VERKLARING. Inzake gegevensverwerking klanten. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Transcriptie

1 VERKLARING Inzake gegevensverwerking klanten Vlgens de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) Deze verklaring inzake gegevensverwerking is van Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V., gevestigd te Aalsmeer p het adres, 1431 KZ. Ingeschreven bij de Kamer van Kphandel met nummer Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verklaart hierbij dat met alle persnsgegevens die wij ntvangen en/f verwerken, vertruwelijk wrdt mgegaan. De wijze waarp wij mgaan met de persnsgegevens is cnfrm de wet Algemene Verrdening Gegevensbescherming. Artikel 1. De persnsgegevens die we kunnen verwerken Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verwerkt de persnsgegevens van klanten die gebruik maken van nze diensten. De gegevens die daarbij verwerkt kunnen wrden zijn vr- & achternaam cntactpersnen, adresgegevens bedrijf, telefnnummer bedrijf, persnlijk en bedrijfsmatig adres bedrijf, bankrekeningnummer bedrijf, gegevens ver de werkzaamheden die Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. vr u verricht, gegevens ver prducten die Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. aan u levert. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verzamelt en verwerkt geen bijzndere persnsgegevens, zals bedeld/mschreven in de AVG. Artikel 2. Waarm & waarvr Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. deze persnsgegevens ndig heeft Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verwerkt uw gegevens zdat het vr ns mgelijk is m nze diensten uit te veren. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verwerkt de persnsgegevens vr de vlgende delen: (Ptentiëlen) klanten te infrmeren ver nze diensten en prducten; Klanten te kunnen bellen f en indien dit ndig is m nze dienstverlening te kunnen uitveren; Adres gegevens van de klant indien ndig aan persneel m werkzaamheden te kunnen verrichten; Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

2 Adres gegevens van de klant aan leveranciers van Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. m gekchte prducten te leveren; Verzenden van ffertes en facturen. De AVG benemt grndslagen. Die grndslagen zijn geldige redenen waarm een bedrijf persnsgegevens mag verwerken. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V verwerkt persnsgegevens p basis van de grndslagen uitvering van de vereenkmst, wettelijke verplichting en testemming. Deze grndslagen huden in dat we uw gegevens verwerken: - en/f m nze diensten te kunnen uitveren; - en/f m aan wettelijke verplichtingen te kunnen vlden; - en/f mdat u vraf nadrukkelijk schriftelijk testemming heeft gegeven. Artikel 3. Dr wie wrden de persnsgegevens verwerkt De persnsgegevens wrden alleen verwerkt dr medewerkers van Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. Alle medewerkers van Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V hebben bij indiensttreding een geheimhudingsverklaring ndertekend. Eveneens verklaren wij dat de werkzaamheden, die wij vr uw bedrijf verrichten vertruwelijk blijven. Artikel 4. Delen van persnsgegevens en het del daarvan Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V verkpt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit ndig is vr de uitvering van nze vereenkmst met u f m te vlden aan een wettelijke verplichting. Persnsgegevens wrden (indien van tepassing) gedeeld met: 4.1 CRM systeem In ns CRM systeem maken wij klantenkaarten aan, zdat er te allen tijde duidelijk is dat u klant bent bij Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. Eveneens gebruiken wij dit systeem m bestelhistrie, vereenkmst en de te verrichten werkzaamheden te kunnen inzien. Ok vlden wij met dit systeem aan nze wettelijke verplichtingen, waarnder belastingaangifte. Alle persnsgegevens die bij ns bekend zijn zals benemd in artikel 1 staan in ns systeem pgenmen. 4.2 HRM systeem In ns HRM systeem maken wij klantenkaarten aan, zdat er te allen tijde duidelijk is dat u klant bent bij Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. Eveneens gebruiken wij dit systeem Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

