Privacybeleid, Voor welke doelen zijn persoonsgegevens nodig

Transcriptie

1 Privacybeleid, Kindercentrum de KinderSfa hecht veel waarde aan de bescherming van de aan haar beschikbaar gestelde persnsgegevens en gaat daar zrgvuldig mee m. In dit privacybeleid wrdt aangegeven he de privacy van persnen die de gegevens beschikbaar stellen f stelden wrdt gebrgd. Daarbij hudt de KinderSfa zich aan de vigerende wet- en regelgeving, waarnder de Algemene Verrdening Gegevensbescherming. Persnsgegevens wrden verwerkt in vereenstemming met het del waarvr deze zijn verstrekt en beperkt tt dié gegevens die minimaal ndig zijn vr dat del. Met technische en rganisatrische maatregelen wrdt de beveiliging van persnsgegevens gewaarbrgd. Er wrden geen persnsgegevens drgeven aan andere partijen, tenzij dit ndig is vr de uitvering van de deleinden waarvr de gegevens zijn verstrekt. Het verwerkingsregister is p de pvanglcaties in te zien. Persnen die gegevens beschikbaar stellen f gesteld hebben wrden geïnfrmeerd ver het privacybeleid van de KinderSfa. Vr welke delen zijn persnsgegevens ndig De KinderSfa heeft m meerdere redenen persnsgegevens ndig en is derhalve verantwrdelijk vr de verwerking ervan. Het betreft gegevens ten beheve van: Ouder en kind: het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met het aangaan van vereenkmsten en in verband met facturering; het bijhuden van gegevens die van belang zijn vr de kwaliteit van de pvang, de verzrging, de begeleiding en de ntwikkeling van het kind; het gebruik van ft- f videbeelden m een indruk te geven van de pvang en activiteiten van de KinderSfa; het infrmeren van de uder(s), vgden en verzrgers van de kinderen ver activiteiten e.d., zals het versturen van nieuwsbrieven; het aanvragen van subsidies en teslagen bij gemeente f belastingdienst; Stagiaire/Sllicitant/ Werknemer: het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met het aangaan van vereenkmsten en in verband met betaling ln; Privacy Beleid * de KinderSfa * juni 2018

2 het vrzien van de verschillende instanties van wettelijk verplichte gegevens, bijvrbeeld ten beheve van arbeidsngeschiktheids- en aansprakelijkheidsverzekering, pensien f hyptheek. testemming vr plaatsen van ft s f videbeelden p Facebk f bij een nieuwsbericht p de website Testemming vr het gebruik van de gegevens zals in het privacybeleid beschreven. Vr de bvenstaande delstellingen kunnen wij de vlgende persnsgegevens vragen: Naam, adres, telefngegevens, adres, BSN, gebrtedatum, Iban nummer Gegevens van de kinderen m de kwaliteit van de pvang en het welzijn en de ntwikkeling van de kinderen p te waarbrgen Bij de gegevens die wrden gevraagd en vastgelegd kan nderscheid wrden gemaakt tussen de gegevens die bij inschrijving wrden vastgelegd en gegevens die bij het starten van de pvang wrden vastgelegd. Bij inschrijving: Kind Naam Adresgegevens BSN kind Gebrtedatum Srt pvang Gewenste dagdelen Ouder Naam Adresgegevens Telefn vast f mbiel Testemming vr het gebruik van de gegevens zals in het privacybeleid beschreven. Bij start pvang: Kind jngen/meisje gegevens van belang vr de pvang, verzrging, begeleiding en ntwikkeling van het kind; eventueel aanvullende afspraken.b.v. prtcllen m.b.t. alleen naar huis gaan f m.b.t. afspraken tussen gescheiden uders testemming vr plaatsen van ft s van kinderen en activiteiten p Jaam en in de beveiligde mgeving waarvr met een dr de KinderSfa verstrekte unieke eigen inlgcde tegang verkregen kan wrden testemming vr plaatsen van ft s f videbeelden p Facebk f bij een nieuwsbericht p de website Privacy Beleid * de KinderSfa * juni 2018

