Roadbook Informatisering Woonzorgcentra

Transcriptie

1 Klanten & Diensten Onderzek R. Lyln mals.be Radbk Infrmatisering Wnzrgcentra Versie 1.0 Versin Statut Date Auteur(s) Aard van de wijzigingen 1 Eerste versie 19/03/2013 R. Lyln 1.0 Finale versie 03/02/2014 P. Raeymaekers Verwachtingen afstemmen p prgrammamgelijkheden en haalbaarheid, teveging van pririteiten Reviewers Naam Versie reviewed Cmmentaren VVSG Annelies De Ridder 1 VO/VAZG/ICT Dminique Dejnckheere 1 VO/VAZG/RGZ Jeren Dekeyser 1 VO/VAZG/RGZ Annemie Dms 1 FOS Luc Griep 1 Zrgnet Vlaanderen Peter Raeymaekers 1 Cnsrtium Stefan Smeets 1 Cnsrtium Sammy Timmermans 1 Ferubel Daniël Vandermeulen 1 D:\Gebruikersgegevens\mnenj\Dcuments\prjectgrep\eWZC_GBA_Radbk_infrmatiserin g_wzc_v1.0.dc Template Versie 1.05 zzpc 1/48

2 INHOUD MANAGEMENT SUMMARY INLEIDING ACHTERGROND AANPAK DOEL VAN HET ROADBOOK DOELSTELLING OUT OF SCOPE CONTEXT ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER DEFINITIE BEWONERSDOSSIER CONTEXTDIAGRAMMA BEWONERSDOSSIER EXTERNE EVOLUTIES Vitalink ehealth-platfrm Passendale grep Referentiekader en indicatren vr wnzrgcentra & e-lket ACTIEPLAN e-gezondheid BelRAI VISIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER MAXIMALE INFORMATISERING BEWONERSDOSSIER MAXIMALE GARANTIE OP SAMENWERKING PRIORITEITEN KORTE TERMIJN CONCRETISERING VISIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER GLOBALE ARCHITECTUUR ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER Gegevenstypes EBD Individuele bewnersgegevens Prces ndersteunende gegevens Infrmatie-uitwisseling met externe actren PRIVACY EN TOEGANGSBEHEER Tegang tt de gegevens dr betrkken actren Leden zrgteam Bewner en vertegenwrdigers Beveiliging Bewaring van gegevens BATEN EN LASTEN PER DOELGROEP WOONZORGCENTRA BEWONER EN ZIJN FAMILIE HUISARTS /48

3 6.4 APOTHEKER, EXTERNE KINESIST, ZIEKENHUIS OVERHEID REALISATIE ELEKTRONISCH BEWONERSDOSSIER SCENARIO S Scenari 1: pname nieuwe WZC bewner Scenari 2: pname en ntslag ziekenhuis Scenari 3: pvlging en actualisatie zrg AANDACHTSPUNTEN Elektrnisch bewnersdssier Infrmatiestrmen tussen actren Beveiligings- en cntinuïteitsrisic s PRIORITEITEN AANPAK BIJLAGE 1 ICT IMPACT BASISVOORWAARDEN VISIETEKST PASSENDALE GROEP /48

4 Management Summary Zals in het ICT actieplan Naar een (e)zrgzaam Vlaanderen van minister Vandeurzen wrdt aangegeven zal de sft- en hardware die de ICT-sectr ntwikkelt, cruciaal zijn m de infrmatisering van de wnzrgsectr te laten slagen. De kepelverenigingen kunnen diverse trajecten vr de infrmatisering van het bewners- en zrgdssier ndersteunen. Om te garanderen dat deze trajecten in lijn zijn met elkaar, meten de algemene principes vr elk traject p vrhand vastgelegd wrden. Die principes wrden uitgewerkt in dit radbk. Elk infrmatiseringstraject dat wrdt pgestart, met zich inschrijven in de principes die in het vrliggende radbk staan. Het radbk met de uitbuw vergemakkelijken van een geïnfrmatiseerd en kwaliteitsvl bewners- en zrgdssier binnen de wnzrgcentra (WZC). Op basis van de infrmatie die verzameld werd tijdens de diverse cntacten met de kepelverenigingen uderenzrg, de Passendale grep, wnzrgcentra, zrginspectie, sftwareleveranciers en VAZG werden de principes pgenmen in dit radbk uitgewerkt. Hierbij werd maximaal rekening gehuden met het hergebruik van de basisdiensten aangebden dr het ehealth-platfrm, Vitalink, Belrai, Bij de uitwerking van de visie betreffende de infrmatisering van de wnzrgcentra werd rekening gehuden met de grte verscheidenheid aan wnzrgcentra. Grte grepen bestaande uit meerdere wnzrgcentra vragen een andere aanpak dan kleinere wnzrgcentra. Centrale vrwaarden in de uitgewerkte visie vr het infrmatiseren van zwel de interne als de externe zrgprcessen van de wnzrgcentra zijn: 1. Streven naar infrmatisering van alle infrmatie en prcessen die ndzakelijk zijn m de zrgtaken in de wnzrgcentra ptimaal te ndersteunen. 2. Streven naar maximale samenwerking tussen alle actren betrkken in de zrg vr een bewner. Om beide vrwaarden te vervullen zijn meerdere pistes mgelijk. Op basis van het radbk hebben de vier kepelverenigingen uderenzrg de priritaire pistes uitgewerkt die de activiteiten p krte termijn zullen bepalen. Pririteiten wrden vastgelegd zwel met betrekking tt de ndzaak van het verder infrmatiseren van de WZC p zich als met betrekking tt de infrmatisering van de nderlinge infrmatiestrmen tussen de betrkken zrgactren. De uitgewerkte pririteiten zijn pgenmen in bijlage 2 en vrmen de basis van een aantal prjecten die men p krte termijn in een samenwerking tussen wnzrgcentra en sftwarentwikkelaars zal realiseren. De prjecten die in het kader van de prep wrden uitgeverd,zullen niet vlstaan vr het vlledige radbk uit te veren, daar zullen meer lange termijn engagementen vr ndig zijn..we cncretiseren de visie aan de hand van zes uitgangspunten: 1. Het EBD bevat alle infrmatie die ndzakelijk is m de zrgtaken te ndersteunen. 2. Datasets die nderdeel vrmen van het EBD kunnen dr het WZC f extern beheerd wrden. Met andere wrden niet alle gegevens meten effectief pgeslagen wrden binnen het WZC. Vr gegevens die afkmstig zijn uit externe brnnen, en die niet gewijzigd dienen te wrden dr het WZC, kan het vlstaan m die binnen het EBD enkel te visualiseren. Dr steeds de meest recente versie van de gegevens p te halen wrdt vermeden dat het WZC niet p de hgte zu zijn van eventuele wijzigingen. 3. De infrmatie uit het EBD wrdt p een gecdeerde wijze geregistreerd en gedeeld Een afznderlijk traject wrdt pgestart m de ndzakelijke syntactische, semantische en prcesstandaarden vast te leggen. 4/48

5 4. Elke externe actr die een therapeutische- f zrgrelatie heeft met een specifieke bewner kan tegang krijgen tt de vr zijn rl relevante EBD gegevens. De tegang vanuit het WZC tt de gegevens uit externe authentieke brnnen wrdt bepaald p basis van de tegangsregels die gelden vr elke individuele brn. Vr het WZC wrdt hierbij uitgegaan van het principe circles f trust. Bij dit principe krijgt het WZC in zijn geheel tegang tt een bepaalde gegevensset, het WZC zelf dient hierbij te garanderen dat enkel de gemachtigde WZC-medewerkers tegang krijgen tt de gegevens, vr meer infrmatie zie: Bij de ntwikkeling van het EBD en bij de uitwisseling van infrmatie met externe partijen wrdt gestreefd naar een maximaal hergebruik van de basisdiensten van het ehealth-platfrm en Vitalink. 6. Pistes dienen uitgewerkt te wrden m de rl van de CRA maximaal te ndersteunen. De uitwisseling van infrmatie met zrgactren die zich buiten de muren van het wnzrgcentrum bevinden wrdt mede mgelijk gemaakt dr bestaande systemen zals Vitalink en de ehealthbx maximaal te hergebruiken. Onderstaande afbeelding biedt een high level verzicht van de manier waarp de diverse actren kunnen samenwerken. Figuur 1 High level verzicht architectuur infrmatie-uitwisseling tussen WZC en externe actren Om de privacy van de bewners te garanderen wrden bij de uitwisseling van de bewnersgegevens de veiligheids- en tegangsprincipes tegepast die vastgelegd werden dr het ehealth-platfrm en Vitalink. Bij de infrmatisering van de wnzrgcentra gaat specifieke aandacht naar het pzetten van een adequate beveiliging van de hard- en sftware bij de wnzrgcentra. Specifieke aandacht gaat k naar het pzetten van crrecte en geteste prcedures die de garantie bieden dat de bewnersgegevens cntinu beschikbaar blijven. Verifiëren f alle ndzakelijke prcedures crrect wrden uitgeverd en de veiligheidsmechanismen aanwezig zijn vraagt specifieke kennis die mmenteel niet steeds beschikbaar is bij de WZC. Daarm wrdt in het radbk vrgesteld m pistes uit te werken die beschrijven he veiligheidscnsulenten de ndige verificaties kunnen uitveren. 5/48

6 1 Inleiding 1.1 Achtergrnd Zals in het ICT actieplan Naar een (e)zrgzaam Vlaanderen van minister Vandeurzen wrdt aangegeven zal de sft- en hardware die de ICT-sectr ntwikkelt, cruciaal zijn m de infrmatisering van de wnzrgsectr te laten slagen. De kepelverenigingen kunnen diverse trajecten vr de infrmatisering van het bewners- en zrgdssier ndersteunen. Om te garanderen dat deze trajecten in lijn zijn met elkaar, meten de algemene principes vr elk traject p vrhand vastgelegd zijn. Die principes wrden uitgewerkt in dit radbk. Elk infrmatiseringstraject dat wrdt pgestart, met zich inschrijven in de principes die in het vrliggende radbk staan. Het radbk met de uitbuw van een geïnfrmatiseerd en kwaliteitsvl bewners- en zrgdssier binnen de wnzrgcentra vergemakkelijken. Aspecten die hierte bijdragen zijn nder andere: Een verlaging van de implementatiebarrière vr ICT Een gede cdering van de geregistreerde gegevens Het duurzaam hanteren van de juiste datastructuren en standaarden Het uitwerken van gede prcedures en handbeken vr de begde tepassingen Een vltte rapprtering Vr beheersdeleinden Vr de verheid Het aanbrengen van de juiste incentives Een ged werkende sftwaremarkt die vlt inspeelt p de beheften van de stakehlders Hierbinnen meten vlgende zaken mgelijk zijn: De implementatie van het referentiekader kwaliteit; Digitale cmmunicatie tussen de wnzrgcentra; Gegevensdeling tussen 1e en 2e lijnszrg en de wnzrgcentra in het kader van multidisciplinaire samenwerking; Gebruik van de ehealth-platfrm basisdiensten vr beveiliging en unifrme gegevensuitwisseling (.a. ehealthbx); Kppeling met externe basisdiensten en tepassingen zals Vitalink, Belrai, Vaccinnet, GMDregister, labresultaten etc.; Gebruik en al dan niet ntwikkelen van unifrme standaarden en gebruik van repertria zals BCFI (geneesmiddelen), het WZC frmularium; Elektrnisch bewnersdssier (medisch en paramedisch luik). Het betreft prducten met betrekking tt de pvang en verzrging van bewners. Dus geen bekhud- f persneelsbeheerpaketten gezien de markt hier al vldende plssingen vr biedt. 6/48

