I-Monitor Deze vragenlijst is bedoeld voor gemeenten die niet geïntegreerd zijn met de gemeentelijke IT

Transcriptie

1 I-Mnitr 2015 Deze vragenlijst is bedeld vr gemeenten die niet geïntegreerd zijn met de gemeentelijke IT OPGELET DIT IS SLECHTS EEN PDF-VERSIE OM U HET INVULLEN GEMAKKELIJKER TE MAKEN. DE BEVRAGING DIENT ONLINE INGEVULD TE WORDEN VIA DE DOORGESTUURDE LINK! De vragen met een vr zijn verplicht 1. Naam van uw gemeente/stad f OCMW 2. In mijn bestuur werken de IT-dienst van gemeente en OCMW(afhankelijk van uw antwrd krijgt u enkel vragen vr het OCMW, de gemeente f beide te zien, k de peenvlgende nummering zal hierdr niet steeds vlledig juist zijn, dat levert echter geen prbleem.) Vlledig samen en ik vul deze bevraging dan k vr beide in Ng niet (vlledig) samen en ik vul deze bevraging in vr mijn gemeente/stad Ng niet (vlledig) samen en ik vul deze bevraging in vr mijn OCMW 3. Mijn vrnaam is:deze vragen (naam, vrmaan, en functie zijn enkel bedeld vr de persn die de eindverantwrdelijkheid neemt van de bevraging en die we in eerste instantie kunnen cntacteren indien we vragen f verduidelijkingen wensen) 4. Mijn achternaam is: I-Mnitr 2015 Pagina 1 van 15

2 5. Mijn adres is: 6. Mijn functie is: Secretaris gemeente Secretaris OCMW Secretaris gemeente én OCMW IT-prfessinal Financieel beheerder gemeente Financieel beheerder OCMW Financieel beheerder gemeente en OCMW Andere functie, gelieve te specificeren Opmerkingen in verband met het vrgaande: INFORMATIEBEHEER I-Mnitr 2015 Pagina 2 van 15

3 Een wezenlijk deel van de dagelijkse werking en taken van een gemeentelijke f OCMW-rganisatie steunt p het gebruik en het bewerken van gegevens. Deze gegevens zijn erg uiteenlpend en wrden vr diverse deleinden en dr één f meerdere diensten gebruikt. Enerzijds zijn er de gegevens die te maken hebben met de dienstverlening naar burgers, verenigingen en bedrijven zals de gegevens uit het rijksregister, adresgegevens van bedrijven, verenigingen, Anderzijds zijn er de gegevens die raken aan de interne werking en die de gemeente f het OCMW in staat stellen m zich intern ged te rganiseren. Een drdachte werking m.b.t. infrmatiebeheer is van cruciaal belang vr een efficiënte werking en een gede dienstverlening. 9. Infrmatieveiligheid Ja Nee Weet niet In mijn bestuur wrdt er jaarlijks een berdeling gemaakt f gebeurt er een audit van de infrmatieveiligheid en de daarbijhrende risic's, bijvrbeeld p basis van het richtsner infrmatieveiligheid f andere tls? (Er bestaan verschillende internatinale mdellen en richtlijnen die kunnen dienen als gids bij de pmaak van een beveiligingsbeleid. De Privacycmmissie heeft een richtsner pgesteld m de verantwrdelijke vr de verwerking te helpen bij de beveiliging van persnsgegevens; z k vr alle gegevensverwerkingen dr steden en gemeenten, instellingen die deel uitmaken van het netwerk dat beheerd wrdt dr de KSZ en bij de integratie OCMW-gemeente.) Mijn bestuur bezit een infrmatieveiligheidsplan dat gedgekeurd is binnen het bestuur (bijvrbeeld dr het managementteam, cllege f raad) 10. Opmerkingen ver deze vraag: I-Mnitr 2015 Pagina 3 van 15

