Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office

Transcriptie

1 Implementatie van een rganisatiebreed elektrnisch dssierbeheer, gebaseerd p de cncepten van een MID-Office Aanvraag tt deelneming Opdracht van aanneming van diensten

2 - 2 Implementatie van een rganisatiebreed elektrnisch dssierbeheer, gebaseerd p de cncepten van een MID-Office Aanvraag tt deelneming 1. Gemeente Kapellen Bestek nummer: ICT Wijze van gunnen: Onderhandelingsprcedure met bekendmaking bij de aanvang van de prcedure. Opdrachthuder Gemeente Kapellen Antwerpsesteenweg Kapellen Dssierverantwrdelijke Marc Vandenbrne Tel. 0498/ Kapellen@tpcnsultants. be 1

3 2 Inhudstabel 1. Gemeente Kapellen Algemene inlichtingen Aanbestedende verheid Vrwerp van de pdracht Prijsvaststellingen & -herziening Gunningsprcedure Indiening en pening van de aanvragen tt deelneming Infrmatie-inwinning Vrm van de aanvraag tt deelneming Algemene bepalingen Identificatie Onderaanneming Uitsluitingcriteria Cntext Inleiding Lange termijn prjectmissie Strategisch cncept Drgreipad Prjectafbakening vr nderhavig bestek Binnen het strategisch cncept Cnversies Imprt & Integraties Fase 1: Prf Of Cncerpt Fase 2: Autmatisering priritaire bedrijfsprcessen Technlgische architectuur Uitgebreide mschrijving Kwalitatieve selectiecriteria Financiële en ecnmische draagkracht Vr bvba, nv s en andere rechtsvrmen die nderwrpen zijn m hun cijfers te publiceren Vr zelfstandigen en rechtsvrmen dien niet nderwrpen zijn m hun cijfers te publiceren... 18

4 Technische bekwaamheid Prductinfrmatie Aanpak, knwhw en bekwaamheid van het persneel Referenties

5 1. Algemene inlichtingen 1.1. Aanbestedende verheid De diensten wrden uitgeverd vr rekening van: Gemeente Kapellen Antwerpsesteenweg Kapellen 1.2. Opdrachtgevende besturen Vlgende instanties kunnen ptreden als pdrachtgevend bestuur: Gemeente Kapellen Antwerpsesteenweg Kapellen En OCMW Kapellen Antwerpsesteenweg 51/ Kaellen 1.3. Vrwerp van de pdracht De pdracht is een aanneming van diensten. Het betreft een resultatenverbintenis: de dienstverlener stelt de ingezette middelen p zijn verantwrdelijkheid vr met het del het begde resultaat te bereiken. De pdracht bestaat uit vlgende delen: Opdracht: Prgramma 1: Fase 1: Prf Of Cncept (POC) Mdule 1: Dssierficheregister Mdule 2: Dcumentendatabank, basis exclusief security Mdule 3: Relatiebeheer, basis exclusief security 4 Mdule 4: Dcument- & Wrkflwmanagementsftware ten beheve van: Mdule 4A: Besluitvrmingsprcessen Fase 2: Autmatisering priritaire prcessen