7 1.2. Aanpak Opdrachtgever realisatie radbk: Vlaams Agentschap Zrg en Gezndheid (vrzitter stuurgrep) De vier kepelverenigingen uderenzrg: de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, Zrgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Senirenzrg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw. Passendale grep Het radbk infrmatisering WZC wrdt gerealiseerd in samenwerking met een aanzienlijk aantal partners actief binnen de uderenzrg. Infrmatie werd ingewnnen bij: De vier kepelverenigingen uderenzrg: de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, Zrgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Senirenzrg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw. Passendale grep Vlaams Agentschap Zrg en Gezndheid Gecnsulteerde wnzrgcentra: WZC Weverbs, Gent-Brugge Hme Claire, Gent WZC Pttelberg, Krtrijk WZC De Waterdam, Reselare OCMW Gent, Gent Residentie Christff, Varsenare Gevlgde stappen bij de realisatie van het radbk Via de kepelverenigingen en de Passendale grep werd een actuele stand van zaken betreffende de infrmatisering van de wnzrgcentra bekmen. Dit resulteerde in een initieel plan van aanpak vr de realisatie van het radbk. Dr de stuurgrep werd dit plan verder verfijnd en bijgestuurd. Via interviews werd bij de deelnemende WZC nagegaan welke infrmatie deel uitmaakt van een bewnersdssier en he dit dssier gerganiseerd wrdt. Zwel WZC die gebruik maken van een elektrnisch als een papieren dssier werden gecntacteerd. Daarnaast werd k nagegaan wat de belangrijkste hinderpalen zijn vr een verdere infrmatisering en de pririteiten vr de tekmst. Bijkmende infrmatie werd ingewnnen bij de Vlaamse Zrginspectie, wnzrgcentra sftwareleveranciers en de Passendale grep. Op basis van de verzamelde infrmatie werd een kladversie van het radbk uitgewerkt. Deze versie werd besprken tijden de stuurgrep van 27/2/2013. Op basis van de tijdens de stuurgrep ntvangen aanvullingen werd het radbk verder uitgewerkt. 7/48

8 Op basis van het radbk hebben de kepelverenigingen bepaald welke de pririteiten zijn vr het verhgen van de infrmatiseringsgraad bij de WZC en de priritaire infrmatiestrmen tussen de WZC en de verige actren betrkken in de zrg vr een bewner. De pgelijste pririteiten zijn pgenmen in bijlage 2 bij het radbk. Op basis van deze pririteiten zal in een vlgende fase een plan van aanpak vr de realisatie van deze pririteiten pgemaakt wrden. 8/48

9 2 Del van het radbk 2.1 Delstelling De hfdelstellingen van het radbk zijn: Het beschrijven van de visie en principes die gevlgd zullen wrden bij de infrmatisering van de dr Vlaanderen erkende wnzrgcentra. Dit mvat: De maatregelen die genmen kunnen wrden m de infrmatiseringsgraad binnen de WZC te verhgen. De glbale structuur van een elektrnisch bewnersdssier, inclusief een verzicht van de gegevenstypes ndzakelijk m de peratinele taken van een WZC te ptimaliseren. De te vlgen principes en glbale architectuur bij de uitwisseling van infrmatie tussen het WZC en de diverse types externe actren: eerstelijnsgezndheidszrgverstrekkers, tweede lijn, bewners, externe tepassingen, het verzamelen van beleidsinfrmatie, Het garanderen van de samenhang tussen het elektrnisch bewnersdssier (EBD) en de bestaande basisdiensten van het ehealth-platfrm f andere lpende initiatieven p federaal, reginaal en lkaal vlak. Lpende initiatieven waarmee nder meer rekening wrdt gehuden zijn: Vitalink, Belrai, kwaliteitsindicatren, medicatieschema, sumehr, Daarnaast zijn er k ng de initiatieven van het ehealth-platfrm zals het vastleggen van de cdificatiestandaarden, de aangebden basisdiensten, De beveiliging en rganisatie van de tegang tt de gegevens uit het EBD. Het beschrijven van de te vlgen aanpak bij de realisatie van deze visie gedurende de kmende drie jaar. Deze beschrijving bevat naast de aanpak k een plijsting van de pririteiten, aandachtspunten en verantwrdelijkheden. Gezien de infrmatiseringsgraad tussen de WZC nderling sterk verschilt, lijkt het aangewezen m bij het vastleggen van de pririteiten een nderscheid te maken tussen de WZC die al tt p zekere hgte geïnfrmatiseerd zijn en zij die ng niet geïnfrmatiseerd zijn. 2.2 Out f scpe Behren niet tt de scpe van het radbk: Het radbk heeft enkel betrekking p het ndersteunen van de zrgprcessen, niet p de administratieve prcessen. Facturatie, bekhuding, persneels- en vrraadbeheer vallen buiten de scpe van dit radbk. Hiervr wrden dan k geen vrstellen gefrmuleerd. In het radbk wrdt enkel een plan van aanpak pgenmen dat beschrijft he de visie gerealiseerd kan wrden. De cncrete uitvering van dit plan valt nder een f meer afznderlijke prjecten. 9/48

10 3 Cntext elektrnisch bewnersdssier In dit hfdstuk wrdt in eerste instantie gedefinieerd wat een bewnersdssier minimaal is. In het tweede punt van dit hfdstuk wrdt beschreven welke actren gebruik maken van het bewnersdssier. In het laatst punt wrdt beschreven welke lpende evluties een impact kunnen hebben p de visie die ntwikkeld wrdt vr het bewnersdssier. 3.1 Definitie bewnersdssier Het begrip zrg- en begeleidingsplan wrdt expliciet gespecifieerd in art. 39 van het wnzrgdecreet van 13 maart 2009: Bvendien zrgt een erkend wnzrgcentrum ervr dat een vr zrgverleners tegankelijk zrgen begeleidingsplan vr elke gebruiker wrdt pgemaakt en bijgewerkt. Het zrg- en begeleidingsplan heeft tt del de zrgverlening aan de gebruiker cntinu en p maat te laten verlpen in functie van diens evluerende zrgbeheften. Brn: In uitvering van het wnzrgdecreet bepaalt art. 25 van de bijlage XII bij het besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli waaraan een zrg- en begeleidingsplan dient te vlden: 4 het wnzrgcentrum maakt vr elke bewner een geïndividualiseerd zrg- en begeleidingsplan p dat minstens de vlgende gegevens bevat: a) de identiteitsgegevens; b) de behandelende arts; c) de persn f persnen die in geval van nd verwittigd meten wrden; d) persnlijke kenmerken, levenslp; e) individuele beheften f wensen; f) de afspraken rnd de aangebden zrg; g) de afstemming van de zrgverlening; h) de afspraken rnd vrijetijdsbesteding en sciale activiteiten; 5 het wnzrgcentrum tnt aan dat de bewner f zijn familie en mantelzrgers instemmen met het zrg- en begeleidingsplan. Daarin wrden een maximale persnlijke autnmie en zelfverantwrdelijkheid ingeschreven; 6 de dssiers wrden bewaard met respect vr de privacy, zdat alleen daarte bevegde persnen er tegang te hebben. De bewner en zijn vertegenwrdiger hebben steeds recht p inzage in dat deel van het zrg- en begeleidingsplan dat hen rechtstreeks aanbelangt. Brn: Om als wnzrgcentrum een bijkmende erkenning als rust- en verzrgingstehuis te bekmen met men nder meer vlden aan bijkmende RVT-nrmen. Deze zijn vastgelegd in het Kninklijk Besluit van 21 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009 betreffende de prgrammatie, de erkenningsvrwaarden en de subsidieregeling vr wnzrgvrzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzrgers. 10/48

11 september 2004 hudende vaststelling van de nrmen vr de bijzndere erkenning als rust- en verzrgingstehuis f als centrum vr dagverzrging. Specifiek wat het bewnersdssier betreft is in de bijlage bij dit Kninklijk Besluit het vlgende bepaald: B. Specifieke nrmen. 2. Functinele nrmen. a) Het rust- en verzrgingstehuis met ver de ndzakelijke middelen beschikken m een familiale sfeer, de verzrging, de bewaking, de activiteiten en de vrijetijdsbezigheden van de bewners te waarbrgen. 3. Organisatrische nrmen. a) Bij de pname van iedere bewner met een individueel administratief dssier wrden aangelegd, dat steeds tegankelijk met zijn en in de instelling bewaard met wrden. Dat dssier bevat nder meer: - de vlledige identiteit van de bewner; - in vrkmend geval, naam adres en telefnnummer van de vertegenwrdiger; - de naam, het adres en het telefnnummer van de behandelende arts, alsk de schikking die met getrffen wrden bij zijn afwezigheid. b) Naast het administratief dssier met er vr elke bewner, bij zijn pname, een individueel verzrgingsdssier pgesteld wrden met zijn sciale, medische, paramedische en verpleegkundige gegevens. Dit dssier, dat uit verschillende nderdelen kan bestaan met cnstant in de instelling aanwezig zijn. Het met steeds tegankelijk zijn vr de daarte bevegde persnen. c) Het in b) bedeld dssier met tenminste de vlgende gegevens mvatten: - de identificatiegegevens van de bewner; - de te cntacteren persn; - de anamnese; - het klinisch nderzek bij de pname; - het in punt A.1.b) bedeld multidisciplinair evaluatieprtcl en een rapprt ver de gezndheidstestand van de betrkkene; - het plan van verzrging, revalidatie en bijstand bij de dagelijkse levenshandelingen, pgemaakt dr [4 de beefenaars van de verpleegkunde]4. Dit plan met wrden geëvalueerd en aangepast aan de evlutie van de testand van de bewner; - de diagnse; - de behandeling; - de klinische en de diagnstische evlutie; - de vrgeschreven geneesmiddelen, alsk de tediening ervan. d) De dssiers bedeld in de punten a) en b) mgen bijgehuden wrden in elektrnische vrm, vr zver vldaan is aan al de vrwaarden vastgesteld in dit besluit. 11/48

12 Gezien binnen de WZC vral de term bewnersdssier gebruikt wrdt in plaats van zrg- en begeleidingsplan zullen beide begrippen in deze nta gebruikt wrden. Gezien het radbk betrekking heeft p de realisatie van een elektrnisch bewnersdssier zal de afkrting EBD gebruikt wrden drheen de tekst. 3.2 Cntextdiagramma bewnersdssier Onderstaand diagramma geeft een verzicht van de actren die in cntact kunnen kmen met nderdelen van het bewnersdssier van een WZC. Vr elk van deze actren dient bepaald te wrden tt welke infrmatie zij tegang hebben binnen het bewnersdssier en welke rechten er tegekend kunnen wrden (lezen, wijzigen, verwijderen, ). Figuur 2 Actren elektrnisch bewnersdssier Opmerking: bvenstaande psmming van actren is geen exhaustieve lijst Vr elke actr dient bepaald te wrden wat de meest aangewezen interface wrdt m de vr hem tegankelijke gegevens uit het EBD te benaderen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat het manueel pnieuw inbrengen van gegevens zveel mgelijk met wrden vermeden. Het benaderen van het EBD dr diverse actren wrdt meer in detail behandeld in hfdstuk Externe evluties Op federaal en Vlaams niveau zijn diverse initiatieven lpende die een impact kunnen hebben p de infrmatisering van de WZC. In dit hfdstuk wrden een aantal van deze initiatieven beschreven Vitalink Vitalink is het nieuwe, digitale platfrm van de Vlaamse verheid vr het veilig delen van zrg- en welzijnsgegevens. Dankzij Vitalink kan iedere zrgverlener, van huisarts tt thuisverpleger, p een eenvudige manier beschikken ver crrecte en vlledige patiënteninfrmatie. Dat gebeurt steeds met het 12/48

