt zich z van de Open Mnumentendag, die zich p het nrerend erfged tespitst. Wat wil Erfgeddag nder andere betekenen? Delstellingen in verband met het publiek Een z ruim mgelijk publiek p een kwalitatieve manier actief aan Erfgeddag laten participeren. Een z ruim mgelijk publiek kennis laten maken met het cultureel erfged in Vlaanderen en Brussel. Zveel mgelijk mensen infrmeren ver het evenement: - via persaandacht; - dr een gede prmtiecampagne; - dr het verzamelen van cntact (e-)mailadressen van geïnteresseerden. Zicht krijgen p het prfiel van het (niet) in erfged geïnteresseerde publiek. Delstellingen in verband met de sectr Het begrip cultureel erfged ingang den vinden bij de brede culturele sectr. Stimuleren van: - verleg en samenwerking; - kwalitatieve deelname aan de Erfgeddag; - het rganiseren van kwalitatieve en creatieve activiteiten die verband huden met een vrpgesteld thema f met erfgedzrg (behud, beheer en cllectiemanagement); - riginaliteit 1

2 He maken we samen Erfgeddag? Erfgeddag is een jaarlijks evenement dat steeds p de eerste zndag na de paasvakantie wrdt gerganiseerd. In 2016 vindt Erfgeddag plaats p zndag 24 april met als thema Rituelen. - In 2017: zndag 23 april 2017 met als thema Zrg - In 2018: zndag 22 april 2018 met als thema Kies vr erfged Het p Erfgeddag gepresenteerde aanbd vertrekt vanuit het immaterieel en rerend erfged. Dit aanbd wrdt speciaal vr Erfgeddag ntwikkeld, en hudt rechtstreeks verband met de dr de Stuurgrep gekzen thema s. Ok kunnen activiteiten wrden aangebden die verband huden met erfgedzrg. Sinds 2007 wrdt elk thema drie jaar p vrhand aangekndigd, teneinde de sectr te te laten m p een verdiepende en een z kwalitatief mgelijke manier te werken. Erfgeddag is een van de grte publieksmmenten vr erfged. De ambitie mag dan k grt zijn. Deelname aan Erfgeddag impliceert dat rganisaties een extra en aantnbare inspanning leveren m erfged te ntsluiten. De deuren pengien is in deze slechts een begin, en allerminst een eindpunt. Een Werkgrep Erfgeddag waakt samen met de lkale en reginale cördinatren ver de inzendingen en stuurt bij waar ndig. Een eerste naleesrnde dr de lkale en reginale cördinatren vindt nmiddellijk na het afsluiten van de inschrijvingen plaats. Deelnemers kunnen gevraagd wrden m de activiteit(en) ng bij te sturen, verder aan te vullen f telichting te verschaffen. Een Werkgrep Erfgeddag beslist uiteindelijk f de activiteit(en) al dan niet uit het prgramma geweerd wrdt. De Cördinatie Erfgeddag biedt steeds een luisterend r vr rganisatrische en inhudelijke meilijkheden: kandidaat-deelnemers kunnen er terecht met al hun vragen en pmerkingen. De Cördinatie prbeert hierp in de mate van het mgelijke een antwrd te bieden. De inbedding van de Cördinatie in FARO. Vlaams steunpunt vr cultureel erfged staat garant vr een gede inhudelijke begeleiding. Erfgeddag is gratis vr het publiek en vindt plaats tussen 10 en 18 uur. Kandidaat-deelnemers nemen tevens kennis van de algemene vrwaarden van Erfgeddag. Dr zich in te schrijven, verklaren deelnemers zich hiermee akkrd. 2

