Privacy Statement Medewerkers

Transcriptie

1 Privacy Statement Medewerkers Hgeschl Leiden respecteert de privacy van haar medewerkers en gaat zrgvuldig en vertruwelijk m met juw persnsgegevens. Daarbij vldet de hgeschl aan de eisen van de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement licht Hgeschl Leiden te welke persnsgegevens de hgeschl verwerkt en waarm. Ok kan je lezen welke rechten jij hebt en met welke andere partijen de hgeschl juw gegevens mgelijk deelt. Hgeschl Leiden (Pstbus 382, 2300 AJ Leiden, tel: ) is de verantwrdelijke vr het verwerken van de persnsgegevens en bijzndere persnsgegevens van medewerkers van de Hgeschl Leiden. De Functinaris Gegevensbescherming (FG) van Hgeschl Leiden is aangemeld bij de Autriteit Persnsgegevens (AP). De FG ziet erp te dat de verwerking van persnsgegevens dr Hgeschl Leiden in vereenstemming is met de eisen van de wet. De FG is bereikbaar via het adres: lketprivacy@hsleiden.nl. Via nderstaande links kan je snel drklikken naar de verschillende nderwerpen Welke persnsgegevens?... 2 Waarm?... 2 Wat zijn de grndslagen?... 2 Wat zijn juw rechten?... 3 Verstrekking van persnsgegevens aan andere bedrijven en rganisaties... 3 Beveiliging van persnsgegevens... 4 Prcedure melden mgelijke datalekken... 4 Wijzigingen van het Privacy Statement... 4 Vragen, pmerkingen f klachten... 4 Bijlage 1 Medewerkers van Hgeschl Leiden... 5 Bijlage 2 Nadere telichting p het recht p beperking van de verwerking van persnsgegevens.. 6 Bijlage 3 Nadere telichting p het recht m bezwaar te maken tegen de verwerking van persnsgegevens

2 Welke persnsgegevens? De vlgende persnsgegevens en bijzndere persnsgegevens kunnen dr Hgeschl Leiden wrden verwerkt: identificatiegegevens; cntactgegevens en e-data; medische gegevens; kpie identificatiebewijs en Burger Service Nummer; lidmaatschap van een vakbnd; financiële gegevens ; persnlijke kenmerken; pleiding en vrming; berep en betrekking; gegevens met betrekking tt taken en functie; berdelingsgegevens; verige wettelijke verplichte persnsgegevens p basis van specifieke wetgeving (bijvrbeeld de Wet p de lnbelasting en de Wet Prtwachter). Waarm? Hgeschl Leiden mag juw persnsgegevens alleen verwerken als daar een aantnbaar deleinde vr bestaat én als de verwerking rechtmatig is. Een verwerking is rechtmatig als deze vldet aan een f meer van de vrwaarden (grndslagen) die in de wet zijn genemd. Wij gebruiken juw persnsgegevens vr de vlgende deleinden: ged gerganiseerde werving en selectie van medewerkers; zrg dragen vr gede mgelijkheden vr medewerkers m zich te ntwikkelen; crrecte en efficiënte medewerkeradministratie; evenwichtige en verzichtelijke inzet en planning van medewerkers; ged berdelingssysteem van medewerkers; verwerking van het salaris van medewerkers; gede registratie van verlf van medewerkers; adequate administratie en begeleiding van ziekte en verzuim van medewerkers; het uitveren van tevredenheidsnderzeken nder medewerkers. De persnsgegevens wrden alleen vr de hierbven genemde deleinden gebruikt. Vr andere deleinden wrdt expliciet je testemming gevraagd. Persnsgegevens wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk is vr het betreffende del. Wat zijn de grndslagen? De belangrijkste grndslag vr de verwerking van juw persnsgegevens dr Hgeschl Leiden is de uitvering van een vereenkmst tussen ju en de hgeschl. Daarnaast heeft de hgeschl k bepaalde wettelijke verplichtingen ten aanzien van de verwerking van juw persnsgegevens. Een enkele verwerking, zals infrmatie ver lidmaatschap van een vakbnd, is gebaseerd p de grndslag testemming. Als gegevens verwerkt wrden p basis van de grndslag testemming heb je te allen tijde het recht m deze testemming in te trekken. Je kunt je testemming intrekken dr cntact p te nemen met 2

