Dossiersjablonen aanpassen

Transcriptie

1 Dossersjablonen aanpassen IRON MOUNTAIN CONNECT RECORDS MANAGEMENT C Iron Mountan Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountan en het logo van de berg zjn gedeponeerde handelsmerken van Iron Mountan Incorporated. Alle andere handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zjn egendom van hun respecteve egenaren. Iron Mountan Connect s een handelsmerk van Iron Mountan Incorporated. US-XX-EXT-PPT-XXXXXX US-RM-EXT-PPT

2 Dossersjablonen aanpassen Dossersjablonen bepalen welke velden worden weergegeven op het scherm en welke velden moeten worden ngevuld wanneer een klant een dosser aanmaakt. Er zjn ook aanpasbare veldlabels beschkbaar. Als systeembeheerder kunt u aangepaste dossersjablonen defnëren op bass van de specfeke gegevensnvoer en tracerngsveresten van een organsate. Wjs de sjablonen toe op het nveau van de klant, dvse en/of afdelng. Gebruk dt document voor nformate over de volgende taken: Aangepaste dossersjablonen maken Aangepaste dossersjablonen toewjzen Aangepaste dossersjablonen bekjken en bewerken Dossersjablonen verwjderen 2

3 Een aangepaste dossersjabloon maken 3 Klk op Dossersjabloon maken. 2 Selecteer Dossersjablonen beheren. Controleer de standaardsjabloon van Iron Mountan. U kunt aangepaste dossersjablonen bekjken, bewerken en verwjderen. 1 Selecteer Beheer. Gebruk de navgatebalk aan de lnkerkant om te navgeren bnnen de verschllende functonele gebeden n Iron Mountan Connect Records Management.. 3

4 Een aangepaste dossersjabloon maken 4 5 Klk op Organsates toewjzen om de dvses en afdelngen te selecteren de deze dossersjabloon gaan gebruken. Het scherm dat wordt weergegeven s afhankeljk van de dvses en afdelngen de door de klant worden gebrukt. Selecteer de klant waarvoor u de sjabloon wlt maken. U kunt een sjabloon slechts voor één klant tegeljk aanpassen. U kunt alleen acteve klanten selecteren. Voorbeeld: We maken een aangepaste sjabloon voor klant RO999. 4

5 Een aangepaste dossersjabloon maken 6 Selecteer de organsate(s) waarvoor u de dossersjabloon maakt. Als de klant waarvoor u de dossersjabloon maakt dvse en afdelng ngeschakeld heeft (her getoond), worden keuzevensters voor dvses en afdelngen weergegeven. Voorbeeld: Voor klant RO999 zjn dvses en afdelngen ngeschakeld. Als de klant waarvoor u de dossersjabloon maakt geen dvses heeft, wordt een varate van dt scherm (met alleen de afdelngsselector) weergegeven. Als de klant waarvoor u de dossersjabloon maakt geen afdelngen valdeert, gebrukt u dt scherm net, maar gaat u door met het aanpassen van de velden. 5

6 Een aangepaste dossersjabloon maken 7 Als de klant waarvoor u de sjabloon maakt dvses en afdelngen heeft, zoals her getoond, selecteert u een of meer afdelngen na het selecteren van een dvse. 8 Klk op Velden aanpassen om de velden te selecteren de verplcht, utgeschakeld en ngeschakeld zullen zjn wanneer een dosser wordt gemaakt. Klk nden nodg op om dvses en afdelngen ut deze dossersjabloon te verwjderen. 6

7 Een aangepaste dossersjabloon maken 9 Wjs een naam aan de dossersjabloon toe. 10 Selecteer de zoeksleutel. De zoeksleutel wordt gebrukt om dossers gedurende hun levenscyclus te dentfceren en te traceren. 11 Selecteer de velden de verplcht, ngeschakeld en utgeschakeld zullen zjn wanneer deze klant een dosser maakt. Voorbeeld: Voor klant RO999 wordt ngesteld dat dossers op Dosserbeschrjvng 1 worden getraceerd. U kunt ook de velden zen de ngeschakeld zjn en de verplcht zjn wanneer er voor RO999 een neuw dosser wordt aangemaakt. 7

8 Een aangepaste dossersjabloon maken Ga terug naar de stap Organsates toewjzen en selecteer andere dvses en/of afdelngen. Wjzgngen de u her hebt gemaakt, worden genegeerd. Negeer uw wjzgngen en ga terug naar de ljst met dossersjablonen om dt proces opneuw te starten. 13 Klk op Bevestgen om door te gaan naar de stap Bevestgng n de wzard, waar u uw nstellngen controleert en de dossersjabloon maakt. 12 Als uw organsate gebrukmaakt van aanpasbare veldlabels, voegt u ze her toe. Met behulp van aanpasbare veldlabels kunt u eenvoudg de nterface aanpassen. Raadpleeg de nstructegds Aanpasbare labels toevoegen voor meer nformate.. 8

9 Een aangepaste dossersjabloon maken 14 Controleer de sjabloon en klk op Voltooen om de sjabloon op te slaan en toe te passen. Ga terug naar de vorge stap en selecteer andere veldnstellngen. Wjzgngen de u hebt aangebracht, worden genegeerd. Negeer uw wjzgngen en ga terug naar de ljst met dossersjablonen om dt proces opneuw te starten. 9

10 Een aangepaste dossersjabloon klonen Klonen s een tjdbesparende functe. Met klonen kopeert en hergebrukt u de veldnstellngen van een bestaande dossersjabloon. 1 Volg de stappen n Een aangepaste dossersjabloon maken. Na het toewjzen van een naam en zoeksleutel aan de dossersjabloon, selecteert u de sjabloon de u wlt klonen. 2 De veldnstellngen worden gekopeerd. Als uw organsate gebrukmaakt van aanpasbare veldlabels, worden ook deze gekopeerd. Wjzg de nstellngen en werk de labels nden nodg bj. 3 Volg stap 12 en 13 zoals beschreven n Een aangepaste dossersjabloon maken om deze dossersjabloon op te slaan en toe te passen. 10

11 Een aangepaste dossersjabloon bekjken Klk op de knop Weergeven om de standaarddossersjabloon van Iron Mountan te bekjken. Controleer de veldnstellngen en organsates met behulp van de standaarddossersjabloon en sjabloongeschedens Voorbeeld: De standaarddossersjabloon van Iron Mountan wordt bovenaan de ljst weergegeven. Aangepaste dossersjablonen worden heronder n alfabetsche volgorde vermeld. Acteve dossersjablonen worden blauw weergegeven en nacteve sjablonen grjs. 1 Klk op de vervolgkeuzeljst met actes. Selecteer Detals weergeven om het scherm Dossersjabloon weergeven te openen. 11

12 Een aangepaste dossersjabloon bekjken Tabblad tussen de schermen: Dosservelden: Veldnstellngen n de sjabloon Organsates: Dvses en afdelngen de aan de sjabloon zjn toegewezen Geschedens: Aangepaste sjabloongeschedens geeft wjzgngen n de sjabloon weer. De geschedens van de standaardsjabloon van Iron Mountan wordt bjgewerkt wanneer een aangepaste sjabloon wordt verwjderd. U kunt ook gegevens bewerken en verwjderen n de weergavemodus. 2 Controleer de nstellngen en klk op Sluten om terug te gaan naar de ljst met dossersjablonen. 12

13 Een aangepaste dossersjabloon bewerken 1 Klk op de vervolgkeuzeljst met actes. Selecteer Bewerken om het scherm Dossersjabloon bewerken te openen. Dosser 13

14 Een aangepaste dossersjabloon bewerken 2 Maak de gewenste wjzgngen n de veldnstellngen en organsates de aan de dossersjabloon zjn toegewezen. Als uw organsate gebrukmaakt van aanpasbare veldlabels, kunt u deze bjwerken. 3 Sla de wjzgngen n de sjabloon op en pas ze toe. 14

15 Een aangepaste dossersjabloon verwjderen 1 Klk op de vervolgkeuzeljst met actes. Selecteer Verwjderen. 15

16 Een aangepaste dossersjabloon verwjderen Klk op de vervolgkeuzeljst met actes. Selecteer Verwjderen. 2 Klk op Verwjderen. De sjabloon wordt permanent verwjderd en de klant, dvses en/of afdelngen worden weer toegevoegd aan de standaardsjabloon van Iron Mountan. De geschedens van de standaardsjabloon van Iron Mountan wordt bjgewerkt wanneer een aangepaste dossersjabloon wordt verwjderd. 16