13 vlste respect vr de privacy en nder erg strenge beveiligingsvrwaarden. Z werken zrgverleners beter samen en krijgen patiënten de beste medische begeleiding. Vrlpig zit Vitalink in een testfase. Vier regi s (Turnhut, Aalst, Zuidst-Limburg en de Brusselse rand) testen het platfrm 6 maanden uit. Is de evaluatie psitief, dan wrdt Vitalink in heel Vlaanderen pgestart. In deze testfase deelt Vitalink alleen het medicatieschema: een verzicht van al de medicijnen, inclusief he en he vaak een patiënt ze met innemen. Later deelt het platfrm k andere medische en welzijnsgegevens. Meer infrmatie kan gevnden wrden p: ehealth-platfrm Als penbare instelling heeft het ehealth-platfrm de missie m: een ged gerganiseerde, nderlinge elektrnische dienstverlening en infrmatie-uitwisseling te bevrderen en te ndersteunen tussen alle actren in de gezndheidszrg, met de ndige waarbrgen p het vlak van de infrmatieveiligheid, de bescherming van de persnlijke levenssfeer van de patiënt en de zrgverlener en het respect van het medisch berepsgeheim Om zijn missie te realiseren, heeft het ehealth-platfrm als penbare instelling van de wetgever 10 pdrachten meegekregen: 1. Ontwikkelen van een visie en een strategie inzake ehealth. 2. Vastleggen van nuttige, ICT-gerelateerde functinele en technische nrmen, standaarden, specificaties en basisarchitectuur. 3. Registreren van sftwarepakketten vr het beheer van elektrnische patiëntendssiers. 4. Cncipiëren, beheren en ntwikkelen van een samenwerkingsplatfrm vr de veilige elektrnische gegevensuitwisseling met de bijhrende basisdiensten. 5. Afspreken van een taakverdeling en kwaliteitsnrmen en verifiëren f de kwaliteitsnrmen wrden nageleefd. 6. Bevrderen en cördineren van de verwezenlijking van prgramma's en prjecten. 7. Beheren en cördineren van de ICT-gerelateerde aspecten van de gegevensuitwisseling in het kader van elektrnische patiëntendssiers en elektrnische medische vrschriften. 8. Optreden als nafhankelijke derde vr het cderen en annimiseren van persnsgegevens m.b.t. de gezndheid vr bepaalde, in de wet pgesmde instanties, ter ndersteuning van het wetenschappelijk nderzek en het beleid. 9. Mtr zijn van de ndige veranderingen vr de uitvering van de visie en strategie inzake ehealth. 10. Organiseren van de samenwerking met andere verheidsinstanties die belast zijn met de cördinatie van de elektrnische dienstverlening. 13/48

14 Meer infrmatie kan gevnden wrden p: Een verzicht van de dr het ehealth-platfrm ntwikkelde basisdiensten kan gevnden wrden p: Passendale grep De Passendale grep is een werkgrep met als delstelling m ntwikkelaars en gebruikers van sftware in het wnzrgcentrum samen te laten werken aan de verdere ntwikkeling van de ICT. De werkgrep bestaat nder meer uit de kepels van de wnzrgcentra, cördinerende en raadgevende artsen (CRA s), de cmmissie Emdmus (Dmus Medica), ntwikkelaars EMD en EBD sftware, academici van de universiteit van Leuven, Gent en Antwerpen, Vlaams Apthekers Netwerk, Vlaamse Ouderenraad, Farmaka vzw en vertegenwrdigers van de kinesitherapeuten, ergtherapeuten en verpleegkundigen. Dr de leden van de Passendale grep werd een visietekst uitgewerkt vr het elektrnisch bewnersdssier van de wnzrgcentra. De basisvrwaarden en principes uit de visietekst vrmen mee de basis vr de uitwerking van het vrliggende radbk Referentiekader en indicatren vr wnzrgcentra & e-lket Een referentiekader is een vastgelegd kwaliteitskader: het standaardiseert de basisnrmen vr kwaliteit en kppelt er indicatren aan m die standaarden te meten en te evalueren. De wnzrgcentra zullen die indicatren zelf meten en ze 2 maal per jaar drgeven f indienen bij het Vlaams Agentschap Zrg en Gezndheid. Elk wnzrgcentrum krijgt daarna een individueel rapprt waarin het kan zien he het zich psitineert ten pzichte van andere wnzrgcentra. Het kader zal p termijn een duidelijk beeld geven van wat kwalitatieve, verantwrde zrg eigenlijk inhudt. Vrzieningen zullen het kader kunnen gebruiken als een instrument vr zelfevaluatie en er hun kwaliteitsbeleid p kunnen baseren. Dr de kwaliteitsnrmen en -verwachtingen te standaardiseren en er indicatren aan te kppelen, biedt het referentiekader heel wat mgelijkheden p het vlak van kwaliteitsverbetering en transparantie. Op dit mment fcust het referentiekader zich enkel p de zrginhudelijke indicatren. Die gaan ver de kwaliteit van zrg en veiligheid en de kwaliteit van zrgverleners en zrgrganisaties. 21 bjectieve indicatren (waarvan 16 verplichte en 5 ptinele indicatren) zullen dr de wnzrgcentra zelf geregistreerd wrden. Dat gebeurt stapsgewijs. Vanaf 20 maart 2013 wrden 7 indicatren gemeten. Vanaf 1 januari 2015 wrden alle indicatren jaarlijks gemeten en pgevraagd. Meer infrmatie kan gevnden wrden p: Het drgeven van de indicatren zal gebeuren via het e-lket van Zrg en Gezndheid. Dit is een platfrm waarmee vanaf 2012 de animatiedssiers nline ingediend en pgevlgd kunnen wrden. Op termijn zal het e-lket k gebruikt wrden vr andere dssiers van wnzrgcentra, bijvrbeeld vr erkenningen en vergunningen. 14/48

15 Binnen het beleidsdmein Welzijn, Vlksgezndheid en Gezin (WVG) wil men werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zrg- en welzijnsactren nderling en met de verheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen verheden en vrzieningen meten z verbeteren. Dat kan k de administratieve lasten vr de vrzieningen en de beheersksten vr de verheid verminderen. Een betere infrmatiedrstrming met p termijn k kunnen leiden tt autmatische tekenning van rechten vr zrgbehevenden en tt authentieke gegevensbrnnen. Het e-lket past binnen die delstellingen. Het wrdt een gebruiksvriendelijk elektrnisch lket waar p termijn alle zrg- en gezndheidsvrzieningen nline hun dssiers bij het agentschap kunnen indienen. Het e-lket zal het k mgelijk maken m p elk mment de status en de vruitgang van deze dssiers te raadplegen. Alle administratieve gegevensuitwisseling zal dus p termijn via het e-lket verlpen. De tegang tt het e-lket is uiteraard beperkt en de gegevens zijn sterk beveiligd. Die tegangen en gebruikersrechten wrden tegekend dr de beheersinstantie (de initiatiefnemer) van het wnzrgcentrum. Binnen het beleidsdmein WVG streeft men ernaar van e-health en scialezekerheid.be de tegangsprt te maken tt alle beveiligde nline tepassingen, zals het e-lket ACTIEPLAN e-gezondheid Het actieplan e-gezndheid vrmt het resultaat van de Rnde Tafel ehealth gesprekken die liepen van 22 ktber tt 20 december Aan deze gesprekken namen deel: administraties met diverse federale, gewestelijke en gemeenschapsbevegdheden, diverse instellingen en rganisaties, zrgverstrekkers uit de eerste en tweede lijn. Vlgende punten uit het actieplan maken referentie naar de ndersteuning van de zrg binnen de WZC: Gegevens delen via het systeem hubs &metahub (Actiepunt en ) Gegevens afgeleverde medicatie en medicatieschema (Actiepunt: ) Meer infrmatie kan gevnden wrden p: Het actieplan kan gevnden wrden p: : BelRAI BelRAI is een piltprject in pdracht van de Federale Overheidsdienst (FOD) Vlksgezndheid, Veiligheid van de Vedselketen en Leefmilieu vr de unifrme en webbased (nline) registratie van cliëntgegevens, eventueel afkmstig uit verschillende zrgsettings, in het interraiberdelingsinstrumentarium. Het Resident Assessment Instrument (RAI) werd rsprnkelijk in de Verenigde Staten ntwikkeld als een berdelingsinstrument m de gezndheids- en welzijnssituatie van uderen in instellingen p een gestandaardiseerde en gestructureerde manier in beeld te brengen met als del een hgkwalitatieve zrgplanning en kwaliteitsmnitring te realiseren. Nadien werden vr de verschillende zrgsectren nieuwe interrai-berdelingsinstrumenten ntwikkeld. 15/48

16 Om een multidisciplinaire aanpak te bevrderen kunnen in BelRAI alle sms uiteenlpende antwrden van medici, paramedici en andere prfessinals p vragen uit de verschillende items van het interraiberdelingsinstrument geregistreerd wrden. Na het verlpen, eventueel bespreken en vervlledigen van de antwrden, kan de vragenlijstverantwrdelijke de resultaten (CAP's, Zrgschalen, ) dr BelRAI laten berekenen. De infrmatie en zrgrichtlijnen die hieruit vrtvleien kunnen uiteindelijk p een flexibele manier gebruikt wrden dr de zrgverleners in de verschillende zrgsettings bij het realiseren van een hlistische, hgkwalitatieve zrgplanning en kwaliteitsmnitring. Meer infrmatie ver BelRAI kan gevnden wrden p: Opmerking: de invering van BelRAI is k een van de actiepunten pgenmen in het actieplan e- Gezndheid van de Rnde Tafel ehealth. Vr meer infrmatie zie actiepunt in: 16/48

