Betreft vergadering Commissie BFW 21 februari Margreeth Trimpe

Transcriptie

1 Griffier van de Staten Geleidebrief infrmatief Naam vrstel Brief GS van 14 januari 2014 ver infrmatieuitwisseling met PS nder geheimhuding Betreft vergadering Cmmissie BFW 21 februari 2014 Te verzenden aan Statenbreed Verzenddatum 30 januari 2014 Cmmissiegriffier Margreeth Trimpe Statenadviseur Inhudelijk ambtenaar Peter Heijkp Verantwrdelijk bestuurder J.M.M. Plman Inhudelijk Aanleiding Bevegdheid Wat stellen GS vr? Telichting Ksten en dekking Overige infrmatie Aanscherpen van werkwijze rnd infrmatievrziening GS Kennis te nemen van de brief. Deze brief is dr het Presidium ter kennisneming drverwezen naar de cmmissie BFW n.v.t. De brief wrdt ter kennisneming geagendeerd. vr de cmmissie BFW.

2 Gedeputeerde Staten Prvincie Zeeland uw kenmerk: AFD. SG a m b t AFD. TERMIJN ns kenmerk: dg afdeling: Cncernstaf bijlage(n): 1 behandeld dr: Peter Heijkp drkiesnummer: nderwerp: Infrmatie-uitwisseling met PS nder geheimhuding verznden: f^ôvśncle ZEELAND Presidium p.a. Statengriffie bericht p brief van: ļ 5 DATUM DOC.NR. ZAAK NR. CLASS. Middelburg, 15 JAN p İ Q^C^» j įj 0H A 2 iqogoóļs' ' 14 januari 2014 Geacht leden van het Presidium, In het verkeer met de Staten geldt het uitgangspunt van penbaarheid van bestuur. Dit betekent dat alle infrmatie penbaar is, tenzij. Wij hechten sterk aan dit uitgangspunt vanuit de transparantie en verantwr ding die een verheid plichtig is aan zijn burgers. Desndanks zijn er situaties waarin het pleggen van ge heimhuding wenselijk, zelf ndzakelijk is. De wetgever heeft deze uitznderingssituaties in de Wet pen baarheid van bestuur (W b) beschreven. Daarnaast schetst de Prvinciewet de wijze waarp de infrmatie uitwisseling tussen PS en GS vrmgegeven dient te wrden. Wij cnstateren dat de tepassing van dit kader in de bestuurlijke praktijk aanscherping beheft in de vrm van cncrete werkwijzen. In verleg met de Statengriffier hebben wij hierte een vrstel uitgewerkt in het vertruwen dat dit leidt tt een transparante en eenduidige tepassing in ns verkeer. Wij vragen u de bijgevegde ntitie te agenderen vr bespreking in uw vergadering van 20 januari 2014 en vernemen graag uw reactie. Hgachtend, gedeputeerde staten, I.M. Plman, vrzitter A.W. Smit, secretaris Prvinciehuis Middelburg Bezekadres: Abdij BK Middelburg Pstadres: Pstbus LA Middelburg eland.nl T: F:

3 mem mem van : Gedeputeerde Staten afd : telefnnr.: aan : nderwerp : Presidium datum : Infrmatie-uitwisseling nder geheimhuding Bestuurlijke samenvatting Vr het uitwisselen van infrmatie tussen GS en PS is.b.v. het wettelijk kader een werkwijze pgesteld die meten leiden tt een eenduidige tepassing in de bestuurlijke praktijk. In het penbaar verkeer tussen GS en PS wrdt alleen in uitznderingsgevallen en gemtiveerd geheimhuding pgelegd. Ingeval stukken nder geheimhuding ter inzage wrden gelegd, strekt de dr GS pgelegde geheimhuding zich tt PS. Hetzelfde geldt vr het verschaffen van mndelinge infrmatie in Statencmmissies. Ingeval Statenleden m penbaarmaking van geheime stukken vragen, f m beraadslagingen, dan wel besluitvrming ver stukken in een statencmmissie f PS, nemen PS een besluit ver (het pheffen, dan wel bekrachtigen van de geheimhuding). Vr het uitwisselen van geheime infrmatie wrdt nder verantwrdelijkheid van de vrzitter van PS aangeslten bij de vergadercyclus van PS. De Statengriffier draagt zrg vr de uitvering. Inleiding In deze ntitie is een vrstel uitgewerkt vr het nder geheimhuding uitwisselen van infrmatie met PS. Na een schets van het juridisch kader wrden algemene uitgangspunten uitgewerkt met het g p een unifrme tepassing in de bestuurlijke praktijk. 1. Het juridisch kader Algemeen Het juridisch kader vr de geheimhudingsplicht van prvinciale bestuursrganen wrdt gevrmd dr de Prvinciewet (hierna: PW) en de Wet penbaarheid van bestuur (hierna: de Wb). Daarbij gaat de 'bijzndere regeling' van de Prvinciewet bven de algemene regeling van de Wb. Uitgangspunt bij beide is dat alle infrmatie in beginsel penbaar is f penbaar wrdt gemaakt. Geheimhuding is pas mgelijk als de cncrete situatie valt nder de uitznderingsgrnden van de Wb (art. 10 en 11). Het gaat hier m belangen als de eenheid van de Krn en Staatsveiligheid, maar k m vertruwelijke bedrijfsgegevens, de ecnmische en financiële belangen van de prvincie en de bescherming van de persnlijke levenssfeer. Algemeen geldt dat k persnlijke beleidspvattingen in stukken vr intern beraad niet penbaar zijn, maar dat deze beperking niet van tepassing is p de infrmatie-uitwisseling tussen de prvinciale bestuursrganen. 21 januari 2014 P:\Beleidscördinatie\GS\wijziging stukkenstrm\geheimhuding\vrstellen Arend\eindversie\bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx

4 Verder zijn de vlgende algemene uitgangspunten relevant: Er is geen juridisch nderscheid tussen schriftelijke en mndeling gedeelde infrmatie; De termen "vertruwelijkheid" en "geheimhuding" hebben in juridische zin dezelfde betekenis; Zwel vr het pleggen als pheffen van geheimhuding is een besluit dr een bestuursrgaan ndig; De Prvinciewet regelt in verschillende artikelen de geheimhuding rnd prvinciale bestuursrganen. Hiernder wrdt de meest vrkmende vrm van infrmatie-uitwisseling tussen GS en PS aan de rde gesteld. Er zijn k andere situaties waarin geheime infrmatie aan GS f PS kunnen wrden verlegd (benemingen enz). Hiervr gelden specifieke regelingen die hier niet verder wrden uitgewerkt. Geheimhuding dr GS p basis van artikel 55, leden 1 en 3 Artikel 55 PW regelt.a. het dr GS aan zichzelf pleggen van geheimhuding p dcumenten en infrmatie die in haar vergaderingen en bijeenkmsten aan de rde zijn. Indien gedeputeerde staten zich ter zake van het behandelde waarvr een verplichting tt geheimhuding geldt tt prvinciale staten hebben gericht, wrdt de geheimhuding in acht genmen ttdat prvinciale staten haar pheffen. Geheimhuding t.a.v. PS p basis van art 25 Prvinciewet, leden 2,3 en 4 Op basis van artikel 25 PW kunnen GS, de cvdk f een cmmissie een (vrlpige) geheimhuding pleggen aan PS. De vrlpige geheimhuding dienen PS in hun eerstvlgende vergadering te bekrachtigen, mdat deze anders van rechtswege vervalt. Behandeling van de vrlpige geheimhuding dient in een penbare vergadering te wrden aangekndigd. Pas na bekrachtiging kan de beraadslaging ver het betreffende nderwerp achter geslten deuren plaatsvinden. Als hgste bestuursrgaan kunnen PS de geheimhuding pheffen. In dit geval veren zijn ver dit vrnemen verleg met het rgaan dat de vrlpige geheimhuding heeft pgelegd. Niet alleen aan PS (als rgaan), maar k aan een f enkele Statenleden kan een geheimhudingsplicht wrden pgelegd, wanneer deze (vertruwelijk) infrmatie wensen. Dit is bijvrbeeld het geval als een lid (mndeling f schriftelijk) m infrmatie verzekt p grnd van artikel 151 en 167, lid 3, PW en art. 46 van het Reglement van Orde vr de vergaderingen en andere werkzaamheden van Prvinciale Staten van Zeeland Omdat die infrmatie in beheer is bij GS, zullen GS meten afwegen f de infrmatie in penbaarheid f nder geheimhuding gedeeld wrdt. De schriftelijke infrmatie ligt in z'n geval niet enkel vr het betreffende statenlid ter inzage, maar vr alle statenleden. Dit betekent niet dat alle leden er k kennis van heven te nemen. Indien p grnd van lid 2 aan statenleden een geheimhudingsplicht is pgelegd blijft deze bestaan tt het mment dat ze wrdt pgeheven (lid 4). Deze verplichting kan wrden pgeheven dr het rgaan dat de verplichting heeft pgelegd. N.B. De integrale tekst van de artikelen 25 en 55 Prvinciewet, en de artikelen 10 en 11 van de Wet penbaarheid van bestuur zijn bij deze ntitie gevegd. 2. Tepassing in de bestuurlijke praktijk Vanuit het juridische kader wrden de nderstaande uitgangspunten gehanteerd m te kmen tt een unifrme werkwijze vr de infrmatie-uitwisseling tussen GS en PS: Opleggen geheimhuding 1. GS verschaffen PS practief en desgevraagd alle infrmatie die zij vr hun taakuitefening ndig hebben. Het uitgangspunt daarbij is dat de infrmatie-uitwisseling zveel als mgelijk in de penbaarheid geschiedt. Het uitgangspunt "penbaar, tenzij" betekent dat GS terughudend zijn met het pleggen van geheimhuding en telkens een afweging maken f geheimhuding p grnd van de Wb dient te wrden pgelegd. 2. Het dr GS pleggen van geheimhuding aan (één f meerdere leden van) PS dient altijd te berusten p een expliciet besluit, vrgelegd in de vrm van een beslisnta. GS mtiveren daarbij f geheimhuding p basis van de uitznderingsgrnden van de Wb met wrden pgelegd. De geheime dcumenten die ter inzage wrden gelegd, dan wel de utline vr mndeling te delen infrmatie, wrden bij de beslisnta gevegd en dr GS vastgesteld. Ter inzage leggen van stukken 21 januari bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx

5 3. Ingeval infrmatie (desgevraagd) nder geheimhuding ter inzage wrdt gelegd vr één f meerdere leden van PS, kunnen alle leden hier kennis van nemen. Zlang er van PS geen beraadslagingen f besluitvrming ver stukken wrdt gevraagd, heft de geheimhuding p de ter inzage gelegde stukken niet te wrden bekrachtigd dr PS. 4. Het vr Statenleden ter inzage leggen van geheime stukken vindt plaats nder verantwrdelijkheid van de vrzitter van PS. De Statengriffier draagt zrg vr de uitvering. Beraadslagingen in PS f Statencmmissies 5. Ingeval één f meerdere leden van PS vragen m beraadslagingen ver stukken die nder geheimhuding ter inzage zijn gelegd, is een besluit van PS ndig: Bij een vrstel tt penbare beraadslagingen dienen PS een besluit te nemen ver het pheffen van de geheimhuding. Vr geheime beraadslagingen ver ter inzage gelegde stukken dienen PS de geheimhuding te bekrachtigen. In beide gevallen wrdt een Statenvrstel vrbereid dat de mgelijkheid van het pheffen, dan wel pleggen van geheimhuding.b.v. de uitznderingsgrnden van de Wb mtiveert. 6. Ingeval GS (al dan niet p verzek van PS) nder geheimhuding beraadslagingen met PS f besluitvrming van PS vragen, dienen PS de geheimhuding te bekrachtigen. GS bereiden hierte een Statenvrstel vr die het pleggen van geheimhuding.b.v. de uitznderingsgrnden van de Wb mtiveert. 7. Indien PS de geheimhuding nder 5 & 6 niet in hun eerstvlgende vergadering bekrachtigen, vervalt deze en wrdt de infrmatie van rechtswege penbaar. 8. Vr geheime beraadslagingen in cmmissieverband znder dat stukken wrden vergelegd strekt de dr GS pgelegde geheimhuding zicht tt PS. Bekrachtiging van de geheimhuding is niet ndig. Lgistiek 9. Vr het uitwisselen van infrmatie nder geheimhuding wrdt aangeslten bij de vergadercyclus en gereglementeerde vergaderingen van PS en Statencmmissies, die een separaat beslten (geheim) deel krijgen. De rganisatie en verslaglegging van de deze beslten bijeenkmsten vindt plaats nder verantwrdelijkheid van de vrzitter van PS. De Statengriffier draagt zrg vr de uitvering. Tijdens de geheime bijeenkmsten kunnen GS zich ambtelijk laten ndersteunen. 10. De uitwisseling van geheime stukken wrdt vastgelegd in een register, waarbij de Beleidscördinatr GS en Statengriffier vr ntvangst tekenen. GS zullen dit register peridiek (1x per jaar) tetsen p de mgelijkheid m infrmatie waarp geheimhuding berust alsng te penbaren. 21 januari bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx

6 Integrale tekst van de relevante wetsartikelen. Artikel 25 Prvinciewet 1. Prvinciale staten kunnen p grnd van een belang, genemd in artikel 10 van de Wet penbaarheid van bestuur, mtrent het in een beslten vergadering behandelde en mtrent de inhud van de stukken die aan prvinciale staten wrden vergelegd, geheimhuding pleggen. Geheimhuding mtrent het in een beslten vergadering behandelde wrdt tijdens die vergadering pgelegd. De geheimhuding wrdt dr hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde f de stukken kennis dragen, in acht genmen ttdat prvinciale staten haar pheffen. 2. Op grnd van een belang, genemd in artikel 10 van de Wet penbaarheid van bestuur, kan de geheimhuding eveneens wrden pgelegd dr gedeputeerde staten, de cmmissaris van de Kning en een cmmissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan prvinciale staten f aan leden van prvinciale staten verleggen. Daarvan wrdt p de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid pgelegde verplichting tt geheimhuding met betrekking tt aan prvinciale staten vergelegde stukken vervalt, indien de plegging niet dr prvinciale staten in hun eerstvlgende vergadering die blijkens de presentielijst dr meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezcht, wrdt bekrachtigd. 4. De krachtens het tweede lid pgelegde verplichting tt geheimhuding met betrekking tt aan leden van prvinciale staten vergelegde stukken wrdt in acht genmen ttdat het rgaan dat de verplichting heeft pgelegd, dan wel, indien het stuk waarmtrent geheimhuding is pgelegd aan prvinciale staten is vrgelegd, ttdat prvinciale staten haar pheffen. Prvinciale staten kunnen deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst dr meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezcht. Artikel 55 Prvinciewet 1. Gedeputeerde staten kunnen p grnd van een belang, genemd in artikel 10 van de Wet penbaarheid van bestuur, mtrent het in een beslten vergadering behandelde en mtrent de inhud van de stukken die aan hen wrden vergelegd, geheimhuding pleggen. Geheimhuding mtrent het in een beslten vergadering behandelde wrdt tijdens die vergadering pgelegd. De geheimhuding wrdt dr hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde f de stukken kennis dragen, in acht genmen ttdat gedeputeerde staten haar pheffen. 2. Op grnd van een belang, genemd in artikel 10 van de Wet penbaarheid van bestuur, kan de geheimhuding eveneens wrden pgelegd dr de cmmissaris van de Kning f een cmmissie, ten aanzien van de stukken die zij aan gedeputeerde staten verleggen. Daarvan wrdt p de stukken melding gemaakt. De geheimhuding wrdt in acht genmen ttdat het rgaan dat de verplichting heeft pgelegd, dan wel prvinciale staten, haar pheffen. 3. Indien gedeputeerde staten zich ter zake van het behandelde waarvr een verplichting tt geheimhuding geldt tt prvinciale staten hebben gericht, wrdt de geheimhuding in acht genmen ttdat prvinciale staten haar pheffen. 21 januari bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx

7 Artikel 10 Wet penbaarheid van bestuur 1.Het verstrekken van infrmatie ingevlge deze wet blijft achterwege vr zver dit: a. de eenheid van de Krn in gevaar zu kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zu kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die dr natuurlijke persnen f rechtspersnen vertruwelijk aan de verheid zijn meegedeeld; d. persnsgegevens betreft als bedeld in paragraaf 2 van hfdstuk 2 van de Wet bescherming persnsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk p de persnlijke levenssfeer maakt. 2.Het verstrekken van infrmatie ingevlge deze wet blijft eveneens achterwege vr zver het belang daarvan niet pweegt tegen de vlgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internatinale rganisaties; b. de ecnmische f financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen f de in artikel 1a, nder c en d, bedelde bestuursrganen; c. de pspring en vervlging van strafbare feiten; d. inspectie, cntrle en tezicht dr bestuursrganen; e. de eerbiediging van de persnlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de infrmatie; g. het vrkmen van nevenredige bevrdeling f benadeling van bij de aangelegenheid betrkken natuurlijke persnen f rechtspersnen dan wel van derden. 3.Het tweede lid, aanhef en nder e, is niet van tepassing vrzver de betrkken persn heeft ingestemd met penbaarmaking. 4.Het eerste lid, aanhef en nder c en d, het tweede lid, aanhef en nder e, en het zevende lid, aanhef en nder a, zijn niet van tepassing vrzver het milieu-infrmatie betreft die betrekking heeft p emissies in het milieu. Vrts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en nder c, het verstrekken van milieu-infrmatie uitsluitend achterwege vrzver het belang van penbaarmaking niet pweegttegen het daar genemde belang. 5.Het tweede lid, aanhef en nder b, is van tepassing p het verstrekken van milieuinfrmatie vr zver deze handelingen betreft met een vertruwelijk karakter. 6.Het tweede lid, aanhef en nder g, is niet van tepassing p het verstrekken van milieuinfrmatie. 7.Het verstrekken van milieu-infrmatie ingevlge deze wet blijft eveneens achterwege vrzver het belang daarvan niet pweegt tegen de vlgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarp deze infrmatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het vrkmen van sabtage. 21 januari bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx

8 8.Vrzver het vierde lid, eerste vlzin, niet van tepassing is, wrdt bij het tepassen van het eerste, tweede en zevende lid p milieu-infrmatie in aanmerking genmen f deze infrmatie betrekking heeft p emissies in het milieu. Artikel 11 Wet penbaarheid van bestuur 1.In geval van een verzek m infrmatie uit dcumenten, pgesteld ten beheve van intern beraad, wrdt geen infrmatie verstrekt ver daarin pgenmen persnlijke beleidspvattingen. 2.Over persnlijke beleidspvattingen kan met het g p een gede en demcratische bestuursvering infrmatie wrden verstrekt in niet tt persnen herleidbare vrm. Indien degene die deze pvattingen heeft geuit f zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de infrmatie in tt persnen herleidbare vrm wrden verstrekt. 3.Met betrekking tt adviezen van een ambtelijke f gemengd samengestelde adviescmmissie kan het verstrekken van infrmatie ver de daarin pgenmen persnlijke beleidspvattingen plaatsvinden, indien het vrnemen daarte dr het bestuursrgaan dat het rechtstreeks aangaat aan de leden van de adviescmmissie vr de aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt. 4.In afwijking van het eerste lid wrdt bij milieu-infrmatie het belang van de bescherming van de persnlijke beleidspvattingen afgewgen tegen het belang van penbaarmaking. Infrmatie ver persnlijke beleidspvattingen kan wrden verstrekt in niet tt persnen herleidbare vrm. Het tweede lid, tweede vlzin, is van vereenkmstige tepassing. 21 januari bijlage bij geleidebrief, mem met werkwijze.dcx