3 Algemene vrwaarden Artikel I. Algemeen Onder Erfgeddag wrdt verstaan het landelijk evenement rnd rerend en immaterieel erfged dat dr FARO. Vlaams steunpunt vr cultureel erfged vzw, hierna FARO, nder deze benaming (f een andere vrij dr FARO te kiezen benaming) i.s.m. andere partnerrganisaties en met de steun van de Vlaamse verheid jaarlijks wrdt gerganiseerd in Vlaanderen en het Brussels Hfdstedelijk Gewest. Onder deelnemer wrdt verstaan iedere natuurlijke persn f rechtspersn die een actie in het kader van de Erfgeddag rganiseert. Onder bezekers wrdt verstaan alle persnen die een actie bezeken die wrdt aangebden tijdens Erfgeddag. Onder Stuurgrep wrdt verstaan een feitelijk samenwerkingsverband van de betrkken partners uit de erfgedsectr. De stuurgrep kmt twee- f driemaandelijks bij elkaar en zet de inhudelijke lijnen van het evenement uit. Alle belangrijke beslissingen p vlak van cncept en cmmunicatie van de Erfgeddag wrden dr de stuurgrep genmen. Onder Werkgrep Erfgeddag wrdt verstaan een adviescmité van specialisten dat wrdt samengesteld dr de Stuurgrep van Erfgeddag, FARO-medewerkers en erfgedcellen. Deze werkgrep zal de aangemelde acties van deelnemers inhudelijk berdelen p basis van de hgerp gefrmuleerde delstellingen van Erfgeddag. Onder actie wrdt verstaan elke nderscheiden activiteit die dr één f meerdere deelnemers wrdt gerganiseerd tijdens Erfgeddag. De huidige algemene vrwaarden regelen de cntractuele relaties tussen de partner en FARO en de rechten en plichten van elk van deze partijen in verband met de rganisatie van Erfgeddag en de acties van de deelnemers. Afwijken van deze algemene vrwaarden is enkel mgelijk na een aparte schriftelijke vereenkmst tussen de partner en FARO. Elke deelnemer die met een actie aan de Erfgeddag deelneemt en zich schriftelijk dan wel nline inschrijft, verklaart zich akkrd met deze algemene vrwaarden. Artikel II. Plichten van FARO FARO verbindt er zich te: Erfgeddag te laten plaatshebben, zlang het daarte de bijzndere pdracht en middelen krijgt van de Vlaamse Gemeenschap p een dr FARO i.s.m. de Stuurgrep te bepalen dag, nder deze benaming; een landelijke cmmunicatiecampagne met diverse mediapartners te ntwikkelen vr de prmtie van Erfgeddag, met het g p een z ruim mgelijke bekendmaking; de actie die dr de deelnemers binnen Erfgeddag wrdt gerganiseerd, te prmten, en dit minimaal via een website; prmtiematerialen ter beschikking te stellen die dr de deelnemers kunnen besteld wrden aan de vrwaarden die p de website wrden vermeld, en die jaarlijks aan wijzigingen nderhevig kunnen zijn; de deelnemers te te laten m vr hun eigen evenement gratis gebruik te maken van het fficiële beeldmerk en/f het campagnebeeld van Erfgeddag en dit vanaf de fficiële start van de publiekscampagne tt en met de fficiële aflp van Erfgeddag. Het gedepneerde beeldmerk is het fficiële lg van Erfgeddag, het campagnebeeld is het beeld dat gebruikt wrdt bij de publiekscampagne en dat jaarlijks kan wijzigen. Het lg en al de campagnebeelden zijn eigendm van FARO. 3

4 Artikel III. Plichten van de deelnemer 3.1 De deelnemer zrgt ervr dat zijn actie aan de vlgende vrwaarden vldet: de actie met vereenkmen met wat vrgesteld werd in het kandidatuurdssier (gegevens bij inschrijving) dat aanvaard werd; de actie met plaatsvinden tijdens de Erfgeddag, bij vrkeur tussen 10 en 18 uur; de actie met passen binnen de delstellingen van Erfgeddag (zie p de website en in andere publicaties van de rganisatie, waar deze zijn pgenmen); de actie mag de rechten van derden niet schenden, nch tegen enige wettelijke bepaling indruisen; de actie met uiterlijk p de laatste dag van de inschrijvingsperide aangemeld zijn bij FARO; de actie met gratis zijn vr de bezeker. Betalende activiteiten wrden niet aanvaard. 