17 4 Visie elektrnisch bewnersdssier De dr Vlaanderen erkende wnzrgcentra staan in de nabije tekmst vr vele uitdagingen. Wil men aan de bewners van elke wnzrgcentrum blijvend een kwaliteitsvlle en efficiënte zrg kunnen aanbieden dan is het nvermijdelijk dat de zrgprcessen geptimaliseerd wrden. De infrmatisering van de zrgprcessen speelt hierbij een belangrijke rl. Deze infrmatisering dient niet enkel gerealiseerd te wrden binnen in een wnzrgcentrum, maar dient eveneens uitgeverd te wrden vr de prcessen waarin gezndheidszrgactren buiten het WZC betrkken wrden. De externe actren die betrkken kunnen wrden in de zrgprcessen van de WZC-bewners zijn zeer divers en het is dan k nmgelijk een vlledige lijst van alle actren neer te schrijven. Vrbeelden zijn: huisdkter, ziekenhuis, kinesist, aptheker, familie, Wil men zwel de interne als de externe zrgprcessen van de wnzrgcentra infrmatiseren dan dient aan vlgende vrwaarden vldaan te wrden: 1. Streven naar infrmatisering van alle infrmatie en prcessen die ndzakelijk zijn m de zrgtaken in de wnzrgcentra ptimaal te ndersteunen. 2. Streven naar maximale samenwerking tussen alle actren betrkken in de zrg vr een bewner. Vlgende paragrafen beschrijven de maatregelen die vrgesteld wrden m bvenstaande vrwaarden te realiseren. 4.1 Maximale infrmatisering bewnersdssier In het wnzrgdecreet wrdt niet gespecifieerd dat een bewnersdssier elektrnisch met wrden bijgehuden. Niettemin is dit een abslute vrwaarde wil men interne en externe zrgprcessen ptimaliseren. Om de wnzrgcentra die mmenteel niet f slechts in beperkt geïnfrmatiseerd zijn te mtiveren m de stap te zetten wrden vlgende maatregelen vrgesteld: De wnzrgcentra dienen vldende bewust te zijn van de huidige ICT evluties binnen de gezndheidszrg. WZC die wel de stap naar infrmatisering zetten kunnen het aandeel administratief werk in het zrgprces den dalen zdat meer tijd vrij gemaakt kan wrden vr de bewner. De infrmatisering van de medische- en zrgprcessen is k lpende bij de verige actren in de gezndheidszrg. Meer en meer wrdt infrmatie tussen actren elektrnisch uitgewisseld. De WZC kunnen hierbij niet aan de zijlijn blijven staan, k zij dienen ver de mgelijkheid te beschikken m p een efficiënte manier infrmatie te kunnen uitwisselen met alle gezndheidszrgactren. Onder meer de kepelverenigingen uderenzrg hebben een belangrijke rl bij het mtiveren van de wnzrgcentra m infrmatiseringstrajecten p te starten. Infrmatiesessies waarbij aan de hand van reële cases de vrdelen en mgelijkheden wrden aangetnd meten de WZC helpen m verder te infrmatiseren. Kleinere WZC hebben dezelfde zrgprcessen als grtere rganisaties. De infrmatiseringsbeheften bij kleine WZC zijn dus k gelijkaardig. Vr kleine WZC is het echter meilijker m dezelfde budgetten vrij te maken als grte rganisaties. Maatregelen dienen genmen te wrden zdat het k vr kleinere WZC mgelijk wrdt m te infrmatiseren. Diverse pistes kunnen verwgen wrden m de WZC aan te zetten tt verdere infrmatisering. 17/48

18 Onderstaande psmming bevat een verzicht van een aantal van deze pistes. In nderling verleg tussen de kepelverenigingen uderenzrg zullen de priritaire pistes in een vlgende fase aan dit radbk tegevegd wrden. Enkele mgelijke ideeën vr pistes: (Financieel) stimuleren van samenwerkingsverbanden: ksten vr ICT kunnen vr de WZC draaglijker gemaakt wrden indien meerdere WZC samenwerken. Nagegaan dient te wrden he deze samenwerking gestimuleerd kan wrden. Generieke penbare aanbestedingen / grepsaankpen: vanuit bijvrbeeld de kepelverenigingen kunnen vr hardware f sftware penbare aanbestedingen f grepsaankpen pgestart wrden. Centraal beheerde EBD mdules: duidelijk afgelijnde mdules kunnen éénmalig ntwikkeld wrden en aangebden wrden aan de WZC. Aanbieden van individuele adviesverlening: aan de WZC kunnen specifieke diensten ter beschikking gesteld wrden. Deze kunnen de vrm aannemen van adviesverlening rnd het ntwikkelen van een infrmatiseringsplan en ICT-visie vr een specifiek WZC, het ntwikkelen van een security en cntingency 1 plan, Individueel financieel stimuleren: WZC kunnen financieel gestimuleerd wrden zdat deze ver een ruimer budget beschikken vr de aankp van ICT-middelen. Overwgen kan wrden m de financiering te baseren p het effectief gebruik van de ICT-middelen. Labelingprcedure van WZC-sftware: dr een labelingprcedure p te zetten vr de WZC-sftware is het vr de WZC duidelijk welke sftware vldet aan de pgestelde minimum criteria. Gewin en kwaliteitsdecreet: het regelgevend kader is vlp in ntwikkeling. Via de desbetreffende decreten kunnen diverse hefbmen gecreëerd wrden. Het feit dat het bewnersdssier elektrnisch wrdt geeft ng geen garantie dat de systemen ged gebruikt wrden. Best practices ver het gebruik van de systemen en het delen van infrmatie dienen verzameld en verspreid te wrden. Bij het verzamelen en verspreiden van best practices lijkt een belangrijke rl weggelegd vr de kepelverenigingen uderenzrg. Best practices die betrekking hebben p de infrmatie-uitwisseling tussen actren verstijgen de sectr van de wnzrgcentra. Best practices dienen vastgelegd te wrden in samenwerking met de rganisaties die de betrkken actren vertegenwrdigen. Het lijkt aangewezen m de cördinatie van deze best practices in handen te geven van de werkgrep ICT van het Samenwerkingsplatfrm Eerstelijn. 1 Een cntingency plan beschrijft he gegarandeerd kan wrden dat de gegevens van het WZC in alle mstandigheden beschikbaar blijven. 18/48

19 4.2 Maximale garantie p samenwerking Het elektrnisch maken van het bewnersdssier is een eerste stap in de ptimalisering van de zrgprcessen. Verdere verbeteringen zijn mgelijk dr k de cmmunicatiestrmen naar de verige actren betrkken in de zrg vr een bewner te infrmatiseren. Een vltte cmmunicatie tussen alle actren vraagt duidelijke afspraken. Afspraken meten gemaakt wrden ver wie verantwrdelijk is vr het aanleveren van welke gegevens, nder welke vrwaarden de gegevens wrden aangeleverd en nder welke vrm. Om relatief eenvudig cmmunicatiestrmen p te kunnen zetten tussen het elektrnisch bewnersdssier en de externe systemen is het ndzakelijk dat het EBD aan een aantal vrwaarden vldet. Hfdstuk 5 van het radbk beschrijft de principes waaraan een elektrnisch bewnersdssier met vlden wil men infrmatie kunnen delen. Vlden aan de principes is slechts een eerste vrwaarde. Per infrmatiestrm die geïnfrmatiseerd dient te wrden is het ndzakelijk dat in samenspraak met alle actren die betrkken zijn bij een specifieke infrmatiestrm vlgende elementen wrden vastgelegd: Welke gegevens wrden er uitgewisseld De structuur en de cdering van de gegevens De verantwrdelijkheden en rechten van elke rl De technische cmpnenten (Vitalink, basisdiensten ehealth-platfrm, ) ndzakelijk m de infrmatie-uitwisseling tt stand te brengen. Naar analgie met de pstart van Vitalink zal de infrmatisering van infrmatiestrmen waarin de wnzrgcentra betrkken zijn stapsgewijs verlpen. Pririteiten tussen de diverse mgelijke infrmatiestrmen meten vastgelegd wrden en vr elke strm met nagegaan wrden f de WZCsectr kan aansluiten bij een lpend prject f dat een apart prject gedefinieerd dient te wrden. Vrdat de autmatisering van een infrmatiestrm uitgerld wrdt in de vlledige WZC-sectr is het aangewezen m aan de hand van prefprjecten de uitgewerkte principes en systemen uit te testen. Omdat bij deze prjecten een grt aantal eerstelijnsactren betrkken wrdt, wrdt er vrgesteld m de verantwrdelijkheid vr het definiëren van de pririteiten en het pstarten van prjecten te te kennen aan de werkgrep ICT van het Samenwerkingsplatfrm Eerstelijn. Onderstaande plijsting biedt een verzicht van de mmenteel gekende belangrijkste infrmatiestrmen: Opname van een nieuwe WZC bewner: bij de pname van een nieuwe bewner beschikt het WZC nu vaak enkel ver de infrmatie die de bewner f zijn familie kan geven. Deze infrmatie is niet steeds crrect. Ideaal gezien zu het WZC bij de pname van een nieuwe bewner nder meer tegang krijgen tt: het medicatieschema uit Vitalink Belrai Vaccinnet e-zrgplan GMD 1 -register en cntactgegevens GMD-huder 1 Glbaal medisch dssier 19/48

20 In een later stadium kan k infrmatie uit de Sumehr (samenvatting van het medisch dssier van de huisarts) vlgen. In eerste instantie zal de Sumehr enkel tegankelijk zijn vr artsen. Ziekenhuispname en ntslag: bij de pname van een bewner in het ziekenhuis met de bendigde infrmatie meegestuurd wrden vanuit het WZC. Deze infrmatie heeft nder meer betrekking p het medicatieschema, specifieke zrgtaken, vregtijdige zrgplanning, beschermende maatregelen, De meegestuurde infrmatie bereikt in het ziekenhuis nu niet steeds de crrecte afdeling. Dr deze infrmatie ter beschikking te stellen via Vitalink en de ehealthbx kan elke afdeling van het ziekenhuis steeds ver de vr hen tegankelijk infrmatie beschikken. Bij het ntslag van een bewner uit het ziekenhuis kan het ziekenhuis het aangepaste medicatieschema via Vitalink ter beschikking stellen. Gezien de huisarts k tegang heeft tt het medicatieschema kunnen eventuele nduidelijkheden met betrekking tt merk- en generieke medicatie eenvudiger behandeld wrden. Opvlging zrg vr de bewner: dagdagelijks vlgen meerdere gezndheidszrgactren de bewner p. Deze actren bevinden zich niet steeds binnen het WZC. Ideaal gezien kan elke actr vanuit zijn eigen sftware de vr hem/haar vereiste gegevens van een bewner via Vitalink en de ehealthbx cnsulteren en aanpassen. Aangebrachte wijzigingen dienen nmiddellijk zichtbaar te zijn vr alle andere actren die tegang hebben tt de vr hem/haar vereiste gegevens van de bewner, zdat iedereen steeds ver de meest actuele infrmatie beschikt. Vlgende gegevens zijn enkele infrmatietypes en brnnen die beschikbaar gesteld kunnen wrden in het kader van de cntinue pvlging: bservaties en parameters, medicatieschema, cmmunicatiefiche, Vaccinnet, Sumehr, kadaster van de gezndheidsberepen, Tegang tt het EBD dr de bewners en zijn familie: de cmmunicatie met de bewner en zijn familie kan verbeterd wrden indien k zij tegang krijgen tt bijvrbeeld de cmmunicatiefiche f de kalender met alle activiteiten. Opspring vermiste persnen: in een aantal WZC bestaat er al een samenwerking tussen het WZC en de lkale plitie. Indien een dementerende bewner verlren lpt beschikken deze WZC ver een identificatiefiche die nmiddellijk vergemaakt kan wrden aan de plitie. Deze infrmatiestrm zu veralgemeend kunnen wrden ver gans de sectr. 4.3 Pririteiten krte termijn De vlledige realisatie van het radbk zal uiteraard een lange peride en een aanzienlijk en aangehuden engagement van verheden, vrzieningen en bedrijven.op basis van het radbk hebben de vier kepelverenigingen uderenzrg echter priritaire pistes uitgewerkt die de activiteiten p krte termijn zullen bepalen. Pririteiten wrden vastgelegd zwel met betrekking tt de ndzaak van het verder infrmatiseren van de WZC p zich als met betrekking tt de infrmatisering van de nderlinge infrmatiestrmen tussen de betrkken zrgactren. De uitgewerkte pririteiten zijn pgenmen in bijlage 2 en vrmen de basis van een aantal prjecten die men p krte termijn in een samenwerking tussen wnzrgcentra en sftwarentwikkelaars zal realiseren. Krt weergegeven gaat het m vlgende aspecten van infrmatisering: 20/48

