NOTITIE. Griffie PS Besproken in Procedurecommissie d.d. 25 april 2012.

Transcriptie

1 NOTITIE Griffie PS Besproken in Procedurecommissie d.d. 25 april Doel Deze notitie heeft als doel duidelijkheid te verschaffen hoe Provinciale Staten van Gelderland omgaan met geheimhouding. Het grootste deel van deze notitie vloeit voort uit wetgeving en bestaande afspraken. Nieuwe elementen en zaken die extra aandacht zijn: De werkwijze wanneer GS PS collectief geheimhouding opleggen. Dit was tot nu toe niet expliciet in afspraken vastgelegd; De wijze en het moment waarop het onderwerp waarover in beslotenheid moet worden beraadslaagd wordt gedeeld, voordat PS besluiten tot geheimhouding. Hierover bestond onlangs in een commissievergadering onduidelijkheid; Het delen van informatie onder embargo. 2. Wettelijk kader De grondslagen voor het beraadslagen buiten de openbaarheid en het verstrekken van geheime stukken zijn neergelegd in diverse wetten: Artikel 10 Wet openbaarheid bestuur (Wob); Artikelen 23, 24, 25 en 91 Provinciewet; Hoofdstuk 7 en artikel 76 Reglement van Orde; Artikel 5 Gedragscode bestuurlijke integriteit. Deze wetteksten bieden niet in alle voorkomende situaties volledige helderheid. In gevallen waarin twijfel bestaat, moet voorafgaand in de Procedurecommissie worden overlegd. 3. Wanneer kan geheimhouding worden opgelegd Openbaarheid is de norm. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd wanneer er sprake is van één van de gronden genoemd in artikel 10 Wob. Degene die geheimhouding oplegt, zal dus altijd moeten aangeven op welke grond hij een beroep doet en waarom. De opsomming in artikel 10 Wob is uitputtend. Andere redenen voor geheimhouding zijn er niet. Artikel 24 Provinciewet meldt enkele situaties waarin er in geen geval geheimhouding mogelijk is, waaronder het vaststellen en wijzigen van begroting en jaarrekening. Het openbaren van informatie waarvoor geheimhouding is opgelegd is strafbaar. Daarnaast is het lekken ook een schending van de gedragscode bestuurlijke integriteit. Bij een vermoeden van lekken kunnen GS resp. de commissaris hiervan aangifte doen. Na onderzoek kan het Openbaar Ministerie bij voldoende bewijs strafvervolging instellen. 4. Wie kan geheimhouding opleggen en weer opheffen Er zijn diverse situaties bij het opleggen en opheffen van geheimhouding: a) Provinciale Staten leggen geheimhouding op (art. 25, eerste lid Provinciewet); b) Een commissie legt zichzelf geheimhouding op (art. 91, eerste lid Provinciewet); c) Gedeputeerde Staten of de commissaris leggen geheimhouding op met betrekking tot stukken die zij aan Provinciale Staten als collectief verstrekken (art. 25, tweede en derde lid Provinciewet); d) Gedeputeerde Staten of de commissaris leggen geheimhouding op met betrekking tot stukken die zij aan een commissie als collectief verstrekken (art. 91, tweede lid Provinciewet); e) Gedeputeerde Staten of de commissaris leggen geheimhouding op aan één of meer leden van Provinciale Staten met betrekking tot stukken die zij aan hen hebben verstrekt (art. 25, tweede en vierde lid Provinciewet)

2 a) Provinciale Staten leggen zichzelf geheimhouding op Provinciale Staten kunnen geheimhouding opleggen voor de inhoud van stukken en de inhoud van de beraadslaging in een besloten vergadering. De plicht tot geheimhouding geldt totdat PS deze hebben opgeheven. De voorzitter laat de deuren sluiten op het moment dat ten minste één tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend hierom verzoekt óf wanneer de voorzitter dit nodig acht; Aanwezig zijn enkel nog de voorzitter, de leden van Provinciale Staten en de griffier. Overige personen zijn alleen met toestemming van de voorzitter aanwezig; De voorzitter legt de procedure uit en wijst alle aanwezigen op de consequenties van geheimhouding; De voorzitter meldt waarom ten aanzien van het te behandelen onderwerp artikel 10 Wob wordt ingeroepen. De informatie die op dat moment wordt gedeeld valt nog niet onder de geheimhouding, en kan daarom in sommige gevallen slechts zeer globaal worden gegeven; PS beslissen vervolgens of zij met gesloten deuren wensen te vergaderen; Aan het eind van de behandeling wijst de voorzitter de leden nogmaals op de plicht tot geheimhouding en geeft aan tot wanneer de geheimhouding duurt; Wanneer er geen termijn gebonden is aan de duur van de geheimhouding, duurt deze totdat PS de geheimhouding in een volgende, op dat moment nog besloten, vergadering opheffen. Als PS met gesloten deuren vergaderen wordt daarvan een afzonderlijk, niet openbaar, verslag gemaakt. Dit verslag wordt niet verzonden, maar is in te zien bij de griffier. Het verslag wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering. Leden kunnen bij de griffier schriftelijk voorstellen doen voor wijzigingen van het verslag. Mochten er geen voorstellen tot wijzigingen zijn, dan kan het verslag in de openbare vergadering worden vastgesteld. Mochten er wel voorstellen tot wijziging zijn, dan zal het verslag in een besloten vergadering moeten worden vastgesteld. In de praktijk zal het niet zo vaak voorkomen dat het initiatief tot geheimhouding vanuit PS zelf komt. Een voorbeeld is de procedure rond de benoeming van een commissaris van de Koningin. b) Een commissie legt zichzelf geheimhouding op Een commissie kan geheimhouding opleggen voor de inhoud van stukken en de inhoud van de beraadslaging in een besloten vergadering. De wet maakt geen melding van een minimaal aantal leden dat om geheimhouding moet verzoeken. Voor het overige geldt de werkwijze onder a) naar analogie. De plicht tot geheimhouding geldt totdat de commissie deze heeft opgeheven, behalve wanneer het betreffende onderwerp wordt besproken in PS. In dat laatste geval beslissen PS over de opheffing van de geheimhouding. c) GS/CdK leggen PS als collectief geheimhouding op Gedeputeerde Staten of de commissaris kunnen aan PS als collectief geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. Een voorbeeld is een statenvoorstel waarvan de inhoud geheim moet blijven. Dit is echter een voorlopige geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht moet worden bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten. Gebeurt dit niet, dan het is stuk vanaf dat moment openbaar geworden. Bekrachtigen PS de geheimhouding wel, dan geldt deze tot het moment dat Provinciale Staten de geheimhouding hebben opgeheven. GS versturen een stuk via de griffie aan PS. Op dit stuk is duidelijk aangetekend dat er geheimhouding wordt opgelegd en op basis van welke grond uit de Wob dit gebeurt; 2

3 De griffie reikt het geheime stuk uit aan de leden van PS en houdt een registratie bij van diegenen die het hebben ontvangen. Is uitreiken niet mogelijk, dan wordt het stuk verzonden in een dubbele envelop. Na het lezen van een toelichting kan de ontvanger besluiten of hij de gesloten enveloppe wenst te openen en kennis wenst te nemen van de geheime inhoud. Desgewenst kan hij de gesloten enveloppe inleveren bij de griffie. Alle stukken zijn genummerd en de ontvangers zullen deze na afloop van de besloten vergadering weer moeten inleveren bij de griffie; Voor de bespreking van het stuk in de besloten vergadering geldt vervolgens de werkwijze onder a). d) GS/CdK leggen een commissie als collectief geheimhouding op Gedeputeerde Staten, de commissaris of de voorzitter van de commissie kunnen aan een commissie als collectief geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. De werkwijze onder c) geldt naar analogie. In dit geval blijft de geheimhouding in stand totdat diegene die de geheimhouding heeft opgelegd deze ook weer opheft, behalve wanneer het onderwerp wordt besproken in Provinciale Staten. In dat laatste geval beslissen PS over de opheffing van de geheimhouding. e) GS/CdK leggen één of meer leden van PS geheimhouding op Gedeputeerde Staten of de commissaris kunnen aan één of meerdere leden van PS geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. Een voorbeeld is een geheim stuk dat dient als achtergrondinformatie, maar waarvan de inhoud geen onderwerp van bespreking is. Of een geheime voorhangprocedure. De plicht tot geheimhouding blijft in dit geval in stand totdat GS danwel de commissaris de geheimhouding opheffen. Mocht het stuk alsnog worden voorgelegd ter bespreking bij PS, dan kunnen Provinciale Staten beslissen over de opheffing van de geheimhouding, overigens niet nadat hierover in beslotenheid met GS resp. commissaris is overlegd. GS versturen een stuk via de griffie aan PS. Op dit stuk is duidelijk aangetekend dat er geheimhouding zit op de inhoud en op basis van welke grond uit de Wob de geheimhouding wordt opgelegd; De griffie legt het stuk ter inzage in de afgesloten inzagekast bij de griffier; De griffie houdt een registratie bij van diegenen die het stuk hebben ingezien; Wanneer GS resp. commissaris aan de griffie melden dat de geheimhouding is opgeheven, zal de griffie diegenen die kennis hebben genomen van het geheime stuk informeren. In geval GS buiten de griffie om geheime stukken verstrekken, zullen zij uiteraard zelf moeten zorgdragen voor een correcte werkwijze. 5. Informatie onder embargo, geen artikel 10 Wob Soms is er een situatie waarin GS informatie willen delen met (leden van) PS en/of een commissie, waarvan zij vinden dat deze informatie (tijdelijk) binnenskamers moet blijven maar waarvoor zij artikel 10 Wob niet kunnen inroepen. In dat geval kunnen GS hooguit een beroep doen de bereidheid om de informatie niet naar buiten te brengen. Maar de afweging om de informatie al dan niet in de openbaarheid te brengen ligt dan bij het Staten- of commissielid. Hij of zij is hierop door GS niet aanspreekbaar, laat staan te vervolgen. Het is aan GS om een calculatie te maken van het risico dat de informatie toch niet binnenskamers blijft en van de gevolgen die dit kan hebben. De voorzitter laat de deuren sluiten; 3

4 Aanwezig zijn enkel nog de voorzitter, de leden van Provinciale Staten en de griffier. Overige personen zijn alleen met toestemming van de voorzitter aanwezig; De voorzitter wijst erop dat GS informatie onder embargo verstrekken en dat er daarbij geen sprake is van de plicht tot geheimhouding, alleen van een beroep op de aanwezigen om de informatie binnenskamers te houden; GS verstrekken de informatie; Van deze besloten vergadering maakt de griffie een niet openbaar verslag. Ook hier geldt overigens dat het verstrekken van informatie onder embargo en het houden van vertrouwelijke bijeenkomsten tot een minimum moeten worden beperkt. 6. Informatie die altijd geheim blijft Los van de procedures rond het opleggen en opheffen van geheimhouding kan er op grond van artikel 10, eerste lid Wob sprake zijn van informatie die toch niet in de openbaarheid mag komen. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de provincie zijn verstrekt of persoonsgegevens. De plicht tot geheimhouding van deze informatie kan dus niet worden opgeheven. 7. Fractievolgers Uiteraard geldt bovenstaande ook voor een fractievolger uit hoofde van zijn of haar lidmaatschap van een commissie. 4

5 Bijlage: relevante wetteksten Wet openbaarheid bestuur (Wob) Artikel Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3. Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. 4. Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. 5. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 6. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie. 7. Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 8. Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu. Provinciewet Artikel De vergadering van provinciale staten wordt in het openbaar gehouden. 2. De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. 5

6 3. Provinciale staten beslissen vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij provinciale staten anders beslissen. 5. Provinciale staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Provinciale staten laten openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Artikel 24 In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over: a. de toelating van nieuw benoemde leden; b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening; c. de invoering, wijziging en afschaffing van provinciale belastingen; en d. de benoeming en het ontslag van gedeputeerden. Artikel Provinciale staten kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan provinciale staten worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan provinciale staten of aan leden van provinciale staten overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan provinciale staten overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door provinciale staten in hun eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. 4. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van provinciale staten overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan provinciale staten is voorgelegd, totdat provinciale staten haar opheffen. Provinciale staten kunnen deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. Artikel Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De 6

7 geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel provinciale staten haar opheffen. 3. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot provinciale staten heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen Reglement van Orde Hoofdstuk 7 Artikel 47 Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet in strijd zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 50 Indien Provinciale Staten op grond van artikel 25, vierde lid, van de Provinciewet voornemens zijn de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Hoofdstuk 9 Artikel 76 De bepalingen in hoofdstuk 7 van dit reglement zijn van overeenkomstige toepassing. Gedragscode bestuurlijke integriteit staten- en commissieleden Artikel 5 1. Een lid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn staten- of commissielidmaatschap beschikt. Hij verstrekt geen op grond van de wet geheime informatie. 2. Een lid maakt niet ten eigen bate of voor zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van uitsluitend in de uitoefening van de functie verkregen informatie. 7