3.2 De deelnemer verbindt zich erte het imag van FARO en/f van Erfgeddag, nder welke vrm dan k, niet te beschadigen f te misbruiken. FARO heeft het recht de nmiddellijke beëindiging van gebruik van dragers en cmmunicatiemiddelen te vrderen indien deze dragers en cmmunicatiemiddelen het imag van Erfgeddag kunnen schaden; 3.3 Betreffende het gebruik van het beeldmerk (lg) en het campagnebeeld van Erfgeddag verbindt de deelnemer zich tt het vlgende: het beeldmerk (lg) znder enige wijziging f aanpassing en p een duidelijk zichtbare manier aan te brengen p elke drager en elk cmmunicatiemiddel van de deelnemer, dat de bedeling heeft de actie van de deelnemer in het kader van Erfgeddag te prmten via eigen kanalen f via externe kanalen (persmededelingen, brchures, advertenties, publiciteit p tv f radi, f elke andere vrm van reclame en publiciteit); het campagnebeeld p geen enkele wijze te gebruiken vrafgaand aan de fficiële startdatum van de publiekscampagne f na de fficiële aflp van Erfgeddag ; na de start van de publiekscampagne de stijl van die campagne zveel mgelijk ver te nemen in brchures en andere al dan niet gedrukte media (dr gebruik van zelfde lettertype, kleuren, campagnebeeld); eventuele campagneslgans znder enige wijziging f aanpassing te hanteren in elke cmmunicatie, en steeds in cmbinatie met het beeldmerk (lg). Artikel IV. Cmmunicatie en prmtie FARO staat zelf exclusief in vr de landelijke prmtie- en cmmunicatiecampagne m Erfgeddag te prmten via de landelijke media (geschreven pers, radi en tv), de website en ander prmtiemateriaal. De deelnemer kan evenwel eigen prmtie veren vr zijn actie en de in het kader daarvan gebruikte prducten f verleende diensten, nder de vlgende vrwaarden: zich hudende aan het vrschrift van artikel 3.3.; de deelnemer gaat akkrd dat de ingediende teksten die gebruikt wrden p de website wrden geredigeerd vlgens cmmunicatieve f prmtinele beheften; elke benadering van f vereenkmst met landelijke media (persbureaus, geschreven pers, landelijke tv- f radistatins, enz.) is nderwrpen aan vrafgaandelijk verleg met en schriftelijke gedkeuring dr FARO; met uitzndering van de reclameplannen (vergezeld van dcumenten f ntwerpen die daarte wrden gebruikt) aangegeven in het kandidatuurdssier en die gedgekeurd werden in het kader van de kandidatuur, is elke reclame f publiciteit die wrdt geverd naar aanleiding van f in het kader van Erfgeddag, en waarbij een directe link wrdt gelegd met dit evenement, nderwrpen aan de vrafgaande schriftelijke gedkeuring van FARO. 4

5 de vermelding met de steun van de Vlaamse verheid p elke cmmunicatiedrager te plaatsen. De partner respecteert k de vigerende richtlijnen rnd steunvermelding en lg s van de Vlaamse verheid (zie: - deze link kan wijzigen). De Vlaams minister van cultuur heeft het recht een vrwrd te schrijven die p de website verschijnt en in elke afgeleide reginale brchure. Artikel V. Financiering van de actie 5.1 Ksten ten laste van de deelnemer De deelnemer neemt alle financiële lasten p zich vr het rganiseren van zijn actie. Bij de inschrijving kan de deelnemer prmtiemateriaal bestellen. De handling- en verzendingsksten van dit prmtiemateriaal zijn ten laste van de deelnemer. Ok alle verzekeringen (zals burgerlijke aansprakelijkheid) vallen ten laste van de deelnemer. 