6 - 2 Mdule 2: Inrichting security vr de Dcumentendatabank Mdule 3: Security vr het Relatiebeheer Mdule 4: Dcument- & Wrkflwmanagementsftware ten beheve van: Mdule 4B: Autmatisatie van de pst, meldingen en klachten Mdule 5: Integratie Mdule 5A: Integratie sftwarepakket Ruimtelijke Ordening en Leefmilieu van de firma Remmicm Mdule 5B: Integratie 3P Sftware (pvlging verheidspdrachten) van de firma 3P. Mdule 5C: Integratie IntelliStamp Deelplevering: Methdiek analyse prcessen. Prgramma 2: Mgelijke uitbreidingspdrachten: Mdule 6: web-ntsluiting Mdule 4 Mdule 7: Digitale Archivering (life cycle management) Prgramma 3: Andere bedrijfsprcessen als mgelijke uitbreidingspdrachten (bvb facilitaire bedrijfsprcessen) Prijsvaststellingen & -herziening Cnfrm artikel 13 1 zal deze pdracht gegund zal wrden, hetzij deels tegen terugbetaling (prijslijst), hetzij deels tegen frfaitaire prijzen. Cnfrm artikel 20 1 is prijsherziening p grnd van prijsevluties p basis van uurlnen van het persneel en de sciale lasten tegestaan, evenals p evluties p wisselkersen Gunningsprcedure Overeenkmstig de bepalingen en vrwaarden, vermeldt in het bestek, zal dr middel van een nderhandelingsprcedure met bekendmaking bij de aanvang van de prcedure de pdracht gegund wrden aan de inschrijver met de vrdeligste regelmatige fferte. Cnfrm artikel 136 zal de pdracht via een raamvereenkmst met één dienstverlener gegund wrden vr de uitbreidingspdrachten, zals deze vrzien zijn in prgrammas 2 en Indiening en pening van de aanvragen tt deelneming De aanvragen tt deelneming meten wrden ingediend p het vlgende adres: 5

7 Gemeente Kapellen T.a.v. Sfie Claes Antwerpsesteenweg Kapellen en dienen te te kmen uiterlijk p dnderdag 7 nvember 2013 m 15u30. Vlgende mdaliteiten dienen hierbij in acht genmen te wrden: (1) De aanvraag tt deelneming wrdt geschven in een definitief geslten dubbele mslag waarp is vermeld: (2) AANVRAAG TOT DEELNEMING: NIET OPENEN; (3) ICT Implementatie van een rganisatiebreed elektrnisch dssierbeheer, gebaseerd p de cncepten van een MID-Office Opening 7/11/ u30. (4) Bij de inzending ver de pst, als gewn f aangetekend stuk, wrdt die geslten mslag geschven in een tweede geslten mslag met pgave van het adres dat in de gepubliceerde aankndiging van pdracht is aangegeven en met de vermeldingen: AANVRAAG TOT DEELNEMING: NIET OPENEN ICT Implementatie van een rganisatiebreed elektrnisch dssierbeheer, gebaseerd p de cncepten van een MID-Office Opening 7/11/ u30 (5) Een kandidatuurstelling die te laat tekmt, wrdt slechts in aanmerking genmen vr zver de aanbestedende verheid aan de aannemer ng geen kennis heeft gegeven van haar beslissing en de aanvraag tt deelneming ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld vr de ntvangst van de aanvragen bij de pst als aangetekende zending is afgegeven Infrmatie-inwinning Dr deze inschrijving wrdt het bestuur gemachtigd alle nuttige inlichtingen van technische, financiële f mrele aard in te winnen bij fficiële instellingen en pgegeven klanten, betreffende de ndergetekende(n) (f de venntschap) die inschrijft Vrm van de aanvraag tt deelneming Een kandidatuurstelling die te laat tekmt, wrdt slechts in aanmerking genmen vr zver de aanbestedende verheid aan de aannemer ng geen kennis heeft gegeven van haar beslissing en de aanvraag tt deelneming ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld vr de ntvangst van de aanvragen bij de pst als aangetekende zending is afgegeven.

