Oproep tot kandidatuurstelling

Transcriptie

1 Oprep tt kandidatuurstelling Overheidspdracht met betrekking tt de implementatie van een dcument management systeem (DMS) Onderhandelingsprcedure met vrafgaande bekendmaking BXL systeem (DMS) 1/13

2 1. VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT 1.1. Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze verheidspdracht is de Belgische Technische Cöperatie, naamlze venntschap van publiek recht met sciaal gmerk, met maatschappelijke zetel in de Hgstraat 147, 1000 Brussel (ndernemingsnummer , RPR Brussel). In tepassing van de wet van 21 december 1998 tt prichting van de Belgische Technische Cöperatie, heeft BTC de exclusieve bevegdheid inzake de tenuitverlegging, binnen f buiten het grndgebied van België, van taken van penbare dienst p het vlak van de directe bilaterale ntwikkelingssamenwerking met de partnerlanden. Op verzek van instellingen van penbaar nut kan BTC bvendien k andere pdrachten inzake ntwikkelingssamenwerking uitveren en eigen acties ntwikkelen die bijdragen tt de realisatie van zijn delstellingen. BTC stelt zijn middelen en zijn expertise ter beschikking m de armede in de wereld uit te reien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internatinale gemeenschap en wil een samenleving tt stand brengen die de huidige en tekmstige generaties alle mgelijkheden biedt m te buwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De medewerkers in Brussel en in het buitenland vertlken het engagement van de Belgische staat en van andere ntwikkelingspartners vr internatinale slidariteit. Enkele kerncijfers : 200 ntwikkelingsprjecten en -prgramma s in 18 partnerlanden (Algerije, Benin, Blivia, Burundi, DR Cng, Ecuadr, Mali, Markk, Mzambique, Niger, Palestina, Peru, Rwanda, Senegal, Tanzania, Uganda, Vietnam en Zuid-Afrika) medewerkers, waarvan 175 medewerkers p het hfdkantr in Brussel 250 expats in de landenkantren en de interventies Meer dan 800 natinale medewerkers in de landenkantren en de interventies 235 miljen EUR mzet 56% van de activiteiten uitgeverd in fragiele staten 54% van de bestedingen in Centraal-Afrika Meer infrmatie ver BTC is te vinden p de website systeem (DMS) 2/13

3 1.2 Vrwerp van de pdracht De pdracht betreft de implementatie van een dcument management systeem (DMS) vr de gehele rganisatie (hfdkantr, landenkantren en interventies). Op functineel vlak met de DMS de BTC medewerkers in staat stellen m : Dcumenten te beheren van creatie f ntvangst tt archivering, met autmatisch versiebeheer Dcumenten te klasseren aan de hand van een gedefinieerde bmstructuur, metagegevens aan dcumenten te te vegen (autmatisch f dr de gebruiker zelf) en tags f sleutelwrden aan dcumenten te kppelen Dcumenten te visualiseren Templates te creëren (bv. frmulieren, brieven, etc.) Dcumenten te valideren aan de hand van geautmatiseerde wrkflws De juiste infrmatie snel terug te vinden aan de hand van zekpdrachten p basis van metagegevens, tags en/f sleutelwrden, waarbij k gezcht kan wrden in de inhud van het dcument Bepaalde dcumenten ffline te cnsulteren, bij te werken en te synchrniseren wanneer er pnieuw een internetcnnectie beschikbaar is (cf. 1.4 Technische mgeving) Het delen van dcumenten en samenwerking te faciliteren, dr middel van Bepaalde dcumenten f cntent te kunnen delen in een ruimte die specifiek is vr een bepaalde grep (bv. per land, interventie, expertisedmein, ), samengesteld uit interne medewerkers met in smmige gevallen k externe persnen (bv. pdrachtgevers, partnerrganisaties). Feedback p dcumenten Discussiefra Het DMS met een bestaande plssing zijn waarvan de standaardfunctinaliteiten beantwrden aan bvenstaande delstellingen, geen ntwikkeling p maat. Op technisch vlak met het DMS, m redenen van veiligheid en privacy, de ndige penheid, tegang en inzage in de werking van de sftware gegarandeerd wrden, zdat BTC de sftware p ieder niveau kan (laten) cntrleren. Omwille van deze vereiste, maar k mwille van de grtere mate van flexibiliteit en de mgelijkheden tt hergebruik, heeft BTC een vrkeur vr plssingen die gebaseerd zijn p pen surce technlgie. Bvendien met het DMS CMIS versie 1.1 ndersteunen, de pen standaard vr interperabiliteit vr cntent management. Dit is een ndzakelijke vrwaarde m een effectieve en efficiënte systeem (DMS) 3/13

4 integratie in de huidige en tekmstige applicatie-architectuur en technische architectuur te kunnen garanderen, aangezien het DMS verbnden zal wrden met een aantal databanken, sites en applicaties die p pen standaarden en pen surce technlgieën gebaseerd zijn (Drupal, MySQL, etc.), en m ptimaal gebruik te kunnen maken van intern aanwezige cmpetenties in het pzetten van deze verbindingen. De installatie van het DMS zal n-premise plaatsvinden p de centrale virtuele infrastructuur van BTC. De eindgebruikers zullen via web brwser tegang krijgen tt het systeem, de authentificatie van interne gebruikers met via de centrale OpenLDAP server pgezet wrden. Zals hierbven vermeld met het wel mgelijk zijn m bepaalde cntent ffline beschikbaar te stellen (bv. de dcumenten die betrekking hebben p een specifieke interventie) en te synchrniseren. Het beheer van rechten in het DMS gebeurt aan de hand van rllen, die aan een gebruiker f een grep gebruikers kunnen wrden tegekend. De functinele en technische specificaties zullen verder in detail beschreven wrden in het bestek. 1.3 Psten De pdracht is nderverdeeld in 3 psten, die 3 fasen vertegenwrdigen : Pst 1 : Prf Of Cncept Pst 2 : Ingebruikname Pst 3 : Onderhud De uitvering van psten 2 en 3 kan enkel plaatsvinden p vrwaarde dat pst 1 met succes gerealiseerd werd. Indien dit niet het geval is, kan BTC de verdere uitvering van de pdracht stpzetten, waarbij de pdrachtnemer geen enkele tegemetkming kan eisen. De gunning van de pdracht wrdt vrzien vr ktber 2015 (indicatieve planning). In dat geval start de uitvering van pst 1 in nvember Pst 1 Prf Of Cncept De eerste fase betreft een Prf f Cncept waarbij de basiswerking van de plssing wrdt pgezet vr een beperkt aantal gebruikers en met een beperkte functinele scpe. De Prf Of Cncept heeft de vlgende delstellingen : Kennismaken met de plssing Bevestigen dat de plssing in de praktijk beantwrdt aan de nden en de delstellingen Interesse en betrkkenheid creëren binnen de rganisatie Interne medewerkers pleiden m de verdere uitrl p te nemen (functineel en technisch) systeem (DMS) 4/13

5 Lessen trekken vr de algemene rll-ut Pst 2 Ingebruikname De tweede fase betreft de ingebruikname van het DMS. Deze fase mvat de pzet van het systeem in prductie mgeving en de kppeling met OpenLDAP (zie 1.4 Technische mgeving). Het prjectbeheer, de uitrl, de pleiding van eindgebruikers en het change management wrden dr het interne BTC team pgenmen. De pdrachtnemer kan evenwel gevraagd wrden m een bijdrage hieraan te leveren Pst 3 Onderhud De derde pst betreft het evlutieve en crrectieve nderhud van het DMS na ingebruikname. 1.4 Technische mgeving Het DMS wrdt geïnstalleerd p de centrale virtuele infrastructuur van BTC die in een data center van Smals gelkaliseerd is. Het DMS met via het internet tegankelijk zijn vr alle medewerkers en vr een aantal externe persnen. Hierbij is het belangrijk te nteren dat de internetverbindingen p het terrein ver het algemeen van mindere kwaliteit zijn, zwel p het vlak van bandbreedte als p het vlak van beschikbaarheid. Het gebruik van het DMS met mgelijk zijn via een internetcnnectie met gegarandeerde bandbreedte van maximaal 256 kilbits per secnde (kbps) in uplad en 512 kbps in dwnlad. Deze limieten zijn geldig per lcatie, niet per gebruiker, en deze bandbreedte wrdt gedeeld met andere applicaties. Rekening hudend met deze cntext meten een perfrmant gebruik van het systeem (DMS) 5/13

6 DMS k p het terrein mgelijk zijn. De belangrijkste databanken, sites en applicaties die met het DMS zullen interageren, zijn de vlgende : PIT : centrale database vr de prjectgegevens en de pvlgingsdcumenten, een PHP MySQL applicatie p basis van het Zend framewrk (interne ntwikkeling) Websites en intranet zijn p Drupal gebaseerd (interne ntwikkeling) BIS (Btc Infrmatin System), een centrale MySQL data warehuse met daarin referentie tabellen vr prjectdata, BTC medewerkers, financiële data, etc. De authentificatie verlpt zveel mgelijk via de centrale OpenLDAP server die gekppeld is aan BIS. De pdrachtnemer is enkel verantwrdelijk vr de pzet van de kppeling met OpenLDAP. De andere cnnecties zullen dr BTC wrden pgezet, eventueel zal een bijdrage van de pdrachtnemer gevraagd wrden indien ndig. Andere applicaties die mmenteel gebruikt wrden m samenwerking te faciliteren, zijn de vlgende : Mail en kalender (huidige situatie, mgelijk vervangen in de nabije tekmst) : Hfdkantr : IBM Dmin 9.0.1, Ntes client geïnstalleerd p de PC's, remte tegang via passthrugh server, intes (brwser), en Traveller (smartphnes en tablets) Landenkantren en interventies: via Brussel, mailhst en webmail vr de geen gedeelde kalenders Clarline : een platfrm vr samenwerking en uitwisseling, dat wrdt afgebuwd en vervangen dr het DMS Fileclud : een aangepaste wnclud installatie vr delen van bestanden, een tussentijdse plssing in afwachting van een DMS Skype Vide cnferencing ver het internet is mgelijk tussen hfdkantr en de landenkantren van Rwanda, Burundi en Cng met eigen Plycm materiaal systeem (DMS) 6/13

7 2. BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE Deze pdracht vr de aanneming van diensten wrdt gegund bij nderhandelingsprcedure met bekendmaking (zie artikel 26, 2, 3 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de verheidspdrachten). De keuze van deze prcedure wrdt bepaald dr het feit dat de diensten van die aard zijn dat de specificaties van de pdracht niet vldende nauwkeurig kunnen bepaald wrden m de pdracht vlgens de prcedure van aanbesteding f fferteaanvraag te gunnen. Gezien de cmplexiteit van de pdracht die dient gerealiseerd en de diversiteit aan functinaliteiten die dienen geleverd te wrden, verwacht BTC dat de mededinging tussen de inschrijvers ruimte biedt vr een reflectieve benadering van de implementatie van de functinaliteiten die dienen ingeverd te wrden, en dit zwel ten aanzien van de cntext als ten aanzien van het specifieke karakter van BTC. De gunningsprcedure verlpt in drie fases: 1) Eerste fase: tegangsrecht en selectie van de kandidaten Tijdens deze eerste fase zal BTC de dr de kandidaten ingediende dssiers analyseren en ze vergelijken met de tegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria. De tegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria hebben betrekking p de persnlijke situatie en de financiële capaciteit en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt 3 infra). Er wrdt een infrmatiesessie aangaande de selectiefase van kandidaten vrzien m het risic p frmeel nregelmatige kandidaatstellingen te beperken (zie punt 5 infra). Elke kandidaat die niet wrdt geselecteerd zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde nderbuwde beslissing ntvangen die de redenen vr niet-selectie vermeldt. 2) Tweede fase: verzending van het bestek naar de geselecteerde kandidaten en ntvangst van de ffertes In een tweede fase zal BTC minstens drie geselecteerde kandidaten uitndigen m een fferte in te dienen p basis van het bestek dat BTC hen hierte heeft bezrgd. Het bestek zal de gunningscriteria vermelden. 3) Derde fase: analyse van ffertes en nderhandelingen BTC behudt het recht, tijdens de derde fase, nderhandelingen te veren met een f meerdere inschrijvers, die een substantieel regelmatige fferte hebben ingediend. Na analyse van de ffertes in vergelijking met de gunningscriteria die vastgesteld zijn in het bestek en na nderhandeling, krijgen de niet weerhuden inschrijvers binnen een redelijke termijn een gedetailleerde, nderbuwde beslissing met de redenen vr niet-gunning. De verheidspdracht wrdt gegund dr de kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met de fferte die als meest vrdelige wrdt beschuwd p grnd van de gunningscriteria. systeem (DMS) 7/13