5.2 Ksten ten laste van FARO FARO draagt, zlang daarte de pdracht en de bijbehrende middelen dr de Vlaamse verheid gegeven wrden, de financiële lasten van de landelijke cmmunicatie en prmtie zals vermeld in artikel II. FARO kmt niet tussen in de rganisatieksten van de partners/deelnemers. Artikel VI. Prcedure vr deelneming 6.1 Prcedure Elke actie met apart wrden aangemeld via de daarte vrziene kanalen en binnen de aanmeldingsperide, die start vanaf het begin van de deelnemerscampagne. Acties van de partners die niet via de daarte vrziene kanalen wrden aangemeld, zullen niet aanvaard wrden. Onvlledig f nleesbaar aangemelde acties kunnen eveneens geweigerd wrden. Inschrijvingen die rechtstreeks via UiTinVlaanderen.be wrden pgeladen, krijgen geen plaats in het prgramma van Erfgeddag. Initiatieven znder culturele f educatieve meerwaarde zullen evenmin aanvaard wrden. De merknaam van het evenement Erfgeddag kan niet als benaming van een actie wrden gebruikt Werkgrep Erfgeddag Na de naleesrnde dr lkale en reginale cördinatren kunnen de aangemelde acties van de deelnemers vr advies wrden vrgelegd aan een Werkgrep Erfgeddag, dat de acties berdeelt p basis van de algemene delstellingen, de aard en het karakter van Erfgeddag. De samenstelling van de Werkgrep behrt tt de bevegdheden van FARO, i.s.m. de Stuurgrep Aanpassingen f afwijzing van de kandidatuur FARO, i.s.m. de Stuurgrep behudt zich het recht m aanpassingen aan de aangemelde actie vr te stellen, waaraan zal meten wrden vldaan dr de deelnemer, zdat de actie past binnen de algemene delstellingen, f m de actie die niet aan de delstellingen beantwrdt, af te wijzen. De deelnemer zal hiervan schriftelijk p de hgte wrden gebracht. 6.4 Aanvaarding van de kandidatuur Wanneer de dr de deelnemer aangebden actie wrdt aanvaard, zal de deelnemer daarvan dr FARO p de hgte wrden gebracht. In afwezigheid van schriftelijke bevestiging van aanvaarding zal de partner niet kunnen inrepen dat hij aanvaard werd. 5

6 Artikel VII. Gegevens aangeleverd dr de deelnemer FARO heeft een nline systeem ntwikkeld waardr alle gegevens inzake aanbd, rganisaties en persnen m.b.t. het evenement Erfgeddag wrden verzameld. De gegevens in deze databank zullen tegankelijk zijn vr het publiek,.a. p de website van Erfgeddag, en p de website van CultuurNet, en ze wrden k gepubliceerd in prgrammabrchures, p de websites van partners en via allerlei andere publieke infrmatiekanalen (media, pers, e.d. meer). De deelnemers zullen zich schikken naar de vereisten van dit nline inschrijvingssysteem. Indien bepaalde gegevens, aangeleverd dr de deelnemers auteursrechtelijk beschermd zijn, verlenen de deelnemers aan FARO het recht m deze gegevens te wijzigen, aan te passen, p alle dragers te reprduceren en dr alle middelen aan het publiek mede te delen, met het g p de rganisatie en prmtie van Erfgeddag. FARO kan niet verantwrdelijk f aansprakelijk gesteld wrden vr mgelijk geleden (in)directe f incidentele schade, winstderving f vr welke schade dan k ten gevlge van het aanleveren van fute gegevens dr de deelnemers, f ten gevlge van futen en vergissingen bij de verwerking van de aangeleverde gegevens dr FARO. Artikel VIII. Intellectuele eigendmsrechten Het beeldmerk (lg) en de campagnebeelden van Erfgeddag en de eventuele andere lg s gebruikt m Erfgeddag te prmten, zijn eigendm van FARO. Bij elk nrechtmatig gebruik van een lg zal FARO ptreden. Indien een lg als merk wrdt geregistreerd, zijn de partners niet gerechtigd de registratie van een licentie bij het Benelux Merkenbureau te eisen. Indien FARO dr derden wegens gebruik van een lg wrdt aangesprken, zal