Privacy Reglement Vereniging van eigenaars Brahmslaan (even nummers) te Leiden

Transcriptie

1 Privacy Reglement Vereniging van eigenaars Brahmslaan (even nummers) te Leiden Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden hecht veel waarde aan de bescherming van juw persnsgegevens. In dit dcument is het privacy beleid vastgelegd van nze vereniging waarin we heldere en transparante infrmatie geven ver he wij mgaan met persnsgegevens. Wij den er alles aan m juw privacy te waarbrgen en gaan daarm zrgvuldig m met persnsgegevens. Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden hudt zich in alle gevallen aan de tepasselijke wet- en regelgeving, waarnder de Algemene Verrdening Gegevensbescherming. Dit brengt nder andere met zich mee dat wij in ieder geval: - je persnsgegevens verwerken in vereenstemming met het del waarvr deze zijn verstrekt. Deze delen en type persnsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid. - verwerking van je persnsgegevens beperkt blijft tt enkel die gegevens welke minimaal ndig zijn vr de deleinden waarvr ze wrden verwerkt. - vragen m je uitdrukkelijke testemming -als wij deze ndig hebben- vr de verwerking van juw persnsgegevens, behudens in de gevallen die vereenkmstig het del zijn, dan wel rechtstreeks vrtvleien uit de wet, akte f reglement. - passende technische en/f rganisatrische maatregelen hebben genmen zdat de beveiliging van juw persnsgegevens gewaarbrgd is. - geen persnsgegevens drgeven aan andere partijen, tenzij dit ndig is vr uitvering van de deleinden waarvr ze zijn verstrekt, dan wel vrtvleit uit de wet, akte f reglement. - p de hgte zijn van juw rechten mtrent je persnsgegevens, je hier p willen wijzen en deze respecteren. Als Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden zijn wij verantwrdelijk vr de verwerking van juw persnsgegevens. Indien je na het drnemen van ns privacy beleid, f in algemenere zin, vragen hebt hierver f cntact met ns wenst p te nemen kan dit via nderstaande cntactgegevens: Vereniging van eigenaars Brahmslaan (even nummers) te Leiden Bestuur VVE Brahmslaan P/a Brahmslaan AN Leiden vvebrahmslaan@live.nl Waarvr verwerken wij persnsgegevens Je persnsgegevens wrden dr Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden verwerkt ten beheve van de vlgende deleinden: Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de leden en het beheer ver het gemeenschappelijk bezit. In het kader van dit del is het bestuur van de vereniging p grnd van de tepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van eigenaars en gebruikers. Vereniging van Eigenaren Brahmslaan Leiden 2324 AN Leiden vvebrahmslaan@live.nl Ingeschreven bij Kamer van Kphandel te Den Haag nder nummer:

2 Vr de bvenstaande delstellingen kunnen wij de vlgende persnsgegevens van je vragen: Naam/ vrletters/ tussenvegsel Adres Pstcde Plaats Telefnnummer adres Geslacht Gebrtedatum Gebrteplaats Bankrekeningnummer Kpie identiteitsbewijs/pasprt, znder vrlegger gekpieerd (uitsluitend vr bestuurders) Verstrekking aan derden De gegevens die je aan ns geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit ndzakelijk is vr uitvering van de hierbven beschreven deleinden, dan wel verplicht is p grnd van de wet, akte f reglement. Wij als Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden geven nit persnsgegevens dr aan andere partijen waarmee we geen verwerkersvereenkmst hebben afgeslten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de ndige afspraken m de beveiliging van uw persnsgegevens te waarbrgen. Verder zullen wij de dr ju verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en tegestaan is. Een vrbeeld hiervan is dat de plitie in het kader van een nderzek (persns)gegevens bij ns pvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan k verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persnsgegevens delen met derden indien jij ns hier schriftelijk testemming vr geeft. Wij verstrekken geen persnsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persnsgegevens van minderjarigen (persnen jngen dan 16 jaar) indien daarvr schriftelijke testemming is gegeven dr de uder, verzrger f wettelijke vertegenwrdiger. Medische gegevens Indien aan het bestuur medische gegevens wrden verstrekt in het kader van de behartiging van het belang van een f meer eigenaars, dan wrden deze medische gegevens niet bewaard, tenzij de belanghebbende eigenaar daarte verzcht heeft. In elk geval wrden medische gegevens na 12 maanden verwijderd. Bewaartermijn Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden bewaart persnsgegevens niet langer dan ndzakelijk vr het del waarvr deze zijn verstrekt dan wel p grnd van de wet is vereist. Gedurende de peride van eigendm f gebruik van een appartementsrecht en wrden de persnsgegevens bewaard. Na beëindiging van de eigendm f gebruik wrden de persnsgegevens ng 12 maanden bewaard.

