PRIVACY STATEMENT. Wie zijn wij?

Transcriptie

1 PRIVACY STATEMENT Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u infrmatie aan ns verstrekt, zullen wij hier z zrgvuldig mgelijk mee mgaan. He wij dit den en vr welke deleinden wij de infrmatie gebruiken, staat mschreven in dit privacy statement. Wie zijn wij? Dit is een privacy statement van Advance. Een full-service dienstverlener p het gebied van arbeid en arbeidsbemiddeling vr de nderwijssectr. Wij zijn gevestigd te Krimpen aan den IJssel, Nieuwe Tiendweg 11a. Wij zijn verantwrdelijke als bedeld in de wet- en regelgeving p het gebied van privacy vr de verwerking van uw persnsgegevens. Vr welke deleinden gebruiken wij uw infrmatie? Arbeidsbemiddeling en/f terbeschikkingstelling bij een pdrachtgever Wanneer u persnsgegevens aan ns verstrekt vr (het aangegeven del van) arbeidsbemiddeling, waarvan sprake kan zijn indien u slliciteert naar een specifieke functie bij ns en/f m via ns bemiddeld te wrden naar werk bij een pdrachtgever, bijvrbeeld bij een gerichte sllicitatie, een pen sllicitatie f een algemene inschrijving, dan wrden uw persnsgegevens pgenmen in nze datasysteem. Opname in ns datasysteem betekent dat de dr u verstrekte persnsgegevens vr het del van het vinden van en/f de bemiddeling naar (nieuw) werk kunnen wrden gedeeld met al nze medewerkers, die zich hiermee bezighuden. U kunt dan dr een van nze medewerkers wrden benaderd met vacatures, die mgelijk interessant zijn vr u, k indien er sprake was van een gerichte f pen sllicitatie p een specifieke vacature. Om met u een arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te nderhuden en u te bemiddelen naar werk bij nze pdrachtgevers. Om uw persnlijke ntwikkeling en inzetbaarheid te bevrderen en te stimuleren, waarnder in de vrm van pleidingen en trainingen. Om uw geschiktheid vr een functie f pdracht te kunnen berdelen. Om u in cntact te brengen met f vr te stellen aan één f meerdere (ptentiële) pdrachtgevers en/f relaties. Om u ter beschikking te stellen aan en werkzaamheden te laten verrichten vr pdrachtgevers. Om met u een pdracht- /uitzend- /detacheringsvereenkmst/arbeidsvereenkmst f andersrtige vereenkmst te sluiten dan wel werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te nderhuden en hiervr een persneels-, financiële-, uren-, verzuim- en/f salarisadministratie te veren. Om nze re-integratieverplichtingen na te kmen; Om te berdelen f u vr een (premie)krting en/f subsidie in aanmerking kmt f nder een (premie)krting- f subsidieregeling valt. Om te vlden aan het vanuit de verheid pgelegde deleinde m persnen met een grte(re) afstand tt de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

2 Afhandeling sllicitaties vaste/indirecte medewerkers Het betreft persnsgegevens verstrekt vr sllicitaties p functies/vacatures bij nze eigen nderneming en niet vr (het aangegeven del van) arbeidsbemiddeling en/f terbeschikkingstelling bij een derde. Om met u in cntact te treden en cntact te nderhuden ver uw sllicitatie. Om uw geschiktheid vr een interne functie f pdracht waarp u hebt geslliciteerd te kunnen berdelen. Het aangaan van een zakelijke relatie Om uitvering te kunnen geven aan de dr u gevraagde dienstverlening en/f de met u vereengekmen pdracht en/f vereenkmst. Om een relatie gericht p het verwerven en uitveren van pdrachten aan te gaan, te nderhuden en hiervr een (financiële) administratie te veren. Ok kunnen wij uw persnsgegevens vr de navlgende deleinden gebruiken Vr legitieme bedrijfsprcessen en activiteiten, waarnder vr managementdeleinden en het genereren van managementinfrmatie en -rapprtages, het uitveren van marktanalyses, het den van data-analyses, bijhuden van statistieken, (interne en externe) cntrles, audits en accuntantscntrles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, kp/verkp) en het bevrderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid; Naleving van f nderzek naar (vermedelijke) vertreding van vereengekmen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/f wet- en regelgeving; Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen kmen; Om u te infrmeren ver nze dienstverlening, verige activiteiten en/f vakinhudelijke infrmatie (bijvrbeeld via , nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en m u aanbiedingen te kunnen den, tenzij dr u wrdt aangegeven dat u geen prijs stelt hierp. Welke persnsgegevens verwerken wij? Bij arbeidsbemiddeling (znder dat u vr ns heeft gewerkt): NAW-gegevens (naam, adres, wnplaats) adres, telefnnummer en eventuele andere cntactgegevens Gebrtedatum, geslacht Curriculum Vitae (cv), werkervaring, pleiding- en schlingsgegevens Ft (indien u hiervr testemming hebt gegeven) Delgrep status/delgrepverklaring (indien van tepassing) Andere dr u in het kader van de sllicitatie verstrekte gegevens U werkt f gaat werken via ns (terbeschikkingstelling bij een pdrachtgever): De hierbven bij arbeidsbemiddeling genemde gegevens Natinaliteit, gebrteplaats, burgerlijke staat Bankrekeningnummer

