PROCEDURE RECHTEN VAN BETROKKENEN DE HUISMEESTERS

Transcriptie

1 PROCEDURE RECHTEN VAN BETROKKENEN DE HUISMEESTERS

2 Inhudspgave 1. ALGEMENE PROCEDURE RECHT OP INFORMATIE RECHT OP INZAGE RECHT OP CORRECTIE EN AANVULLING RECHT OP GEGEVENSWISSING RECHT OP BEPERKING RECHT OP DATAPORTABILITEIT RECHT OP BEZWAAR RECHT OM NIET AAN PROFILING ONDERWORPEN TE WORDEN... 10

3 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 3 PROCEDURE VOOR DE RECHTEN VAN BETROKKENEN Betrkkenen zijn de persnen p wie persnsgegevens betrekking hebben. Bij De Huismeesters zijn dit in ieder geval de huurders en medewerkers. Betrkkenen hebben bepaalde rechten p grnd van de Algemene verrdening gegevensbescherming (AVG). Alle persnen waarvan De Huismeesters persnsgegevens in bezit heeft hebben het recht p infrmatie ver de verwerking (art. 13 en 14 AVG), het recht m deze gegevens in te zien (art. 15 AVG), ze te verbeteren f aan te vullen (art. 16 AVG), te laten wissen (art. 17 AVG), het recht m de verwerking van hun gegevens te beperken (art. 18 AVG), het recht p dataprtabiliteit (art. 20 AVG) en het recht p verzet tegen de verwerking (art. 21 AVG). Indien De Huismeesters gebruik maakt van prfiling (geautmatiseerde besluitvrming), dan heeft de betrkkene het recht daar niet aan nderwrpen te wrden (art. 22 AVG). 1. ALGEMENE PROCEDURE Deze prcedure gaat uit van een verzek dr een (ptentiële) huurder van De Huismeesters, maar kan tevens wrden tegepast p andere categrieën van betrkkenen, zals leveranciers en medewerkers. (Ptentiële) Huurders kunnen p verschillende manieren een verzek indienen: direct bij de privacy fficer via privacy@dehuismeesters.nl telefnisch (denk aan cntrlevragen); via een andere medewerker per , die verifieert de afzender (is er sprake van een bekend adres?) en stuurt het verzek dr naar de privacy fficer; via het klantprtaal. De verzeker dient 16 jaar f uder te zijn en is niet nder curatele gesteld. Indien dit wel het geval is, met de wettelijk vertegenwrdiger het verzek den. De Huismeesters dient het antwrd dan k aan die persn sturen. In alle gevallen geldt dat het verzek van de huurder pas kan wrden ingewilligd nadat (redelijkerwijs) is vastgesteld dat het verzek daadwerkelijk van de (ptentiële) huurder zelf afkmstig is. De identiteit van de verzeker kan bijvrbeeld wrden gecntrleerd dr het tnen van een legitimatiebewijs. REAGEREN OP EEN VERZOEK Vr alle verzeken geldt dat De Huismeesters binnen een maand dient te antwrden, k wanneer uw rganisatie het verzek weigert. Bij een weigering met een mtivatie en een verwijzing naar het klachtrecht bij de Autriteit Persnsgegevens (AP) tegevegd wrden. In het geval van een cmplex verzek, f veel verzeken, mag de reactietijd met twee maanden wrden verlengd, mits de verzeker daarvan wel binnen die eerste maand van p de hgte wrdt gesteld. Het antwrden p een verzek en het verstrekken van infrmatie met altijd schriftelijk, in heldere taal en in tegankelijke vrm gedaan wrden.