3 Ouder BSN nummer van de uder die de teslag aanvraagt Telefnnummer(s) werk Gebrtedatum IBAN nummer Bij de gegevens die wrden gevraagd en vastgelegd kan nderscheid wrden gemaakt tussen de gegevens die van een stagiaire, sllicitant wrden vastgelegd en gegevens die van een werknemer wrden vastgelegd. Sllicitant Naam Adresgegevens Telefn vast f mbiel Stagiaire Naam Adresgegevens Telefn, vast f mbiel Gebrte datum E mail Kpieën van, pasprt f ID POK vereenkmst Werknemer Naam Adresgegevens Telefn, vast f mbiel Gebrte datum IBAN nummer E mail Kpieën van diplma s, pasprt f ID Arbeidsvereenkmst Uitwisseling van gegevens met derden De gegevens die aan de KinderSfa beschikbaar wrden gesteld kunnen aan derde partijen verstrekt wrden als dat ndig is vr de uitvering van de hierbven beschreven deleinden. Het gaat m uitwisseling van de KinderSfa met de vlgende rganisaties: Jaam; sftware vr kinderpvang t.b.v. administratie en planning KIJK registratie; sftware van kindvlgsysteem t.b.v. van de ntwikkeling van kinderen Privacy Beleid * de KinderSfa * juni 2018

4 Bekhudbureau aanleveren van sepa bestanden vr de autmatische incass van financiële transacties. Gemeente t.b.v. subsidie Belastingdienst t.b.v. telage Tevens kan het vrkmen dat persnsgegevens gedeeld wrden met andere partijen, zals JGZ f basisschl. Dit gebeurt uitsluitend na (aparte) schriftelijke testemming van de wettelijke pveders. Inzage in kind-dssier Ouders hebben te allen tijde recht p inzage in het dssier van het kind. Daarnaast heeft de KinderSfa de plicht m altijd met uders in gesprek te gaan ver eventuele zrgen rndm het kind. Indien de zrgen dusdanig grt zijn dat het kind risic s lpt en deze in een gesprek met de uders niet wrden weggenmen, kan de KinderSfa gendzaakt zijn een melding te den bij veilig Thuis. Hiervan wrden uders vraf p de hgte gesteld. In principe det de KinderSfa geen annieme melding bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen f medewerkers in gevaar is. Bewaartermijn De KinderSfa bewaart persnsgegevens niet langer dan ndzakelijk vr het del waarvr deze zijn verstrekt dan wel p grnd van de wet is vereist - Gegevens kind en uder vr financiële administratie 7 jaar - alle andere gegevens kind en uder 2 jaar - Kinddssier p papier niet bewaard na einde cntract tenzij er sprake is van een meldcdeprces; dan max 2 jaar - Gegevens medewerker financiële administratie 7 jaar - Alle andere gegevens medewerker 2 jaar - Sllicitaties na sllicitatie rnde ng maximaal twee maanden - Dssier stagiaires niet bewaard na einde stageperide Gedragscde Vr alle medewerkers van de KinderSfa geldt dat zij zrgvuldig mgaan met de privacy gevelige gegevens van kinderen en hun uders en cllega s. Dit betekent dat: privacy gevelige nderwerpen met uders wrden besprken znder aanwezigheid van andere uders, eventueel in een aparte ruimte; k tijdens de haal- f brengmmenten; Privacy Beleid * de KinderSfa * juni 2018

5 buiten de werkkring geen persnlijke situaties van kinderen met naam en tenaam wrden besprken; in ntulen alleen als dat ndzakelijk is- kinderen met hun initialen genemd wrden; in de verdrachtsmap die uitsluitend vr intern gebruik is, kunnen namen vlledig geschreven wrden; schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen en aan het einde van de dag in een afgeslten kast gelegd wrden; dagbekjes alleen vr de uders van het kind zijn bedeld en andere uders deze niet kunnen inzien; cmputers p de vestiging zijn beveiligd met een wachtwrd; er is een apart accunt vr de beleidsmedewerker en een accunt vr de huders. er geen privégegevens van medewerkers aan uders wrdt verstrekt; Beveiliging Gegevensverwerking gebeurt steeds meer digitaal. De KinderSfa heeft een verwerkingsvereenkmst met KNNS. Zij hebben de digitale mgeving van de KinderSfa geheel ingericht en adviseert k p gebied van ICT en beveiliging. Schriftelijke dcumentatie is pgebrgen in af te sluiten kasten. Rechten mtrent gegevens Ouders hebben recht p inzage, crrigeren f verwijdering van de persnsgegevens die verstrekt zijn. Er kan m crrectie f verwijdering gevraagd wrden als de gegevens feitelijk njuist zijn, niet ndig zijn m het del te behalen f als de gegevens in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. Bvengenemde rechten zijn niet nbeperkt, want de wetgever is kaderstellend. Het is bijvrbeeld mgelijk dat KinderSfa een wettelijke bewaartermijn met naleven van de belastingdienst. In dat geval is het vr de KinderSfa wettelijk niet tegestaan bepaalde gegevens te verwijderen en kan een verzek van een uder daarte niet gehnreerd wrden. Klachten Klachten ver het niet juist uitveren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprcedure van de KinderSfa geuit wrden. De klachtenprcedure is in te zien p de lcatie(s). Privacy Beleid * de KinderSfa * juni 2018