4 11. Mijn bestuur psitineert zich p het vlak van de vlgende aspecten van infrmatiebeheer.op een schaal van 1 (vr vrijwel geen enkele dataset van tepassing) tt 10 (vr alle datasets van tepassing) Weet niet 1. De gebruikte data binnen mijn bestuur zijn crrect en up-t-date. 2. De gebruikte data binnen mijn bestuur zijn vlledig. 3. Data binnen mijn bestuur wrden gedeeld via een gemeenschappelijke databank/server zdat elke dienst kan werken met dezelfde data. 4. De data binnen mijn bestuur zijn vldende beveiligd. 5. Binnen mijn gemeente zijn er geen verlappende/dubbele databestanden. O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 13. Van welke data, authentieke brnnen f diensten maakt u gebruik in uw gemeente f stad? Hele rganisatie (waar ndig) Enkele diensten Eén dienst Niet Weet niet Adressenbestand p basis van CRAB Persnsgegevens uit het bevlkingsregister/rijksregister Prductencatalgus p basis van de IPDC Kruispuntbank Sciale Zekerheid I-Mnitr 2015 Pagina 4 van 15

5 15. Mijn bestuur vldet aan de vlgende verplichtingen m.b.t. (digitale) interbestuurlijke gegevensuitwisseling: Ja Neen Weet niet Levert u de maandelijkse infrmatie in het kader van bestuurlijk tezicht, digitaal aan het Agentschap Binnenlands Bestuur? Geeft u infrmatie ver de innames penbaar dmein in uw gemeente dr aan het Generiek Infrmatie Platfrm Openbaar Dmein (GIPOD) vlgens de richtlijnen van het decreet? Beleid De nderstaande vragen peilen he het beleid naar ICT kijkt en in welke mate ICT betrkken wrdt bij de beleidsvering. 16. Infrmatietechnlgie en infrmatiebeleid kmen ruim vldende aan bd in het managementteam van mijn bestuur.(bv. de ICT-prfessinal maakt deel uit van het managementteam, het is een vast agendapunt,...) Ja Nee Weet niet 17. Bij belangrijke beslissingen gebeurt er een digitale impactanalyse in mijn bestuur. M.a.w. de gevlgen van een beslissing met betrekking tt het infrmatiseringsaspect (bv. aanpassen/vernieuwen van de bendigde sftware en/f hardware, ndige IT-pleidingen, ksten/baten analyse,...) wrden mee in verweging genmen alvrens te beslissen. Altijd Meestal Sms Zelden Nit Weet niet I-Mnitr 2015 Pagina 5 van 15

6 20. Mijn bestuur is in staat m snel beleidsrelevante infrmatie (managementinfrmatie) digitaal aan te leveren m.b.t. de vlgende nderwerpen: Altijd Meestal Sms Zelden Nit Weet niet Migratie (aantal nieuwe inwners / vertrekkende inwners) Aantal leeflners in de gemeente Aantal cliënten in schuldbemiddeling Bezekersaantallen in dienstencentra Aantal +75-jarigen in de gemeente Het bedrag van de terugvrderbare vrschtten uitgekeerd dr het OCMW 21. He vaak is er binnen het bestuur verleg ver strategische IT-nderwerpen:Duid aan wat het meest de werkelijkheid benadert. Jaarlijks Maandelijks Wekelijks Ad hc Nit Weet niet niet van tepassing Met het cllege f bevegde schepen f vast bureau Op het managementteam Op het diensthfdenverleg Met gebruikers/gebruikersgrepen Ander, gelieve te specificeren... I-Mnitr 2015 Pagina 6 van 15