3 Persneelsnummer Plis- f klantnummer zrgverzekeraar BSN, kpie ID-bewijs, kpie werkvergunning, kpie verblijfsvergunning KVK n. en BTW n. Screeningsinfrmatie, inclusief VOG, getuigschriften, referenties Berdelingsgegevens en gegevens met betrekking tt lpbaanbegeleiding Gegevens betreffende de functie f vrmalige functies Dienstverbandgegevens Gegevens met betrekking tt arbeidsvrwaarden en de uitvering ervan Gegevens van gezinsleden waar ndzakelijk met het g p de vereengekmen arbeidsvrwaarden Aanwezigheidsadministratie (in verband met nder andere verlf en verzuim) Re-integratiedssiers Andere infrmatie bendigd vr de uitvering van uw dienstverband, pdracht en/f werkzaamheden. U bent een zakelijke relatie Zakelijke cntactgegevens Gegevens vr het nderhuden van de relatie Grndslagen van verwerking persnsgegevens Uw persnsgegevens verwerken wij p de navlgende rechtsgrnden: De verwerking is ndzakelijk vr de uitvering van een vereenkmst die wrdt aangegaan f is aangegaan en waarbij u partij bent, bijvrbeeld een dienstverleningsvereenkmst, vereenkmst tt arbeidsbemiddeling, arbeidsvereenkmst, pdrachtvereenkmst; De gegevensverwerking is vr ns ndzakelijk m een wettelijke verplichting na te kmen, bijvrbeeld de cntrle van uw ID-bewijs bij arbeidsbemiddeling f het aangaan van een arbeidsvereenkmst; De gegevensverwerking is ndzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten: legitieme bedrijfsprcessen en activiteiten, waarnder het genereren van managementinfrmatie en - rapprtages, het uitveren van marktanalyses, data analyses, bijhuden van statistieken, (interne en externe) cntrles, audits en accuntantscntrles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, kp/verkp) en het bevrderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid; naleving van f nderzek naar (vermedelijke) vertreding van vereengekmen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/f wet- en regelgeving; m u te infrmeren ver nze dienstverlening, verige activiteiten en/f vakinhudelijke infrmatie (bijvrbeeld via , nieuwsbrieven) en m u aanbiedingen te kunnen den. de persnsgegevens wrden verwerkt met uw testemming, bijvrbeeld sllicitaties van vaste/indirecte medewerkers, f uw uitdrukkelijke testemming, bijvrbeeld ft s. Een gegeven testemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat mment het betreffende persnsgegeven niet meer verwerken vr het deleinde waarvr testemming is gevraagd.

4 de gegevensverwerking is ndzakelijk met het g p de uitvering van verplichtingen, die wij als werkgever hebben p het gebied van het arbeidsrecht en sciaalzekerheidsrecht bij verzuim en reintegratie. Beveiliging van uw infrmatie Wij spannen ns tt het uiterste in m passende rganisatrische en technische maatregelen te nemen m uw persnsgegevens te beveiligen tegen nrechtmatige verwerking en/f verlies. Werknemers van Advance die tegang hebben tt uw persnsgegevens, zijn gehuden aan een geheimhudingsbeding. He wrdt uw infrmatie gedeeld? Binnen nze rganisatie Uw persnsgegevens delen wij binnen Advance ter uitvering van één van de deleinden eerder in dit privacy statement mschreven. Bij arbeidsbemiddeling wrden uw persnsgegevens pgenmen in nze databank en hebben de persnen binnen nze nderneming die zich bezighuden met nze dienstverlening tegang tt uw persnsgegevens. Buiten nze rganisatie Uw persnsgegevens wrden k gedeeld met externe partijen, persnen en bedrijven buiten nze rganisatie. Wij delen uw persnsgegevens met externe partijen m de vereenkmst die wij met u zijn aangegaan uit te veren. Z wrden bij arbeidsbemiddeling uw persnsgegevens verstrekt aan ptentiele pdrachtgevers. Gaat u bij f vr ns werken f werkt u al bij f vr ns, dan verstrekken wij uw persnsgegevens aan externe partijen waar dit ndzakelijk is vr de uitvering van de vereenkmst (waarnder arbeidsvereenkmst en/f pdrachtvereenkmst), die wij met u zijn aangegaan (bijvrbeeld pleidingsinstanties, pensienuitverder, UWV). Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, nderaannemers en/f leveranciers (waarnder zgenaamde bewerkers/verwerkers) die p ns verzek specifieke taken f pdrachten uitveren en met wie uw persnsgegevens kunnen wrden gedeeld. Enkele vrbeelden: Er wrdt gebruikt gemaakt van externe hsting prviders, waarnder clud prviders vr de pslag, het beheer van uw gegevens; Er wrdt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tls waarnder p het gebied van recruitment-/assessments, arbeidsbemiddeling, persneelsmanagement en klantbeheer; Andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen nder meer salarisverwerking, verzuimbegeleiding, ITndersteuning; Er vindt inschakeling van externe adviseurs en/cnsultants plaats.