21 Transmurale gegevensdeling Het beschikken ver de gepaste gegevens, uit verschillende brnnen laat vrzieningen en zrgverstrekkers immers te de wnzrg beter te rganiseren. Intramurale gegevensdeling Intramurale gegevensdeling met de zrg- en dienstverlenende activiteiten van multidisciplinair karakter die binnen het wnzrgcentrum rnd de bewner wrden ntplid ptimaliseren gezien het vitaal belang van deze samenwerking (erg, kinesist, verpleegkundige, ). Kwaliteitsbeleid ICT kan zrgverstrekkers en management ndersteunen dr een gede registratie van de gepaste parameters, het aanreiken van de juiste richtlijnen/verbeteracties en dr het faciliteren van de analyse. Aptheek ICT kan ndersteunen m te kmen tt een geïntegreerd medicatiebeleid, één prces waarin huisarts, aptheker, zrgrganisatie en zrgmedewerker elk hun eigen verantwrdelijkheid pnemen. 21/48

22 5 Cncretisering visie elektrnisch bewnersdssier Wil men in de tekmst vanuit een WZC gegevens kunnen delen met andere actren betrkken in de zrg vr een bewner dan is het belangrijk dat het bewnersdssier in elke WZC vldet aan een aantal kenmerken. Deze kenmerken wrden in dit hfdstuk beschreven. 5.1 beschrijft de glbale uitgangspunten en aannames vr het EBD. 5.2 beschrijft de algemene architectuur van een bewnersdssier. In dit punt wrden zwel de interne structuur en de gegevenstypes beschreven als de glbale architectuur vr het uitwisselen van infrmatie tussen het bewnersdssier en externe actren. Gezien een grt deel van de infrmatie uit het bewnersdssier medische infrmatie is dient er bijzndere aandacht gegeven te wrden aan de bescherming van deze gegevens. Privacy en het beheer van tegangsrechten wrden besprken in Uitgangspunten elektrnisch bewnersdssier Uitgaande van de infrmatie ntvangen tijdens de diverse cntacten met de stuurgrep, wnzrgcentra en de visietekst van de Passendale grep wrden vlgende uitgangspunten vr het EBD vrpgesteld. Opmerking: enkel de randvrwaarden uit de visietekst van de Passendale grep met een nmiddellijke impact p het radbk wrden in dit hfdstuk weergegeven. Een verzicht van alle randvrwaarden en hun ICT impact kan u vinden in Bijlage 1 ICT impact basisvrwaarden visietekst Passendale grep. Uitgangspunten elektrnisch bewnersdssier 1. Het EBD bevat alle infrmatie die ndzakelijk is m de zrgtaken te ndersteunen. 2. Datasets die nderdeel vrmen van het EBD kunnen dr het WZC f extern beheerd wrden. Met andere wrden, niet alle gegevens meten effectief pgeslagen wrden binnen het WZC. Vr gegevens die afkmstig zijn uit externe brnnen, en die niet gewijzigd dienen te wrden dr het WZC, kan het vlstaan m die binnen het EBD enkel te visualiseren. Dr steeds de meest recente versie van de gegevens p te halen wrdt vermeden dat het WZC niet p de hgte zu zijn van eventuele wijzigingen. 3. De infrmatie uit het EBD wrdt gecdeerd geregistreerd en gedeeld Een afznderlijk traject wrdt pgestart m de ndzakelijke syntactische, semantische en prcesstandaarden vast te leggen. Nagegaan met wrden f in analgie met de EMD-sftware k een standaard met ntwikkeld wrden die telaat m te migreren naar een ander EBD-pakket. 4. Elke externe actr die een therapeutische- f zrgrelatie heeft met een specifieke bewner kan tegang krijgen tt de vr zijn rl relevante EBD gegevens. De tegang vanuit het WZC tt de gegevens van externe authentieke brnnen wrdt bepaald p basis van de tegangsregels die gelden vr elke individuele brn. Vr het WZC wrdt hierbij uitgegaan van het principe circles f trust (vr meer infrmatie zie: ). 22/48

23 5. Bij de ntwikkeling van het EBD en bij de uitwisseling van infrmatie met externe partijen wrdt gestreefd naar een maximaal hergebruik van de basisdiensten van het ehealth-platfrm en Vitalink. 6. Pistes dienen uitgewerkt te wrden m de rl van de CRA maximaal te ndersteunen. 5.2 Glbale architectuur elektrnisch bewnersdssier Gegevenstypes EBD Zals schematisch wrdt weergegeven in Figuur 3 kunnen de gegevens die beheerd wrden via het EBD pgesplitst wrden in individuele bewnersgegevens en prcesndersteunende gegevens. Individuele bewnersgegevens Identificatie- en administratieve gegevens bewner Zrgplan Tedieningsinstructies medicatie Parameters / bservaties Cmmunicatiefiche Afspraken Dcumenten (vregtijdige zrgplanning, gedkeuring zrgplan, fixatie, ) Extern aangeleverde gegevens: medisch dssier, medicatiefiche, ziekenhuisinfrmatie, Figuur 3 Gegevenstypes EBD Prcesndersteunende gegevens Dag- en nachtbek (verdracht) Kwaliteitsindicatren Facturatie Individuele bewnersgegevens zijn alle gegevens die de welzijns- f gezndheidstestand van een WZC bewner f de aan hem tegediende zrgen beschrijven. Deze gegevens kunnen intern in het WZC gecreëerd wrden f aangeleverd wrden dr een externe actr. De extern aangeleverde gegevens wrden hetzij enkel gecnsulteerd vanuit het EBD (vb. specifieke nderdelen medisch dssier huisarts) hetzij gebruikt vr verdere verwerking (vb. tedieningsinstructies medicatie vertrekkend vanuit medicatieschema). Prcesndersteunende gegevens zijn alle gegevens die vr het WZC ndzakelijk zijn m de zrg- en beheersprcessen ptimaal te rganiseren. Deze ndersteunende gegevens wrden afgeleid uit de individuele bewnersgegevens. Bijvrbeeld de dag- en nachtbekgegevens die gebruikt wrden bij de verdracht tussen diensten kunnen afgeleid wrden uit de pmerkingen die tegevegd werden aan het dssier van elke individuele bewner. 23/48

24 Opmerking: beleidsinfrmatie, zals de kwaliteitsindicatren, wrdt drgestuurd naar het Vlaams Agentschap Zrg en Gezndheid via het e-lket. Deze gegevens zijn verkepelend vr het vlledige WZC en zijn in principe niet herleidbaar tt individuele persnen. Om de zrg vr een bewner te ptimaliseren zullen het vrnamelijk individuele bewnersgegevens zijn die gedeeld wrden. Afhankelijk van het samenwerkingsprces dat men wenst te ndersteunen dient bepaald te wrden welke gegevens beschikbaar gesteld wrden Individuele bewnersgegevens Onderstaande gegevens wrden begrepen nder individuele bewnersgegevens. De bijgehuden gegevens dienen minimaal de vlgens het wnzrgdecreet en de uitveringsbesluiten vereiste gegevens te bevatten (zie 3.1). Opmerking: nderstaande plijsting van gegevens is geen exhaustieve lijst. Naargelang de ndzaak kan de lijst verder aangepast wrden. Dit mvat: Identificatie- en administratieve gegevens bewner Identificatiegegevens bewner Identificatiegegevens cntactpersnen, inclusief relatie tt de bewner GMD-huder en regeling bij afwezigheid Deze mvat: Sciale Anamnese Specifieke wensen Interesses Infrmatie ver het verleden van de bewner zals vreger berep, hbby s, Opmerking: de medische anamnese valt nder het medisch dssier dat beheerd wrdt dr de huisarts. De medische anamnese mvat: diagnse, allergieën, tegediende vaccinaties, Zrgplan Zrgplan zals beschreven in de visietekst van de Passendale grep: 24/48

25 Het zrgplan is een elektrnisch dcument met betrekking tt de geplande zrg vr een gebruiker. Het zrgplan bevat een afsprakenregeling gebaseerd p essentiële administratieve, klinische en paraklinische elementen van de persn, rekening hudende met één f meer begeleidingsdssiers. Het zrgplan wrdt bijgestuurd in functie van de evlutie van de zrgbehefte. Het zrgplan impliceert een cntract waarbij de deelnemers zich erte verbinden hun deel van de zrg ptimaal in te vullen en samen te werken met de andere disciplines rnd die welbepaalde patiënt. Het zrgplan bestaat uit vijf delen, namelijk een administratief gedeelte, algemene delstellingen, klinische berdeling, taakafspraken en cmmunicatie. Het zrgplan kan vervlgens wrden pgedeeld in een statisch en een dynamisch gedeelte. De administratieve gegevens blijven drgaans nveranderd ver de tijd en behren dus te aan het statische gedeelte. De verige vier behren tt het dynamische gedeelte, want hier is cnstante aanpassing van de gegevens mgelijk en ndzakelijk. Een zrgplan mvat idealiter zes elementen: - identificatie van het prbleem - basisberdeling - frmuleren van zrgdelen - strategische zrgplanning (bendigde diensten en zrgen) - implementatie van het plan - evaluatie en utcme evaluatie Het met zdanig zijn dat de residentenberdeling begrijpelijk is, de zrgplanning vlledig is met lgische en meetbare zrgdelen Tedieningsinstructies medicatie Per bewner dient ingepland te wrden p welk tijdstip welke medicatie tegediend met wrden. Het klaarzetten en de tediening van medicatie dient elektrnisch afgetekend te wrden. Opmerkingen: Bij het pmaken van de instructies vr de tediening van medicatie kan vertrkken wrden van de medicatiefiche. De medicatiefiche geeft een glbaal verzicht van de in te nemen medicatie. Dit verzicht dient vertaald te wrden naar cncrete instructies vr het zrgteam. Op regelmatige 1 tijdstippen en bij elke wijziging dient de huisarts de medicatiefiche elektrnisch te ndertekenen. 1 Bij een aantal van de gecntacteerde WZC ndertekende de huisarts maandelijks het medicatieschema. 25/48

