Privacyreglement. 1. Begripsbepalingen

Transcriptie

1 Privacyreglement Inleiding Bij het adviseren ver en het afsluiten van financiële prducten f diensten vragen wij veel vertruwelijke infrmatie van klanten. Klanten van Drieklank pensienairs meten ervan uit kunnen gaan dat wij p een zrgvuldige wijze mgaan met de infrmatie die een klant ns verstrekt en deze infrmatie niet znder de uitdrukkelijke testemming van de klant wrdt gedeeld met anderen. In die zin is een zrgvuldige mgang met het vastleggen en uitwisselen van persnlijke gegevens een vrwaarde vr een zrgvuldige financiële dienstverlening. Vertruwelijkheid is een belangrijk aspect vr nze nderneming en de huding van de daarin werkzame prfessinals. Vr een effectieve uitvering van nze werkzaamheden is het ndzakelijk dat wij persnlijke gegevens uitwisselen met aanbieders en bijvrbeeld schadeherstellers en tegenpartijen, mdat dit de kern van nze taken als financieel dienstverlener raakt. Daarnaast is het mgelijk dat wij p grnd van wettelijke verplichtingen infrmatie verstrekken aan bijvrbeeld de Nederlandse Belastingdienst f de Autriteit Financiële Markten. Wij hebben de dr ns gehuden persnsadministratie in kaart gebracht en aangemeld bij de Autriteit Persnsgegevens in Den Haag, nder nummer Klanten en andere betrkkenen kunnen deze aanmelding bekijken via de website van de Autriteit Persnsgegevens ( Hier vinden zij infrmatie ver de gegevens die wij verwerken en ver de partijen met wie wij deze gegevens kunnen uitwisselen. 1. Begripsbepalingen In dit reglement wrdt verstaan nder: de wet: de Wet bescherming persnsgegevens; persnsgegevens: elk gegeven ver een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn; verwerking van persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen f vernietigen van gegevens; bestand: elk gestructureerd geheel van persnsgegevens, ngeacht f dit geheel van gegevens gecentraliseerd is f verspreid is p een functineel f gegrafisch bepaalde wijze, dat vlgens bepaalde criteria tegankelijk is en betrekking heeft p verschillende persnen; verantwrdelijke: Drieklank pensienairs, vertegenwrdigd dr de directie, f dr een speciaal hierte gemachtigd ander persn, die het del van en de middelen vr de verwerking van persnsgegevens vaststelt; bewerker: degene die ten beheve van de verantwrdelijke persnsgegevens verwerkt, znder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn nderwrpen; betrkkene: degene p wie een persnsgegeven betrekking heeft; derde: ieder, niet zijnde de betrkkene, Drieklank pensienairs, de bewerker, f enig persn die nder rechtstreeks gezag van Drieklank pensienairs f de bewerker gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken; ntvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt; testemming van de betrkkene: elke vrije, specifieke en p infrmatie berustende wilsuiting waarmee de betrkkene aanvaardt dat hem betreffende persnsgegevens wrden verwerkt; tezichthuder: Autriteit Persnsgegevens; verstrekken van persnsgegevens: het bekend maken f ter beschikking stellen van persnsgegevens; verzamelen van persnsgegevens: het verkrijgen van persnsgegevens.