8 Algemene bepalingen 2.1. Identificatie De kandidaat met vlgende infrmatie in zijn aanvraag tt deelneming vermelden: De firma Firmanaam Rechtsvrm Natinaliteit Maatschappelijke zetel Faxnummer 0prichtingsdatum Vertegenwrdiger dr vlgende gemachtigde ndertekenaar(s) Naam en vrnaam Hedanigheid Telefnnummer adres Vr elke gemachtigde ndertekenaar dient de kandidaat de bevegdheid aan te tnen dr: Een kpie uit het staatsblad Bevegdheid gemachtigde(n) ndertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr.... blz... f vereenkmstig publicatie in het land van rsprng vr de buitenlandse kandidaten. Dssierverantwrdelijke Naam en vrnaam Hedanigheid Telefnnummer adres 2.2. Onderaanneming De inschrijver kan een berep den p nderaannemers en inschrijvers. Hij blijft ten pzichte van de aanbestedende verheid steeds de vlledige eindverantwrdelijkheid dragen vr alle aangebden diensten. De inschrijver zal in zijn vrstel een lijst geven van de nderaannemers en inschrijvers waarp hij een berep wenst te den, en het geschatte percentage van het werk dat dr elke nderaannemer gedaan zal wrden. Vr de nderaannemers gelden dezelfde uitsluitingscriteria (zie Deel III hiernder) als vr de hfdaannemer. Met andere wrden, de hfdaannemer met aantnen dat de nderaannemer vldet aan de gevraagde criteria, z niet lpt de hfdaannemer het risic uitgeslten te wrden. Indien de kandidaat berep det p nderaannemers binnen het kader van deze kandidatuurstelling zal hij een gedagtekende en gehandtekende intentie m al dan niet bepaalde delen van de pdracht in nderaanneming te geven tevegen aan zijn 7

9 kandidatuurstelling. Onderaannemers meten met naam genemd. Tevens dienen de cntactgegevens wrden bijgevegd. De nderaannemers dienen deze intentie k te ndertekenen en leggen een dcument vr waaruit het mandaat blijkt m zich te verbinden. Het blijft evenwel altijd mgelijk m in de fferte bijkmende nderaannemers aan te duiden, vr zver zij vlden aan dezelfde uitsluitingscriteria en eveneens hun engagement schriftelijk verbinden. 8

10 Uitsluitingscriteria Wrdt uitgeslten tt deelneming aan de pdracht, de kandidaat f inschrijver die bij gerechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende verheid kennis heeft, verrdeeld is vr: 1 deelname aan een criminele rganisatie als bedeld in artikel 324bis van het strafwetbek; 2 mkping als bedeld in artikel 246 van het Strafwetbek; 3 fraude als bedeld in artikel 1 van de vereenkmst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, gedgekeurd dr de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tt vrkming van het gebruik van het financieel stelsel vr het witwassen van geld en de financiering van terrrisme. Met het g p de tepassing van deze paragraaf vraagt de aanbestedende verheid aan de kandidaten f inschrijvers m de ndzakelijke inlichtingen f dcumenten ver te leggen. Het bewijs dat de kandidaat f inschrijver zich niet in één van de vermelde gevallen bevindt kan geleverd wrden dr een uittreksel uit het strafregister f een evenwaardig dcument uitgereikt dr een gerechtelijke f verheidsinstantie van het land van rsprng f herkmst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is vldaan. Kan uitgeslten wrden van deelneming aan de pdracht, de kandidaat f inschrijver: 1 die in staat van faillissement f van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt f die een gerechtelijk akkrd heeft bekmen, f die in een vereenstemmende testand verkeert als gevlg van een gelijkaardige prcedure die bestaat in de natinale wetgevingen en reglementeringen; 2 die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vr wie een prcedure van vereffening f van gerechtelijk akkrd aanhangig is f die het vrwerp is van een gelijkaardige prcedure bestaande in de natinale wetgevingen en reglementeringen; 3 die verrdeeld is gewrden via een rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en dit vr een misdrijf dat zijn prfessinele integriteit aantast; 4 die bij zijn berepsuitefening een ernstige fut heeft begaan; 5 die niet in rde is met zijn bijdragen aan de sciale zekerheid, vereenkmstig de bepalingen van artikel 62; 6 die niet in rde is met de betaling van zijn belastingen vereenkmstig de Belgische wetgeving f die van het land waar hij gevestigd is, vereenkmstig de bepaling van artikel 63 7 die zich in ernstige mate schuldig gemaakt heeft aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, peisbaar bij tepassing van dit hfdstuk, f die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.. Het bewijs dat de kandidaat /inschrijver zich niet in één van de gevallen bevindt, dient geleverd te wrden dr pname van de vlgende stukken in het deelnemingsdssier : 9