26 Parameters / bservaties Per bewner dient vastgelegd te wrden welke parameters (gewicht, bleddruk, ) pgevlgd dienen te wrden. Op vaste tijdstippen wrdt de parameter gemeten en wrdt de waarde geregistreerd in het dssier. Opmerking: wil men de geregistreerde parameters kunnen uitwisselen met externe actren dan is het ndzakelijk dat deze p een unifrme manier geregistreerd wrden f dat de mstandigheden waarin de parameter geregistreerd werd autmatisch mee pgenmen wrden (vb. gewicht werd steeds s chtends na ntbijt geregistreerd) Cmmunicatiefiche Elke pmerking die relevant is vr de zrg van een bewner en die gedeeld met wrden met de verige leden van het zrgteam wrdt pgenmen in de cmmunicatiefiche. Om de privacy van de bewner te garanderen dient de mgelijkheid aanwezig te zijn m bepaalde berichten enkel tegankelijk te maken vr specifieke functies. De mgelijkheid vr het tevegen van berichten dient daarentegen aan een z ruim mgelijke grep actren ter beschikking gesteld te wrden. Opmerkingen: Ok aan de bewner f aan zijn familie kan de mgelijkheid gegeven wrden m berichten te te vegen aan de cmmunicatiefiche. Vrzien dient te wrden dat k actren zals een huisarts berichten kunnen tevegen f cnsulteren vanuit hun eigen sftwarepakket. De cmmunicatiefiche is niet enkel relevant vr de cmmunicatie ver bewners van een WZC, maar kan k p een ruimere schaal ingezet wrden vr de vlledige eerstelijn (inclusief de cmmunicatie van de eerstelijn met de tweedelijn). Vr de cmmunicatiefiche kan een apart Vitalink prject gedefinieerd wrden Afspraken Per bewner dient een verzicht beschikbaar te zijn van alle afspraken die deze bewner aanbelangen. Dit betreft zwel afspraken in het kader van de zrg als animatie f activiteiten die gerganiseerd wrden Dcumenten Het dssier van een bewner kan een aantal dcumenten bevatten. Bijvrbeeld dcumenten met betrekking tt vregtijdige zrgplanning, fixatie, Indien dcumenten ndertekend meten wrden dan met er vermeden wrden dat dcumenten afgeprint, ndertekend en ingescand wrden. Een elektrnische ndertekening via de eid is dan aangewezen Extern aangeleverde gegevens Vr infrmatiesets die dr externe actren wrden aangemaakt dient vastgelegd te wrden welke infrmatie ndzakelijk is vr de ndersteuning van de zrgprcessen binnen een WZC. 26/48

27 Vrbeelden van externe infrmatiesets zijn het medicatieschema, Belrai, Sumehr 1, Vaccinnet, Uitgaande van de vr het WZC ndzakelijke infrmatie dient vastgelegd te wrden he die infrmatie beschikbaar wrdt gesteld: uitwisseling via Vitalink, directe cntactname (vb. Belrai), Prces ndersteunende gegevens Om de ndersteuning van de prcessen in het WZC te ptimaliseren is het aangewezen m de individuele bewnersgegevens te herrdenen in een frmaat dat beter vereenstemt met de werking van het zrgteam. Deze herrdening kan vr elk WZC verschillend zijn. Vrbeeld: alle pmerkingen van de laatste uren wrden vanuit de cmmunicatiefiche van elke bewner autmatisch vergenmen in het dagen nachtbek. Hierdr wrdt vermeden dat deze gegevens manueel vergenmen meten wrden. Een herrdening van de gegevens laat k te m een beter zicht te krijgen p de glbale werking van het WZC (cfr. kwaliteitsindicatren). De relevante individuele gegevens dienen eveneens ter beschikking gesteld te wrden van de facturatiesftware. Een integratie tussen het EBD en de facturatiesftware dient steeds gegarandeerd te kunnen wrden Infrmatie-uitwisseling met externe actren Figuur 4 beschrijft de principes die vrgesteld wrden bij de uitwisseling van infrmatie tussen het EBD en externe actren. 1 De kans bestaat dat het WZC geen bijkmende infrmatie uit het medisch dssier van de huisarts ndig heeft eens men tegang zu hebben tt bepaalde nderdelen van de Sumehr in Vitalink. Een Sumehr bericht (Summarized Electrnic Health Recrd) bevat een samenvatting van het medisch dssier van de huisarts. Opmerking: mmenteel wrdt vastgelegd he de Sumehr beschikbaar gesteld zal wrden via Vitalink. In een eerste fase van dit prject zullen enkel artsen tegang hebben tt de Sumehr. De mgelijkheid m enkel tegang te verlenen tt specifieke nderdelen van de Sumehr wrdt in een eerste fase ng niet vrzien. 27/48

28 Figuur 4 High level verzicht architectuur infrmatie-uitwisseling tussen WZC en externe actren Beschrijving schema Binnen de individuele bewnersgegevens van een WZC wrden drie infrmatietypes nderscheiden: Interne bewnersgegevens zijn gegevens die enkel relevant zijn binnen een WZC. Deze zijn niet beschikbaar vr externe actren. Gedeelde bewnersgegevens zijn gegevens die beheerd wrden dr meerdere actren. Deze gegevens kunnen ntstaan zijn binnen het WZC f kunnen extern ntstaan zijn. Om de zrgprcessen te ptimaliseren is aangewezen m steeds de meest actuele versie van de gegevens te delen met alle betrkken actren. De gegevens van externe brnnen kunnen binnen het EBD k enkel gevisualiseerd wrden. Het betreft hier dan gegevens die extern beheerd wrden en die enkel cnsulteerbaar meten zijn vanuit het WZC. In de meeste gevallen is het aangewezen m bij elke cnsultatie steeds de meest recente versie van de gegevens p te halen. Dit heeft tt gevlg dat deze gegevens niet pgeslagen meten wrden binnen het EBD. Als platfrm vr de uitwisseling van de gegevens wrdt er zveel mgelijk gebruik gemaakt van de bestaande uitwisselingsplatfrmen Vitalink en ehealthbx. De ehealthbx wrdt gebruikt bij de rechtstreekse uitwisseling van infrmatie tussen twee actren, dit systeem is met andere wrden vergelijkbaar met het uitwisselen van berichten. Vitalink wrdt gebruikt bij het verspreiden van infrmatie naar actren die p vrhand niet ndzakelijk gekend zijn. De infrmatie in Vitalink kan k steeds geactualiseerd wrden. 28/48

29 Opmerking: m ptimaal gebruik te kunnen maken van de ehealthbx is het aangewezen m deze rechtstreeks vanuit de EBD-sftware aan te kunnen spreken. Dit vraagt een integratie van het EBD-pakket met de ehealthbx. Systemen die vr de buitenwereld rechtstreeks tegankelijk zijn kunnen vanuit het EBD direct aangesprken wrden. Vrbeeld: de databank van het BCFI. Een specifieke tepassing die de bewner f zijn familie telaat m het EBD in het WZC te cnsulteren dient ntwrpen te wrden. Vitalink zal niet alle infrmatie bevatten die relevant is vr een bewner. Bijvrbeeld infrmatie betreffende animatie f het welbevinden van de bewner zal niet beschikbaar zijn via Vitalink. Opmerking: het creëren van een tepassing vr de bewner die telaat m het EBD van elke individuele bewner te cnsulteren brengt technische prblemen met zich mee, nagegaan dient te wrden he deze pgelst kunnen wrden. Analg met het EBD binnen een WZC bestaat het medisch dssier van een huisarts f het farmaceutisch dssier bij een aptheker enerzijds uit een set gegevens die enkel intern tegankelijk zijn en anderzijds gegevens die gedeeld wrden met externe actren. Op het mment dat het uitwisselingsplatfrm Vitalink gekppeld wrden aan de metahub / hubs 1 wrdt het mgelijk, mits de ndige aanpassingen werden gedaan aan het EBD, m vanuit het EBD infrmatie uit te wisselen met de ziekenhuizen. Opmerkingen: De kppeling tussen Vitalink en de metahub/hubs is een van de mmenteel lpende Vitalink prjecten. Op dit mment werd de analysefase van dit prject pgestart. De rechtstreekse cmmunicatie via de ehealthbx is steeds mgelijk. Via het e-lket van het Vlaams Agentschap Zrg en Gezndheid kan het WZC dssiers pvlgen f beleidsinfrmatie drsturen. Het e-lket staat vlledig ls van de platfrmen gebruikt vr de uitwisseling van gezndheidszrginfrmatie. Opmerking: De sftware die gebruikt wrdt binnen een WZC dient zveel mgelijk ndersteuning te bieden bij het verzamelen van de ndige beleidsinfrmatie. Analg met de kwaliteitsindicatren kunnen webfrmulieren gecreëerd wrden vr het drsturen van de eventuele bijkmende WZC beleidsinfrmatie. 1 Systeem dat gebruikt kan wrden vr de infrmatie-uitwisseling met de ziekenhuizen. Meer infrmatie kan gevnden wrden p: 29/48

30 5.3 Privacy en tegangsbeheer Bij het vastleggen van wie tegang krijgt tt welke gegevens dient er enerzijds gestreefd te wrden naar een ptimalisatie van de samenwerking tussen alle actren betrkken in de zrg vr een bewner. Anderzijds dienen de geldende privacy regels en wetgeving absluut gerespecteerd te wrden. Om te garanderen dat aan alle regels vldaan wrdt zullen vr de uitwisseling van gegeven tussen een WZC en de verige actren betrkken in de zrg vr een bewner dezelfde machtigingen bekmen wrden als deze die bekmen werden bij de infrmatisering van vergelijkbare infrmatiestrmen (vb. medicatieschema). Een dssier wrdt hierte ingediend bij de Privacy Cmmissie Tegang tt de gegevens dr betrkken actren Leden zrgteam In relatie tt de gegevens van de wnzrgcentra kunnen drie situaties nderscheiden wrden: Tegang tt interne WZC gegevens dr interne WZC medewerkers: afhankelijk van de functie die een medewerker heeft: verpleegkundige, zrgkundige, animatr, krijgt men tegang tt andere gegevens. Het elektrnisch bewnersdssier dient ver de mgelijkheid te beschikken m de interne medewerkers individueel te identificeren en authentificeren. Op basis van de identificatie wrden aan de gebruiker de autrisaties die bij zijn rl hren tegekend. De verantwrdelijken van het wnzrgcentrum hebben de plicht m de gebruikers van het EBD, p basis van de geldende regelgeving, de crrecte autrisaties te te kennen. Om eventuele misbruiken vast te kunnen stellen is het aangewezen m minimaal bij elke wijziging van de dssiergegevens te registreren wie de wijziging heeft drgeverd en wanneer dit gebeurde. Ideaal gezien wrdt k elke cnsultatie van het bewnersdssier geregistreerd. Tegang tt externe gegevens dr interne WZC medewerkers: wanneer externe gegevens gecnsulteerd wrden vanuit het bewnersdssier dan dient de gebruiker ver de ndige machtigingen te beschikken. Bij de verificatie van de machtigingen wrdt uitgegaan van het principe van circles f trust. Dit hudt in dat de machtiging m gegevens te cnsulteren wrden tegekend aan het WZC in zijn geheel. Indien een WZC tegang heeft tt een specifieke infrmatieset en indien het WZC k een therapeutische- f zrgrelatie kan aantnen met een specifiek persn, dan heeft het WZC het recht m de specifieke infrmatieset van een specifiek persn p te vragen. De basisdiensten van het ehealth-platfrm zullen verifiëren f aan deze vrwaarden vldaan werd. De sftware die gebruikt wrdt vr de tegang tt de externe gegevens dient te kunnen garanderen dat de gebruiker van de sftware een medewerker van het wnzrgcentrum is die beschikt ver de ndige machtigingen m de externe gegevens te cnsulteren. Het wnzrgcentrum heeft de plicht m alle gebruikers crrect te registreren in deze sftware en de p basis van de geldende regelgeving crrecte machtigingen te te kennen. De sftware gebruikt vr de tegang tt de externe infrmatie dient bij elke cnsultatie te registreren wie de cnsultatie uitverde en wanneer. Tegang tt interne WZC gegevens dr externe actren: wanneer WZC-gegevens via Vitalink gedeeld wrden dan dient elke actr die tegang wenst tt deze gegevens ver de ndige 30/48