2 2. Bereik 1. Dit reglement is van tepassing p het geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens. Het is eveneens van tepassing p de niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die in een bestand zijn pgenmen f die bestemd zijn m daarin te wrden pgenmen. 2. Dit reglement is van tepassing binnen Drieklank pensienairs en heeft betrekking p de verwerkingen van persnsgegevens van klanten, medewerkers en andere betrkken natuurlijke persnen. 3. Del 1. Het del van het verzamelen en het verwerken van persnsgegevens is te beschikken ver de gegevens die ndzakelijk zijn vr het realiseren van de deleinden zals die staan mschreven in de statuten, de jaarplannen en andere plannen van Drieklank pensienairs, het realiseren van wettelijke deleinden en het veren van beleid en beheer in het kader van deze deleinden. 2. De deleinden waarvr binnen Drieklank pensienairs gegevens wrden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk mschreven in de bijlage. 4. Vertegenwrdiging betrkkene 1. Indien de betrkkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren ng niet heeft bereikt f indien de betrkkene meerderjarig is en nder curatele is gesteld, is in de plaats van testemming van de betrkkene de testemming van zijn wettelijk vertegenwrdiger vereist. De testemming wrdt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrkkene een schriftelijke machtiging heeft afgegeven ter zake diens vertegenwrdiger jegens de verwerker, dan is de mede testemming dr de schriftelijk gemachtigde vereist. 2. Een testemming kan dr de betrkkene, dienst schriftelijk gemachtigde f zijn wettelijk vertegenwrdiger ten alle tijden wrden ingetrkken. 5. Verantwrdelijkheid vr het beheer en aansprakelijkheid 1. Drieklank pensienairs is verantwrdelijk vr het ged functineren van de verwerking en het beheer van de gegevens; nder verantwrdelijkheid van Drieklank pensienairs wrdt drgaans een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persnsgegevens. 2. Drieklank pensienairs draagt er zrg vr dat er passende technische en rganisatrische maatregelen wrden uitgeverd ter beveiliging tegen enig verlies f enige vrm van nrechtmatige verwerking van gegevens. 3. De in lid 1 bedelde verantwrdelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt nverminderd indien de verwerking plaats vindt dr een bewerker, dit wrdt geregeld in een vereenkmst (f dr middel van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en Drieklank pensienairs. 4. Drieklank pensienairs is aansprakelijk vr schade die f het nadeel dat wrdt verrzaakt dr het niet-nakmen van de vrschriften uit de wet f dit reglement. De bewerker is aansprakelijk vr die schade f dat nadeel, vr zver die/dat is ntstaan dr zijn handelen. 6. Rechtmatige verwerking 1. Persnsgegevens wrden in vereenstemming met de wet en dit reglement p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. 2. Persnsgegevens wrden alleen vr de in dit reglement bedelde deleinden verzameld en wrden niet verder verwerkt p een manier die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 3. Persnsgegevens dienen - gelet p de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt tereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persnsgegevens te wrden verzameld f verwerkt dan vr het del van de registratie ndig is. 4. Persnsgegevens mgen slechts wrden verwerkt indien: de betrkkene vr de verwerking zijn ndubbelzinnige testemming heeft verleend; de gegevensverwerking ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij betrkkene partij is (bijvrbeeld een vereenkmst tt het afsluiten van een financieel prduct f financiële dienst f de arbeidsvereenkmst met betrkkene) f vr

3 handelingen, p verzek van betrkkene, die ndzakelijk zijn vr het sluiten, dan wel het assisteren bij het beheer, van een vereenkmst; de gegevensverwerking ndzakelijk is m een wettelijke verplichting van de verantwrdelijke na te kmen; de gegevensverwerking ndzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrkkene; de gegevensverwerking ndzakelijk is met het g p een belang van Drieklank pensienairs f van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens wrden verwerkt en dát belang vrgaat. 5. De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvr een wettelijke basis bestaat. In de regel zal een dergelijke basis niet aanwezig zijn vr nze dienstverlening. 6. Ieder die handelt nder het gezag van Drieklank pensienairs f van de bewerker en k de bewerker zelf - verwerkt alleen persnsgegevens in pdracht van Drieklank pensienairs, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen. 7. De gegevens wrden alleen verwerkt dr persnen die p basis van een (arbeids-)vereenkmst tt geheimhuding zijn verplicht. 7. Verwerking van persnsgegevens 1. De verwerking vindt plaats dr medewerkers van nze nderneming f andere natuurlijke persnen die zich nder nze verantwrdelijkheid bezig huden met financiële dienstverlening. 2. De verwerking geschiedt z ndig met de testemming van de betrkkene. 3. De verwerking geschiedt m nze werkzaamheden als adviseur en/f bemiddelaar in financiële prducten en diensten uit te kunnen veren. 8. Bijzndere persnsgegevens 1. De verwerking van persnsgegevens ver iemands gdsdienst f levensvertuiging, ras, plitieke gezindheid, gezndheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging f van strafrechtelijke persnsgegevens is verbden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt dr wie, met welk del en nder welke vrwaarden dergelijke gegevens wel mgen wrden verwerkt (artikelen 17 tt en met 22 van de wet). 2. Het in het vrige lid bedelde verbd geldt, nverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tt en met 22 van de wet, niet vr zver er sprake is van een uitzndering zals bedeld in artikel 23 van de wet. 9. Gegevensverwerking Gegevens verkregen bij betrkkene 1. Indien bij de betrkkene zelf de persnsgegevens wrden verkregen, deelt Drieklank pensienairs de betrkkene vóór het mment van verkrijging mede: zijn identiteit; het del van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrkkene dat del al kent. 2. Drieklank pensienairs verstrekt de betrkkene nadere infrmatie vr zver dat - gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij zijn verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt - ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. Gegevens verkregen buiten betrkkene m 3. Naast de infrmatie die van de betrkkene wrden ntvangen, kan Drieklank pensienairs, vr de mschreven deleinden, infrmatie inwinnen bij externe brnnen die Drieklank pensienairs betruwbaar acht. 4. Drieklank pensienairs zrgt ervr dat bij elke verwerking van persnsgegevens alleen die persnsgegevens wrden verwerkt die accuraat, tereikend, ter zake dienend en niet bvenmatig zijn.

4 10. Recht p inzage 1. De betrkkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die p zijn persn betrekking hebben. 2. Drieklank pensienairs deelt een ieder p diens verzek - z spedig mgelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek - schriftelijk mee f persnsgegevens wrden verwerkt die hem betreffen. Vr het verstrekken van een dergelijke mededeling kunnen ksten in rekening wrden gebracht. Daarnaast kan de betrkkene, die m inzage van zijn persnsadministratie verzekt, een kpie van een geldig legitimatiebewijs wrden gevraagd. 3. Indien dat het geval is, verstrekt Drieklank pensienairs de verzeker desgewenst - z spedig mgelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek - schriftelijk een vlledig verzicht daarvan met infrmatie ver het del f de delen van de gegevensverwerking, de gegevens f categrieën van gegevens waarp de verwerking betrekking heeft, de ntvangers f categrieën van ntvangers van de gegevens alsmede de herkmst van de gegevens. 4. Indien een gewichtig belang van de verzeker dit eist, vldet Drieklank pensienairs aan het verzek in een andere dan de schriftelijke vrm die aan dat belang is aangepast. 5. Drieklank pensienairs kan weigeren aan een verzek te vlden indien en vr zver dit ndzakelijk is in verband met: de pspring en vervlging van strafbare feiten; de bescherming van de betrkkene f van de rechten en vrijheden van anderen. 11. Verstrekking van persnsgegevens 1. Verstrekking van persnsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na testemming van betrkkene f diens vertegenwrdiger, behudens een daarte strekkend wettelijk vrschrift f de ndtestand. 2. Uitzndering p deze regel is infrmatie-uitwisseling met partijen die vr de uitvering van de vereenkmst infrmatie ndig hebben, zals verzekeringsmaatschappijen, banken, kredietverstrekkers f partijen die betrkken zijn bij de schadebehandeling. 3. Tensltte kunnen wij persnsgegevens verstrekken m te kunnen vlden aan wettelijke verplichtingen, zals aan de Nederlandse Belastingdienst en de Autriteit Financiële Markten. 12. Recht p crrectie, aanvulling, verwijdering 1. Op schriftelijk verzek van een betrkkene gaat Drieklank pensienairs ver tt verbetering, aanvulling, verwijdering en/f afscherming van de ver de verzeker verwerkte persnsgegevens, indien en vr zver deze gegevens feitelijk njuist, vr het del van de verwerking nvlledig, niet ter zake dienend zijn f meer mvatten dan vr het del van de registratie ndig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. Het verzek van betrkkene bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. Drieklank pensienairs deelt de verzeker z spedig mgelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek, schriftelijk mee f hij daaraan vldet. Indien hij daaraan niet f niet geheel wil vlden, mtiveert hij dat. Verzeker heeft in dit verband de mgelijkheid zich te wenden tt de klachtencmmissie van de verantwrdelijke. 3. Drieklank pensienairs draagt er zrg vr dat een beslissing tt verbetering, aanvulling, verwijdering en/f afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mgelijk blijkt anders z spedig mgelijk nadien, wrdt uitgeverd. 13. Bewaren van gegevens 1. Persnsgegevens wrden niet langer bewaard in een vrm die het mgelijk maakt de betrkkene te identificeren, dan ndzakelijk is vr de realisatie van de delen waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden bewerkt. 2. Drieklank pensienairs stelt vast helang de pgenmen persnsgegevens bewaard blijven. 3. Indien de bewaartermijn van de persnsgegevens is verstreken f de betrkkene een verzek det tt verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, wrden de desbetreffende gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd. 4. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat het bewaren van grt belang is vr een ander dan de betrkkene;

