IRON MOUNTAIN CONNECT RECORDS MANAGEMENT T

Transcriptie

1 Gebrukers beheren IRON MOUNTAIN CONNECT RECORDS MANAGEMENT T Iron Mountan Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountan en het logo van de berg zjn gedeponeerde handelsmerken van Iron Mountan Incorporated. Alle andere handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zjn egendom van hun respecteve egenaars. Iron Mountan Connect s een handelsmerk van Iron Mountan Incorporated. US-XX-EXT-PPT-XXXXXX US-RM-EXT-PPT

2 Gebrukers beheren Systeembeheerders wjzen aan elke Iron Mountan Connect-gebruker een profel toe dat belangrjke nformate bevat en organsatorsche toegang en systeemmachtgngen verleent. Gebruk deze gds om te ontdekken hoe u: bestaande gebrukers zoekt een bestaand gebrukersprofel wjzgt een neuwe gebruker maakt gebrukers toegang tot en machtgng voor Iron Mountan Connect Records Management geeft een gebrukersprofel kloont om waardevolle tjd voor gegevensnvoer te besparen 2

3 Bestaande gebrukers zoeken 1 Selecteer Gebrukers beheren op de startpagna van Iron Mountan Connect om het scherm Gebrukersbeheer te openen, waar u bestaande gebrukers kunt zoeken en neuwe gebrukers kunt maken. 3

4 Bestaande gebrukers zoeken 2 Selecteer Recordbeheergebrukers. Utgebrede flters en zoekfunctonaltet zjn ngeschakeld op het scherm. 3 Zoek op gebrukersnaam, e-mal en voor- of achternaam om een specfeke gebruker te vnden of om te bepalen of een gebruker wel of net al gemaakt s. U kunt deze flters open laten om een algemenere zoekopdracht ut te voeren met behulp van onderstaande flters. 6 Klk op Zoeken. Gebrukers de overeenkomen met uw flters worden weergegeven n het gedeelte Zoekresultaten van het scherm. 4 5 Zoek op Machtgng om alle gebrukers te vnden op bass van taken waarvoor ze toestemmng hebben. U kunt een of meerdere machtgngen selecteren om op te zoeken. Zoeken op klant, dvse en afdelng. Dvse en afdelng zjn functoneel voor klanten met dvse- of afdelngsrechten. U kunt een of meerdere afdelngen selecteren om op te zoeken. 4

5 Bestaande gebrukers zoeken 7 Klk om het scherm Gebrukersprofel te openen en de contactgegevens, accountgegevens en systeemnstellngen te bekjken en bj te werken. Klk op Wssen om de gebrukerskenmerken te resetten en een neuwe zoekopdracht te starten. 5

6 Bestaande gebrukers zoeken 9 Klk op Terug om naar het scherm Gebrukersprofel terug te gaan. 8 Werk de nformate n het gebrukersprofel bj en voeg er nformate aan toe en klk op Opslaan. Er wordt een bevestgngsbercht weergegeven dat de nformate s bjgewerkt. Het gebrukersprofel wordt verdeeld n dre utvouwbare/ nvouwbare gedeelten. Klk op om de nformate de u zet te wjzgen. 6

7 Een neuwe gebruker maken 1 Als u hebt geverfeerd dat er geen profel met deze gebruker s gekoppeld, klkt u op Gebruker maken om het scherm Gebrukersprofel te openen. 7

8 Een neuwe gebruker maken 3 Klk op Opslaan om het gebrukersprofel te maken van de gegevens de u hebt ngevoerd. Nadat u de gebruker hebt opgeslagen, s er een vertragng van 5 mnuten waarn het systeem het record afrondt en u kunt doorgaan naar stap 4. Het gebrukersprofel wordt verdeeld n dre utvouwbare/ nvouwbare gedeelten. Klk op om de nformate de u zet te wjzgen. 2 Voer zo veel mogeljk nformate n het gebrukersprofel n. U moet gegevens nvoeren n alle verplchte velden (gemarkeerd met een rode astersk). Stel de Rapportgroep n op Bassrapportbeheer om de gebruker toegang te geven tot Records Management-rapporten vanut het Rapportcentrum. Zorg ervoor dat u de bedrjfstak Records Management selecteert n het gedeelte Account van het Gebrukersprofel om deze gebruker toestemmng te geven voor toegang tot Iron Mountan Connect voor Records Management. 8

9 Gebrukerstoegang/-machtgngen nstellen 4 Klk op de koppelng Toegang/machtgngen voor Records Management om het scherm Gebrukersbevelgng te openen en de gebruker toegang te verlenen tot de functonaltet Iron Mountan Connect Records Management. 9

