Privacyreglement. 1 / 6

Transcriptie

1 Privacyreglement Huisartspleiding Utrecht, gevestigd aan Brederplein 43, 3703 CD te Zeist, acht een zrgvuldige mgang met persnsgegevens van grt belang. Persnlijke gegevens wrden dr ns dan k zrgvuldig verwerkt en beveiligd. In dit privacyreglement leggen wij uit welke persnsgegevens wij verwerken en met welk del we dit den. Huisartspleiding Utrecht valt nder het UMC Utrecht en dit reglement is pgemaakt in lijn met de privacyreglementen van het UMC Utrecht. Definities Ais Datalek Derde Persnsgegevens Verantwrdelijke Verwerken/verwerking Verwerker Verwerkingsvereenkmst arts in pleiding tt specialist nbedeld verlies van (tegang tt) persnsgegevens bij Huisartspleiding Utrecht. elke persn f instantie die niet gemachtigd is m de betreffende persnsgegevens te verwerken. alle infrmatie ver een natuurlijke persn p basis waarvan deze - direct f indirect - kan wrden geïdentificeerd. degene die het del en de middelen bepaalt vr de verwerking. De verwerkingsverantwrdelijke is de (rechts)persn die letterlijk de verantwrdelijkheid heeft vr het naleven van de AVG. het gebruiken, verzamelen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, raadplegen, verspreiding, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen f vernietigen van persnsgegevens. handelt in pdracht van de verwerkingsverantwrdelijke bij het verwerken van persnsgegevens, znder nder diens rechtstreeks gezag te staan. een dcument waarin de verantwrdelijkheden zijn vastgelegd die p betrkken partijen van tepassing zijn bij de verwerking van persnsgegevens. Rechtmatige grndslag Het pleiden van huisartsen gebeurt binnen de regels van het Cllege Geneeskundige Specialismen (CGS). De cntrle p de uitvering van de regels wrdt gedaan dr de Registratiecmmissie Geneeskundig Specialisten (RGS). 1 / 6

2 De prcedure vr het registreren van persnsgegevens in het kader van de pleiding van huisartsen met per 25 mei 2018 vlden aan de Algemene verrdening gegevensbescherming (AVG). Deze wet geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers en geldt in de hele Eurpese Unie. Op de naleving van de AVG wrdt tegezien dr de Autriteit Persnsgegevens (AP). Bij nze verwerking huden wij ns aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Gebruik van persnsgegevens Huisartspleiding Utrecht verwerkt (persns)gegevens van ais, (stage-)pleiders en medewerkers 1. Het gaat m de vlgende gegevens: Ais: NAW-gegevens (naam, adres, wnplaats); BIG-nummer; Gebrtedatum; Gebrteplaats; dit wrdt vanaf startdatum september 2018 niet meer geregistreerd Geslacht; Ft; Cntactgegevens ( adres en telefnnummer); Sllicitatiegegevens (sllicitatiebrief, CV, BIG-registratie, bul en rijbewijs) Gegevens die ais invult in het prfiel in Make a Match; Gegevens uit het e-prtfli ver leerprces en vrtgang: (Stage-)pleiders: Naam; BIG-nummer; Geslacht; Ft; Gebrtedatum; Adresgegevens van de huisartspraktijk f stage-instelling; Cntactgegevens ( adres en telefnnummer); Gegevens die pleider invult p prfiel in Make a Match; Sllicitatiegegevens (sllicitatiebrief, CV) Gegevens t.a.v. functineren; Crrespndentie tussen (stage-)pleider en pleidingsinstelling. 1 Vr de verwerking van persnsgegevens van medewerkers verwijzen we naar de privacyverklaring Persnsgegevens van UMC Utrecht-medewerker (p te vragen bij Directie P&O). 2 / 6

3 Del van verwerking Huisartspleiding Utrecht verwerkt persnsgegevens van ais in het kader van de pleidingsvereenkmst. Hier vleien de vlgende delen van gegevensverwerking uit vrt: Uitveren van het nderwijs Dr de aard van het nderwijs (1 dag nderwijs per week en deels vr krte perides) werken nze dcenten met een ftlijst, waarin duidelijk wrdt aan welke ais zij lesgeven. Uitveren van de selectieprcedure vr nieuwe ais Ais melden zich bij de Huisartspleiding Nederland vr de selectieprcedure vr de huisartspleiding. Huisartspleiding Utrecht vert een deel van die prcedure uit en vlgt daarbij de Overeenkmst inzake de verwerking van persnsgegevens sllicitatiesysteem. Na aflp van de selectie- en plaatsingsprcedure draagt Huisartspleiding Nederland de gegevens van de bij de Huisartspleiding Utrecht geplaatste ais ver via het registratieprgramma Family, waarin de pleidingstrajecten en persnsgegevens geregistreerd wrden. Huisartspleiding Nederland geeft van de startende ais de vlgende gegevens dr aan de Stichting Bereps Opleiding Huisartsen (SBOH), ten beheve van het afsluiten van een arbeidscntract met de ais: NAW-gegevens, cntactgegevens, geslacht, BIG-nummer en gebrtedatum. Van afgewezen kandidaten wrden alle gegevens verwijderd f vernietigd. Het zeken naar en aanbieden van een passende pleidingsplek We maken gebruik van Make a Match ten beheve van de kppelingsprcedure vr de pleidingsperides in de huisartspraktijk. Dit prgramma is ntwikkeld en wrdt beheerd dr MediClara. Ais maken een prfiel aan p Make a Match en vullen, indien gewenst, persnlijke gegevens en bijvrbeeld gegevens ver hun beschikbaarheid en leerstijl in. Om een passende pleider vr iedere ais te vinden, wrden deze gegevens gedeeld met de pleiders uit Make a Match. Met betrekking tt de verwerking van deze gegevens is een verwerkingsvereenkmst met MediClara in ntwikkeling. Het bewaken van de vrtgang van de pleiding Om ais p te leiden tt vlwaardig huisarts, meten zij de pleiding met succes drlpen. Om de vrtgang van ais binnen de pleiding te registreren en te bewaken, maken we gebruik van het e-prtfli. Met betrekking tt het reglement vr pslag van gegevens in dit systeem verwijzen wij naar het Privacystatement met betrekking tt het E-prtfli. Het pstellen van een vltiingsverklaring en een pleidingscurriculum Om erkend te wrden als huisarts, met Huisartspleiding Utrecht vlden aan regelgeving van de RGS. Daarm registreren we in Family het pleidingstraject (stages en eventuele nderbrekingen) van ais. Aan het einde van het pleidingstraject wrden 3 / 6

4 deze gegevens verstrekt aan de RGS in de vrm van een vltiingsverklaring en een pleidingscurriculum, dat de precieze data, pleider, praktijk f stage-instelling en eventuele nderbrekingen weergeeft. Met betrekking tt de verwerking van deze gegevens is een verwerkingsvereenkmst met Huisartspleiding Nederland in ntwikkeling. Huisartspleiding Utrecht verwerkt persnsgegevens van een (stage-)pleider in het kader van de Intentieverklaring pleiding tt huisarts. Hier vleien de vlgende delen van gegevensverwerking uit vrt: Uitveren van het nderwijs Dr de aard van het nderwijs (1 dag nderwijs per week en deels vr krte perides) werken nze dcenten met een ftlijst, waarin duidelijk wrdt aan welke pleiders zij lesgeven. Registratie van erkenning m als (stage-)pleider ingezet te mgen wrden Om erkend te wrden als (stage-)pleider vult de aspirant (stage-)pleider een intentieverklaring in van de RGS. De hierp ingevulde gegevens en de verleende erkenning registreren wij in ns registratiesysteem Family. Het zeken naar en aanbieden van een passende ais We maken gebruik van Make a Match ten beheve van de kppelingsprcedure vr de pleidingsperide in de huisartspraktijk. Dit prgramma is ntwikkeld en wrdt beheerd dr MediClara. Opleiders maken een prfiel aan p Make a Match en vullen, indien gewenst, persnlijke gegevens en bijvrbeeld gegevens ver hun beschikbaarheid en leerstijl in. Om een passende ais vr iedere pleider te vinden, wrden deze gegevens gedeeld met de ptentiele ais en pleiders uit Make a Match. Met betrekking tt de verwerking van deze gegevens is een verwerkingsvereenkmst met MediClara in ntwikkeling. Bewaartermijnen De hierbven beschreven persnsgegevens wrden bewaard vr zlang als de ais de pleiding vlgt en de (stage-)pleider aan ns instituut verbnden is. Daarna bewaren wij gegevens ng maximaal vijf jaar, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist (zals de bewaarplicht van vijf jaar vr gegevens ver in- en uitschrijvingen). De gegevens wrden vervlgens p een veilige manier vernietigd f geannimiseerd. Elektrnische Leermgeving (ELO) Tijdens de pleiding cmmuniceert het instituut met ais, pleiders en medewerkers via ELO. Op dit platfrm wrdt nderwijsmateriaal gedeeld en kunnen ais tetsen maken, een bijdrage leveren aan verschillende fra en feedback geven p het nderwijs. Vanaf de registratie bewaart 4 / 6