8 Opmerking: BTC vestigt de aandacht p het feit dat er geen enkele verplichting bestaat vr de aanbestedende verheid m de pdracht te te wijzen (cf. art. 35 van de wet van 15 juni 2006). De aanbestedende verheid kan afzien van de pdracht f de prcedure pnieuw lanceren, indien ndig met andere mdaliteiten. 3. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien twee f meer natuurlijke en/f rechtspersnen vr deze pdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdssier de vereenkmst van deze tijdelijke venntschap en/f nderaanneming te te vegen met vermelding van de verschillende betrkkenen partners. Indien de vereenkmst(en) van tijdelijke venntschap en/f van nderaanneming zijn tegevegd aan het kandidaatdssier, kunnen de vereisten aangaande de financiële capaciteit en de technische bekwaamheid bewezen wrden dr een f meerdere partner(s) f nderaannemer(s) van de kandidaat. 3.1 Tegangsrecht (Art. 61 e.v. KB 15 juli 2011) Elke partner van de kandidaat met vlden aan de vrwaarden aangaande de persnlijke situatie. De uitsluiting van een van de partners maakt de hele kandidaatstelling znder waarde. Impliciete verklaring p eer Dr het feit zelf van deelname aan deze prcedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedeld in artikel 61 van het KB van 15 juli Cntrle dr BTC van het tegangsrecht van de kandidaten BTC dient de juistheid van de impliciete verklaring p eer vr de kandidaten nagaan alvrens de selectiebeslissing te nemen. Daarte zal BTC aan de betrkken kandidaten vragen m z snel mgelijk en binnen de gestelde termijn infrmatie f dcumenten te bezrgen die testaan hun persnlijke situatie na te gaan, en dit vr er enige beslissing is genmen mtrent de selectie. De inlichtingen f dcumenten die BTC in staat stellen de persnlijke testand van de kandidaten f inschrijvers te nderzeken, zullen dr BTC zelf via elektrnische middelen bij de gegevensbeheerders wrden pgevraagd, indien deze via deze middelen kstels tegankelijk zijn. Resultaten van het nderzek In elk stadium van de gunningsprcedure kan een kandidaat uitgeslten wrden van de verheidspdracht indien tijdens de cntrle zu blijken dat de verklaring p eer niet vereenstemt met de persnlijke situatie, f in vrkmend geval die van een van zijn partners. Een regularisatie achteraf is he dan k niet mgelijk. Uitsluiting is k mgelijk indien in de lp van de prcedure zu blijken dat de persnlijke situatie van de kandidaat, f, in vrkmend geval, een van zijn systeem (DMS) 8/13