11 Vr 1, 2, 3 : dr een uittreksel uit het strafregister f een evenwaardig dcument uitgereikt dr een gerechtelijke f verheidsinstantie van het land van rsprng f herkmst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is vldaan. Vr 5 en 6 : dr een attest uitgereikt dr de bevegde verheid van het betrkken land. Vr 4 en 7 : elk middel dat aantnt dat aan de bestelde eisen is vldaan. Wanneer een dergelijk dcument f getuigschrift niet uitgereikt wrdt in het betrkken land, kan het vervangen wrden dr een verklaring nder eed f een plechtige verklaring van de betrkkene vóór een gerechtelijke f verheidsinstantie, een ntaris f een bevegde berepsrganisatie van het land van rsprng f herkmst. 10

12 Cntext 4.1. Inleiding Net zals elke andere rganisatie wrdt de gemeente Kapellen gecnfrnteerd met het gegeven dat steeds meer met minder middelen met gepresteerd wrden. Deze beweging dwingt de gemeente Kapellen m zich meer en beter te rganiseren, pdat de gemeente naar zijn aandeelhuders, in casu de burger en de bedrijven, meer tegevegde waarde kan creëren. Rekening hudend dat het mgaan (creëren, beheren, archiveren) met dcumenten tt één van de taken behrt, welke binnen elk bedrijfsprces plaats vindt, is het van cruciaal belang dat dit gegeven ptimaal gebeurd. De rsprng van deze pdracht met gezcht wrden in nd aan een efficiënte uitvering van het besluitvrmingsprces. Het terugvinden van besluiten en de bijhrende dcumenten is nvldende accuraat en neemt te veel tijd in beslag. Daarnaast vrziet het gemeentedecreet in de verplichting m een systeem van klachtenbehandeling p te zetten Lange termijn prjectmissie Dit prject kadert in een lange termijn visie, zijnde De infrmatiestrmen, met inznderheid de dcumenten, p een eenvudige eigentijdse en klantvriendelijke methdiek beheren, zdat het gemeentebestuur van Kapellen zich als een dynamisch en efficiënt bestuur kan prfileren. Daarte werden vlgende lange termijn strategische prjectdelstellingen gefrmuleerd: Accurate infrmatientsluiting aanreiken, pdat infrmatie pen, vlledig en duidelijk verstrekt kan wrden; Verhgen van de inhudelijke kwaliteit dr de meest actuele infrmatie aan te reiken van de betrkken delgrep; Rechtszekerheid aanbieden, vr zwel de elektrnische als papieren pslag; Verhgen van kwaliteit van de dienstverlening dr de efficiëntie en delmatigheid van de bedrijfsprcessen en de infrmatiestrmen te ptimaliseren en af te stemmen tussen de hrizntale en verticale bedrijfsprcessen; Geïntegreerde en practieve ndersteuning m dssiers p een prjectmatige wijze p te buwen en te beheren; Het bevrderen van de samenwerking tussen afdelingen, diensten en medewerkers dr het aanreiken van elektrnische media waar infrmatie ver hun ervaringen, methdieken, dssiers, prcessen, rllen, enz. gedeeld kunnen wrden. 11

13 4.3. Strategisch cncept De gemeente Kapellen wil een mid-ffice uitbuwen. Dit mid-ffice dient in te staan als drgeefluik en kennisbank tussen de frntffice, de back-ffice en de derde partijen (zals.a. KBO, KSZ, enz.). Binnen dergelijke mid-ffice vinden we.a. vlgende cmpnenten terug: 1. Custmer Relatin Management; 2. Wrkflw Management; 3. Dcument Management; 4. Enterprise Applicatin Integratin (Brker-functie) Drgreipad De gemeente Kapellen wil d.m.v. deze aanbesteding een prject pstarten, welke de start is vr de uitbuw van een vlwaardig elektrnisch dssierbeheer, zwel naar interne medewerkers te, als naar externen te (burgers, bedrijven, partners, enz.). 12 De gemeente Kapellen zekt vr deze pdracht één partij, die zwel als uitverder als integratr kan ptreden.