31 machtigingen te beschikken. Deze machtigingen (rl, recht tt de desbetreffende infrmatieset, therapeutische- f zrgrelatie, ) wrden geverifieerd via de hiervr beschikbare ehealth-platfrm basisdiensten. Via de lgging basisdienst van het ehealth-platfrm wrdt bijgehuden wie wanneer welke infrmatie pvreg Bewner en vertegenwrdigers Een bewner heeft het recht m zijn infrmatie uit het EBD te cnsulteren. Bepaald dient te wrden he deze cnsultatie ptimaal kan verlpen. Bepaalde nderdelen, zals bijvrbeeld de vrziene activiteiten, zal de bewner veelvuldiger wensen te cnsulteren dan andere nderdelen. Ok de familie van de bewner beschikt ideaal gezien ver de mgelijkheid m de vr hen relevante nderdelen te cnsulteren. Niet alle infrmatie uit het EBD zal beschikbaar zijn via Vitalink. Een plssing dient gezcht te wrden vr de cnsultatie van de infrmatie die enkel beschikbare is in de systemen van het WZC zelf. Opmerking: Vlgens de bepalingen van Vitalink is de gegevensdeling via Vitalink enkel tegestaan indien een bewner hiervr vrafgaandelijk zijn testemming geeft (infrmed cnsent). Znder deze testemming mgen gegevens niet gedeeld wrden. De kans is reëel dat een nieuwe WZC bewner in het verleden al de testemming heeft gegeven m gegevens te delen via Vitalink Beveiliging Om de garantie te hebben dat infrmatie enkel tegankelijk is vr de rechthebbenden, is een adequate beveiliging van de infrmatie ndzakelijk. Deze beveiliging is ndzakelijk vanaf het mment dat de infrmatie gecreëerd wrdt tt p het mment dat deze de bestemmeling bereikt. Deze garantie met zwel binnen in het WZC gegeven kunnen wrden als bij de uitwisseling met externe actren. Absluut vermeden dient te wrden dat privacy-gevelige infrmatie in verkeerde handen valt. Een nveilige cnfiguratie van bijvrbeeld het draadlze netwerk in een WZC kan er vr zrgen dat privacy gevelige infrmatie naar buiten wrden gebracht. Zwel de hardware, sftware als prcedures binnen het WZC dienen een maximale garantie p de beveiliging van de gegevens te garanderen. Het crrect selecteren en cnfigureren van deze cmpnenten vraagt een vrij gespecialiseerde kennis. Deze kennis zal slechts zelden beschikbaar zijn binnen het WZC en is k niet steeds beschikbaar bij de lkale ICT-leverancier. Bij ziekenhuizen f OCMW s 1 staat een veiligheidscnsulent in vr de verificatie van de beveiligingsprcedures. Vrgesteld wrdt dat k elk WZC berep dient te den p een erkende veiligheidscnsulent m p regelmatige basis alle cmpnenten en prcessen na te zien p hun veiligheid. De specifieke functinering van de veiligheidscnsulenten dient in een later stadium uitgewerkt te wrden. Vr de beveiliging van de gegevensuitwisseling met externe actren wrdt berep gedaan p de mechanismen die ntwikkeld werden in het kader van Vitalink. Elke cmmunicatie tussen twee actren wrdt van begin tt eindpunt vlledig versleuteld. Vr de intermediaire gegevenspslag in Vitalink wrdt 1 Een veiligheidscnsulent dient dr OCMW s aangesteld te wrden wil men via de KSZ tegang krijgen tt de gegevensdatabanken van de Sciale Zekerheid. 31/48

32 berep gedaan p de vrziene dubbele encryptie zdat de garantie gegeven kan wrden dat k de beheerder van Vitalink de pgeslagen infrmatie niet kan cnsulteren. Meer infrmatie ver de beveiliging van de Vitalink gegevensstrmen kan gevnden wrden p: Bewaring van gegevens Persnsgegevens meten na het tedienen van de laatste zrgen ng minimaal 2 en maximaal 5 jaar bewaard wrden. Medische gegevens dienen 30 jaar bewaard te wrden. Adequate archiveringsprcedures dienen binnen het WZC pgezet te wrden. Mtivering: Art.8 1 BVR van 24 juli Bewaren van persnsgegevens De vrziening f de vereniging mag de persnsgegevens betreffende een gebruiker bewaren tt maximaal vijf jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening aan de betrkken gebruiker. Nrminterpretatie Met deze erkenningsvrwaarde wrdt bedeld dat persnsgegevens van gebruikers slechts tt en met vijf jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening bewaard mgen wrden in het bewnersdssier p de betrkken dienst. Het gaat hier duidelijk niet m het medische dssier f medische stukken in het bewnersdssier die 30 jaar meten bewaard wrden, maar wel m niet-medische gegevens in het bewnersdssier bekeken vanuit het standpunt van de bescherming van de privacy/de persnlijke levenssfeer van de bewner zelf die na vijf jaar meten vernietigd f in een afgeslten archief bewaard wrden 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009 betreffende de prgrammatie, de erkenningsvrwaarden en de subsidieregeling vr wnzrgvrzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzrgers 32/48

33 6 Baten en lasten per delgrep Hfdstuk 6 beschrijft de baten die bij de realisatie van de in het radbk beschreven principes nagestreefd wrden. Deze wrden per delgrep pgelijst. De realisatie van het radbk zal k inspanningen vragen van elke delgrep, deze wrden eveneens pgelijst. Onderstaande psmming is enkel een initiële psmming van de baten en lasten. De keuze van de pririteiten die gevlgd zullen wrden bij de realisatie van het radbk kunnen zrgen vr wijzigingen in de baten en lasten. 6.1 Wnzrgcentra Baten: Lasten: Dr alle infrmatie ver een bewner elektrnisch bij te huden in een centraal dssier heeft elke medewerker van het WZC steeds tegang tt alle relevante infrmatie van een specifieke bewner. Dit heeft tt gevlg dat: De kans dat een medewerker niet p de hgte is van bepaalde infrmatie wrdt kleiner. Hierdr verkleint de kans p futen. Vb. wijzigingen aan het zrgplan zijn vr iedereen nmiddellijk zichtbaar. Elke medewerker beschikt steeds ver de meest recente infrmatie zdat men steeds kan antwrden p vragen van de familie, huisarts, Het WZC krijgt via Vitalink tegang tt de meest recente infrmatie ver een bewner (vb. medicatieschema). Dit is nder meer van belang bij de pname van een nieuwe bewner in het WZC f bij het ntslag uit het ziekenhuis. Elke actr heeft tegang tt alle relevante infrmatie van een specifieke bewner en k tegang tt cmmunicatiekanalen zals de ehealthbx f de cmmunicatiefiche, deze beide elementen helpen bij de rganisatie van het multidisciplinair verleg. Indien de functinaliteit m het verzamelen van rapprteringsgegevens ingebuwd werd in de EBD-sftware, dan verlpt het rapprteren vr het WZC zelf eenvudiger. Dit leidt tt administratieve lastenverlaging binnen de WZC. Alles wrdt ng slechts een keer ingeverd en is vervlgens cnsulteerbaar dr alle bevegde persnen. Dit leidt tt lastenverlaging. Het investeren in ICT-middelen vraagt een aanzienlijke inspanning van de WZC. De inspanningen situeren zich zwel p financieel als rganisatrisch vlak. Het inveren van een EBD kan een vrij grte impact hebben p de rganisatie: werkingsprcessen dienen aangepast te wrden, medewerkers dienen vertruwd te raken met de nieuwe mgeving, Zals in het radbk beschreven werd zijn er diverse pistes mgelijk m deze inspanning enigszins te beperken. De priritaire pistes zullen bepaald wrden dr de kepelverenigingen uderenzrg. 33/48

34 Mmenteel is het vr verpleeg- f zrgkundigen niet steeds mgelijk m tijdens het uitveren van de zrgtaken vanuit de kamer van de bewner tegang te hebben tt het EBD. Daardr vraagt het registreren van infrmatie in het EBD extra tijd. Naarmate het EBD meer tegankelijk zal wrden via diverse mbielen testellen zal er aan dit prbleem tegemet gekmen wrden. 6.2 Bewner en zijn familie Baten: Lasten: Via een specifieke tepassing krijgt de bewner tegang tt het EBD. De familie van de bewner kan mits testemming eveneens tegang krijgen tt specifieke nderdelen van het EBD. De familie kan bijvrbeeld een verzicht krijgen van de activiteiten waaraan de bewner heeft deelgenmen f kan vragen stellen via de cmmunicatiefiche. Niet alle bewners f familieleden zullen ver de ndige ICT-kennis f middelen beschikken m tegang te krijgen tt het EBD. 6.3 Huisarts Baten: Lasten: Naarmate ICT meer en meer verspreid geraakt in de samenleving zal dit prbleem kleiner wrden. Niettemin kan het ng een ruime tijd duren vrdat de meerderheid van de bewners vertruwd is met ICT. Specifieke plssingspistes dienen uitgewerkt te wrden. Wanneer de huisarts vanuit zijn EMD-sftware via Vitalink tegang heeft tt de EBD infrmatie dan kan hij vanuit zijn gekende sftware de infrmatie van de bewner pvlgen en wijzigen. Deze cnsultatie kan m het even wanneer en (p termijn) m het even waar uitgeverd wrden. WZC bezeken kunnen p vrhand vrbereid wrden, p een mment dat meest geschikt is vr de huisarts. Elke bevegde actr heeft tegang tt alle vr hem/haar bendigde infrmatie van een specifieke bewner en tt cmmunicatiekanalen zals de ehealthbx f de cmmunicatiefiche. Deze beide elementen helpen bij de rganisatie van het multidisciplinair verleg. Administratieve taken zals het ndertekenen van de medicatiefiche kunnen vanuit het eigen EMD p een mment dat het meeste geschikt is vr de huisarts. Wanneer de huisarts tegang krijgt tt het EBD via zijn EMD dan zal er vanuit het WZC verwacht wrden dat de huisarts daadwerkelijk deze gegevens cnsulteert en beheert vanuit zijn sftware. Niet alle huisartsen staan even pen vr een uitgebreider gebruik van het EMD. 34/48