7 22. In het meerjarenplan van mijn bestuur wrdt digitalisering substantieel genemd als middel m delstellingen te bereiken. Ja, uitgebreid Ja, vldende Er wrdt melding gemaakt Nee, erg weinig Nee, niet Weet niet 23. In mijn bestuur is er een gefrmaliseerd IT-beleidsplan.(dit wil zeggen gedgekeurd in bv. het MAT f een plitiek rgaan) Ja Nee Weet niet Prcessen E-gvernment gaat nit alleen ver het inzetten van mderne ICT f het luter autmatiseren van de bestaande werking en dienstverlening. Het gaat k ver het herbekijken en efficiënter rganiseren van die werking en dienstverlening zelf. Hier kmen we p het dmein van de prcessen: het herbekijken van de prcessen vraleer ze te autmatiseren f te infrmatiseren. Hierver gaan de vlgende vragen: zijn lkale besturen in staat m hun prcessen van interne werking en externe dienstverlening kritisch te analyseren en te veranderen? Wrdt bij het digitaliseren van prcessen eerst bekeken f deze vereenvudigd kunnen wrden? I-Mnitr 2015 Pagina 7 van 15

8 25. Met betrekking tt prcessen: vlledig akkrd gedeeltelijk akkrd geen van beide eerder niet akkrd niet akkrd weet niet In mijn bestuur wrdt bij elk veranderings- f ptimalisatieprject het prces herbekeken in functie van mgelijke digitale dienstverlening. De prcessen in mijn bestuur zijn vlledig in kaart gebracht. Het in kaart brengen van mijn prcessen heeft mijn bestuur gehlpen bij het vereenvudigen van prducten en diensten. Het in kaart brengen van mijn prcessen heeft mijn bestuur gehlpen bij het digitaliseren van prducten en diensten. Het in kaart brengen van mijn prcessen heeft mijn bestuur gehlpen m de dienstverlening significant te verbeteren I-Mnitr 2015 Pagina 8 van 15

9 26. In mijn bestuur zijn we met de vlgende rganisatiebrede digitaliseringsprjecten bezig: In gebruik Wrdt mmenteel uitgerld Effectief gepland We denken er ver na (in studie) Niet Weet niet Geef eventueel telichting f cmmentaar NVT Dcumentenbeheer O Dssierbeheer O Klantencntactbeheer O Ntulenbeheer O Klachten/meldingenbeheer O Archief O 27. Indien in mijn bestuur de vlgende rganisatiebrede digitaliseringsprjecten in gebruik zijn (al dan niet pstart) berdelen wij deze van zeer slecht (1) tt zeer ged (10) Geef eventueel telichting f cmmentaar NVT Dcumentenbeheer O O O O O Dssierbeheer O O O O O Klantencntactbeheer O O O O O Ntulenbeheer O O O O O Klachten/meldingenbeheer O O O O O Archief O O O O O I-Mnitr 2015 Pagina 9 van 15

10 28. Algemene pmerkingen ver vrgaande twee vragen. Capaciteit De werking van ICT- f infrmatie gerelateerde taken staat f valt met de beschikbaarheid van vldende persneel die bvendien beschikken ver de ndige kennis en cmpetenties. 29. In mijn bestuur is er pleiding/training in verband met ged gebruik van IT vr: Ruim vldende Vldende Neutraal Onvldende Ruim nvldende Weet niet Mandatarissen Management I-prfessinals Medewerkers Burgers 30. Heveel vltijdse equivalenten zet u rechtstreeks in p IT- en GIS-gerelateerde functies?(vb 1 vltijdse IT-medewerker + halftijds GIS-medewerker = 1,5 VTE)(vb geen vltijdse IT-medewerker in dienst, maar wel via een externe dienstverlener iemand die 2 dagen per week aanwezig is = 0,4 VTE) I-Mnitr 2015 Pagina 10 van 15

11 31. Waar in het rgangram staat de IT- en GIS-dienst in uw bestuur? Stafdiensten/secretariaat IT en GIS zijn aparte diensten binnen het rgangram Lgistieke diensten Infrastructuur Financiële dienst Ander, gelieve te specificeren De IT-dienst is bezig met vlgende taken (geef in % de tijdsbesteding, de sm dient 100 te zijn)type gehele getallen en zet het %-teken niet administratief beheer andere taken bestekken en aankpen eigen pleiding en vrming geven van pleiding en vrming helpdesk (algemeen) ict-beleid en strategie ntwikkelen en implementeren van sftware server- en netwerkbeheer en -nderhud technisch beheer van ICT-gebruikersmiddelen (pc's e.d.) 100 Resterende waarde Partners Samenwerking p het vlak van het delen van persneel, hardware, sftware, kan een middel zijn m kennis, cmpetenties, elders te halen indien men er intern niet ver beschikt.de vragen p de vlgende pagina handelen hierver. I-Mnitr 2015 Pagina 11 van 15