4 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 4 De privacy fficer is vr het afhandelen van alle verzeken verantwrdelijk, maar kan de taak delegeren. BEPERKINGEN OP DE RECHTEN VAN BETROKKENEN De Huismeesters mag nder bepaalde mstandigheden geen gehr geven aan de rechten van betrkkenen. Dat is het geval wanneer die beperking ndzakelijk is vr de waarbrging van: de natinale veiligheid, landsverdediging f penbare veiligheid de vrkming, nderzek, pspring en vervlging van strafbare feiten, f tenuitverlegging van straffen de vrkming, het nderzek, de pspring en de vervlging van schendingen van de berepscdes vr gereglementeerde berepenschendingen van de berepscdes van gereglementeerde berepen andere belangrijke delstellingen van algemeen belang van Nederland f de Eurpese Unie de bescherming van de nafhankelijkheid van rechters en rechterlijke prcedures taken p het gebied van tezicht, inspectie f regelgeving p de hierbven genemde gebieden. Verder is het mgelijk de rechten van de betrkkenen te beperken wanneer dit ndzakelijk is vr de waarbrging van: de bescherming van de betrkkene zelf f van de privacy van anderen de inning van civielrechtelijke vrderingen. Hierbij dient altijd een afweging met de privacyrechten van betrkkene gemaakt te wrden. Tt slt mag u het verzek weigeren als het verzek duidelijk heel ngegrnd f buitensprig is (bijvrbeeld als betrkkene telkens dezelfde vraag stelt). 2. RECHT OP INFORMATIE Betrkkenen hebben het recht m in heldere taal infrmatie te ntvangen ver het he en waarm van de gegevensverwerking. Dit geldt zwel vr het geval dat de gegevens bij betrkkene zelf wrden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt. De Huismeesters mag zelf bepalen he zij dit recht p infrmatie inkleden, zlang het maar passend is bij de delgrep en (het risic van) de verwerking. De meest gangbare vrm van infrmatieverstrekking is een privacy statement (k wel privacyverklaring f privacyreglement genemd) p de website. Deze met in ieder geval duidelijk vindbaar en leesbaar zijn vr alle betrkkenen. Ok de werknemers van De Huismeesters meten wrden ingelicht ver he er met hun gegevens mgegaan wrdt. Infrmatieverstrekking naar betrkkene bevat in ieder geval de vlgende elementen:

5 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 5 Wanneer de gegevens bij de betrkkene zelf verzameld wrden: de cntactgegevens van De Huismeesters indien een functinaris vr gegevensbescherming aangesteld is, de cntactgegevens van deze functinaris del en rechtsgrnd van de persnsgegevensverwerking wanneer de verwerking gebaseerd is p de grndslag gerechtvaardigd belang : wat het gerechtvaardigd belang van De Huismeesters is de eventuele ntvangers f categrieën ntvangers van de gegevens in geval van verstrekking aan derde landen (buiten de EU/EER): f er een adequaatheidsbesluit van de Cmmissie bestaat f passende waarbrgen zijn getrffen, welke dit zijn en f hier een kpie van kan wrden verkregen, dan wel waar die waarbrgen kunnen wrden geraadpleegd de bewaartermijn, f als dat niet mgelijk is de criteria vr het bepalen ervan de rechten van de betrkkene (zals beschreven in dit dcument) dat de betrkkene het recht heeft een klacht in te dienen ver uw verwerking bij de AP in het geval van testemming, dat de betrkkene die testemming altijd weer kan intrekken f het verwerken van persnsgegevens een wettelijke verplichting is f ndzakelijk is vr de uitvering f het aangaan van een vereenkmst, f de betrkkene verplicht is die gegevens te verstrekken en wat de gevlgen zijn van het niet verstrekken van die gegevens vr de betrkkene (denk aan het gebruik van verplichte velden in een frmulier) ingeval van prfiling, nuttige infrmatie ver de nderliggende lgica, het belang van de verwerking en de verwachte gevlgen van die verwerking vr de betrkkene. Wanneer de gegevens buiten de betrkkene m verzameld wrden Wanneer de gegevens buiten de betrkkene m verzameld wrden, dan met in beginsel dezelfde infrmatie verstrekt wrden als wanneer de gegevens van de betrkkene zelf verkregen wrden. Het enige dat met wrden tegevegd is de brn waaruit persnsgegevens zijn verkregen en welke srt gegevens het betreft. Als de brn van de infrmatie niet kan wrden vastgesteld, bijvrbeeld mdat de infrmatie uit verschillende brnnen is samengesteld, dient algemene infrmatie ver de herkmst verstrekt te wrden. Verder met alle andere infrmatie wrden verstrekt die ndzakelijk is m tegenver de betrkkene een behrlijke en transparante verwerking te waarbrgen.

