Privacyverklaring Hervormde Gemeente Huizen, te Huizen Onderdeel van de Protestantse Kerk in Nederland

Transcriptie

1 Privacyverklaring Hervrmde Gemeente Huizen, te Huizen Onderdeel van de Prtestantse Kerk in Nederland Brn: Mdel Privacyverklaring PKN Datum: 5 januari 2019 Versie: 1.2 (vrige versie 1.1 september 2018) I. ALGEMEEN Over deze privacyverklaring Vr de Prtestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige mgeving van grt belang. De Prtestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn vlgens de kerkrde gerepen tt dienst aan de wereld waarin mzien naar elkaar, betrkkenheid met elkaar en het vrmen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er vr iedereen. Ok zij die geen lid zijn van de kerk mgen meeden, pastraat f diacnale hulp ntvangen en p andere wijze participeren in de Prtestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere rganisatievrmen. Deze privacyverklaring is bedeld m infrmatie te geven ver het gebruik van persnsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de delen en grndslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrkkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persnsgegevens wrden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrkkene met betrekking tt de verwerking van zijn f haar persnsgegevens heeft en wie daarvr de cntactpersn bij de kerk is. Over de Prtestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten De rganisatie van de Prtestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebnden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken k dr in de privacybescherming. De Algemene Verrdening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken m cnfrm hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De Prtestantse Kerk in Nederland bestaat uit lkale gemeenten. De gemeenten en haar diacnieën bezitten rechtspersnlijkheid. Algemene maatregelen ter bescherming van persnsgegevens U heeft het recht dat er zrgvuldig en rechtmatig met uw persnsgegevens wrdt mgegaan. Daarm zrgt de gemeente ervr dat uw privacy rechten en gegevensbescherming p rde zijn dr deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard te te passen. Binnen de kerk is eenieder die p basis van zijn kerkelijke functie gegevens ntvangt p grnd van rdinantie 4-2 tt geheimhuding verplicht. Om p een veilige en bewuste manier m te gaan met persnsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getrffen. Deze staan in dit dcument. Uw rechten, de prcedure bij een verzek en de cntactgegevens van de kerk Om te vlden aan verzeken van betrkkenen en ervr te zrgen dat er passende en rganisatrische maatregelen wrden genmen m aan de privacyregels te vlden heeft de gemeente de cördinatie van die waarbrgen belegd bij: een cördinatr vr gegevensbescherming Om in cntact te treden f een verzek cnfrm de Algemene Verrdening Gegevensbescherming en de Uitveringswet Algemene Verrdening Gegevensbescherming te den kunt u cntact pnemen met: Olaf van Dijk (privacy cördinatr) privacy@hervrmdhuizen.nl De Algemene Verrdening Gegevensbescherming en de Uitveringswet Algemene Verrdening Gegevensbescherming geven betrkkenen de vlgende rechten: 1. Het recht p dataprtabiliteit. Het recht m uw eigen persnsgegevens die zijn verzameld p basis van testemming f - 1 -

2 vanwege de uitvering van een vereenkmst in een digitaal gangbaar en leesbaar frmaat te ntvangen en/f te verstrekken aan een andere partij. 2. Het recht p vergetelheid. Het recht m vergeten te wrden. Uitschrijving uit de kerk is mgelijk en de gemeente met vlden aan uw verzek m vergeten te wrden vr zver de belangen van anderen f de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten. 3. Recht p inzage. Het recht van mensen m hun persnsgegevens die wrden verwerkt in te zien. 4. Het recht m bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. 5. Het recht m een klacht in te dienen bij de Autriteit Persnsgegevens. Recht p rectificatie en aanvulling. 6. Het recht m de persnsgegevens die van u wrden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen wrden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet klppen, vr zver de belangen van anderen f de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten. 7. Het recht p beperking van de verwerking: Het recht m minder gegevens te laten verwerken. 8. Het recht met betrekking tt geautmatiseerde besluitvrming en prfilering. Oftewel: het recht p een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het m besluitvrming vr rechtsgevlgen hebben f de betrkkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. Vr een verzek met betrekking tt één van de bvenstaande rechten neemt u cntact p met de gemeente via de cntactgegevens hierbven vermeld. Vr uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkrde dat u een uitdrukkelijk verzek richt aan de plaatselijke kerkenraad. De gemeente zal vervlgens uw verzek behandelen. De gemeente zal eerst meten vaststellen f u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en f het recht waarp u zich berept wel van tepassing is. Indien dat z is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzek m aan uw verzek te vlden, tenzij de mstandigheden npen tt een verlenging van de termijn tt maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen mklede verklaring daarver krijgen. De gemeente zal vervlgens z ged mgelijk aan uw verzek vlden. Bij het vlden aan uw verzek met de gemeente rekening huden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk

3 II. VERWERKINGEN VANWEGE ALGEMENE ORGANISATIE EN LEDENADMINISTRATIE Gezien de werking van de Prtestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen van persnsgegevens plaats die direct verband huden met de kerkrde. Het gaat nder andere m verwerkingen in het kader van de algemene rganisatie (zals bijvrbeeld de verkiezing van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de nderstaande tekst staat welke gegevens wrden verwerkt en wat de grndslag vr de verwerking is. Algemene rganisatie Situatie: De rganisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leidinggeven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkzen wrden. De rde van de kerk schrijft vr dat ambtsdragers dr de gemeente f dr de ambtelijke vergadering wrden verkzen. Binnen deze verkiezingsprcedure wrden persnsgegevens verwerkt. Allereerst wrden dr gemeenteleden namen genemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt kmen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare persnen. straatnaam, huisnummer, pstcde, wnplaats; geslacht Grndslag De gemeente verwerkt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigd belang van de kerk m haar ambtelijke structuren vrm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid. Ledenadministratie Situatie: De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. Vr zver bekend en van tepassing wrden de vlgende burgerlijke gegevens geregistreerd: gebrtedatum en -plaats; burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; Alsmede de vlgende kerkelijke gegevens: dp, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parchie, waarbinnen de dp werd bediend; belijdenis van het gelf, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het gelf werd gedaan; kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevnden; kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevnden, wanneer een kerkenraad beslten heeft van de in rdinantie 5-4 gebden mgelijkheid gebruik te maken; datum van verkmst uit een andere gemeente f uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap; gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: datum van vertrek dan wel verschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente, - 3 -

4 datum van verlijden, datum van vertrek naar het buitenland, datum van vergang naar een andere kerkgemeenschap, datum van nttrekking aan de gemeenschap van de kerk, datum waarp de gemeenschap van betrkkene met gemeente en kerk geacht wrdt verbrken te zijn; datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedeld in rdinantie dan wel rdinantie ; de aard van de verbndenheid met de gemeente, nder vermelding van de wijkgemeente waarte betrkkene behrt. Grndslag De gemeente verwerkt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvering van de vereenkmst van het lidmaatschap - 4 -

5 III. VERWERKINGEN VANWEGE PLAATSELIJK FUNCTIONEREN VAN DE KERK In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persnsgegevens. Per verwerkingsstrm staat hiernder m welke situatie het gaat, welke gegevens wrden verwerkt en wat de grndslag van verwerking is. WIJKGIDS Situatie: Er wrden wijkgemeentegidsen uitgegeven, die k nline (publiekelijk) beschikbaar is adres telefnnummer Grndslag: Vr het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente testemming verkregen van de betrkkenen. KERKDIENST Situatie: Tijdens een kerkdienst wrden in gebed f anderszins namen van leden van de gemeente genemd. De kerkdiensten zijn publieke te vlgen via internet. Tijdens de dienst wrden namen genemd van jubilarissen f van gemeenteleden waar zrgen zijn rndm gezndheid Grndslag: De gemeente verzamelt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang m een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar mzien en hen p te dragen aan Gd. OPNAMES Situatie: Er wrden pnames van kerkdiensten gepubliceerd sms met beeld, de kerkdiensten staan vr een beperkte tijd nline. Bij bijzndere diensten (ruw-, truw- dp- en belijdenisdiensten) wrden met betrkkenen vraf afspraken gemaakt ver uitzending en (nline) beschikbaarheid. Het is mgelijk dat bezekers van de dienst in beeld kmen en/f p de geluidspname te hren zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in vrbede f p andere mmenten tijdens de dienst wrden verwerkt. Grndslag: Om al haar leden en al Gds mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten nline p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang. WEBSITE Situatie: Bij bezekers van nze website wrden er ckies geplaatst. Ckies zijn kleine bestanden die p uw apparatuur wrden geplaatst, bijvrbeeld p een cmputer, telefn f tablet. Met ckies kan infrmatie wrden verzameld f pgeslagen ver het websitebezek f ver (het apparaat van) de bezeker. IP-adres type - en versie brwser type device Grndslag: De gemeente verwerkt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang m een beter beeld te kunnen krijgen p welke wijze nze website wrdt gebruikt en he wij deze kunnen verbeteren. FOTO S Situatie: Op nze website staan ft s van functinarissen van de kerk. ft nderschrift met naam en vrnamen c.q. vrletters - 5 -