10 Gebrukerstoegang/-machtgngen nstellen 5 Er s een vertragng van 5 mnuten tjdens het afronden van uw gebrukersarchef. Wjs de gebrukersmachtgngen toe als dt voltood s. Gebruk de voorgedefneerde sjablonen voor gebrukersmachtgngen om automatsch gebrukersmachtgngen te selecteren. Als u deze hebt toegepast, kunt u de machtgngen nog steeds handmatg bjwerken. Het scherm Toegang/machtgngen voor Records Management s verdeeld n dre utvouwbare/nvouwbare gedeelten. Klk op om de nformate de u zet te wjzgen. Klk op Sjabloongds om een louter nformateve referente te bekjken de u zal helpen te dentfceren welke sjabloon u moet toepassen. 10

11 Gebrukerstoegang/-machtgngen nstellen 7 Sla alle wjzgngen op n de gebrukersmachtgngen en -toegang. 6 Wjs organsatorsche toegang toe door de klanten, dvses en afdelngen te kezen waartoe de gebruker toegang heeft. 11

12 Toegang/machtgngen voor meerdere gebrukers nstellen 3 Selecteer de vervolgkeuzeljst Acte om machtgngen en toegang tot Iron Mountan Connect Records Management voor meerdere gebrukers tegeljk n te stellen: Machtgngen toevoegen verleen machtgng om verschllende functes voor Recordgegevensbeheer ut te voeren Machtgngen verwjderen verwjder machtgng om verschllende functes voor Recordgegevensbeheer ut te voeren Toegang toevoegen verleen organsatorsche toegang Toegang verwjderen verwjder organsatorsche toegang 1 Zoek de gebrukers waarvoor u machtgngen/toegang moet nstellen. Ze Bestaande gebrukers zoeken. 2 Klk om gebrukers n de ljst te selecteren. De acteknop s alleen ngeschakeld als u meerdere selectevakjes selecteert. 12

13 Toegang/machtgngen voor meerdere gebrukers nstellen 4 Stel de toegang of machtgngen n en klk op Bevestgen. Iron Mountan Connect Records Management geeft een bevestgngsbercht weer en stuurt een bevestgng van de wjzgngen naar uw e-maladres. 13

14 Een gebruker klonen 3 Klk op Gebruker klonen... Een neuw gebrukersprofel wordt gegenereerd. Instellngen van de bassgebruker worden gekopeerd. Klonen bespaart u gegevensnvoer doordat u het gebrukersprofel met de essentële nformate kopeert. U moet nog steeds dentfcerende nformate n belangrjke velden nvoeren, maar de systeemnstellngen en veel van de gegevens worden gekopeerd. 2 Klk om de gebruker n de op het scherm weergegeven zoekresultaten te selecteren. 1 Gebruk de flters om de gebruker te vnden de u wenst te klonen. 14

15 Een gebruker klonen 5 Klk op Opslaan om het kloonproces te voltooen en een neuwe gebruker te maken. Het gebrukersprofel wordt verdeeld n dre utvouwbare/ nvouwbare gedeelten. Klk om de nformate de u zet te wjzgen. 4 Veel van de gegevens zjn gekopeerd van het oorspronkeljke gebrukersarchef. U moet gegevens nvoeren n alle verplchte velden (gemarkeerd met een rode astersk). Selecteer de bedrjfstak Records Management n het gedeelte Account van het Gebrukersprofel om deze gebruker toestemmng te geven voor toegang tot de applcate Records Management van Iron Mountan Connect. 15

16 Een gebruker klonen 6 Herhaal nden nodg het kloonproces om door te gaan met het maken van gebrukers van dt bassprofel. 7 Ze Een neuwe gebruker maken om een gebruker toegang te verlenen tot Iron Mountan Connect voor Records Management. 16

17 Een gebruker deactveren / reactveren 3 Selecteer de vervolgkeuzeljst Account: en wjzg de status: Als de gebrukersstatus Actef s, kunt u deze deactveren (hermee zet u de gebrukersstatus op Inactef; de gebruker wordt net ut het systeem verwjderd) Als de gebruker Inactef s, kunt u deze actveren 2 Klk op het selectevakje om de gebruker n de ljst te selecteren. 1 Zoek de gebruker de u moet actveren/ deactveren. Ze Bestaande gebrukers zoeken. 17

18 Een gebruker deactveren / reactveren Het scherm s nactef terwjl het systeem uw wjzgng verwerkt. Als de wjzgng voltood s, wordt er een bevestgngsbercht weergegeven. De kolom Status weerspegelt uw wjzgng. 18