14 Prjectafbakening vr nderhavig bestek In een eerste stap naar de realisatie van vrnemde lange termijn prjectmissie, bevat nderhavig bestek in het kader van nderhavig startprject vlgende delstellingen: Opdracht: Prgramma 1: Fase 1: Prf Of Cncept (POC) Mdule 1: Dssierficheregister Mdule 2: Dcumentendatabank, basispzet en exclusief security Mdule 3: Relatiebeheer, basispzet en exclusief security Mdule 4: Dcument- & Wrkflwmanagementsftware ten beheve van: Mdule: Besluitvrmingsprcessen Fase 2: Mdule 2: Vlledige inrichting, inclusief security vr de Dcumentendatabank Mdule 3: Vlledige inrichting, inclusief security vr het Relatiebeheer Mdule 4: Dcument- & Wrkflwmanagementsftware ten beheve van: Mdule: Autmatisatie van de pst, meldingen en klachten Mdule 5: Integratie Mdule 5A: Integratie ROL Remmicm Mdule 5B: Integratie 3P Sftware Mdule 5C: Integratie IntelliStamp Deelplevering: Methdiek analyse prcessen. Prgramma 2: Mgelijke uitbreidingspdrachten: Mdule 6: web-ntsluiting Mdule 4 Mdule 7: Archivering Prgramma 3: Andere bedrijfsprcessen als mgelijke uitbreidingspdrachten Binnen het strategisch cncept De gemeente Kapellen wenst in deze pdracht zijn aandacht vral te fcussen p: 13

15 CRM, WFM, DMS De relatie mid-ffice met frnt- en back-ffice. Dch de inschrijver zal berdeeld wrden p zijn (reeds verkrijgbare) tekmstvisie, waarbij het mid-ffice vlledig ingebed is Cnversies De dienstverlener dient geen cnversies te vrzien, met uitzndering van deze die ndzakelijk zijn in het kader van Imprt & integraties. In principe wrdt het standpunt ingenmen dat er vertrkken wrdt van een lege databank Imprt & Integraties De dienstverlener dient de CRM-databanken p te vullen met de datagegevens uit: Lkaal bevlkingsregister (Remmicm); Klantendatabank van Syx autmatins (CRM databank ten beheve van de cultuur); Leveranciersdatabank vanuit de bekhuding (Remmicm); Stratendatabank vanuit het CRAB (Vlaamse verheid). De dienstverlener dient een prcedure en prces p te stellen, zdat de gemeente Kapellen, eventuele datacleaning crrect en efficiënt kan uitveren. Datacleaningtls meten niet verplicht aangebden wrden, dch kunnen vrijblijvend ptineel aangebden wrden (facultatieve ptie). Na de éénmalige imprt dient de dienstverlener een integratie van vrnemde databanken te vrzien, zdat de data up-t-date gehuden kan wrden Fase 1: Prf Of Cncerpt Dssierficheregister Ter vrbereiding van een algemeen dssierbeheersysteem wenst de gemeente Kapellen te starten met een uitbuw van een dssierficheregister. Delstelling is een eenvudige databank te krijgen, waar alle dssiers en hun belangrijkste kenmerken geregistreerd wrden. Binnen het dssierregister wrdt k de ndige beveiliging gedefinieerd Dcumentendatabank 14 Ter vrbereiding van een algemeen dssierbeheersysteem wenst de gemeente Kapellen te starten met de uitbuw van een centrale dcumentendatabank. De stukken (riginele zals Wrd/Excel, maar k ingescande dcumenten) wrden gelinkt aan het betreffende dssier(s) d.m.v. hun dssierkenmerk en krijgen een unieke dcumentstuknummer. Delstelling is dat alle dssierstukken hierin bewaard wrden en dat de ntsluiting kan gebeuren d.m.v. interne zekfunctie zals Ggle.