FARO gerechtigd zijn van de deelnemers de nmiddellijke stpzetting te vrderen van elk gebruik van dit lg, znder tt enige schadevergeding van de deelnemers gehuden te zijn. FARO verleent testemming aan de deelnemers m alle nderdelen van de prmtiepakketten, zals vermeld in artikel II, te gebruiken vanaf de fficiële startdatum van de prmtiecampagne en tijdens Erfgeddag. De tijdens de Erfgeddag vrgestelde activiteiten kunnen uiteraard langer duren dan Erfgeddag zelf. Artikel IX. Exneratie f vrijwaringsclausules Behalve in geval van pzettelijke daden van FARO kan FARO niet verantwrdelijk gesteld wrden vr mgelijk geleden (in)directe f incidentele schade, winstderving f vr welke schade dan k die dr partners, deelnemers, bezekers f derden wrdt pgelpen in het kader van de rganisatie van f deelname aan Erfgeddag. Een partner/deelnemer (en/f zijn eventuele televeranciers) verklaart dat hij afstand det van welk verhaal dan k tegen FARO. De partner/deelnemer draagt alle gevlgen van zijn actie ten pzichte van de bezekers, en vrijwaart FARO vr elke schadeclaim die bezekers f derden zuden kunnen uitefenen in verband met zijn evenement. Vr de gede rde en teneinde een efficiënte schadevergeding van bezekers en derden te waarbrgen zal de partner/deelnemer zich verzekeren bij de verzekeringsmakelaar van zijn keuze, tegen: burgerlijke aansprakelijkheid in het kader van het evenement: met name vr de mgelijke schade die wrdt verrzaakt aan bezekers f derden tijdens zijn actie; schade aan gederen die gebruikt wrden ten beheve van f naar aanleiding van zijn actie; 6

7 p eerste verzek van FARO zal de partner het bewijs vrleggen van het afsluiten van deze verzekering. Artikel X. Annulering Wanneer de deelnemer zijn actie annuleert, verbindt hij zich erte FARO, eventuele c-partners en k de eventueel ingeschreven bezekers daarvan z snel mgelijk schriftelijk p de hgte te brengen. Alle ksten van de annulering zijn ten laste van de deelnemer. In geval van annulering behudt FARO al de aan hem eventueel betaalde smmen (vr bv. de eventueel al aangekchte/bestelde prmtiematerialen). In geval van annulering dr FARO kan FARO niet verantwrdelijk gesteld wrden vr mgelijk geleden (in)directe f incidentele schade, winstderving f vr welke schade dan k die dr eventuele c-partners f televeranciers wrdt pgelpen. Artikel XI. Opzegging FARO heeft steeds het recht de deelneming aan Erfgeddag eenzijdig p te zeggen. Als het imag van het evenement Erfgeddag, al dan niet bewust, wrdt beschadigd dr de deelnemer, f wanneer de deelnemer niet vldet aan de vrwaarden van deze algemene vrwaarden, kan de deelneming van de deelnemer aan Erfgeddag nmiddellijk wrden pgezegd znder plichtplegingen f vrafgaande kennisgeving en zullen alle prmtieacties van FARO rnd de actie van de deelnemer kunnen wrden stpgezet. Deze pzegging impliceert vr de deelnemer een nmiddellijk verbd m het lg van Erfgeddag f de prmtiepakketten verder te gebruiken, f m te verwijzen, p welke wijze f p welk mment dan k, naar Erfgeddag. Bij pzegging van de deelneming van de deelnemer wegens niet-naleving van huidige algemene vrwaarden, behudt FARO zich het recht m schadevergeding vanwege de deelnemer te vrderen, vr de geleden schade. Artikel XII. Betwisting In geval van betwisting van de interpretatie f de uitvering van de in deze algemene vrwaarden verleende rechten en plichten, en bij gebrek aan een minnelijke schikking, is de rechtbank van Brussel bevegd. 7