9 partners, niet meer vereenstemt met de verklaring p eer. Betreffende het bewijs dat de inschrijvers hun verplichtingen hebben vervuld wat de sciale zekerheidsbijdragen betreft: de inschrijvers die persneel tewerkstellen dat nderwrpen is aan de Belgische sciale zekerheidsregeling meten geen RSZ-attest bij hun fferte vegen. Hun testand zal rechtstreeks dr de aanbestedende verheid wrden gecntrleerd; de buitenlandse inschrijvers die persneel tewerkstellen dat niet is nderwrpen aan de Belgische sciale zekerheidsregeling dienen aan hun fferte het bewijs te vegen dat zij hun verplichtingen hebben vervuld vereenkmstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn. 3.2 Financiële en ecnmische draagkracht (Art. 67 KB 15 juli 2011) Kandidaten wrden gevraagd m hun financiële en ecnmische draagkracht aan te tnen dr een kpie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen aan het kandidaatdssier te te vegen. Indien de financiële en ecnmische draagkracht niet f nvldende bewezen is, wrdt de kandidaat niet geselecteerd Technische bekwaamheid (Art. 68 en 72 KB 15 juli 2011) Enkel kandidaten die beantwrden aan de vereisten aangaande de persnlijke en financiële situatie (punt 3.1 en 3.2 supra) wrden nderwrpen aan de analyse van de technische bekwaamheid Referenties (60 punten) Kandidaten wrden gevraagd m een beschrijving te geven van drie recente referentieprjecten die hun ervaring met gelijkaardige pdrachten aantnen, en die het best vereenkmen met de kenmerken van deze pdracht. Elk van deze referentieprjecten met betrekking hebben p de implementatie van een dcument management systeem, die werd uitgeverd in de 3 jaren vrafgaand aan deze publicatie. Hiermee wrdt bedeld dat de implementatie die als referentie wrdt gegeven vlledig uitgeverd is (g-live) p het mment van de indiening van het kandidaatdssier. Indien een prject met meerdere implementatiefases ng lpende is, kunnen enkel de nderdelen die al geïmplementeerd zijn als referentie dienen. De beschrijving van elk referentieprject met de vlgende infrmatie bevatten : Naam van de rganisatie Naam van de cntactpersn, functie en cntactgegevens (telefn en/f mail) systeem (DMS) 9/13

10 Startdatum van het prject en datum van plevering Aantal mandagen Aantal eindgebruikers Lcatie(s) Namen van de cnsultants en hun rllen Del en scpe van het prject Geïmplementeerde plssing Behaalde resultaten Attest van gede uitvering ndertekend dr de klant Kwalificaties van de cnsultants (40 punten) Kandidaten wrden gevraagd m de naam, de rl en de kwalificaties te vermelden van de cnsultants die belast wrden met de uitvering van de pdracht. Om in aanmerking te kmen met een cnsultant beschikken ver minimum drie jaar relevante ervaring en ver een uitstekende kennis (mndeling en schriftelijk) van het Nederlands f van het Frans. Vr elke cnsultant wrdt een CV bijgevegd, die duidelijk vermelding maakt van de pleiding (academisch en prfessinele pleiding), het aantal jaren relevante ervaring, de werkgevers, de prjecten en klanten, de inhudelijke dmeinen waarin hij f zij gewerkt heeft en die vereenkmen met het vrwerp van deze pdracht, en de talenkennis (in niveaus, met nderscheid tussen begrijpen, spreken en schrijven). Kandidaten wrden gevraagd aan te duiden f het eigen persneelsleden zijn dan wel ingehuurde krachten betreft. De kandidaat geeft dus een mschrijving p van het gedeelte van de pdracht dat hij desgevallend in nderaanneming aan een derde zal geven. 4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDEN VAN HET BESTEK BTC zal minstens de drie best geklasseerde kandidaten selecteren en hen uitndigen m een fferte in te dienen p basis van het bestek dat hen met dit del zal tegestuurd wrden. De nietgeselecteerde kandidaten zullen binnen een redelijke termijn een gedetailleerde nderbuwde beslissing ntvangen met de redenen vr niet-selectie. 5. INFORMATIESESSIE Er wrdt een infrmatiesessie gepland ver de selectiefase vr kandidaten p het hfdkantr van BTC, Hgstraat 147 te 1000 Brussel, p m 10u00. systeem (DMS) 10/13