16 - 2 In Prgramma 1, Fase 1 POC, wrdt een basis installatie gevraagd van de dcumentendatabank. Hierbij wrdt verstaan dat.a. de security niet dient uitgebuwd te wrden, znder echter deze uit te sluiten naar Fase Relatiebeheer CRM Ter ndersteuning van het Dssierficheregister en de Dcumentendatabank wenst de gemeente Kapellen te starten met de uitbuw van een Centraal Relatiebeheer. In de Fase 1 wrdt een CRM verwacht, waarbij.a. de security niet dient uitgebuwd te wrden, znder deze uit te sluiten naar Fase Autmatisatie van het besluitvrmingsprces met als afgeleid prduct het ntulenbeheer In het kader van een efficiëntieverbetering wenst de gemeente Kapellen een sftware peratineel te stellen vr het beheren van het beslissingsprces. De peratinele delstellingen kunnen als vlgt wrden gefrmuleerd: Kmen tt een beslissingsregister, waar alle beslissingen geregistreerd zijn; Autmatisatie van het bedrijfsprces aanmaken ntulen vr de gemeenteraad en het cllege; Afgeleide prducten, zals de generatie van uittreksels, enz.; Infrastructuur Uitbreidbaar: pvlgingstaken, checklisten, enz. (mag ptineel aangebden wrden). De dienstverlener dient een minimum aan infrastructuur en licenties te vrzien vr de Prf Of Cncept. De gemeente Kapellen gaat uit van 10 gebruikers in fase 1. Hierbij dient rekening gehuden te wrden dat deze infractructuur niet verlren is in geval van de drstart naar fase Drstart Fase 2 Een drstart naar fase 2 met mgelijk zijn, mits gunstig advies in verband met fase 1 Prf Of Cncept. Bij gunstig advies dienen de geleverde sft- en hardware als basis te dienen vr fase 2. Bij ngunstig advies, heeft de gemeente Kapellen het recht af te zien van fase 2 en de aangegeven uitbreidingsmdules Fase 2: Autmatisering priritaire bedrijfsprcessen Dcumentendatabank 15 In Fase 2 dient de security pgezet te wrden rnd de dcumentendatabank, zdat een vlledige en vlwaardige database bekmen wrdt.

17 Relatiebeheer CRM In Fase 2 dient de security pgezet te wrden vr de Relatiebeheer tepassing, zdat een vlledige en vlwaardige tepassing bekmen wrdt Autmatisatie van het pst- & klachtenmanagementprces In het kader van de verbetering van de kwaliteitszrg van de dienstverlening wenst de gemeente Kapellen een sftware te ntwikkelen die betrekking heeft p: een verbetering van het mgaan met pststukken, meldingen, klachten en signalen; p een unifrmisering van de klachtenafhandeling (klachtenmanagementsysteem: van registratie tt pvlging); de klachtenduiding: evaluatie en verbetering van de dienstverlening, het invullen van de gemeentelijke pdracht; de ndzakelijke rapprteringen. Vanuit een degelijke registratie van de inkmende pst, klachten en adressen, kunnen vlgende prducten afgeleid wrden: Pstmanagement; Klachtenbeheer; Centraal relatiebeheer (vereenvudigd CRM f uitgebreid adressenbeheer). De peratinele delstellingen kunnen als vlgt wrden gefrmuleerd: Kmen tt een pst-in register d.m.v. een autmatisatie van de pst-in, met inbegrip van inscanning van de dcumenten en elektrnische distributie van de pststukken; Kmen tt een elektrnisch pst-uit register; Kmen tt een centraal adressenbeheer, waarbinnen relaties tussen de actren gelegd kunnen wrden; Kmen tt een betere cördinatie tussen de verschillende actren en kanalen met betrekking tt de behandeling van pststukken, meldingen, klachten en signalen; Instellen van een unifrme aanpak inzake pst- & klachtenbehandeling; 16 Instellen van een systematiek van pvlging, terugkppeling en rapprtering inzake pst- en klachtenbehandeling; Versnelling van de afhandeling van pststukken, meldingen en klachten;