6 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 6 Als de persnsgegevens vr andere delen verder verwerkt gaan wrden met de betrkkene pnieuw geïnfrmeerd wrden, behalve vr zver de betrkkene al van die infrmatie p de hgte is. UITZONDERINGEN De infrmatieplicht geldt niet in de vlgende gevallen: de betrkkene is al p de hgte van de infrmatie de infrmatieverstrekking is nmgelijk (bijvrbeeld mdat dit het del van de verwerking nmgelijk maakt) f vergt nevenredig veel inspanning de verkrijging f verstrekking van gegevens is wettelijk verplicht en de betreffende wet bevat vldende waarbrgen vr de belangen van betrkkene de persnsgegevens meten vertruwelijk blijven in verband met een berepsgeheim. 3. RECHT OP INZAGE Wanneer een betrkkene vraagt m inzage betekent dit dat hij recht heeft p een vlledig verzicht van de gegevens die wij ver deze betrkkenen hebben, k heeft betrkkene het recht daar een afschrift van te ntvangen. WELKE GEGEVENS MOETEN WIJ VERSTREKKEN? In de eerste plaats krijgt de betrkkene inzage in (en een afschrift van) alle gegevens die wij ver deze betrkkene vastgelegd hebben. Naast alle gegevens ver de betrkkene die wij in ns bezit hebben, heeft de betrkkene recht p de vlgende infrmatie: de deleinden waarvr de gegevens vastgelegd/gebruikt zijn; de betrkken categrieën van persnsgegevens (betreft het algemene gegevens, bijzndere gegevens f gevelige gegevens); de ntvangers f categrieën van ntvangers aan wie de persnsgegevens zijn f zullen wrden verstrekt; indien mgelijk, de bewaartermijn vr de gegevens, f indien dat niet mgelijk is, de criteria m die termijn te bepalen; een verwijzing naar de andere rechten van betrkkene, zals het recht p verzet f gegevenswissing; dat de betrkkene het recht heeft klacht in te dienen bij de AP; wanneer de persnsgegevens niet bij de betrkkene wrden verzameld, alle beschikbare infrmatie ver de brn van die gegevens;