3 Beveiliging Wij hebben passende technische en rganisatrische maatregelen genmen m persnsgegevens van ju beschermen tegen nrechtmatige verwerking, z hebben we de vlgende maatregelen genmen; - Micrsft ( Wij maken vr ns reguliere zakelijke verkeer gebruik van de diensten van Micrsft. Deze partij heeft passende technische en rganisatrische maatregelen getrffen m misbruik, verlies en crruptie van uw en nze gegevens zveel mgelijk te vrkmen. Wij behandelen al ns e- mailverkeer vertruwelijk. - Facturatie en Bekhuden e-bekhuden ( Vr het bijhuden van nze administratie en bekhuding maken wij gebruik van de diensten van e-bekhuden. Wij delen uw naam, adres wnplaatsgegevens en bankrekeningnummer. Deze gegevens wrden gebruikt vr het administreren van vrderingen. Uw persnsgegevens wrden beschermd verznden en pgeslagen. e-bekhuden is tt geheimhuding verplicht en zal uw gegevens vertruwelijk behandelen. e-bekhuden gebruikt uw persnsgegevens niet vr andere deleinden dan hierbven beschreven. Om te vlden aan de eisen van de AVG maakt e-bekhuden afspraken met klanten ver de verwerking van persnsgegevens. In deze afspraken staat nder andere mschreven he zij mgaan met privacy, beveiliging en de verwerking van persnsgegevens. Om er vr te zrgen dat zij met iedereen dezelfde heldere afspraken maken, hebben zij deze pgenmen in hun algemene vrwaarden. In de algemene vrwaarden wrden artikel 18 tt en met 29 gekwalificeerd als verwerkersvereenkmst. e-bekhuden.nl neemt de beveiliging van de bekhudmgeving uiterst serieus. De nline bekhudsftware wrdt iedere 24 uur drgelicht dr Symantec. Dat wil zeggen dat er elke dag p alle mgelijke hackmethdes een veiligheidsscan wrdt uitgeverd. Z wrdt de tegang tt privacygevelige infrmatie, kppelingen naar gevaarlijke websites, phishing (internetfraude) en andere nline gevaren, dagelijks getest. Daarnaast wrdt er iedere 24 uur een back-up gemaakt van uw gegevens. - Warmteregistratie Techem registratie verwarmingsmeters ( Uw privacy is vr Techem Energy Services B.V. (hierna: Techem) van grt belang. Om deze reden, wrden de dr ns verzamelde persnsgegevens (alle infrmatie die te herleiden is tt een persn) dan k zrgvuldig verwerkt en beveiligd. Dit in vereenstemming met de eisen die de privacywetgeving (zals de Algemene Verrdening Gegevensbescherming) hieraan stelt. Op kunt u lezen he zij mgaan met uw gegevens en welke beveiligingsmaatregelen zij hebben genmen m uw persnsgegevens te beschermen. Rechten mtrent je gegevens Je hebt recht p inzage, rectificatie f verwijdering van de persnsgegeven welke we van je hebben, vr zver dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling f een bepaling welke vrtvleit uit de akte en/f (mdel)reglement. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van juw persnsgegevens (f een deel hiervan) dr ns f dr een van nze verwerkers. Ok heb je het recht de dr ju verstrekte gegevens dr ns te laten verdragen aan jezelf f direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je lgischerwijs vragen m je te legitimeren vrdat wij gehr kunnen geven aan vrnemde verzeken.

4 Klachten Mcht je een klacht hebben ver de verwerking van je persnsgegevens vragen we je hierver met ns cntact p te nemen. Km je hier niet met ns uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autriteit Persnsgegevens, dit is de tezichthudende autriteit p het gebied van privacy. Als je naar aanleiding van nze privacy plicy ng vragen f pmerkingen hebt neem dan cntact met ns p! Infrmatie Nieuwe eigenaars en gebruikers zullen dr het bestuur f in pdracht van het bestuur p de hgte wrden gebracht van dit privacy beleid, dr verstrekking van dit reglement. Tevens dienen nieuwe eigenaars en gebruikers de testemmingsverklaring, welke dient als grndslag vr de verwerking van persnsgegevens te ndertekenen. Deze testemmingsverklaring is als bijlage aan dit reglement pgenmen. Versie:

5 Testemmingsfrmulier Algemene Verrdening Gegevensbescherming Met dit frmulier geef ik.... eigenaar/gebruiker van appartementsrecht (adres Brahmslaan AN Leiden de Vereniging van eigenaars Brahmslaan (even nummers) te Leiden testemming m gegevens ver mij te verwerken. Hiernder kruis ik vr welke gegevensverwerkingen ik testemming geef. Naam/ vrletters/ tussenvegsel Adres Pstcde Plaats Telefnnummer adres Geslacht Bankrekeningnummer Gebrtedatum Gebrteplaats Kpie identiteitsbewijs/pasprt, znder vrlegger gekpieerd (uitsluitend vr bestuurders) Ik geef testemming nder navlgende vrwaarden: Mijn testemming tt verwerking geldt alleen vr de hiernder beschreven redenen: Verwerkingen: (financiële) administratie, innen (vrscht)bijdragen, infrmatieverstrekking, vergaderingen, verzekeringen, gebruik, beheer en nderhud en vervreemding van het gebuw/appartementsrecht, register van eigenaars en gebruikers en verigens verwerkingen p grnd van de akte en/f het (mdel)reglement. Verwerkt dr: bestuur van de Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden. Vr nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden mij pnieuw m testemming. De Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden infrmeert mij ver de gegevens die ver mij wrden uitgewisseld en de gegevens die ver mij wrden geregistreerd. Als gegevens niet (meer) ndzakelijk zijn zal de Vereniging van eigenaars Brahmslaan te Leiden deze niet registreren dan wel verwijderen. Ik mag mijn testemming p elk mment intrekken, vr zver de akte van splitsing en het daarin pgenmen (mdel)reglement niet anders bepaalt. Deze testemming geldt z lang ik eigenaar/gebruiker ben van een appartementsrecht, als mede een peride van 12 maanden na beëindiging van de eigendm f het gebruik. Datum:. Plaats:.. Handtekening:. Versie: Vereniging van Eigenaren Brahmslaan Leiden 2324 AN Leiden vvebrahmslaan@live.nl Ingeschreven bij Kamer van Kphandel te Den Haag nder nummer: