Learning & Develpment Awards 2015 Cmpetentiemanagement als gezelschapsspel
Vrstelling van de rganisatie en cntactgegevens Zrgbedrijf Antwerpen, vereniging naar Publiek recht. Lange Gasthuisstraat 39, 2000 Antwerpen. Cntactgegevens : Ann D Havé, ann.dhave@zrgbedrijf.antwerpen.be, 03/334 38 60, 0475/33 98 29. Zrgbedrijf Antwerpen (hierna afgekrt tt ZBA) biedt een ruime waaier aan wn-zrgdiensten vr de Antwerpse seniren en verleent bijstand aan kinderen, jngeren en het gezin in meilijke pvedingssituaties. Het is een verzelfstandiging vanuit het OCMW Antwerpen. Hierdr erfde ZBA k een ude arbeidscultuur die vlledig met wrden mgevrmd. ZBA telt 43 dienstencentra, 2.600 serviceflats en 18 wnzrgcentra verspreid ver heel de stad. Tevens bieden wij een gamma thuisdiensten aan zals petshulp met dienstencheques, thuiszrg en thuisverpleging. Daarnaast heeft Zrgbedrijf Antwerpen 5 Centra vr kinderzrg en gezinsndersteuning en twee instellingen vr bijzndere jeugdzrg. In ttaal gaat het m een 100-tal lcaties verspreid ver de Stad Antwerpen en haar districten. Onze missie : We vullen de ntbrekende schakel(s) in zdat iedereen, aan een betaalbare prijs, de kans krijgt m cmfrtabel uder te wrden. We den dit vanuit de vlgende visie : Iedereen in nze stad, k de hulpbehevende, heeft het recht m cmfrtabel te leven. Daarm bieden we aan huis en in de wijk f buurt alle diensten aan die een mens ndig heeft m z aangenaam mgelijk zelfstandig te kunnen leven. Met cmpetent en gemtiveerd persneel, met een aanbd dat kwaliteit en vernieuwing vrpstelt en met een heldere prijzenplitiek, streven we altijd naar diensten die het leven van nze klanten kwaliteitsvl maken en die ns bedrijf financieel geznd huden. ZBA kan rekenen p 3608 werknemers (dd. 30/06/2014). Van het ttale aantal medewerkers werkt 70% rechtstreeks in de zrg en werken dus met de bewners en hulpbehevenden. Inzake pleidingsniveau zijn 1347 medewerkers niet f laaggeschld, 1607 medewerkers bezitten een middelbaar diplma, slechts 694 medewerkers hebben een diplma hger nderwijs bachelr f universitair. 33% van de medewerkers is uder dan 50 jaar. Het is binnen dit persneelskader dat het prject cmpetentiemanagement werd pgezet.. Learning & develpment is binnen ZBA ingebed in de afdeling Lpbaanbeleid en Ontwikkeling (LB&O). LB&O maakt deel uit van het HR departement, die rnd de vlgende thema s haar visie en missie heeft uitgewerkt: talentgerichte inzet van medewerkers effectief ndernemerschap en passie een innverende werkmgeving inspirerend leiderschap respect en waardering vr elkaars
LB&O staat vr het implementeren van een talentbeleid waarbij de nadruk ligt p het creëren van de rganisatrische beleidscntext m alle medewerkers in hun lpbaan te ndersteunen en te ntwikkelen en dit vanuit de vlgende visie : Talentbeleid is het verbinden van één f meerdere individuele begaafdheden en de passie deze in te zetten, rekening hudend met hun niveau en beperkingen, gedurende een bepaalde peride, m tegemet te kmen aan nden en verwachtingen van individu en rganisatie, met als del zwel individu als rganisatie blijvend te ntwikkelen binnen een veranderende cntext. Dit betekent dat ZBA zich als werkgever verantwrdelijk acht vr de blijvende inzetbaarheid van haar medewerkers, niet enkel binnen het eigen bedrijf maar k binnen de ruimere arbeidsmarkt. Via nder meer lpbaancaching kunnen medewerkers p zek naar hun talenten, zelfinzicht en ntwikkelingspprtuniteiten die zich k buiten ZBA kunnen situeren. Wij willen nze medewerkers immers emplyable huden, k als deze emplyability niet direct tt een functie binnen het eigen bedrijf situeert. Drdat L&D ingebed is in een afdeling die vrnamelijk werkt rnd deze inzetbaarheid en het vlledige lpbaanbeleid vr haar rekening neemt, blijft L&D niet beperkt tt het rganiseren van pleidingen. L&D maakt integraal deel uit van de HR strategie. Vrstelling van het traject Vrafgaandelijke Infrmatieverzameling ver de situatie as is Vanaf de vergang van OCMW-Antwerpen naar Zrgbedrijf Antwerpen zijn er heel wat aspecten verandert, alsk binnen HR. ZBA wilde een nieuw begin maken dr ndermeer het cmpetentiemanagement van OCMW-Antwerpen niet ver te nemen. Dat was immers een samenvegsel van de cmpetenties van OCMW-Antwerpen met deze van de Stad Antwerpen waardr er per functie meer dan 20 cmpetenties werden pgelijst die uiteraard niet langer afgestemd waren p de missie van ZBA. We hebben er bewust vr gekzen m het aantal cmpetenties per functie te beperken m het behapbaar te huden en ruimte te laten vr talenten van medewerkers. Die ruimte vr talenten is zeer belangrijk mdat dit nu net de unieke bijdrage van een medewerker is aan de rganisatie. Cmpetentiemanagement met de rde draad zijn binnen HR en zijn prcessen. De uitdaging bestnd er in dit geen abstracte materie te laten blijven maar k effectief te vertalen naar nze medewerkers zdat het vr nze medewerkers duidelijk is wat er te den staat als hij/zij met zijn/haar lpbaan aan de slag wil en dit binnen alle HR prcessen. Dit betekent het creëren van een unifrme taal binnen ZBA en zijn diverse delgrepen. Een unifrme taal aanleren aan medewerkers is niet altijd vanzelfsprekend dus mesten we p zek naar een laagdrempelige, maar gerichte manier van kennisverdracht. Opstartredenen De vergang naar ZBA brengt een mix van ude en nieuwe aspecten met zich mee en dr cmpetenties te gebruiken en te implementeren brengen we binnen HR een rde draad aan in al nze prcessen. Deze gemeenschappelijke taal biedt een betere samenhang tussen de HRprcessen en zijn de schakels tussen de diensten en prcessen k duidelijker vr nze medewerkers.
Delgrep en bereik De delgrep van dit prject zijn alle medewerkers van ZBA. Dit willen zeggen ngeacht het niveau en de rl in de rganisatie (zrgprfielen, ndersteunende prfielen, directies, leidinggevenden,..). Hierdr met de aanpak en uitrl van het prject afgestemd zijn p alle niveaus en alle functies binnen het bedrijf. Met de breedte en variatie van de delgrep is in de ntwerpfase al rekening gehuden. Dit maakt dat we p een unifrme manier, maar tch functiegericht tewerk kunnen gaan in nze implementatie. In de delgrep zitten vele laag- f niet geschlde medewerkers dus de cmmunicatie en kennisverdracht met k vr hen duidelijk zijn. Dr middel van het cmpetentiespel is de wijze van kennisverdracht aangenaam vr ieder niveau binnen de rganisatie en wrden thema s bespreekbaar gemaakt p een meer ludieke manier. De leidinggevende fungeert hier als spelleider en heeft een meer drgedreven pleiding gehad ver cmpetenties. Op die manier kan hij/zij meteen antwrd bieden p bedenkingen f vragen die uit de teams kmen die het spel spelen. Afstemming met het strategisch beleid en/f HR beleid. Dit leerprject heeft een rechtstreekse link naar de missie van ZBA in zijn geheel met cmpetent en gemtiveerd persneel en HR/LB&O in het bijznder talentgerichte inzet van medewerkers. Cmpetenties vrmen nu de rde draad drheen nze HR-prcessen en zijn een kapstk vr nze medewerkers als ze gericht willen ntwikkelen binnen ZBA. Dit was al langer het geval achter de schermen, maar sinds dit jaar zijn cmpetenties meer transparant naar de rganisatie te. De vrbereidingen binnen HR zijn getrffen vrdat het expliciet p de vrgrnd kwam.
Cncrete aanpak van het prject Opzetten van de werkgrep cmpetentiemanagement De werkgrep cmpetentiemanagement bestnd uit vrijwilligers vanuit alle lagen en schakels van ZBA. Er werden in enkele vrzieningen en diensten pilttrajecten pgezet waarbij vlgende aspecten aan bd kwamen : Wat zijn belangrijke aspecten van zrgfuncties, niet-zrgfuncties, directieleden, Uit de trajecten zijn uiteindelijk 17 verschillende cmpetenties gekzen als DE cmpetenties vr ZBA. We hebben er bewust vr gekzen m het aantal cmpetenties per functie te beperken tt 9 zdat het behapbaar blijft en er k ruimte kan zijn vr talenten van medewerkers. Dit betekent dat een medewerker van ZBA (ngeacht welke functie) slechts 9 van de 17 cmpetenties aan zijn/haar functie gekppeld krijgt. De cmpetenties zijn pgedeeld in een aantal subcategrieën m te bepalen wie welke cmpetenties krijgt. Dit betekent k dat als een medewerker gedurende zijn lpbaan bij ZBA andere functies zal uitefenen hij/zij k ander cmpetenties zal meten beheersen en/f aanleren. We spreken hier van Kerncmpetenties die vr iedere medewerkers van tepassing zijn ngeacht de functie f plaats van tewerkstelling. Daarna kijken we naar de rl die een medewerker uitefent binnen ZBA. Is hij/zij een expert, een leidinggevende f een prject leid(st)er? Naarmate de uitkmst krijgt de medewerker Rlcmpetenties tegewezen. Als laatste kijken we dan naar de functie-specifieke cmpetenties die aangeven f iemand in wel f niet in de zrg staat f een lid is van de directie.
Opzetten en uitrl van een traject - implementatie In eerste instantie is ervr gezrgd dat cmpetenties de rde draad vrmen drheen nze HRprcessen. Hewel vr HR-medewerkers de term cmpetenties bekend zijn, was het k vr hen een aanpassing m met deze nieuwe cmpetenties te werken. Om die reden is er achter de schermen eerst alles in gereedheid gebracht m nze HR-medewerkers ged vr te bereiden p de ndersteuning en begeleiding ervan. De deadline m cmpetentiemanagement transparant te maken naar de rganisatie lag p 1 januari 2014. Hewel de input vr de ZBA-cmpetenties mede van de werkvler is gekmen, hebben we ervr gekzen m eerste de eerstelijnsleidinggevenden grndig p te leiden en nder te dmpelen in deze nieuwe materie. Aanvullend aan de pleidingen kregen zij een cmpetentiewrdenbek dat p maat van ZBA geschreven is. Hierdr waren ze niet alleen pgeleid, maar knden ze waar en wanneer ze wilden en het ndig bleek de materie terug vastpakken en gebruiken. Cmmunicatie De cmmunicatie gebeurde zrgbedrijfbreed via verschillende kanalen en werd afgestemd p de stakehlders (directie, vakbnden, leidinggevenden en medewerkers): Inf via Zrgbreed (een brief die maandelijks met de lnfiches wrdt meegestuurd) Inf via intranet Via pleidingen vr ALLE leidinggevenden Cmpetentiewrdenbek, cmpetentiebrchures, cmpetentiespel Inf via gezamelijke verlegrganen (vrnamelijk managers en directie) Via radshw (telichting dr directie aan alle medewerkers van ZBA) Mndelinge prmtie dr de HR Partners Na de pleidingen en cmmunicatie was er ng 1 zeer belangrijk aspect het laten leven in de rganisatie. Een cmpetentiespel : Meer dan Bing 1. Waarm een spel? Bij het implementeren van de nieuwe cmpetenties binnen ZBA is er in eerste instantie rekening gehuden met de verschillende delgrepen. De verscheidenheid is dermate hg dat 1 aanpak niet vldende zu zijn vr het gehele ZBA. Naast het cmpetentiewrdenbek is er daarm k ng gekzen vr de cmpetentiebrchures (beknpte en gerichte inf vr medewerkers) en een spel. Het spel is bedeld m p een leuke, ludieke en vral laagdrempelige manier de materie kenbaar te maken aan de rganisatie.
Naast het laagdrempelige aspect mesten we zeken naar een manier m efficiënt en effectief te werkt te gaan als we meer dan 3000 medewerkers p een kwalitatief gede manier wilden bereiken. Om die reden mest de pleiding gemakkelijk en flexibel te te passen zijn m de werkvler. 2. Het tt stand kmen van Vr de medewerkers van ZBA hebben we gebruik gemaakt van gamificatin als didactische werkvrm. De methde mest laagdrempelig, eenvudig, maar zeker k efficiënt en flexibel te te passen zijn. Vr de pmaak hiervan hebben we gewerkt met een externe cnsultant die veel ervaring hadden in gamificatin. Dit betekent k dat het beleid hier 100% achterstnd en hier k budget vr vrijgemaakt heeft. De beginsituatie was de vlgende : de delgrep weten niet wat cmpetenties zijn en welke cmpetenties binnen ZBA gehanteerd wrden. Het del van het cmpetentiespel was zeer belangrijk en tnt k meteen de laagdrempeligheid. Het del was : medewerkers te laten KENNISMAKEN met de cmpetenties van ZBA en meer specifiek HUN cmpetenties. Na die analyse knden we aan de slag met een universele spelvrm te kiezen gezien de diversiteit die in nze rganisatie aanwezig is. Om die reden hebben we gekzen vr een srt van kwartet. 3. He werkt het? Bij Meer dan bing wint de speler die als eerste zijn spelrster vl heeft met de juiste cmpetentiekaarten. Dit spel is geschikt vr iedere medewerker en is gemaakt m dr leidinggevenden te spelen met hun medewerkers, bijvrbeeld tijdens een verlegmment. Het spel is ntwikkeld p niveau van elke werknemer. Het aantal spelers is minimum twee tt maximum zes per speelds en duurt van 30 tt 45 minuten (als je met zes speelt). Een uur met nabespreking erbij. Je kan spelen tt een speler zijn spelrster vl heeft f p vrhand afspreken he lang er zal wrden gespeeld. 1. Het persnage met de grtste schenmaat begint. Speel daarna verder met de wijzers van de klk mee. 2. Ben je aan de beurt, dan heb je twee mgelijkheden:
a. Je legt één f meer cmpetentiekaarten p je spelrster. Zeg k welke cmpetentie(s) je aflegt en waarm je denkt dat juw persnage ze ndig heeft. Neem evenveel kaarten van de stapel als je hebt afgelegd. OF b. Je neemt een actiekaart als je geen cmpetentiekaart kan afleggen. Lees de actiekaart vr en de wat p de kaart staat. Leg daarna de kaart pnieuw nderaan de stapel. 3. Een jkerkaart biedt deze vrdelen: a. Je mag een jkerkaart p gelijk welke cmpetentie van juw spelrster leggen. b. Je kan een jkerkaart die al p het spelrster van een medespeler ligt, ruilen vr een cmpetentiekaart die jij in de hand hebt. De vrwaarde is wel dat juw kaart vereenkmt met de cmpetentie die nder de jkerkaart schuilt. De jker die je p deze manier ververt, met je meteen p je eigen spelbrd gebruiken. 4. Het spel stpt als een speler een vl spelrster heeft (f als de afgesprken tijd vrbij is). Alle andere spelers mgen hun cmpetentiekaarten ng p het prfiel plaatsen. Zwel het cmpetentiewrdenbek, als de cmpetentiebrchures alsk het cmpetentiespel zijn z pgebuwd dat hier geen verdere ndersteuning ndzakelijk is. Wel hebben we steeds aangebden extra infrmatie te geven, f extra ndersteuning te bieden, p maat, vr zij die dit wensen. Omwille van de grtte van ZBA, zwel p gebied van persneelsleden alsk de verspreiding van nze 101 lcaties, is ervr gekzen de vraag naar ndersteuning p maat rganisch te laten greien. 5. Tepassingen In de eerste plaats is het del geweest medewerkers te laten kennismaken met cmpetenties. Medewerkers meten in eerste instantie ermee vertruwd geraken vraleer ze ermee aan de slag kunnen. Dit is dus een eerste stap in het (lang) prces van cultuurverandering. De cultuur van een rganisatie kan van bvenaf bepaald wrden, maar de verandering is er pas wanneer deze zich uit in het gedrag van al haar medewerkers. Dr deze kennismaking kan een leidinggevende zijn/haar team vrbereiden p de wijzigingen in a waarderingencriteria. De leidinggevende kan het spel gebruiken als tl m de nieuwe cmpetenties bespreekbaar te maken in en met zijn/haar team. Het biedt handvaten m gerichte inf te geven.