5 Wij verstrekken de persnsgegevens die ndzakelijk zijn vr deze externe partijen m hun werkzaamheden te den. Ok verstrekken wij uw persnsgegevens aan externe partijen, zals plitie en verheidsinstellingen indien wij daarte p grnd van de geldende wet- en/f regelgeving, dr middel van een gerechtelijk bevel f een rechtelijk vnnis zijn gerechtigd f wrden verplicht, dan wel daarte testemming van u vr hebben verkregen. Helang wrdt uw infrmatie bewaard? Uw persnsgegevens wrden bewaard vereenkmstig wet- en regelgeving en vr zlang ndzakelijk vr de deleinden waarvr deze gegevens zijn verzameld. Bij arbeidsbemiddeling (znder dat u vr ns heeft gewerkt) wrden uw persnsgegevens tt 2 jaar na het laatste cntact met u dr ns bewaard. Bij sllicitaties vaste/indirecte medewerkers (bij de eigen nderneming znder dat sprake is van arbeidsbemiddeling) wrden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u testemming hebt gegeven m uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren. U werkt f gaat werken via ns (terbeschikkingstelling bij een pdrachtgever) dan hanteren we verschillende bewaartermijnen vr uw persnsgegevens. Arbeidsbemiddelingsgegevens, sllicitatiegegevens, screeningsinfrmatie, berdelingsgegevens wrden tt 2 jaar na het eindigen van uw uitzend-/arbeidsvereenkmst bewaard. Kpie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante dcumenten en lnheffingsverklaringen wrden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding. Re-integratiedssiers wrden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de uitzend- /arbeidsvereenkmst. Indien er sprake is van eigenrisicdragerschap vr de Ziektewet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dssier. Indien sprake is van eigenrisicdragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Pensieninfrmatie wrden gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde bewaard. Persnsgegevens en dcumenten die fiscaal van belang zijn (zals uitzendvereenkmsten/ arbeidsvereenkmsten, pleidingsafspraken, lnadministratie/gegevens, verklaringen inzake subsidies) wrden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde. Bent u een (ptentieel) zakelijke relatie dan wrden de navlgende termijnen gehanteerd: Persnsgegevens en dcumenten die fiscaal van belang zijn en/f nderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als nderneming hebben (zals vereenkmsten, pdrachtbevestigingen, 6 cmpnentenbrieven, inkppdrachten) wrden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde; (Overige) cntactinfrmatie wrdt tt 2 jaar na het laatste cntact bewaard.

6 Van de hier genemde termijnen kan dr ns wrden afgeweken waar ndzakelijk (bijvrbeeld bij claims) en/f met het g p een (afwijkende) wettelijke verplichting. Wat zijn uw rechten? U kunt ns p elk gewenst mment verzeken m inzage in uw persnsgegevens f m het wijzigen, aanvullen f verwijderen ervan. Daarnaast kunt u ns verzeken m de persnsgegevens die wij ver u verwerken te beperken. Recht van bezwaar Ok met bezwaren ver de wijze waarp wij met uw persnsgegevens mgaan en/f indien u geen infrmatie van ns wenst te ntvangen ver nze dienstverlening, aanbiedingen en/f verige activiteiten (bijvrbeeld via , nieuwsbrieven en vakliteratuur), kunt u zich tt ns wenden. Uw verzeken en/f bezwaren kunt u richten aan Daniël Olislagers, Managing Directr van Advance p de wijze als nader aangegeven nder Cntact. Bij vragen, pmerkingen en klachten Indien u vragen, pmerkingen f klachten heeft met betrekking tt dit privacy statement f de manier waarp wij uw persnsgegevens registreren, gebruiken f verwerken, dan kunt u k cntact pnemen met Daniël Olislagers. U hebt eveneens het recht m een klacht in te dienen bij de Autriteit Persnsgegevens: Cntact Daniël Olislagers Managing Directr Advance E daniel@advance.jbs