5 het bewaren p grnd van een wettelijk vrschrift vereist (nder andere de Wet p het financieel tezicht) is f indien daarver tussen de betrkkene en Drieklank pensienairs vereenstemming bestaat. 14. Melding van verwerking van persnsgegevens 1. Een geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die vr de realisatie van een del f samenhangende delen bestemd is, wrdt aangemeld bij het Cllege Bescherming Persnsgegevens, vrdat met de verwerking wrdt begnnen. 2. De niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die vr de realisatie van een del f samenhangende delen is bestemd, wrdt aangemeld indien deze is nderwrpen aan vrafgaand nderzek. Vrafgaand nderzek vindt plaats indien Drieklank pensienairs: van plan is een persnsidentificatienummer te verwerken vr een ander del dan waarvr het bestemd is en m daardr gegevens in verband te kunnen brengen met gegevens die wrden verwerkt dr een andere verantwrdelijke; van plan is gegevens p grnd van eigen waarneming vast te leggen, znder Drieklank pensienairs daarvan p de hgte te stellen; van plan is strafrechtelijke gegevens f gegevens ver nrechtmatig f hinderlijk gedrag te verwerken ten beheve van derden. 3. In de melding staan aangegeven: de naam en het adres van Drieklank pensienairs; het del f de delen van de verwerking; een beschrijving van de categrieën van betrkkenen en van de (categrieën van) gegevens die daarp betrekking hebben; de ntvangers f categrieën van ntvangers aan wie de gegevens kunnen wrden verstrekt. 15. Datalekken 1. Indien Drieklank pensienairs wrdt gecnfrnteerd met een datalek, dan nderzekt zij f er persnsgegevens verlren zijn gegaan f dat een nrechtmatige verwerking niet valt uit te sluiten. 2. Blijkt uit vrnemd nderzek dat er persnsgegevens van gevelige aard zijn gelekt f er is m een andere reden sprake van (een aanzienlijke kans p) nadelige gevlgen vr de bescherming van de verwerkte persnsgegevens, dan infrmeert Drieklank pensienairs de Autriteit Persnsgegevens ver het datalek. 3. Indien Drieklank pensienairs niet alle gelekte persnsgegevens (ged) heeft versleuteld, f indien het datalek m andere redenen waarschijnlijk ngunstige gevlgen vr de persnlijke levenssfeer van de betrkkenen, dan meldt Drieklank pensienairs het datalek aan de betrkken. 16. Klachtenregeling Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd, kan hij zich richten tt: Drieklank pensienairs als de betrkkene niet tevreden is ver de uitkmst van het de klacht, dan kan deze zich wenden tt het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening te Den Haag. de rechtbank, in de gevallen als bedeld in artikel 46 van de wet en de Autriteit Persnsgegevens met het verzek te bemiddelen en te adviseren in het geschil tussen de betrkkene en Drieklank pensienairs 17. Wijziging inwerkingtreding en afschrift 1. Wijzigingen in dit reglement wrden aangebracht dr Drieklank pensienairs. 2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrkkenen. 3. Dit reglement treedt per 1 januari 2018 in werking. 4. Dit reglement is bij Drieklank pensienairs in te zien. Desgewenst kan tegen kstprijs een afschrift van dit reglement wrden verkregen.

6 18. Onvrzien In gevallen waarin dit reglement niet vrziet, beslist Drieklank pensienairs, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het del en de strekking van dit reglement. Infrmatie ver de Wet bescherming persnsgegevens: tekst van de wet: de website van de Autriteit Persnsgegevens (