Multidisciplinair evaluatieprotocol

Transcriptie

1 Multidisciplinair evaluatieprtcl Versie Status Datum Auteur 2.1 Vastgesteld in VD P. Vgel 2.0 Ter vaststelling in de VD P. Vgel 1.2 Gedgekeurd in het P. Vgel Hfdenverleg 1.1 Ter gedkeuring dr leden P. Vgel van de EvaCie 1.0 Vastgesteld VD B. Achten

2 Pagina 2

3 Inhud 1. Inleiding Wettelijk kader & WOB Het evaluatieprces Taken en verantwrdelijkheden Bijlage 1: Tekst van artikel 40 Wvr Pagina 3

4 1. Inleiding Inleiding Dit prtcl beschrijft de wijze waarp de VRHM haar GRIP-incidenten evalueert. De VRHM kan deze evaluatie intern uitveren f extern laten uitveren. Belangrijk is dat interne evaluaties uitsluitend bedeld zijn m te leren. Externe evaluaties kunnen naast leren k een middel zijn m te verantwrden. De kern van het prtcl wrdt gevrmd dr hfdstuk 3 waarin het evaluatieprces uitgebreid wrdt beschreven. Hfdstuk 2 beschrijft het wettelijk kader en hfdstuk 4 beschrijft de taken en verantwrdelijkheden van de verschillende functinarissen. Aanleiding In 2014 heeft de Veiligheidsdirectie de huidige multidisciplinaire evaluatiesystematiek vastgesteld. In de afgelpen peride is gebleken dat er regelmatig behefte is aan een evaluatie die één stap dieper gaat dan een nabespreking in het peratinele team (bijv. een AAR), maar die niet de diepgang heft te hebben van een interne f externe evaluatie met een uitgebreide rapprtage. De huidige multidisciplinaire evaluatiesystematiek bevat deze mgelijkheid niet. Daarm is de behefte uitgesprken vr een herziene versie van de multidisciplinaire evaluatiesystematiek waarin deze mgelijkheid wel is pgenmen. Del Te kmen tt een gedragen en eenduidige werkwijze m GRIP-incidenten te evalueren m hiervan te leren en de hfdstructuur te ptimaliseren. Afbakening Dit dcument beschrijft de manier waarp de VRHM evaluaties van haar GRIPincidenten uitvert f laat uitveren. De VRHM kan dit dcument k tepassen vr evaluatie van: - haar vrbereidende ROT s; - de stand van zaken binnen de VRHM m.b.t. actuele veiligheidsthema s; - vr niet GRIP-incidenten. Dit dcument is niet van tepassing vr de evaluatie van multidisciplinaire efeningen. De beschrijving van de evaluatie van multidisciplinaire efeningen vindt plaats in een ander dcument. Delgrep Deze evaluatiemethdiek is ntwikkeld vr de vlgende multidisciplinaire teams/functinarissen (peratineel crisisteam) binnen de hfdstructuur: - Cmmand Plaats Incident (CPI); - Reginaal Operatineel Team (ROT); - (Reginaal) Beleidsteam ((R)BT); - Calamiteiten Cördinatr (CaC)/meldkamer. Pagina 4

5 Uitgangspunten Om GRIP-incidenten effectief te kunnen evalueren, gelden de vlgende uitgangspunten: - interne evaluaties 1 hebben tt del m te leren, niet m te verantwrden; - de rganisatie stimuleert de medewerkers m te blijven leren; - de leer- en verbeterpunten wrden intern gedeeld en geïmplementeerd; - de rganisatie stelt capaciteit en middelen beschikbaar vr het kunnen evalueren van GRIP-incidenten; - Evaluatiethema s zijn vastgesteld. 1 Sms kan bij een evaluatie k verantwrden een rl spelen. Deze evaluaties wrden dan extern uitgeverd. Pagina 5