3 de Functinaris Gegevensbescherming van Hgeschl Leiden via het adres: Wat zijn juw rechten? Als eigenaar van je persnsgegevens (betrkkene) heb je vlgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Als je gebruik wil maken van deze rechten kan je een verzek sturen naar de Functinaris Gegevensbescherming (FG) van Hgeschl Leiden, via het adres: Als je een verzek det dan kan de FG je vragen m je te identificeren m er zeker van te zijn dat alleen jij tegang hebt tt je eigen persnsgegevens. Juw rechten zijn: a. recht p inzage: je kunt een verzek aan de FG richten m een verzicht en/f inzage te krijgen van de persnsgegevens die wij van je verwerken. b. recht p crrectie en aanvulling: indien er aantnbare futen staan in je persnsgegevens f ze zijn nvlledig, kun je vragen m crrectie f aanvulling van de gegevens. c. recht m 'vergeten te wrden': je kunt verzeken m je persnsgegevens te verwijderen uit de bestanden van Hgeschl Leiden. Hieraan zitten wel beperkingen (bijvrbeeld p basis van de Wet p de lnbelasting en de Wet Prtwachter). d. recht p beperking van de verwerking van je persnsgegevens: in bepaalde gevallen kun je Hgeschl Leiden verzeken m tijdelijk te stppen met de verwerking van juw persnsgegevens. e. recht p verdraagbaarheid van je gegevens: je kunt in bepaalde gevallen een verzek den m je persnsgegevens ver te dragen aan een dr ju aangegeven instantie. Het gaat hierbij alleen m gevallen waarin Hgeschl Leiden juw gegevens verwerkt p basis van een vereenkmst f p basis van juw expliciete testemming. f. recht p verzet/bezwaar tegen verwerking van je persnsgegevens: je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van juw persnsgegevens. Meer infrmatie ver de prcedure van het indienen van bvengenemde verzeken kan je vinden in de Prcedure Behandeling verzeken betreffende rechten van betrkkenen. Verstrekking van persnsgegevens aan andere bedrijven en rganisaties Vr de verwerking van persnsgegevens kan Hgeschl Leiden gebruik maken van (ict)dienstverleners. We sluiten met die dienstverleners strenge cntracten af waarin precies staat welke gegevens gedeeld wrden en waarm dat ndig is. Hgeschl Leiden eist daarbij garanties dat de verstrekte gegevens uitsluitend vr het mschreven del gebruikt wrden en zekerheid ver de manier waarp de dienstverlener de gegevens beschermt en na gebruik vernietigt. Ok verstrekt Hgeschl Leiden persnsgegevens aan andere rganisaties als de wet daarte verplicht (bijvrbeeld aan de Belastingdienst). Hgeschl Leiden verwerkt de persnsgegevens alleen binnen de Eurpese Ecnmische Ruimte, tenzij een uitzndering van tepassing is zals beschreven in het Beleid verwerking persnsgegevens bij Hgeschl Leiden (link alleen tegankelijk vr medewerkers). 3