6. Vrlpig resultaat Medewerkers leren kennis maken met de cmpetenties p een aangename en laagdrempelige manier waardr de kennisverdracht als aangenaam wrdt ervaren en hierrnd van in het begin een meer psitieve en cnstructieve sfeer heerst. Medewerkers kiezen gericht welke pleiding te ze vlgen in functie van hun jb f persnlijke interesse en weten daarbij duidelijk welke cmpetentie ze daarbij ntwikkelen. Medewerkers wrden geselecteerd p de cmpetenties die binnen de functie van belang zijn. De nieuwe medewerkers krijgen bij aanvang van hun sllicitatie dus k al een duidelijk zicht p wat van hun verwacht wrdt. Medewerkers wrden p hun cmpetenties gewaardeerd en kunnen ntwikkeldelstellingen pmaken ifv hun cmpetenties. Medewerkers maken gebruik van hun cmpetentiebrchure m a hun waardering vr te bereiden. Persnlijke ntwikkelplannen wrden pgesteld met herkenbare en gerichte cmpetenties. Drgreitrajecten wrden gestuurd dr eigen talenten en gerichte cmpetenties 7. Feedback p het spel Ik vind het een zeer aangename manier m met cmpetenties aan de slag te gaan en m het thema levend te maken (teamcach Thuiszrg) Het is niet altijd evident vr medewerkers (vaak de laaggeschlden) m het begrip cmpetenties te begrijpen. De rl van de leidinggevende hierin is zeer belangrijk m bepaalde zaken te kunnen kaderen. Deze feedback kadert k meteen waarm eerst de leidinggevenden zijn pgeleid in deze thematiek vraleer het verder uit te rllen in de rganisatie. Zinvl m de cmpetenties vanuit verschillende perspectieven te bekijken. 8. De tekmst he nu verder? Het spel is een srt van basisspel dat we in de tekmst verder gaan uitbuwen dmv extra kaart, andere instructies, m z k medewerkers p een laagdrempelige manier te leren cmpetenties gericht te ntwikkelen, zichzelf gaan te evalueren (waardering), Op die manier willen we k rganisatrisch gezien efficiënt mspringen met nze middelen en deze ver een langer termijn inzetten. Nu het binnen ZBA is uitgerld vlgen we dit verder p dmv evaluaties en ndersteuning p maat.