6 2. Wettelijk kader & WOB Inleiding Waarmee meten we rekening huden bij het uitveren van een evaluatie van een GRIP-incident? In de wet is een aantal randvrwaarden te vinden die van invled zijn p het uitveren van een evaluatie. Wettelijk kader Het wettelijk kader vr de multidisciplinaire evaluatiesystematiek is de Wet veiligheidsregi s (Wvr). Evalueren m te leren In de Wvr wrdt evalueren m te leren niet expliciet genemd. Wel kan evalueren m te leren beschuwd wrden als nderdeel van het kwaliteitszrgsysteem van de veiligheidsregi. In artikel 23 (Wvr) staat: Het bestuur van de veiligheidsregi hanteert een kwaliteitszrgsysteem. In de memrie van telichting 2 p de Wvr wrdt het evalueren m te leren wel expliciet benemd. In artikel 51 (memrie van telichting) staat: Overigens kan een gemeentebestuur f het bestuur van een veiligheidsregi desgewenst altijd k zelf een nderzek den, nafhankelijk van de actie die de Onderzeksraad f de IOOV nderneemt. Denkbaar is dat het een bestuur m bepaalde aspecten gaat die men zelf wil nderzeken m lering uit te trekken. Evalueren m te verantwrden In de Wvr wrdt evalueren m te verantwrden wel expliciet benemd. Het evalueren m te verantwrden is beschreven in artikel 40 (zie bijlage 1 vr de letterlijke tekst). In dit artikel is geregeld he verantwrding wrdt afgelegd ver het ptreden bij een bvenlkale ramp f crisis. Om het prces van het afleggen van verantwrding rdelijk te laten verlpen, wrdt dr de vrzitter van de veiligheidsregi een verslag uitgebracht van het verlp van de gebeurtenissen en ver de besluiten die dr hem zijn genmen. Onder verslag kan evaluatierapprt wrden verstaan. 2 Kamerstuk 31117, nr. 3 Pagina 6

7 Wet penbaarheid van bestuur De Wet penbaarheid van bestuur (Wb) is van tepassing p het prces van evalueren. Alle verzeken vr infrmatie (zwel schriftelijk als mndeling) p basis van de Wb, wrden dr de afdeling Strategie en Beleid van de VRHM afgehandeld. De afdeling Strategie en Beleid kan bij infrmatieverzeken m.b.t. multidisciplinaire evaluaties ndersteuning vragen aan de afdeling Crisisbeheersing van de VRHM. Pagina 7

8 3. Het evaluatieprces Inleiding Dit hfdstuk beschrijft het prces van de evaluatie van GRIP-incidenten; vanaf de afschaling van het GRIP-incident tt en met de brging van de leerpunten. Aanleiding vr een evaluatie Een GRIP-incident is altijd aanleiding vr een evaluatie. Evaluatieprces Het evaluatieprces kent de vlgende stappen: 1. Nabespreking van het incident; 2. Besluitvrming evaluatievrm; 3. Uitveren evaluatie; 4. Presenteren uitkmsten; 5. Besluitvrming vervlg; 6. Kennisdeling. Hiernder een telichting van deze 6 stappen. 1. Nabespreking van het incident Het peratinele crisisteam bespreekt ieder incident na. De wijze waarp en wanneer dit gebeurd is een verantwrdelijkheid van de vrzitter van het crisisteam. De nabespreking dient plaats te vinden binnen een termijn van maximaal 2 werkdagen na het einde van het incident. De infrmatiemanager legt de uitkmsten van de nabespreking vast p het QuickScan frmulier. De infrmatiemanager stuurt het QuickScanfrmulier naar de afdeling Crisisbeheersing van de VRHM. 2. Besluitvrming ver de evaluatievrm Na het incident en de nabespreking hiervan, vindt altijd een evaluatie plaats. Hierbij zijn er de vlgende mgelijkheden: 1. Snelle interne evaluatie; 2. Uitgebreide interne evaluatie; 3. Externe evaluatie. De keuze vr en de besluitvrming ver de evaluatievrm gaat als vlgt: - De afdeling crisisbeheersing van de VRHM, stelt het cncept advies p vr het Hfdenverleg (HO). - Het HO adviseert p basis hiervan de Veiligheidsdirectie (VD). - De VD besluit ver de evaluatievrm en verstrekt (bij een interne evaluatie) de pdracht aan het HO m zrg te dragen vr de evaluatie. Pagina 8

9 - Het HO belegt de uitvering en cördinatie van de evaluatie bij de afdeling crisisbeheersing van de VRHM. - Bij een externe evaluatie verstrekt het bevegd gezag de pdracht hiervr aan de externe partij. 3. Uitveren evaluatie Interne evaluatie: - Uitvering dr evaluatieteam. De afdeling crisisbeheersing van de VRHM stelt het team samen uit de pl van evaluatren. Externe evaluatie 3 : - Uitvering dr externe partij na pdracht van het bevegd gezag. Het evaluatieteam f een externe vert de evaluatie uit vlgens één van nderstaande vrmen: 3.1 Snelle interne evaluatie Wanneer er wel behefte is aan een snelle evaluatie met minder diepgang wrdt gekzen vr deze variant. De resultaten van de snelle interne evaluatie wrden verwerkt in een presentatie. De snelle interne evaluatie wrdt uitgeverd aan de hand van een nderzeksvraag f (als er geen nderzeksvraag is gedefinieerd) p basis van een vraf bepaald thema. 3.2 Uitgebreide interne evaluatie Wanneer behefte is aan een gedegen evaluatie wrdt gekzen vr de uitgebreide interne evaluatie. De resultaten van de uitgebreide interne evaluatie wrden verwerkt in een rapprt. De uitgebreide interne evaluatie wrdt uitgeverd aan de hand van een nderzeksvraag. Als er geen nderzeksvraag is gedefinieerd (uitzndering) wrdt de evaluatie uitgeverd p basis van een vraf bepaald thema. 3.3 Externe evaluatie Wanneer het incident bestuurlijke, plitieke f maatschappelijke impact heeft f wanneer het in hfdzaak gaat m verantwrdelijkheid en/f aansprakelijkheid, dient een externe evaluatie plaats te vinden. 3 Ok wanneer er een externe evaluatie wrdt uitgeverd (vaak i.v.m. verantwrden), kan er daarnaast k ng een interne evaluatie wrden uitgeverd gericht p het leren. Pagina 9

10 4. Presenteren uitkmsten Na de uitvering van de interne evaluatie presenteert de afdeling crisisbeheersing van de VRHM de resultaten aan het HO. Het HO presenteert de uitkmsten van de evaluatie in de VD. Zwel bij de presentatie aan het HO als bij de presentatie aan de VD kunnen één f meerdere evaluatren ndersteunen. Na de uitvering van een externe evaluatie, zal de externe partij haar rapprtage rechtstreeks aanbieden aan de pdrachtgever. 5. Besluitvrming vervlg Aansluitend aan de presentatie van de uitkmsten van de evaluatie, neemt de Veiligheidsdirectie een besluit ver het vervlg. Indien er verbeteracties zijn benemd kan de VD de pdracht geven aan de multidisciplinaire werkgrepen m de verbeterpunten uit te veren f nader te nderzeken. In die gevallen waarin een verbeteractie een specifieke klm betreft, kan zij de betreffende klm adviseren. 6. Kennisdeling Na de besluitvrming dr de VD, infrmeert de afdeling crisisbeheersing van de VRHM als eerste de vrzitters van de betrkken crisisteams ver de resultaten van de evaluatie en de besluitvrming hierver. Hierna nderzekt de afdeling crisisbeheersing van de VRHM welke wijze van kennisdeling het beste past m de pgedane kennis/ervaring ver te dragen aan de crisisfunctinarissen. Hierbij kan gedacht wrden aan; - Het verspreiden van de rapprtages; - Het delen van de leerervaringen middels verhalen; - infrmeel bijvrbeeld tijdens de kffie f tijdens werkverleg; - frmeel gerganiseerd tijdens crisisbeheersingsdagen. - Het maken van een film. De afdeling crisisbeheersing van de VRHM is ervr verantwrdelijk dat de kennisdeling plaatsvindt. Pagina 10

11 4. Taken en verantwrdelijkheden Inleiding In dit hfdstuk wrden de taken en verantwrdelijkheden van de betrkkenen bij het evaluatieprces beschreven. Crisisteam: - Alle leden Specifieke taken: - Vrzitter - Infrmatiemanager Nabespreken van het incident; Verantwrdelijk dat de nabespreking plaatsvindt direct na het incident f anders binnen 2 dagen na het einde van het incident; Vastleggen van de uitkmsten van de nabespreking p het QuickScanfrmulier; Versturen van het QuickScanfrmulier aan de afdeling crisisbeheersing van de VRHM. Afd. crisisbeheersing: - Na de nabespreking - Na besluitvrming ver evaluatie - Tijdens de interne evaluatie - Na de uitvering van de interne evaluatie Opstellen cncept advies t.b.v. Hfdenverleg (HO) p basis van het QuickScanfrmulier en eventueel verige infrmatie; Samenstellen van het evaluatieteam (alleen wanneer er beslten is tt een interne evaluatie); Vrbereiden evaluatiepdracht (alleen wanneer er beslten is tt een externe evaluatie); Tezien p de vrtgang van de evaluatie en p de afstemming met de multi-werkgrepen en de vrzitters van de peratinele crisisteams; Presenteren van de uitkmsten aan het Hfdenverleg; Ondersteuning bieden aan het Hfdenverleg t.b.v. de presentatie van de uitkmsten aan de Veiligheidsdirectie; - Na besluitvrming in de VD - Jaarlijks Infrmeren vrzitters van de crisisteams; Zrgdragen vr het leren; Vrstellen van één f meerdere evaluatiethema s; Ondersteuning bieden aan de afdeling strategie en beleid bij de afhandeling van WOB verzeken. Pagina 11

12 De evaluatren - Tijdens de evaluatie - Na de evaluatie Uitveren van interne evaluatie; Feitenrelaas ter verificatie vrleggen aan de vrzitters van de peratinele teams; Afstemming met de multi-werkgrepen (alleen waar ndzakelijk); Ondersteunen bij de presentatie van de uitkmsten aan het HO en aan de VD. Afd. prject en prcesndersteuning - Gehele prces Ondersteuning bieden en advies geven aan de afdeling crisisbeheersing m.b.t. de evaluatie en het leren; Audit van het evaluatie- en leerprces. Afd. Strategie en Beleid: - M.b.t. Wb. - Na de evaluatie Afhandelen van een infrmatieverzek p basis van de Wb; Tezien p de vrtgang van de afhandeling van de verbeterpunten uit de evaluatie. Hfdenverleg: - Na ntvangen cncept advies - Na uitvering interne evaluatie Adviseren aan de Veiligheidsdirectie m.b.t. de bendigde evaluatie en de evaluatievrm; Zrgdragen vr de presentatie van de uitkmsten aan de Veiligheidsdirectie (Hierbij kunnen de afdeling crisisbeheersing en de evaluatr ndersteunen). Veiligheidsdirectie - Vr de evaluatie - Na de evaluatie Besluitvrming ver de evaluatie en evaluatievrm (na het advies van het HO); Besluitvrming ver het vervlg (na presentatie van de uitkmsten van de evaluatie dr het HO). Pagina 12

13 Bijlage 1: Tekst van artikel 40 Wvr. Artikel 40, Wvr 1 De vrzitter van de veiligheidsregi brengt na aflp van een ramp f crisis van meer dan plaatselijke betekenis, in vereenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het reginaal beleidsteam, schriftelijk verslag uit aan de raden van de getrffen gemeenten ver het verlp van de gebeurtenissen en de besluiten die hij heeft genmen. Hij vermeldt daarbij f een burgemeester gebruik heeft gemaakt van de bevegdheid schriftelijk bezwaar aan te tekenen. 2 De vrzitter van de veiligheidsregi beantwrdt, in vereenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het reginaal beleidsteam, schriftelijk de vragen die de raden na ntvangst van het verslag stellen. 3 De vrzitter van de veiligheidsregi verstrekt in een raad van een gemeente uit deze veiligheidsregi mndelinge inlichtingen ver de besluiten, bedeld in het eerste lid, indien de desbetreffende raad daarm verzekt. De raad zendt een afschrift van het verzek en van de in het eerste en tweede lid bedelde stukken aan de cmmissaris van de Kning. 4 Indien de raad, gehrd de inlichtingen van de vrzitter van de veiligheidsregi, besluit zijn standpunt ver de besluiten, bedeld in het eerste lid, ter kennis te brengen van Onze Minister, geschiedt dit dr tussenkmst van de cmmissaris van de Kning. De cmmissaris laat het standpunt van de raad vergezeld gaan van zijn rdeel ver de besluiten, en van een afschrift van de in het eerste en tweede lid bedelde stukken. 5 De cmmissaris van de Kning verricht de werkzaamheden, bedeld in het vierde lid, vlgens een dr de regering gegeven ambtsinstructie. Pagina 13