5 de huisartspleiding de activiteitsgegevens van ais p ELO. Op basis van deze gegevens kan het platfrm en het nderwijs verbeterd wrden. We verstrekken deze activiteitsgegevens nit aan derden. Een maand nadat de gebruiker niet meer aan de pleiding verbnden is, wrdt het accunt gedeactiveerd. Jaarlijks verwijdert de huisartspleiding alle gegevens van accunts die gedeactiveerd zijn. Vide-pnames Binnen de huisartspleiding wrden vide-pnames van ais in de praktijk gebruikt m de gespreksvaardigheden en het medisch handelen van ais te verbeteren en/f te berdelen. Deze pnames wrden alleen gemaakt wanneer patiënten hier expliciet testemming vr hebben gegeven. De vide-pnames wrden zeer zrgvuldig bewaard, niet gedeeld met derden en alleen vr nderwijskundige delen gebruikt. Veilige mgang met de gegevens is gebrgd in de prcedure 'Vide-pnames van cnsulten - prcedure Huisartspleiding Utrecht'. De maximale bewaartermijn is 12 maanden. Sllicitanten (ptentiële medewerkers) Sllicitatiebrieven, CV s en crrespndentie van afgewezen sllicitanten wrden uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sllicitatieprcedure vernietigd. De bewaartermijn is vastgesteld p 4 weken, mdat het na een mislukte prefperide ndig kan zijn m eerder afgewezen sllicitanten alsng p gesprek te laten kmen. Gegevens van aangenmen sllicitanten wrden pgenmen in het persneelsdssier, zals beschreven staat in de privacyverklaring Persnsgegevens van UMC Utrecht-medewerker. Pst-Academisch Onderwijs vr Huisartsen (PAO-H) Van deelnemers aan het PAO-H wrden NAW-, cntact- en presentiegegevens en het BIGnummer verwerkt. Deze gegevens wrden alleen gebruikt m de deelnemers in te schrijven vr het nderwijs en te cmmuniceren ver het nderwijs. De presentiegegevens wrden drgegeven aan de RGS, zdat de ndige accreditatiepunten kunnen wrden tegekend. Landelijke Educatie vr Dcenten (LED) Van deelnemers aan de LED wrden NAW-, cntact- en presentiegegevens en het BIG-nummer verwerkt. Tevens wrdt er per deelnemer gevraagd m de gebrtedatum, gebrteplaats en gegevens ver carrière, leerdelen en leerstijl. Deze gegevens wrden gebruikt m de schling te rganiseren en z ged mgelijk af te stemmen p de beheften van de deelnemers. Bvendien wrden deze gegevens gebruikt m accreditatiepunten te kunnen tekennen. De gegevens wrden niet gedeeld met derden. Alumni We bewaren namen en cntactgegevens van ais die de huisartspleiding hebben afgernd, mits we hier expliciet testemming vr hebben gekregen. We gebruiken deze gegevens 5 / 6

6 uitsluitend m alumni te infrmeren ver extracurriculaire activiteiten die we rganiseren en mgelijk interessant zijn, zals de Spring- en Summerschl. De gegevens wrden 10 jaar bewaard in ns registratiesysteem en niet verstrekt aan derden. Het staat alumni te allen tijde vrij m zich uit te schrijven en hun gegevens te laten verwijderen. Beveiliging Het hfd van de pleiding is verantwrdelijk vr de beveiliging van persnsgegevens, zwel schriftelijk als elektrnisch vastgelegd. De tegang tt schriftelijke gegevens is beveiligd dr ze te bewaren in dssiers in afsluitbare kamers en kasten. Vr de bescherming van persnsgegevens die elektrnisch zijn pgeslagen, heeft het hfd passende technische en rganisatrische maatregelen genmen. Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht hudt in dat rganisaties (zwel bedrijven als verheden) direct een melding meten den bij de Autriteit Persnsgegevens zdra zij een datalek hebben. Indien ndig zullen k de betrkkenen (de mensen van wie de persnsgegevens zijn gelekt) wrden geïnfrmeerd. Functinaris vr gegevensbescherming (FG) Een FG hudt tezicht p de tepassing en naleving van de AVG. Huisartspleiding Utrecht valt rganisatrisch gezien nder het Julius Centrum van het UMC Utrecht. Dit betekent dat we geen eigen FG heven aan te stellen, maar dat wij k nder de verantwrdelijkheid vallen van de FG van het UMC Utrecht, namelijk Bart van Rijn (B.vanRijn@umcutrecht.nl). Vr vragen ver ns privacyreglement f vragen mtrent inzage, wijziging f verwijdering van uw persnsgegevens kunt u te allen tijde cntact met ns pnemen. Ok vr klachten kunt u cntact met ns pnemen via nderstaande cntactgegevens: Mail Telefn receptiezeist@umcutrecht.nl Adres Brederplein CD Zeist Wijzigingen in dit privacyreglement Wij behuden ns het recht vr m wijzigingen aan te brengen in dit privacyreglement. Het verdient aanbeveling m dit privacyreglement geregeld te raadplegen, zdat u van deze wijzigingen p de hgte bent. 6 / 6