7 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 7 In geval van prfiling: nuttige infrmatie ver de nderliggende lgica, alsmede het belang en de verwachte gevlgen van die verwerking vr de betrkkene. WELKE GEGEVENS MOGEN WIJ GEEN INZAGE IN GEVEN? Betrkkenen hebben het recht p inzage in alle gegevens die de rganisatie van hen heeft vastgelegd. Hudt daar dus rekening mee bij het maken van ntities in een dssier. Denk aan een zakelijke weergave van feiten en vermijd waar mgelijk gezndheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Het is belangrijk m gegevens van eventuele derden te annimiseren. Sms is het zwartmaken van een naam niet vldende m de gegevens van een derde te annimiseren; z zal bij een klachten- f verlastbrief tch vaak ng duidelijk zijn van wie deze afkmt. In dat geval wrdt de betrkkene die m inzage verzekt wel geïnfrmeerd ver het bestaan van een brief, maar blijft de inhud en afzender achterwege. KOSTEN Een afschrift verstrekken wij in eerste instantie digitaal (beveiligd bestand, per ). Indien gewenst kan betrkkene k een papieren afschrift ntvangen, dr deze af te halen p het kantr van De Huismeesters, na het tnen van een legitimatiebewijs. Vr de eerste papieren kpie mag niets in rekening wrden gebracht. Indien blijkt dat de gegevens meten wrden gecrrigeerd, aangevuld, verwijderd f afgeschermd p basis van het verzek van betrkkene, dan krijgt de betrkkene de betaalde vergeding terug. 4. RECHT OP CORRECTIE EN AANVULLING Betrkkenen hebben naast het recht p inzage k recht m hun persnsgegevens te laten crrigeren f aan te vullen. De betrkkene met hiervr wel een gede reden hebben. Het crrigeren f aanvullen van infrmatie kan alleen als de gegevens njuist zijn - denk bijvrbeeld aan telefnnummer f bankgegevens - f als deze nvlledig zijn met inachtneming van het verwerkingsdeleinde. De betrkkene zal altijd meten specificeren welke gegevens hij aangepast wil zien. Let p dat bij verwijdering van gegevens misschien k verwerkers f andere ketenpartners zveel mgelijk p de hgte gesteld dienen te wrden, die zullen de verkregen gegevens, vr zver mgelijk, k meten aanpassen. 5. RECHT OP GEGEVENSWISSING Het recht p gegevenswissing (k wel het recht p verwijdering genemd) met nder bepaalde mstandigheden ingewilligd wrden. Een verzek m verwijdering van de eigen gegevens met wrden ingewilligd in de vlgende gevallen: de persnsgegevens zijn niet langer ndig vr de deleinden waarvr zij zijn verzameld f anderszins verwerkt;

8 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 8 de betrkkene trekt de testemming waarp de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrnd vr de verwerking; het bezwaar van betrkkene tegen de verwerking is ingewilligd (zie hiernder, paragraaf 8); de persnsgegevens zijn nrechtmatig verwerkt (bijvrbeeld mdat zij niet ndzakelijk zijn vr het gefrmuleerde del f mdat de rechtsgrnd ntbreekt); de persnsgegevens meten wrden gewist m te vlden aan een wettelijke verplichting die p De Huismeesters rust; de persnsgegevens zijn verzameld in verband met een rechtstreeks aanbd van internetdiensten aan een kind. Het verzek dient niet te wrden ingewilligd indien de gegevens ndig zijn: vr het uitefenen van het recht p vrijheid van meningsuiting en infrmatie; vr het nakmen van een wettelijke verplichting die p De Huismeesters rust, f vr het vervullen van een taak van algemeen belang f het uitefenen van het penbaar gezag dat aan De Huismeesters (bij wet) is verleend; m redenen van algemeen belang p het gebied van vlksgezndheid; met het g p archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk f histrisch nderzek en het verwijderen de verwezenlijking van de deleinden van die verwerking nmgelijk dreigt te maken f ernstig in het gedrang dreigt te brengen; vr de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering. De betrkkene zal altijd meten specificeren welke gegevens hij verwijderd wil zien. Let p dat bij verwijdering van gegevens misschien k verwerkers f andere ketenpartners zveel mgelijk p de hgte gesteld dienen te wrden. Deze partijen zullen de verkregen gegevens, vr zver mgelijk, k meten wissen. Let p dat bij het terugzetten van een back-up (recent) verwijderde gegevens niet pnieuw in het systeem terechtkmen. HET RECHT OM VERGETEN TE WORDEN Het recht m vergeten te wrden hangt nauw samen met het recht p gegevenswissing, maar heeft specifiek betrekking p gegevens die penbaar gemaakt zijn (bijvrbeeld nline) en waarbij de betrkkene gevraagd heeft de gegevens, f verwijzingen naar de gegevens (denk aan zekmachines), te wissen. 6. RECHT OP BEPERKING De betrkkene heeft het recht De Huismeesters te vragen de verwerking van zijn persnsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stppen). Dit met dr De Huismeesters wrden ingewilligd indien een van de vlgende punten van tepassing is:

9 Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 9 de juistheid van de persnsgegevens wrdt betwist dr de betrkkene; de verwerking wrdt beperkt gedurende de peride die De Huismeesters ndig heeft de juistheid van de persnsgegevens te cntrleren; de verwerking is nrechtmatig en de betrkkene verzet zich tegen het wissen van de persnsgegevens en verzekt in de plaats daarvan m beperking van het gebruik ervan; De Huismeesters heeft de persnsgegevens niet meer ndig vr de verwerkingsdeleinden, maar de betrkkene heeft deze ndig vr de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering; de betrkkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking (zie paragraaf 8), en is in afwachting van het antwrd p de vraag f de gerechtvaardigde grnden van De Huismeesters zwaarder wegen dan die van de betrkkene. We kunnen een verwerking beperken dr de betreffende gegevens tijdelijk ver te brengen naar een ander systeem, ze tijdelijk niet beschikbaar te maken f dr gepubliceerde gegevens tijdelijk van de website te halen. Indien een betrkkene een beperking van de verwerking heeft verkregen, wrdt betrkkene dr De Huismeesters p de hgte gebracht vrdat de beperking van de verwerking wrdt pgeheven. UITZONDERINGEN Wanneer de verwerking is beperkt, wrden persnsgegevens, met uitzndering van de pslag ervan, slechts verwerkt: met testemming van de betrkkene, f vr de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering, f ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persn f rechtspersn, f m gewichtige redenen van algemeen belang vr de EU f een lidstaat. 7. RECHT OP DATAPORTABILITEIT De betrkkene heeft het recht p dataprtabiliteit, k wel verdraagbaarheid van gegevens genemd. Dat wil zeggen dat betrkkene het recht heeft de hem betreffende persnsgegevens, die hij aan een De Huismeesters heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand te verkrijgen. Tevens heeft hij het recht die gegevens aan een andere rganisatie ver te dragen, znder daarbij te wrden gehinderd dr De Huismeesters. Hierbij letten we p dat de privacy van anderen niet geschaad mag wrden. Dit recht is alleen van tepassing p gegevens die: digitaal verwerkt wrden, en in het kader van een vereenkmst f p basis van testemming wrden verwerkt.

10 8. RECHT OP BEZWAAR Prcedure rechten van betrkkenen d.d. 23 mei 2018 De Huismeesters Pagina 10 Het recht p bezwaar staat k bekend als het recht p verzet. Als de verwerking van persnsgegevens plaats vindt p basis van de rechtsgrnd belang van de rganisatie f publiek belang, dan heeft de betrkkene het recht m vanwege - met zijn specifieke situatie verband hudende redenen - bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persnsgegevens. De Huismeesters staakt de verwerking van de persnsgegevens tenzij hij dwingende gerechtvaardigde grnden vr de verwerking aanvert die zwaarder wegen dan de privacyrechten van de betrkkene f die verband huden met de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering. Verwerkingen vr wetenschappelijk f histrisch nderzek f statistische deleinden met wrden gestaakt, tenzij er sprake is van ndzakelijkheid vr de uitvering van een taak van algemeen belang. Een berep p het recht p verzet in verband met direct marketing met altijd ingewilligd wrden. 9. RECHT OM NIET AAN PROFILING ONDERWORPEN TE WORDEN Prfiling is het indelen van mensen in prfielen p basis van (bepaalde) persnsgegevens. Als p basis van z n prfiel autmatisch (dus znder menselijke tussenkmst) besluiten wrden genmen ver die persn, f het mensen p een andere wijze wezenlijk treft, dan heeft men het recht daar niet aan nderwrpen te wrden. Dit recht kmt neer p een verbd p prfiling. Het verbd kent drie uitznderingen: prfiling is ndzakelijk vr de ttstandkming f uitvering van een vereenkmst; de betrkkene heeft uitdrukkelijke testemming gegeven; er is een wettelijke uitznderingsgrnd in het natinaal f Eurpees recht. In de eerste twee gevallen heeft de betrkkene dan alsng het recht p menselijke tussenkmst, het recht zijn standpunt kenbaar te maken en het recht m het besluit aan te vechten.