3 m ns persneel te kppelen aan het juiste werkprject. Alle persnsgegevens die bij ns bekend zijn zals benemd in artikel 1 staan in ns systeem pgenmen. 4.3 Administratiekantr Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. besteedt de bekhuding uit aan een administratiekantr. Dit kantr heeft inzicht in ns CRM systeem en verzrgt nze aangiften en andere belastingzaken. 4.3 Juridisch kantr Indien juridische hulp ndig is besteden wij dit uit aan een juridisch kantr, advcaten kantr f een incassbureau. Indien van tepassing heeft Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. met de externe dienstverleners, die fungeren als verwerker, in een verwerkingsvereenkmst vastgelegd wat het nderwerp en de duur van de verwerking is, wat de aard en del van de verwerking is, m welke srt persnsgegevens het gaat en wat de rechten en verantwrdelijkheden zijn van de verwerkingsverantwrdelijke en de verwerker. Artikel 5. Veiligheidsmaatregelen Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V heeft verschillende veiligheidsmaatregelen genmen, m uw persnsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen betreffen zwel rganisatrische als technische beveiligingen. Technische beveiliging: 5.1 CRM Systeem Beveiligd met wachtwrd, beveiligde server, medewerkers hebben een eigen lgin. 5.2 HRM Systeem Beveiligd met wachtwrd, beveiligde server, medewerkers hebben een eigen lgin. 5.3 Website Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. heeft een algemene website en een webshp mijnschnmaakartikelen.nl. Beide websites beschikken ver een veilige mgeving. 5.4 Wachtwrdenbeleid Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. hanteert een wachtwrdenbeleid. Er wrdt gebruik gemaakt van sterke wachtwrden, die regelmatig wrden vernieuwd. De inlggegevens wrden niet met andere gedeeld. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

4 Organisatrische beveiliging: Om bedelde tegang tt de werkplekken tegen te gaan, wrdt er gebruik gemaakt van het vergrendelen van de cmputer, wanneer de werkplek wrdt verlaten. Alle riginele cntracten en vereenkmsten met klanten zijn pgeslagen in met slt vergrendelde kasten. Wij veren tevens een clean-desk plicy waarbij er geen dcumenten f dergelijke papieren p de bureaus blijven wanneer de medewerker het pand verlaat. Het pand is beveiligd met een alarm. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. maakt gebruik van een veilig netwerk. Alle veruderde dcumenten in het archief wrden bij archiefpruiming vernietigd dr een archiefvernietigingsbedrijf. Artikel 6. Infrmatie aan betrkkene met betrekking tt de gegevensverwerking U heeft zeggenschap ver de persnsgegevens die we van u verwerken. In dit artikelen wijzen wij u p uw rechten. 6.1 Gegevens inzien, aanpassen f verwijderen U heeft het recht m uw persnsgegevens in te zien, te crrigeren f te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht m uw verleende testemming vr de gegevensverwerking in te trekken. Eveneens heeft u het recht m bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persnsgegevens dr Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. U kunt een verzek tt inzage, crrectie, verwijdering gegevensverdraging van uw persnsgegevens f verzek tt intrekking van uw testemming f bezwaar p de verwerking van uw persnsgegevens sturen naar inf@ljdevries.nl. 6.2 Klachten Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. wijst u tevens p de mgelijkheid, dat u het recht heeft een klacht in te dienen via inf@ljdevries.nl en f bij de natinale tezichthuder, de Autriteit Persnsgegevens. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

5 Artikel 7. He lang uw gegevens wrden bewaard 7.1 Persnsgegevens die wrden bewaard Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V bewaard persnsgegevens p verschillende lcaties en in verschillende systemen. Uw gegevens (kunnen) wrden bewaard in: - Het CRM Systeem - Het HRM Systeem - Het systeem - Papieren dssiers 7.2 Bewaartermijn Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V bewaart uw gegevens niet langer dan strikt ndzakelijk is m delen te realiseren, waarvr de gegevens wrden verzameld. Gegevens wrden niet langer dan één jaar bewaard, indien er geen vereenkmst met u tt stand kmt (denk aan een aanvraag van een fferte). Persnsgegevens wrden na het pzeggen van de lpende vereenkmst, maximaal één jaar bewaard. Uitznderingen: Zlang u klant bent bij Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V en/f zlang de pzegging van de vereenkmst niet vlledig is afgernd en/f zlang de diensten niet vlledig zijn afgernd, blijven de persnsgegevens bewaard. Zlang u de lpende vereenkmst pzegt maar wel prducten blijft bestellen bij Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. dan blijven de bendigde persnsgegevens bewaard vlgens het bewaartermijn van de webshp zie artikel 11. Het wettelijke bewaartermijn vr de bekhuding is 7 jaar. Persnsgegevens die strikt ndzakelijk zijn m te vlden aan deze wettelijke verplichtingen, blijven zlang bewaard. Opzegbrieven wrden 7 jaar bewaard. Artikel 8. Data prtectin impact assessment (DPIA) Niet van tepassing p de gegevens die Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. verwerkt. Bij elke nieuwe klant en elke nieuwe vrm van dienstverlening zal Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. berdelen f de persnsgegevens vallen nder de criteriapunten van de DPIA. Artikel 9. Verwerkingsregister Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

