Privacy Reglement Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht te Lelystad

Transcriptie

1 Privacy Reglement Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht te Lelystad De Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht (hierna: VvE) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document is het privacybeleid vastgelegd van onze vereniging waarin heldere en transparante informatie wordt gegeven over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens. Namens de vereniging is het bestuur van de vereniging verantwoordelijk voor de uitvoering van het privacybeleid. Het bestuur doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Vereniging van Eigenaars houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt onder andere met zich mee dat het bestuur in ieder geval uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid. Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming - als het bestuur deze nodig heeft - voor de verwerking van uw persoonsgegevens, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement. Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement. Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Het actuele privacyreglement en de daarbij behorende stukken gepubliceerd staan op de website van de VvE voor vragen of opmerkingen kunt u zich wenden tot: Peter Klooster, namens het bestuur van de Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht peterklooster52@gmail.com Waarvoor verwerkt het bestuur persoonsgegevens Uw persoonsgegevens worden door het bestuur verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden: Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de leden en het beheer over het gemeenschappelijk bezit. In het kader van dit doel is het bestuur van de vereniging op grond van de toepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van eigenaars en gebruikers. Voor de bovenstaande doelstellingen kan het bestuur de volgende persoonsgegevens van u vragen: naam, voorletters of voornaam, tussenvoegsels adres woonplaats telefoonnummer adres

2 bankrekeningnummer Ten behoeve van het functioneren wordt ook het technische beheer gedaan voor de website waaronder het beheer van de inloggegevens van het afgesloten gedeelte van de website ten behoeve van de eigenaars. Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ons het bestuur van de VvE geeft kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement. Zo maakt het bestuur gebruik van derde partijen voor beheer en onderhoud en zullen hen uitsluitend in dat kader persoonsgegevens verstrekken voor zover dat voor beheer en onderhoud noodzakelijk is. Het bestuur van de VvE geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) worden met een dergelijke overeenkomst de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Voor het overige zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen worden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij het bestuur opvraagt. In een dergelijk geval moet het bestuur medewerking verlenen en is het dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derden indien u hier schriftelijk toestemming voor geeft. Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Het bestuur verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Medische gegevens Indien aan het bestuur medische gegevens worden verstrekt in het kader van de behartiging van het belang van een of meer eigenaars, dan worden deze medische gegevens niet bewaard, tenzij de belanghebbende eigenaar daartoe verzocht heeft. In elk geval worden medische gegevens na 12 maanden verwijderd. Bewaartermijn De Vereniging van Eigenaars bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. In het algemeen geldt dat gedurende de periode van eigendom of gebruik van een appartementsrecht de persoonsgegevens worden bewaard. Na beëindiging van de eigendom of gebruik worden de persoonsgegevens nog 12 maanden bewaard. Meer specifiek hanteert de VvE de volgende bewaartermijnen:

3 bijzondere persoonsgegevens (waaronder medische): worden niet bewaard, maar direct vernietigd administratieve persoonsgegevens: zolang een persoon eigenaar of gebruiker is van een appartementsrecht, als mede een periode van 12 maanden na beëindiging van het gebruik financiële administratie: een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar jaarstukken: zonder persoonsgegevens, uitgezonderd de namen, worden deze bewaard zolang dat historisch relevant is Beveiliging Het bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking; zo zijn de volgende maatregelen genomen: Het register van eigenaars en gebruikers van appartementsrecht wordt digitaal beheerd in een stand-alone computer met externe gegevensopslag, beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord door de secretaris. De financiële administratie wordt digitaal beheerd door de penningmeester in een standalone computer met externe gegevensopslag, beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Het analoog archief van de VvE wordt bewaard in een stalen archiefkast, afgesloten met een slot in bewaring bij de secretaris. Het technisch beheer van de website van de VvE, inclusief het beheer van inloggegevens vindt plaats door de Technische Commissie, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, op een stand-alone computer met een externe gegevensopslag, beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Het beheer van de beveiligingscamera s vindt plaats door de Technische Commissie onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Beelden van deze camera s worden opgeslagen op een stand-alone recorder, beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Nadere omschrijving omtrent het gebruik van camerabeveiliging is terug te vinden in het Protocol camerabeveiliging. Iedereen bestuursleden, commissieleden, vrijwilligers, professionals die taken of activiteiten verricht voor de VvE en daarbij kennis neemt van persoonsgegevens van eigenaars of gebruikers van appartementen dient een geheimhoudingsverklaring te tekenen en zich strikt naar deze verklaring te gedragen. In het geval dat zich toch een datalek voordoet zal aan de hand van de wetgeving en aanwijzingen van de Autoriteit Persoonsgegevens een stappenplan in gang worden gezet. Zie: Rechten omtrent uw gegevens U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke de VvE van u heeft, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de splitsingsakte en/of huishoudelijk reglement. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door het bestuur of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Het bestuur kan u logischerwijs vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde

4 verzoeken. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met het bestuur contact op te nemen. Komt u hier niet met ons uit dan bestaat er de mogelijkheid om een stap verder te gaan. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u naar aanleiding van onze privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met op met het bestuur. Informatie Eigenaars en gebruikers zullen door het bestuur of in opdracht van het bestuur op de hoogte worden gebracht van dit privacybeleid, door verstrekking van dit reglement. Tevens dienen eigenaars en gebruikers een toestemmingsverklaring, welke dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens, te ondertekenen. Deze voorbeeld-toestemmingsverklaringen zijn als bijlagen aan dit reglement opgenomen.

5 Toestemmingsverklaring voor gebruik persoonsgegevens eigenaar Met dit formulier geef ik.. eigenaar van het appartementsrecht van Saerdam.aan de Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht toestemming om persoonsgegevens over mij te verwerken. Hieronder staan vermeld aan voor welke gegevensverwerking ik toestemming geef: - naam - adres - woonplaats - telefoon - adres - bankrekeningnummer Ik geef toestemming onder de navolgende voorwaarden: Mijn toestemming tot verwerking geldt alleen voor de hieronder beschreven situaties: o Verwerkingen:(financiële) administratie, innen (voorschot)bijdragen, informatieverstrekking, vergaderingen, verzekeringen, gebruik, beheer en onderhoud en vervreemding van het gebouw/appartementsrecht, register van eigenaars en gebruikers en overigens verwerkingen op grond van de akte en/of het (model)reglement. o Verwerkt door het bestuur van de VvE of onder verantwoordelijkheid van de VvE. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de VvE mij opnieuw om toestemming. De VvE informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en de gegevens die over mij worden geregistreerd. Gegevens mogen aan derden worden verstrekt voor beheer en onderhoud van het appartementencomplex, uitsluitend als in dat kader het verstrekken van persoonsgegevens voor een effectieve en efficiënte uitvoering van beheer en onderhoud noodzakelijk is. Als gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal de VvE deze niet registreren dan wel verwijderen. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, voor zover de akte van splitsing en het huishoudelijk reglement niet anders bepaalt. Deze toestemming geldt zo lang ik eigenaar ben van een appartementsrecht, als mede een periode van 12 maanden na beëindiging van de eigendom of het gebruik. Lelystad,.. (datum) Naam en handtekening eigenaar

6 Toestemmingsverklaring voor gebruik persoonsgegevens gebruiker Met dit formulier geef ik.. gebruiker van het appartementsrecht van Saerdam.aan de Vereniging van Eigenaars Suyderseezicht toestemming om persoonsgegevens over mij te verwerken. Hieronder staan vermeld aan voor welke gegevensverwerking ik toestemming geef: - naam - adres - woonplaats - telefoon - adres Ik geef toestemming onder de navolgende voorwaarden: Mijn toestemming tot verwerking geldt alleen voor de hieronder beschreven situaties: o Verwerkingen: administratie, informatieverstrekking, vergaderingen, verzekeringen, gebruik, beheer en onderhoud, register van eigenaars en gebruikers en overigens verwerkingen op grond van de akte en/of het (model)reglement. o Verwerkt door het bestuur van de VvE of onder verantwoordelijkheid van de VvE. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de VvE mij opnieuw om toestemming. De VvE informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en de gegevens die over mij worden geregistreerd. Gegevens mogen aan derden worden verstrekt voor beheer en onderhoud van het appartementencomplex, uitsluitend als in dat kader het verstrekken van persoonsgegevens voor een effectieve en efficiënte uitvoering van beheer en onderhoud noodzakelijk is. Als gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal de VvE deze niet registreren dan wel verwijderen. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, voor zover de akte van splitsing en het huishoudelijk reglement niet anders bepaalt. Deze toestemming geldt zo lang ik gebruiker ben van een appartementsrecht, als mede een periode van 12 maanden na beëindiging van het gebruik. Lelystad,.. (datum) Naam en handtekening gebruiker