12 34. Mijn bestuur werkt intensief/structureel samen met andere besturen p het vlak van:(meerdere antwrden zijn mgelijk) OCMW/gemee nte Buurgemeenten/regi naal Prvinci e Vlaams e verhei d Ander e Nie t Vul eventueel aan f verduidelij k Inzet van ITprfessinals Aankp van hardware (via raamcntracten, samenaankpen,...) Delen van hardware (bv. gemeenschappelij ke servers) Delen van data Sftware aankp/ntwikkel ing E-dienstverlening IT, een gede infrmatiehuishuding, digitalisering, vereenvudiging hebben een verbetering van de interne en externe dienstverlening als del. Maar is dat effectief z? Om die reden gaat een belangrijk deel van deze bevraging ver e- dienstverlening en meer bepaald in welke mate dat burgers, bedrijven, verenigingen, een betere dienstverlening ervaren. I-Mnitr 2015 Pagina 12 van 15

13 35. Gebruiksvriendelijkheid van de IT-tepassingen is een belangrijk aandachtspunt in nze infrmatiesystemen. Vlledig akkrd Gedeeltelijk akkrd Neutraal Eerder niet akkrd Niet akkrd Weet niet Bij het selectieprces (bijv. in bestek) Tijdens de ntwikkeling (in huis f extern) Vrnamelijk tijdens het gebruik 36. Mijn bestuur heeft inzicht in de mate van het gebruik van de elektrnische dienstverlening? (elketten)(cijfers, statistieken, kengetallen,...) Ja Nee Weet niet I-Mnitr 2015 Pagina 13 van 15

14 39. Op welke manier zijn de vlgende diensten vr de burger beschikbaar bij mijn OCMW? geen infrmatie nline beschikb aar inf nline beschikb aar maar geen digitale transactie mgelijk papieren versie nline beschikbaar (bv. een PDF dwnladen/pvr agen en zelf printen en manueel invullen) er is een nline aanvraa g (efrmulie r), maar geen kppeli ng back ffice nline aanvra ag mét kppeli ng back ffice end t end digitaliseri ng. alles wrdt vlledig autmatis ch afgehande ld niet van tepassi ng Buitenschlse kinderpvang O Gemeentelijke gebrtepremie - kraamgeld Inschrijving p een wachtlijst vr een wnzrgcentrum vr een (f beide) uder(s) Inschrijven vr een dagverzrgingscen trum Een afspraak maken met een maatschappelijk werker van de sciale dienst O O O O Warme maaltijden aan huis bestellen O E-dienstverlening 40. Mijn bestuur det klantenbevragingen m de tevredenheid ver de dienstverlening én de e- dienstverlening te meten? Ja Nee Weet niet I-Mnitr 2015 Pagina 14 van 15

15 41. Wat is de frequentie (kies datgene wat het dichtst bij de realiteit staat) van de klantenbevragingen m de tevredenheid ver de (e-)dienstverlening te meten? Op permanente basis Jaarlijks Tweejaarlijks 1 x per legislatuur Op ad hc basis Weet niet 42. Aan welke drie belangrijke nden met er vlgens u gewerkt wrden in verband met infrmatiebeheer en dr wie?(maximum 255 tekens per pririteit mgelijk!) 1e pririteit 2e pririteit 3e pririteit 43. Heeft u ng andere pmerkingen, aanvullingen, suggesties met betrekking tt infrmatiebeheer, digitalisering, e-gvernment I-Mnitr 2015 Pagina 15 van 15