6 Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. heeft een verwerkingsregister pgeteld, waar alle verwerkingen in benemd wrden, inclusief het del van de verwerking. Op deze manier is vlledig in kaart gebracht welke persnsgegevens allemaal wrden verwerkt. Artikel 10. Datalekken Er is sprake van een datalek p het mment dat er een inbreuk plaatsvindt p de beveiliging van persnsgegevens Prcedure bij datalek 1. binnen 24 uur, nadat er kennis is genmen van het datalek, wrdt er cntact pgenmen met het ICT- bedrijf dat de beveiligde mgeving beheert; 2. binnen 72 uur, nadat er kennis is genmen van het datalek, wrdt er melding gedaan bij de Autriteit Persnsgegevens; 3. indien het datalek de rechten en vrijheden van betrkkenen een hg risic geeft, zal betrkkene(n) p de hgte wrden gesteld; 4. het datalek wrdt geregistreerd in een register Register datalekken De gegevens die bij een datalek wrden geregistreerd in een register/lgbek: 1. de feiten en gegevens ver de aard va het datalek; 2. categrieën van de getrffen betrkkenen en persnsgegevens en indien mgelijk het aantal betrkkenen; 3. de gevlgen van het datalek; 4. de genmen maatregelen m het datalek aan te pakken; 5. f het datalek is gemeld aan de Autriteit Persnsgegevens; 6. f het datalek is gemeld aan de betrkkene(n) Maatregelen Na een eventuele datalek zal er nderzek wrden gedaan naar de rzaak van het lek en zal dit prbleem wrden pgelst. Artikel 11. Websites Wanneer er een cntactfrmulier, sllicitatiefrmulier f ffertefrmulier wrdt ingevuld via de website gaat u akkrd met het veilig bewaren van uw persnsgegevens vlgens bvenstaande artikelen. Vr alle frmulieren p de website geldt een bewaartermijn van één jaar indien geen vervlgstappen zijn genmen. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl

7 Bij fferte aanvraag zie het bewaartermijn in artikel 7. Vr sllicitaties geldt een bewaartermijn van één jaar zals bedeld in Bijlage artikel 7 van de Verklaring Persneel Persnsgegevens Wanneer u een accunt aanmaakt bij nze webshp, wrdt u klant bij Mijnschnmaakartikelen, een nderdeel van Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V en wrdt u dus klant bij Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. Als klant gaat u akkrd met het veilig verwerken van uw persnsgegevens zals in vrgaande artikelen benemd. Bij het aanmaken van een accunt gaat u tevens akkrd met het gebruiken van uw adres vr het verzenden van nieuwsbrieven en acties ttdat u zich hiervr uitschrijft Bewaartermijn Drdat er tussen het bestellen van schnmaakartikelen langere tijd kan zitten, bewaren wij uw persnsgegevens langer dan bij een klant met een vereenkmst. Uw accunt wrdt 3 jaar bewaard nadat de laatste bestelling heeft plaatsgevnden. Na deze 3 jaar zullen uw inlggegevens niet meer werken en u zult tevens wrden uitgeschreven uit de lijst. Schnmaakbedrijf L.J. de Vries B.V. E: inf@ljdevries.nl