18 - 2 Verbetering van de pvlging van de pststukken, meldingen, klachten en signalen; Analyseren van de meldingen, klachten en signalen met het g p een verbetering van de kwaliteitszrg en de beleidsvrbereiding (strategische planning) Technlgische architectuur Rekening hudend met de lange termijn prjectmissie is gekzen vr vlgende technlgische architectuur: De gevraagde sftware dient aangebden te wrden als een Sftware as a service. Het betreft een sftware die pgebuwd is uit webcmpnenten. Algemeen: sftware waar dcument- en/f wrkflwmanagement centraal staat; Relatiebeheer: Maatwerk f sftware waarbij de bedrijfsprcessen vanuit het gezichtsveld van de klant te beheerd wrden; XML met embedded zijn ten beheve de brker-functie; Enkel de inscannings- en beheerssftware mgen werken nder het clientserver principe. De applicatie dient ntslten te wrden via de webbrwser. De nderliggende databank met SQL ndersteunen (bij sterke vrkeur MS SQL) Uitgebreide mschrijving De uitgebreide mschrijving van de pdracht kan men terugvinden in het ntwerplastenbek, dat gelijktijdig met de kandidatuurstellingsfase ter beschikking geteld wrdt. Het ntwerplastenbek kan gedwnlad wrden p 17

19 5. Kwalitatieve selectiecriteria 5.1. Financiële en ecnmische draagkracht De kandidaat/inschrijver met ver vldende financiële en ecnmische draagkracht beschikken Vr bvba, nv s en andere rechtsvrmen die nderwrpen zijn m hun cijfers te publiceren Indien de kandidaat verplicht is m jaarrekeningen neer te leggen, dient de kandidaat vlgende infrmatie ver te maken, zdat p basis van zijn jaarrekening de financiële en ecnmische draagkracht berdeeld kan wrden: De balans en jaarrekening, met inbegrip van de telichting, van de laatste drie neergelegde f dr de bedrijfsrevisr gedgekeurde jaren mee te geven. Het niet beschikken ver een neergelegde f dr de bedrijfsrevisr gedgekeurde jaarrekening zal tt uitsluiting leiden. Vlgende ingevulde ratitabel: Datum van de afsluiting van het bekjaar Rati 1: eigen vermgen Rati 2: winst f verlies vr belastingen Bekjaar N-2 Bekjaar N-1 Laatste afgeslten bekjaar (N) De kandidaat (inschrijvende venntschap) zal nmiddelijk uitgeslten wrden indien: Het eigen vermgen van het laatste afgeslten bekjaar negatief is Vr zelfstandigen en rechtsvrmen dien niet nderwrpen zijn m hun cijfers te publiceren De kandidaten, welke niet nderwrpen zijn m hun jaarrekeningen te publiceren, dienen hun jaarafsluitingen te te vegen en alle nuttige infrmatie waaruit hun financiële en ecnmische draagkracht kan uit blijken Technische bekwaamheid Prductinfrmatie