4 Beveiliging van persnsgegevens Hgeschl Leiden draagt - samen met eventuele verwerkers - zrg vr een passende rganisatrische en technische beveiliging van juw persnsgegevens. Op deze wijze zrgt Hgeschl Leiden ervr dat deze gegevens alleen tegankelijk zijn vr persnen die daar uit hfde van hun functie f taak te bevegd zijn en dat de gegevens alleen wrden gebruikt vr de deleinden waarvr ze zijn verkregen en p grnd van een wettelijke grndslag. Prcedure melden mgelijke datalekken Hgeschl Leiden det er alles aan m juw persnsgegevens z ged mgelijk te beschermen. Ondanks alle beveiligingsmaatregelen kan het tch gebeuren dat persnsgegevens vr nbevegden tegankelijk zijn. Het is belangrijk m een (mgelijk) datalek z snel mgelijk te signaleren en de (mgelijke) gevlgen te beperken. Hgeschl Leiden is daar zeer alert p, maar k juw hulp is hierbij nmisbaar. Mcht je van een datalek p de hgte zijn f mcht je een datalek vermeden dan vragen we je m dit direct te melden bij de Servicedesk ( ). De prcedure vr het analyseren, plssen en eventueel melden bij de Autriteit Persnsgegevens (AP) van het datalek treedt dan in werking. Wijzigingen van het Privacy Statement Hgeschl Leiden behudt zich het recht vr m wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Wij adviseren je daarm regelmatig het Privacy Statement na te lezen p eventuele wijzigingen. Meer infrmatie ver het Beleid verwerking persnsgegevens van Hgeschl Leiden, het verwerken van persnsgegevens en infrmatiebeveiliging is te vinden p en de website van de Autriteit Persnsgegevens. Vragen, pmerkingen f klachten Als je van mening bent dat dit Privacy Statement niet wrdt nageleefd, een klacht hebt ver het gebruik van je persnsgegevens dr Hgeschl Leiden f een verzek in wil dienen m gebruik te maken van je rechten, kunt je dit rechtstreeks laten weten aan de FG via het mailadres: lketprivacy@hsleiden.nl. Je kunt k een klacht indienen bij de Autriteit Persnsgegevens via de website. Privacy Statement Medewerkers Hgeschl Leiden Vastgesteld dr het CvB p 2 mei

5 Bijlage 1 Medewerkers van Hgeschl Leiden Tt medewerkers van Hgeschl Leiden wrden gerekend: werknemers met een arbeidsvereenkmst; uitzendkrachten; gedetacheerden; persnen die in het kader van een pdracht arbeid verrichten; aspirant medewerkers (sllicitanten); ud-medewerkers; stagiaires. Terug naar het Privacy Statement 5

6 Bijlage 2 Nadere telichting p het recht p beperking van de verwerking van persnsgegevens Je hebt het recht m de verwerking van je persnsgegevens dr de hgeschl tijdelijk stil te leggen (te beperken) in de vlgende situaties: Jij meent dat juw gegevens njuist zijn en de hgeschl cntrleert binnen een bepaalde tijd de juistheid van de gegevens: beperking gedurende die tijd; De verwerking is nrechtmatig en jij wil niet dat de gegevens gewist wrden, maar dat ze beperkt wrden; Hgeschl Leiden heeft de persnsgegevens niet meer ndig (en met ze dus eigenlijk wissen), maar jij hebt de gegevens ng wel ndig vr een rechtsvrdering; Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking en de hgeschl heeft ng niet gereageerd p dit verzek mdat uitgezcht met wrden f de belangen van de verwerking zwaarder wegen dan juw belangen. Je kan dan m beperking van de verwerking verzeken gedurende de peride waarin je het antwrd van de hgeschl afwacht. Terug naar het recht p beperking 6

7 Bijlage 3 Nadere telichting p het recht m bezwaar te maken tegen de verwerking van persnsgegevens Je hebt het recht m bezwaar te maken tegen de verwerking van juw persnsgegevens in twee gevallen. In de eerste plaats als de verwerking is gebaseerd p de grndslagen: vervulling van een taak van algemeen belang f penbare rde; f het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwrdelijke. Als je je p dit recht berept dan met de hgeschl de verwerking staken tenzij de hgeschl dwingende, gerechtvaardigde grnden heeft vr de verwerking die zwaarder wegen dan juw belangen, rechten en vrijheden. Ten tweede kan je bezwaar maken als juw persnsgegevens wrden verwerkt met het g p wetenschappelijk f histrisch nderzek f statistische deleinden. Je met dan aantnen dat er sprake is van specifieke met juw situatie verband hudende redenen m met de verwerking te stppen. Is dat inderdaad het geval dan met de verwerking gestaakt wrden tenzij de verwerking vr Hgeschl Leiden ndzakelijk is vr de uitvering van een taak van algemeen belang. Terug naar het recht p bezwaar 7