6 nderschrift met kerkelijk ambt Grndslag: De gemeente verwerkt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang m de gemeente als tegankelijke gemeenschap te laten functineren. Situatie: Op nze website staan ft s van bezekers van de kerk en kerkelijke activiteiten. Ft Grndslag: De kerk verwerkt ft s van bezekers van een activiteit m een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft testemming verkregen van de p de ft duidelijk herkenbare persnen m deze p de website te plaatsen. FINANCIEN Situatie: Gemeenteleden wrden ten minste 2 maal per jaar aangeschreven vr het den van een financiële bijdrage f tezegging gebrtedatum en -plaats; Grndslag: Om vldende financiën te verkrijgen verzekt de gemeente haar leden p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang m een financiële bijdrage. DIACONIE Situatie: Hulpaanvragen bij de diacnie wrden pgenmen in een administratie. Hulpaanvragen kmen binnen via een cntactfrmulier, , telefn f per pst. In de administratie wrden pgenmen: gebrtedatum en -plaats; adres telefnnummer financiële gegevens nadere afspraken ver de hulp Grndslag: De gemeente en diacnie hebben tt taak m te zien naar de hulpbehevenden in de wereld en verwerken derhalve p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvering van een vereenkmst tt hulpverlening deze gegevens. KERKBLAD Situatie: Kerkblad, verschijnt peridiek bij abnnees en is k nline beschikbaar via de website Vermelding van namen, adressen, ft s, tel nummers en adressen; berichten van huwelijken, verlijdens, huwelijksjubilea, gebrtebericht, bericht van ziektes en verjaardagen; gastpredikanten wrden vermeld met naam en wnplaats. Grndslag: De gemeente verwerkt deze gegevens p basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang m de gemeente als tegankelijke gemeenschap te laten functineren

7 IV. BEWAARTERMIJNEN De persnsgegevens wrden niet langer bewaart dan ndzakelijk is. Gegevens van leden wrden in ieder geval bewaart zlang zij lid zijn. Bij uitschrijving wrden we de gegevens ng twee jaar bewaart alvrens deze naar een histrisch archief gaan. Sms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen. V. DOORGIFTE AAN ANDEREN De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden dr aan anderen f derden als dat ndig is vr de uitefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht wrden aan: Administratiekantren Bedrijven vr de verzrging van pst, kerkblad en/f s Internetdiensten (zals Clud-pslag) Wij geven geen gegevens dr aan landen buiten de EU f bedrijven die niet vallen nder een land met een adequaat beschermingsniveau. VI. ORGANISATORISCHE EN BELEIDSMATIGE MAATREGELEN De gemeente heeft de vlgende rganisatrische en beleidsmatige maatregelen vr de zrgvuldige mgang met persnsgegevens: Maatregelen: De gemeente heeft ter cördinatie een privacy cördinatr aangewezen De (algemene) kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid (inclusief de privacyverklaring) Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functinarissen van de gemeente krijgen een bericht ver het privacy beleid van de gemeente, ten minste De gemeenteleden wrden p de hgte gehuden ver het privacy beleid van de gemeente, dr de cördinatr gegevensbescherming De bezekers van de gemeente wrden p de hgte gehuden ver het privacy beleid van de gemeente, dr de website en het kerkblad Binnen de gemeente is de afspraak dat vertruwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgeznderde ruimte. Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tt wachtwrden waarmee men tegang krijgt tt persnsgegevens vanuit de kerk dat deze jaarlijks wrden gewijzigd De gemeente beveiligt gegevens (zwel p de cmputer, als in een kast) dr een wachtwrd f een slt p de ruimte en inschakeling alarm