20 Geef in een krte mschrijving welke faciliteiten uw prduct aanbiedt p vlak van MID-Office Geef de benaming en een krte mschrijving van de dr uw firma aangebden Custmer Relatin Management die in aanmerking kan kmen vr het prject. De mschrijving vermeld, de mgelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mgelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en cmmerciële dcumentatie als bijlage te te vegen Geef de benaming en een krte mschrijving van de dr uw firma aangebden Dcumentmanagementpakket die in aanmerking kan kmen vr het prject. De mschrijving vermeld, de mgelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mgelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en cmmerciële dcumentatie als bijlage te te vegen Geef de benaming en een krte mschrijving van de dr uw firma aangebden wrkflwmanagementpakketdie in aanmerking kan kmen vr het prject. De mschrijving vermeld, de mgelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mgelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en cmmerciële dcumentatie als bijlage te te vegen Beschrijf in het krt welke faciliteiten uw prduct aanbiedt p vlak van frnt-ffice binnen het kader van e-gvernment en de relatie met de mid-ffice Beschrijf in het krt de ntstaansgeschiedenis en de prductntwikkeling van het aangebden prduct(en)? Indien de kandidaat niet de cnstructeur is, dient de kandidaat aan te geven, welke relatie (f beïnvledingswegen) hij heeft m de ntwikkeling bij te sturen In welke mate kunnen aanpassingen wrden uitgeverd dr de interne infrmatici/de administratr/de gebruikers van de gemeente Kapellen Heveel succesvlle prjecten werden geïmplementeerd? Welke perating systems wrden ndersteund? (Micrsft is verplicht, anderen zijn tegelaten) Welke database systems wrden ndersteund? (SQL is verplicht, MS-SQL heeft een sterke vrkeur) Is het prduct web-enable vr de mdale gebruiker? (verplicht) In welke mate ndersteunt het prduct XML? 19

21 5.3. Knwhw en bekwaamheid De kennis en bekwaamheid die in huis is. Deze kan aangetnd wrden aan de hand van de bewezen ervaring (learned lessns) uit andere eigen prjecten en/f trainingen en/f (inter)natinale studies/publicaties; Beschrijf he u de business prcessen analyseert, dcumenteert, (ptimaliseert), en autmatiseert Referenties De kandidaat dient minstens drie relevante referenties van uitgeverde vergelijkbare rdegrtte prjecten gedurende de laatste 3 jaren uitverig te beschrijving. Vlgende elementen meten minimaal beschreven zijn: srt en mvang prject (aantal cnsultants in VTE s); prblematiek en bjectief; methdiek en plan van aanpak; gerealiseerd waarde; geleerde lessen: vermeld de belangrijkste prblemen waarmee u gecnfrnteerd werd en he deze pgelst werden; relevantie van de referentie; naam van de klant; cntactpersn met telefnnummer; datum van bestelling en van indienststelling. De relevantie vr de gemeente Kapellen schuilt vrnamelijk in de vlgende aspecten (in willekeurige vlgrde): gelijkaardige technieken en prducten; kennis en ervarin in de verheidssectr; ingezette resurces; vergelijkbare prjectmvang. Dr deze referenties p te geven, geeft u aan de Gemeente Kapellen het recht m de vermelde cntactpersn te cntacteren. 20

22 - 2 Inschrijvingsfmulier Aanvraag tt deelneming De venntschap (f tijdelijke vereniging) Handelsnaam f benaming Rechtsvrm Natinaliteit Maatschappelijke zetel Tel.nummer Faxnummer 0prichtingsdatum Vertegenwrdiger dr vlgende gemachtigde ndertekenaar(s) Naam en vrnaam Hedanigheid Telefnnummer adres Vr elke gemachtigde ndertekenaar dient de kandidaat de bevegdheid aan te tnen dr: Een kpie uit het staatsblad Bevegdheid gemachtigde(n) ndertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr. blz f vereenkmstig publicatie in het land van rsprng vr de buitenlandse kandidaten. Stelt zich kandidaat vr de pdracht Implementatie van een rganisatiebreed elektrnisch dssierbeheer, gebaseerd p de cncepten van een MID-Office Administratieve gegevens Inschrijving bij de RSZ nder nr. BTW (alleen in België) nder nr. Uitsluitings- & kwalitatieve criteria Bij deze kandidatuur veg ik / vegen wij alle gevraagde inlichtingen p vlak van de uitsluitings- en kwalitatieve criteria. Bvendien mag de administratie alle ndige inlichtingen van financiële aard betreffende de ndergetekenden f betreffende de inschrijvende venntschap inwinnen bij andere instellingen. Gedaan te de 21