Evaluaties Bij het spelen van het spel wrdt gestimuleerd een evaluatie in te vullen. Op die manier trachten we een cntinue instrm van feedback te krijgen. Hierdr hebben we tegelijkertijd zicht p heveel het spel gebruikt wrdt. Ondersteuning p maat Dr een duidelijke cmmunicatie vraf is de weg naar nze dienst geëffend vr vragen en pmerkingen. Als er vragen kmen ivm cmpetentiemanagement f het cmpetentiespel gaan we na he we de beste hulp kunnen bieden. Dit gaat van het (pnieuw) aanreiken van tls die zijn pgemaakt tt het langsgaan bij de betreffende vraagsteller en hier zeer gericht en cncreet antwrdt beiden f gestelde vragen. In smmige gevallen wrdt het spel begeleidt dr een HR-Partner m z de leidinggevende te ndersteunen in het werken met cmpetenties en het kaderen ervan vr zijn/haar medewerkers. 9. Randvrwaarden Alle persneelsleden van een wnzrgcentrum meten via het Vlaams wnzrgdecreet minimum 20 uur pleiding per twee jaar vlgen. Omwille van cntinue persneelstekrten is dit niet altijd evident. Het spelen van het spel werd dan k beschuwd als een uur vrming vr nze medewerkers. Het is een kennismaking met de cmpetenties en past in hun pleiding, bewustwrding rnd cmpetenties. Een belangrijke bezrgdheid vanuit de zrgmedewerkers is het krijgen en hebben van tijd en ruimte m nieuwe dingen aan te leren en hiermee te werken. Het implementeren van nieuwe ntwikkelrichtlijnen, waarderingscriteria, vragen energie en tijd m gewn te wrden. efficiënt en gericht te werk gaan is dus de bdschap, maar daarnaast is het cruciaal dat de directie dit steunt en de tijd en ruimte geeft m medewerkers hierin te laten trainen. Dmv het spel is er getracht dit p een efficiënte en flexibele manier te verwezenlijken. Vele van nze medewerkers zijn laag- f niet geschld en dus is het belangrijk dat bij de implementatie rekening wrdt gehuden met verschillende pleidingsniveaus in de rganisatie. Vernieuwend? Dit vrgestelde prject is heel vernieuwend vr nze rganisatie mwille van vlgende redenen : In de ude OCMW bedrijfscultuur beslisten de leidinggevenden vr hun medewerkers. ZBA wil echter dat medewerkers zelf de verantwrdelijkheid vr hun lpbaan in handen nemen.
Om die reden zijn de medewerkers vanaf het begin betrkken bij WELKE cmpetenties binnen ZBA belangrijk zijn en WAT deze cmpetenties inhuden. De input vr de cmpetenties is mede van de medewerkers zelf gekmen. Dr de medewerkers aan te spreken p hun kennis, verantwrdelijkheid en vaardigheden, wrden zij erkend in hun kunnen en stijgt de betrkkenheid. Cmpetenties zitten verweven in alle HR-prcessen zdat leidinggevenden en medewerkers hier cntinu mee gecnfrnteerd wrden en de bruikbaarheid van cmpetenties zichtbaar is. Hierdr wrdt de waarm duidelijk vr nze delgrep. De ndersteuning bij de implementatie is p maat van de delgrepen gemaakt. Vr IEDERE leidinggevende is er pleiding gegeven en een cmpetentiewrdenbek gemaakt met ALLE inf ver nze cmpetenties. Vr de medewerkers is er een cmpetentiebrchure gemaakt met cncrete inf ver hun cmpetentieprfiel. Dit p maat van hun specifieke functie. Vr alle medewerkers van ZBA (leidinggevenden en hun medewerkers) is er een cmpetentiespel gemaakt m medewerkers te leren kennismaken met cmpetenties. Dit spel is tepasselijk vr ieder niveau binnen de rganisatie. Dit zrgt vr een laagdrempelige aanpak naar de medewerkers te. Gamificatin is een relatief nieuwe pleidingsmethde, maar zeker een effectieve en efficiënte. Dr die spel kunnen we gerichter en flexibeler pleiden drdat het z is pgebuwd dat iedereen het kan spelen znder een extra telichting. De handleiding wijst zichzelf uit en dat maakt het vr een leidinggevende eenvudig m met zijn team aan de slag te gaan als hij het wil hebben ver cmpetenties. Transfer naar andere bedrijven en situaties. Cmpetentiemanagement is niet nieuw, maar de aanpak kan p vele plaatsen zeer verschillend zijn. We kunnen hier als ZBA ng grte stappen zetten, maar de basis en pbuw is zeker iets wat we kunnen meegeven aan andere rganisaties en kan daarm zeker getransfereerd wrden. Het gaat hier ver een rde draad drheen heel wat prcessen. Hiervr zijn meerdere aspecten belangrijk m zwel de leidinggevende als de medewerker hierin te ndersteunen: Medewerkers bewust maken van hun eigen capaciteit en talent Medewerkers mee verantwrdelijk maken Meewerken aan de switch inzake bedrijfscultuur Ondersteuning p maat In de vrm van tls die aangereikt wrden
In de vrm van timing wanneer je ndersteuning biedt (p de mment dat het ndig is en niet een half jaar vraf)