11 Deze vergadering zal tt del hebben m deelnemers te infrmeren ver de vrziene selectieregels vr deze pdracht m het risic p frmeel nregelmatige kandidaatstellingen te beperken. Geïnteresseerden die wensen deel te nemen aan deze infrmatiesessie meten zich ten laatste p per inschrijven p het adres didier.pcet@btcctb.rg (cc: prcurement@btcctb.rg). 6. DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Kandidaatstellingen dienen ingediend te zijn ten laatste p m 12u00. Een kandidaatstelling wrdt in drie exemplaren ingediend : Twee papieren exemplaren, een rigineel en een kpie, fwel per pst verznden, fwel ingediend p de kantren van BTC, Hgstraat 147 te 1000 Brussel, in twee afznderlijke geslten mslagen ter attentie van dhr. Didier Pcet met vlgende vermelding p de mslag: Kandidaatstelling Opdracht vr de aanneming van diensten Bxl 1575 : Implementatie van een dcument management systeem (DMS) - "ORIGINEEL" f "KOPIE", evenals de cntactgegevens van de kandidaat. Eén digitaal exemplaar in PDF-frmaat wrdt via ingediend naar het adres didier.pcet@btcctb.rg (cc: prcurement@btcctb.rg). 7. SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATDOSSIER De kandidaatstelling dient samengesteld als vlgt: Het getekend identificatiefrmulier van de kandidaat in bijlage I bij deze kandidatennta Indien twee f meer natuurlijke en/f rechtspersnen vr deze pdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdssier de vereenkmst van deze tijdelijke venntschap en/f nderaanneming te te vegen met vermelding van de verschillende betrkkenen partners. Indien de inschrijver een rechtspersn is met rechtspersnlijkheid, dienen de dcumenten die de handtekeningbevegdheid aantnen van de kandida(a)t(en) tegevegd te wrden (m.n. de statuten van de nderneming en het uittreksel van het Belgisch Staatsblad dat de handtekeningbevegdheid aantnt). Indien de ndertekenaar handelt p basis van een mandaat, met de vlmacht tevens tegevegd wrden. In dat geval dient duidelijk te blijken uit de statuten en het uittreksel dat de mandataris beschikt ver de ndige delegatie bevegdheden. Vr niet-belgische kandidaten, het bewijs dat de kandidaat in rde is met het betalen van sciale zekerheidsbijdragen, cnfrm het wettelijk kader van het land waarin zij gevestigd is; systeem (DMS) 11/13

12 Een kpie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen Een beschrijving van de drie referentieprjecten, cfr. hfdstuk Referenties ; De CV s van de cnsultants die belast wrden met de uitvering van de pdracht, cfr. hfdstuk Kwalificaties van de cnsultants ; Het deel van de pdracht dat de kandidaat desgevallend in nderaanneming zal geven. 8. INDIENINGSTERMIJN VAN DE INFORMATIEAANVRAGEN Tt en met kunnen de kandidaten hun pmerkingen f vragen ver deze prep tt kandidatuurstelling sturen naar het adres didier.pcet@btcctb.rg (cc: prcurement@btcctb.rg). Als dat ndig blijkt, zal BTC al deze vragen verzamelen en er een antwrd p geven dr een rechtzetting te publiceren via de fficiële kanalen. systeem (DMS) 12/13

13 BIJLAGE I : IDENTIFICATIEFORMULIER Firmanaam: Rechtsvrm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwrdigd dr ndergetekende Naam, vrnaam: Hedanigheid: Cntactpersn: Telefnnummer: RSZ-inschrijvingsnummer f equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer vr de betalingen: Financiële instelling: Op naam van: Gedaan te., p. Handtekening/naam: systeem (DMS) 13/13