Privacyverklaring FeBIO, Federatie van Brusselse Inschakelingsondernemingen vzw

Transcriptie

1 Privacyverklaring FeBIO, Federatie van Brusselse Inschakelingsndernemingen vzw Vr cntactpersnen bij leden en externen FeBIO vzw biedt dienstverlening en belangenbehartiging vr werkgevers van inschakelingsndernemingen pdat zij zich kunnen tespitsen p het realiseren van hun eigen maatschappelijke delstelling. Daarvr verzamelt, verwerkt en bewaart FeBIO vzw persnlijke gegevens van cntactpersnen van ledenrganisaties en derden in functie van eigen dienstverlening nder de vrm van adviesverlening, ccasineel vrming, netwerking en andere activiteiten alsk in functie van standpuntbepaling en infrmatieverstrekking/feedback in het kader van belangenbehartiging, nder de vrm van elektrnische aftetsing alsk via activiteiten en vergaderingen ter vrbereiding van die standpuntbepaling, bv. tijdens de Algemene Vergadering alsk tijdens ledenlunchen en/f studiedagen. FeBIO vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persnsgegevens en het respect vr uw privacy. Hiernder lees je he FeBIO vzw, met maatschappelijke zetel te 1080 Brussel, Heneguwenkaai 29, juw persnsgegevens verzamelt, pslaat en inzet in functie van bvenstaande maatschappelijke pdracht. In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante infrmatie ver welke gegevens we verzamelen en he wij mgaan met persnsgegevens. Wij den er alles aan m uw privacy te waarbrgen en gaan daarm zrgvuldig m met persnsgegevens. FeBIO vzw hudt zich in alle gevallen aan de tepasselijke wet- en regelgeving, waarnder de Verrdening (EU) 2016/679 van het Eurpees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke persnen in verband met de verwerking van persnsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tt intrekking van Richtlijn 95/46/ EG (algemene verrdening gegevensbescherming). Als FeBIO vzw zijn wij verantwrdelijk vr de verwerking van uw persnsgegevens. Als u na het drnemen van nze privacy verklaring vragen hebt hierver f cntact met ns wenst p te nemen kan dit via nra@febio.be. He en wanneer verzamelen en verwerken wij persnlijke gegevens? FeBIO vzw verzamelt en verwerkt persnlijke gegevens die leden-rganisaties, hun cntactpersnen aan ns meedelen via het lidmaatschapsfrmulier f via . Dat gebeurt standaard bij een nieuwe lidmaatschapsaanvraag, alsk bij een lidmaatschapsvernieuwing. Tussentijds kan dit k steeds gebeuren p eigen initiatief van de lidrganisatie zelf, wanneer er een nieuwe cntactpersn tegevegd met wrden f wanneer een wijziging met gebeuren van een cntactpersn f diens persnsgegevens. Bij elke lidmaatschapvernieuwing vraagt FeBIO k uitdrukkelijk aan de primaire cntactpersnen bij de leden-rganisaties m te bevestigen dat alle persnsgegevens die FeBIO p dat genblik verwerkt van de cntactpersnen van de betrkken lidrganisatie, ng juist zijn en m deze waar ndig aan te passen / bij te werken zdat alle 1

2 persnsgegevens actueel blijven. FeBIO verzamelt k persnlijke gegevens van derden in het kader van een dr hen aangevraagde f geleverde dienst in het kader van de dienstverlening en/f belangenbehartiging van FeBIO. Vrbeelden van zulke derden zijn: lesgevers, natuurlijke persnen die geen cntactpersn zijn bij een lidrganisatie die zich inschrijven p activiteiten van FeBIO, cntactpersnen van cllega- f partnerrganisaties, instanties, verheden. Deze persnsgegevens wrden rechtstreeks bij de betrkken persn verzameld. FeBIO verzamelt en verwerkt bvendien rganisatiegegevens en algemene cntactgegevens van ptentiële leden-rganisaties dr gebruik te maken van publiek beschikbare infrmatie in het Belgisch Staatsblad en p de website van die rganisaties. Tt slt verzamelt FeBIO k de individuele cntactgegevens van iedere geïnteresseerde natuurlijke persn die zich via het nline frmulier p inschrijft. Tussentijds kunnen wijzigingen k altijd drgegeven wrden aan FeBIO via nra@febi.be. Meer infrmatie ver de gegevensverzameling bij bezek aan lees je in de privacyverklaring pgemaakt lees je hier. Onze website maakt gebruik van ckies. Welke persnlijke gegevens verzamelen en verwerken wij? FeBIO vzw verzamelt en verwerkt rganisatiegegevens van de leden met name naam rganisatie, telefnnummer, (z relevant en ndzakelijk in het licht van de delstelling) bankrekeningnummer (IBAN en BIC), mailadres en/f adres van de rganisatie alsk het aantal werknemers bij de rganisatie en gegevens rnd de arbeidsrganisatie. FeBIO vzw verzamelt en verwerkt daarnaast persnlijke gegevens van cntactpersnen bij haar leden, die ndig zijn vr het vlt uitveren van haar dienstverlening (adviesverlening, vrming, netwerking) en/ f belangenbehartiging waarp rganisaties intekenen als zij lid wrden. Daarm verzamelt FeBIO vzw van de ledenrganisaties de naam van cntactpersnen, het prfessineel telefnnummer en het prfessineel mailadres van cntactpersnen, hun functie binnen de lidrganisatie, alsk hun tegangsrechten van die cntactpersnen tt nze dienstverlening, nieuwsbrief en website. De cntactgegevens en tegangsrechten wrden in eerste instantie verzameld via en tegekend dr de primaire cntactpersn van de lidrganisatie. Ok wijziging en verwijdering van deze gegevens gebeuren via deze primaire cntactpersn. Elke individuele cntactpersn heeft nadien echter wel de mgelijkheid m zich zelf uit te schrijven vr bepaalde nderdelen van de dienstverlening (bv. nieuwsbrieven). De cntactgegevens en tegangsrechten van de primaire cntactpersn, alsk latere wijzigingen daarvan, wrden wel rechtstreeks bij deze persn zelf verzameld. Daarnaast verzamelt en verwerkt FeBIO k de vlgende persnlijke gegevens van bestuurders in haar Raad van Bestuur: naam, prfessineel adres en telefnnummer, dmicilieadres, rijksregisternummer, geslacht, handtekening en stavingsdcumenten van verplaatsingsksten. Die gegevens verzamelt FeBIO rechtstreeks bij de betrkken persn. FeBIO verzamelt en verwerkt geen persnsgegevens van andere medewerkers f persnen gelinkt aan haar lidrganisaties, dan diegenen die uitdrukkelijk als cntactpersn vr de dienstverlening van FeBIO pgegeven wrden dr de primaire cntactpersn en/f bestuurder zijn in haar Raad van Bestuur. FeBIO meent dat dit immers niet ndzakelijk is in het licht van haar dienstverlening en/f belangenbehartiging. FeBIO vraagt alle cntactpersnen van haar lidrganisaties uitdrukkelijk m de vragen en dcumenten die zij vrleggen aan FeBIO m die reden zveel als mgelijk te annimiseren. Gebeurt het desndanks tch dat FeBIO zulke persnsgegevens drkrijgt, dan wrden die 2

3 persnsgegevens na de gevraagde adviesverlening nmiddellijk gewist en wrdt de betrkken cntactpersn herinnerd aan de vraag tt annimisering. FeBIO verzamelt en verwerkt k persnlijke gegevens van derden: 1) derden die deelnemen aan de FeBIO-activiteiten, met name naam cntactpersn en rganisatie, mailadres, telefnnummer, (z relevant en ndzakelijk in het licht van de delstelling) bankrekeningnummer (IBAN en BIC). 2) Derden die via de website inschrijven p een nieuwsbrief: naam, rganisatie, mailadresmailadres, naam en rganisatie 3) Cntactpersnen bij cllega- f partnerrganisaties, instanties, fndsen, verheden, : naam, rganisatie, functie, mailadres, telefnnummer De persnsgegevens van derden wrden steeds rechtstreeks bij de betrkken persn verzameld p de wijze hierbven vermeld nder he verzamelen en verwerken wij persnlijke gegevens? Bepaalde vrmingen van FeBIO zijn erkend ikv Betaald Educatief Verlf. Opdat uw rganisatie tussenkmst krijgt in de lnkst vr het vlgen van die pleiding verzamelt en verwerkt FeBIO van de persn die deelneemt aan de betrkken vrming k de vlgende persnsgegevens: Naam, vrnaam, gebrteplaats, gebrtedatum, wnplaats. Dit enkel p expliciete vraag van de deelnemer. De relevante attesten wrden eveneens afgeleverd aan de deelnemer. Van externe lesgevers vr nze vrmingen en activiteiten verzamelen en verwerken we ten sltte naam, adres, mailadres en (z relevant en ndzakelijk) bankrekeningnummer(iban en BIC) Deze gegevens verkrijgen we rechtstreeks bij de betrkken persn. Waarm verwerken wij persnlijke gegevens en welke wettelijke basis hebben we hiervr? De persnlijke gegevens van cntactpersnen van lidrganisaties verwerken wij: Om nze dienstverlening en belangenbehartiging, waarp de lidrganisatie waarvan zij deel uitmaken ingetekend heeft, mgelijk te maken. Deze verwerking is ndig vr de behartiging van het gerechtvaardigd belang van FeBIO en haar lidrganisatie: Ndzaak m de betrkken persn te identificeren als cntactpersn en de bijhrende machtigingen in het kader van de dienstverlening (advies vragen, tegang tt website, ) Ndzaak m de betrkken persn te kunnen cntacteren i.k.v. het lidmaatschap, de dienstverlening (bezrgen van paswrd vr website p vraag van lidrganisatie, telichting ver (nieuwigheden in de) werking van FeBIO, het team, enz.) en/f de belangenbehartiging, alsk i.f.v. het pbuwen van een duurzaam cntact m een gede dienstverlening en belangenbehartiging mgelijk te maken Ndzaak m de betrkken persn te kunnen inschrijven vr een vrming Bij het versturen van inf en uitndigingen waarvr u expliciet testemming gaf dr zich hiervr in te schrijven Bepaalde vrmingen van FeBIO zijn erkend ikv Betaald Educatief Verlf, pdat uw rganisatie tussenkmst krijgt in de lnkst vr het vlgen van die pleiding verzamelt en verwerkt FeBIO vlgende persnsgegevens: Naam, vrnaam, gebrteplaats, gebrtedatum, wnplaats. Dit enkel p expliciete vraag van de deelnemer en aldus met expliciete testemming. 3

4 De persnlijke gegevens van bestuurders van de raad van bestuur van FeBIO verwerken wij mdat dit ndzakelijk is m nze wettelijke verplichtingen in het kader van de vzwregelgeving te kunnen vervullen. Ok is de verwerking van hun persnsgegevens ndzakelijk vr het behartigen van het gerechtvaardigd belang van FeBIO. Z is cmmunicatie met de bestuurders immers ndzakelijk in functie een vltte (samen)werking, het pbuwen van een duurzame relatie en samenwerking, verbndenheid met FeBIO, de RVB, de leden en de sectr. De algemene cntactgegevens van ptentiële leden verwerken wij met het g p ledenwerving. Deze rganisaties wrden aangeschreven met infrmatie ver het lidmaatschap bij FeBIO. Aangezien hierbij geen persnlijke gegevens verwerkt wrden, kmt de privacy van natuurlijke persnen verbnden aan die rganisaties niet in het gedrang. De persnlijke gegevens van derden die deelnemen aan de FeBIO-activiteiten verwerken wij m deelname aan deze activiteiten mgelijk te maken en vlt te laten verlpen. Deze verwerking is ndig m nze cntractuele verplichting ten aanzien van deze derde die zich inschrijft p de FeBIO-activiteit te kunnen nakmen. Znder deze verwerking kan niet gegarandeerd wrden dat deelname mgelijk is en/f vldende gefaciliteerd kan wrden. Deze derden kunnen na aflp van hun deelname ng gecntacteerd wrden in verband met f naar aanleiding van hun deelname aan de FeBIO-activiteit, bijvrbeeld vr een vraag m evaluatie, het versturen van infrmatie gelinkt aan de activiteit,. Deze verwerking is ndzakelijk vr het behartigen van het gerechtvaardigd belang van FeBIO als werkgeversfederatie. De persnlijke gegevens van derden die via de website inschrijven p nieuwsbrieven verwerken wij m de dienstverlening waarp zij inschrijven (verkrijgen van de nieuwsbrief) mgelijk te maken. Van de betrkken persnen wrdt hiervr bij inschrijving de actieve, specifieke en geïnfrmeerde testemming gevraagd. De ndige infrmatie wrdt verstrekt via een afznderlijke privacyverklaring. Deze testemming kan ten allen tijde terug ingetrkken wrden, waarna elke verwerking van persnsgegevens die betrekking heeft p de betrkken persn nmiddellijk stpgezet wrdt. De persnlijke gegevens van derden cntactpersnen bij cllega-partnerrganisaties, instanties, fndsen, verheden, verwerken wij mdat cmmunicatie en het uitbuwen van een duurzame relatie met deze derden-cntactpersnen de dienstverlening en belangenbehartiging van nze leden mgelijk maakt en vltter laat verlpen. Deze verwerking is dus ndzakelijk vr het behartigen van het gerechtvaardigd belang van FeBIO als werkgeversfederatie. De persnlijke gegevens van de externe lesgevers verwerken wij m de rganisatie van de vrming mgelijk te maken en vltter te laten verlpen, m een duurzame relatie en samenwerking p te buwen, alsk m de afspraken met de betrkken lesgever te kunnen nakmen (.a. betaling afgesprken vergeding, als van tepassing). Deze verwerking is dus ndzakelijk vr het behartigen van het gerechtvaardigd belang van FeBIO, als rganisatr van de vrming, en van de lesgever als dienstverlener, alsk vr het nakmen van de cntractuele verplichtingen die zij heeft ten aanzien van de betrkken lesgever. De persnlijke gegevens van deelnemers aan vrmingen verwerken wij met het g p de aflevering van de attesten die vlgens het tepasselijk wettelijk kader ndzakelijk zijn vr de deelnemers m recht te hebben p ikv betaald educatief verlf en die ndzakelijk zijn vr de betrkken lidrganisatie m tussenkmsten te krijgen in de lnksten vr dat betaald educatief verlf. Deze verwerking gebeurt alleen p uitdrukkelijke vraag van de betrkken deelnemer en na diens actieve, specifieke en geïnfrmeerde testemming. De ndige infrmatie wrdt verstrekt via een afznderlijke privacyverklaring. Deze testemming kan ten allen tijde terug ingetrkken wrden, waarna elke verwerking van persnsgegevens die betrekking heeft p de betrkken persn nmiddellijk stpgezet wrdt. 4

5 He behandelen wij uw persnlijke gegevens? Gegevens wrden enkel gebruikt en bewaard vr en vereenkmstig de hierbven vermelde gerechtvaardigde delstellingen We geven uw persnlijke gegevens nit dr aan derden vr cmmerciële deleinden. De gegevens die u aan ns geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken als dit ndzakelijk is vr de uitvering van de hierbven beschreven deleinden. Z maken wij gebruik van een derde partij vr: het verzrgen van de internet mgeving (webhsting) het verzrgen van IT-infrastructuur (.a. IT netwerk) het verzrgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitndigingen. het verwerken en afsluiten van nze bekhuding Met elk van deze partijen (verwerkers) sluit FeBIO een verwerkersvereenkmst maken waarin de ndige waarbrgen vrzien wrden m de beveiliging van uw persnsgegevens te waarbrgen. Verder zullen wij de dr u verstrekte gegevens niet aan derden drgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en tegestaan is. Tevens kunnen wij persnsgegevens delen met derden als u ns hier schriftelijk testemming vr geeft. U heeft het recht deze testemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persnsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. He lang bewaren wij persnlijke gegevens? We huden uw gegevens bij vr de peride die ndig is m de dr u gevraagde dienst crrect af te handelen f zlang het ndzakelijk is m aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te vlden met een maximum van 5 jaar na het einde van het lidmaatschap f zlang de verjaringstermijn van een eventuele vrdering in rechte tegen f vanwege FeBIO dat rechtvaardigt. We bewaren k gegevens m de eigen werking te evalueren en bij te sturen zals de tweejaarlijkse ledenenquête met gegevens ver de delgrepmedewerkers. Deze bevatten data die enkel vr de aanmaak van algemene statistieken gebruikt wrden. Ok die gegevens bewaren we niet langer dan 5 jaar. Deze gegevens wrden waar mgelijk geannimiseerd. Beveiliging van de gegevens Wij hebben passende technische en rganisatrische maatregelen genmen m persnsgegevens van u te beschermen tegen nrechtmatige verwerking, z hebben we bijvrbeeld de vlgende maatregelen genmen: Alle persnen die intern en extern namens FeBIO vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnfrmeerd ver het belang van bescherming van persnsgegevens en zijn gehuden aan geheimhuding daarvan. Dit is pgenmen in de privacybeleidsverklaring vr werknemers en bestuurders van FeBIO. Ok is dit pgenmen in de s en/f vereenkmsten met derdenverwerkers die diensten leveren aan en vr FeBIO. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwrdbeleid p al nze systemen, 3 maandelijks wrden de interne paswrden aangepast We vragen cntactpersnen van lidrganisaties uitdrukkelijk m adviesvragen en dcumenten die daarbij drgestuurd wrden te annimiseren Wij maken back-ups van de bestanden en prgramma s waarin persnsgegevens 5

6 verwerkt wrden m deze te kunnen herstellen bij fysieke f technische incidenten; We testen en evalueren regelmatig nze maatregelen; Wij maken gebruik van beveiligde sftware alsk een beveiligde tegang tt de gegevens die in de clud wrden bewaard. Wij hebben een datalekprcedure, zie verder. Wat zijn uw rechten mtrent uw gegevens? U hebt recht p inzage en recht p crrectie f verwijdering van de persnsgegeven welke wij van u ntvangen hebben, dat kan via nra@febio.be. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persnsgegevens (f een deel hiervan) dr ns. Tussentijdse verwijdering van uw gegevens kan aldus via nra@febio.be. Ok heeft u het recht m de dr u verstrekte gegevens dr ns te laten verdragen aan uzelf f in pdracht van u direct aan een andere verwerkingsverantwrdelijke. Wij kunnen u vragen m u te legitimeren vrdat wij gehr kunnen geven aan vrnemde verzeken. Waar kunt u terecht met klachten? Mcht u een klacht hebben ver de verwerking van uw persnsgegevens dan vragen wij u hierver direct cntact met ns p te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautriteit, dit is de te- zichthudende autriteit p het gebied van privacy bescherming. Welke prcedure hanteert FeBIO in geval bij datalek? Elk incident dat impact kan hebben p de veiligheid van uw data (zals diefstal van een laptp f verlies van een usb-stick) en waarschijnlijk enige vrm van schade kan verrzaken aan de betrkkenen, meldt FeBIO binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautriteit. FeBIO vrziet dan in vlgende prcedure m datalekken z snel mgelijk p te spren, te nderzeken en tijdig te melden aan de Gegevensbeschermingsautriteit: Werknemers en bestuurders van FeBIO wrden via het privacybeleid vr werknemers en bestuurders bewust van de risic s p datalekken. Alsk ver vrbeelden van datalekken. FeBIO vraagt leden-rganisaties en hun cntactpersnen uitdrukkelijk m aan de stafmedewerkers van FeBIO in kader van de adviesverlening van FeBIO geen persnsgegevens ver te maken van andere medewerkers f persnen gelinkt aan haar lidrganisaties, dan diegenen die uitdrukkelijk als cntactpersn vr de dienstverlening van FeBIO pgegeven wrden dr de primaire cntactpersn en/f bestuurder zijn in haar Raad van Bestuur Om dit te vermijden en k m nndige ntvangst van persnlijke gegevens van cntactpersnen en persnen bij leden-rganisatie te beperken, benadrukt FeBIO het belang aan geannimiseerde adviesvragen van leden bij de adviesverlening en vrming van FeBIO. De adviesverlening van FeBIO aan de leden heeft betrekking p verschillende aspecten van inzetten van persneel en medewerkers. FeBIO benadrukt dat het nit ndig is m de persnlijke gegevens te ntvangen van de persn waarver de adviesvraag gaat. Z is het niet ndig m de naam en vrnaam te kennen van een persn dat een rganisatie-lid aanwerft f ntslaat bv.. Maken leden-rganisaties fficiële dcumenten ver f brieven waarp de persnlijke gegevens van die persn staan, dan vraagt FeBIO die dcumenten f brieven te annimiseren. FeBIO benadrukt dit in deze privacyverklaring en via verschillende andere cmmunicatiekanalen. Werknemers van FeBIO zullen leden hier blijvend p wijzen. 6

7 Men zal elk datalek nmiddellijk per mail melden aan de Cördinatr van FeBIO. De cördinatr van FeBIO, meldt het datalek binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautrriteit. De cördinatr FeBIO, rdeelt bvendien ver de ernst van het datalek en rdelen f er sprake is van een hg risic vr de rechten en vrijheden van de betrkkene zdat die zelf p schriftelijk binnen 72 uur p de hgte wrdt gebracht zdat deze de ndige vrzrgsmaatregelen kan nemen. He blijft u p de hgte van wijzigingen aan deze privacyverklaring? FeBIO vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging den we een aankndiging via een nieuwsbericht p nze website. De laatste versie van de privacyverklaring kunt u altijd raadplegen p Slt: bvenstaande privacyverklaring is geïnspireerd p de gdpr-tlbx van en de privacyverklaring van Sciare. Opgesteld p 28/2/