35 6.4 Aptheker, externe kinesist, ziekenhuis Baten: Lasten: Elke actr kan zdra hij te maken krijgt met een bewner via Vitalink de meest recente infrmatie ver deze bewner pvragen. Dit vermijdt dat bijvrbeeld vanuit het WZC infrmatie meegestuurd met wrden naar het ziekenhuis (met het risic dat deze niet drgestuurd wrdt vanuit de speddienst naar de crrecte afdeling binnen het ziekenhuis). Elke actr heeft tegang tt alle relevante infrmatie van een specifieke bewner en k tegang tt cmmunicatiekanalen zals de ehealthbx f de cmmunicatiefiche, deze beide elementen helpen bij de rganisatie van het multidisciplinair verleg. Wanneer de meeste actren die betrkken zijn in de zrg vr een bewner effectief gebruik maken van de Vitalink en de ehealthbx dan zal er p termijn verwacht wrden dat elke actr hiervan gebruik maakt. Indien een actr nvldende vertruwd is met deze systemen dan kan dit een aanpassing in zijn manier van werken vragen. 6.5 Overheid Baten: Lasten: De verheid kan eenvudig en p gestructureerde wijze beschikken ver de bendigde infrmatie vr pvlging en aansturing van de vrziening. Zlang niet alle wnzrgcentra vldende geïnfrmatiseerd zijn zal k de papieren flw ng vereist blijven. Deze 2-spren aanpak zal vr de verheid tijdelijk een bijkmende werklast inhuden. 35/48

36 7 Realisatie elektrnisch bewnersdssier De visie die in de vrgaande hfdstukken werd uitgewerkt is zeer uitgebreid. Het is daarm aangewezen m deze stapsgewijs te realiseren. De impact p de WZC s kan hierdr beperkt gehuden wrden. Bij de realisatie van de visie dient specifieke aandacht gegeven te wrden aan WZC s die ng niet f slechts in beperkte mate geïnfrmatiseerd zijn. Vermeden dient te wrden dat deze WZC s aan de zijlijn blijven staan en niet beschikken ver de mgelijkheid m elektrnisch gegevens te delen. Om de visie ver de infrmatie-uitwisseling tussen actren verder te cncretiseren wrden in hfdstuk 7.1 een aantal scenari s uitgewerkt. Deze geven weer welke infrmatie in een specifieke situatie uitgewisseld kan wrden. Deze scenari s kunnen het vrwerp vrmen van initiële prjecten waarin de WZC betrkken wrden. Hfdstuk 7.2 bevat een plijsting van de mmenteel gekende aandachtspunten waarmee bij de infrmatisering van de WZC rekening gehuden met wrden. Deze punten zijn naar vr gekmen tijdens de diverse gesprekken met de leden van de stuurgrep, de bezchte WZC s, de Passendale grep en andere gecntacteerde persnen. De pririteiten betreffende de infrmatisering van de WZC en de priritaire infrmatiestrmen zullen vastgelegd wrden dr de kepelverenigingen. Deze zullen in een vlgende fase tegevegd wrden aan het radbk. Op basis van de geselecteerde pririteiten zal dan de aanpak die gevlgd zal wrden bij de realisatie van de pririteiten uitgewerkt wrden. 7.1 Scenari s Om de principes en architectuur vrgesteld in hfdstuk 5 verder te cncretiseren wrden in dit hfdstuk een aantal scenari uitgewerkt. De gekzen scenari s stemmen vereen met de mmenteel gekende belangrijkste infrmatiestrmen tussen de WZC en externe actren Scenari 1: pname nieuwe WZC bewner Wanneer een nieuwe bewner pgenmen wrdt in een wnzrgcentrum dan wrdt er p basis van een intake gesprek een nieuw dssier aangemaakt. Dit dssier met een zicht bieden p de vrgeschiedenis van deze persn, huidige medicatie, vaccinaties, allergieën, medische aandeningen, Een grt deel van de nieuwe WZC bewners zullen vaak al een medische vrgeschiedenis hebben. De kans is dan k grt dat een aanzienlijk deel van de infrmatie ndzakelijk m het initiële bewnersdssier p te buwen al beschikbaar is binnen Vitalink. Dr gebruik te maken van de infrmatie uit Vitalink kan vermeden wrden dat de nieuwe bewner f zijn familie zelf de infrmatie met aanleveren. Drdat de infrmatie in Vitalink aangeleverd wrdt dr zrgactren wrdt de kans p futieve infrmatie k kleiner. 36/48

37 Telichting schema: Figuur 5 Opname nieuwe WZC bewner Opmerking: p dit mment werd enkel het medicatieschema ntwikkeld binnen Vitalink, de verige mdules vlgen in een later stadium. Vrdat iemand pgenmen wrdt in een WZC zal die persn vaak al met meerdere zrgactren in cntact gekmen zijn. Ideaal gezien is infrmatie ver deze cntacten beschikbaar binnen het WZC p het mment dat een nieuwe bewner wrdt pgenmen. Enkele vrbeelden van infrmatie die nuttig kan zijn bij de pmaak van het EBD: Een huisarts beschikt ver het medisch dssier van deze persn. De nderdelen van het medisch dssier die relevant zijn vr bijvrbeeld het WZC wrden ter beschikking gesteld via de Sumehr 1 pgenmen in Vitalink. Het Sumehr bericht (Summarized Electrnic Health Recrd) bevat een samenvatting van het medisch dssier. Een huisarts zal vr deze bewner meestal k infrmatie tegevegd hebben aan het medicatieschema f de cmmunicatiefiche Vanuit de aptheek f thuisverpleging werd infrmatie tegevegd aan het medicatieschema f de cmmunicatiefiche. Tegediende vaccinaties werden dr vaccinatren geregistreerd in Vaccinnet. Deze infrmatie zal beschikbaar gesteld wrden via Vitalink. De thuisverpleging kan de pdracht gekregen hebben m bepaalde parameters p te nemen. Binnen Vitalink zal de mgelijkheid vrzien wrden m parameterwaardes te delen. 1 Mmenteel wrdt vastgelegd he de Sumehr beschikbaar gesteld zal wrden via Vitalink. In een eerste fase van dit prject zullen enkel artsen tegang hebben tt de Sumehr. De mgelijkheid m enkel tegang te verlenen tt specifieke nderdelen van de Sumehr wrdt in een eerste fase ng niet vrzien. 37/48

38 Een vrafgaandelijke inschaling van Belrai geeft het WZC infrmatie die gebruikt kan wrden bij het pstellen van het zrgplan. De kans bestaat dat k andere actren (kinesist, tandarts, ) infrmatie hebben tegevegd in Vitalink. Via de ehealthbx kan nder andere een huisarts ng specifieke aanvullende infrmatie f instructies versturen naar het WZC. Op basis van de beschikbare infrmatie in Vitalink, de ehealthbx en Belrai beschikt het WZC bij de pname van de bewner nmiddellijk ver het medicatieschema van de bewner, de medische anamnese en een indicatie van de zrgen die pgenmen meten wrden in het zrgplan. Hierdr wrdt vermeden dat bijvrbeeld het medicatieschema pgesteld met wrden aan de hand van infrmatie afkmstig van de familie f dat het WZC niet p de hgte was van bepaalde allergieën. Opmerking: Wanneer een bewner slechts een beperkte tijd pgenmen wrdt in een WZC (= krtverblijf) dan is de mgekeerde situatie k mgelijk. De bewner verlaat het WZC en infrmatie wrdt vergedragen aan de externe actren. Het is dan bijvrbeeld belangrijk dat de thuisverpleging die de taken van het WZC zrgteam tt p zekere hgte verneemt dan ver de ndzakelijke infrmatie beschikt m de zrg nmiddellijk verder te kunnen zetten Scenari 2: pname en ntslag ziekenhuis Bij de pname van een bewner in het ziekenhuis dient er mmenteel vanuit het WZC vrij veel infrmatie meegestuurd te wrden met de bewner: medicatieschema, infrmatie ver de medische vrgeschiedenis, specifieke zrgen (veding, mbiliteit, ), vregtijdige zrgplanning, In de tekmst zal het grtste deel van deze infrmatie nmiddellijk beschikbaar zijn via nder meer Vitalink en Belrai. Cncreet wil dit zeggen dat bij een ziekenhuispname een WZC veel minder infrmatie zal meten drgeven aan het ziekenhuis. Een ziekenhuis zal de infrmatie zelf kunnen phalen. Eventuele bijkmende punctuele infrmatie kan vanuit het WZC naar het ziekenhuis gestuurd wrden via de ehealthbx. Bij het ntslag van een bewner uit het ziekenhuis weet het WZC nu sms niet wat het actuele medicatieschema is. Vaak ntstaat er k verwarring rnd generieke en merkmedicatie. Het ziekenhuis schrijft de bewner merkmedicatie vr terwijl p het WZC medicatieschema een gelijkaardig generiek prduct staat. Vermeden dient te wrden dat een zelfde medicatie meerdere keren wrdt tegediend. Drdat het medicatieschema via Vitalink k nmiddellijk cnsulteerbaar is vr de huisarts kan deze bij eventuele nduidelijkheden nmiddellijk zicht krijgen p het schema en daar waar ndig aanpassingen drveren. Indien na het ntslag uit het ziekenhuis de Sumehr wrdt aangepast dan kan het WZC p termijn via Vitalink nmiddellijk zicht krijgen p de wijzigingen. In een eerste fase zal enkel een arts tegang krijgen tt de Sumehr. 38/48

39 Figuur 6 Opname / ntslag uit ziekenhuis Opmerking: p dit mment werd enkel het medicatieschema ntwikkeld binnen Vitalink, de verige mdules vlgen in een later stadium. Telichting schema: Bij een ziekenhuispname kan elke ziekenhuisdienst (sped, verzrgingsafdeling, ) die tegang heeft tt Vitalink en ver de ndige machtigingen beschikt de ndzakelijke infrmatie phalen. Het phalen van infrmatie verlpt via de hub van het ziekenhuis en de natinale metahub. In principe heft het WZC p het mment van de ziekenhuispname weinig extra infrmatie aan te leveren. Eventuele extra infrmatie kan via de ehealthbx verstuurd wrden naar het ziekenhuis. Indien bij ntslag uit het ziekenhuis het medicatieschema geactualiseerd werd (via de lkale hub en metahub), dan heeft zwel de huisarts als het WZC nmiddellijk zicht p het nieuwe schema. Bij eventuele nduidelijkheden kan de huisarts nmiddellijk aanpassingen aanbrengen. Deze aanpassingen zijn nmiddellijk zichtbaar vr het WZC Scenari 3: pvlging en actualisatie zrg Naast het WZC staan diverse andere actren in vr de pvlging van een bewner. Vaak beschikt het zrgteam van het WZC ver de meest actuele infrmatie ver een bewner. Ideaal gezien beschikken alle betrkken actren ver deze infrmatie en is de infrmatie beschikbaar vanuit het sftwarepakket dat elke actr dagdagelijks gebruikt. Dit kan de EMD-sftware zijn van de huisarts, de aptheeksftware, kinesftware, Omgekeerd is het eveneens belangrijk dat wijzigingen aan de zrg van een bewner steeds z snel mgelijk wrden drgegeven aan het WZC, zdat de tegediende zrgen aangepast kunnen wrden. 39/48

40 Om dit alles mgelijk te maken is er een uitgebreide infrmatie-uitwisseling ndzakelijk tussen zeer diverse actren. Onderstaande afbeelding geeft een verzicht van een aantal mgelijke infrmatiestrmen. Afhankelijk van de specifieke situatie van een bewner kunnen andere infrmatiestrmen ndzakelijk zijn. Telichting schema: Figuur 7 Opvlging en actualisatie zrg Opmerking: p dit mment werd enkel het medicatieschema ntwikkeld binnen Vitalink, de verige mdules vlgen in een later stadium. De infrmatie die gedeeld wrdt p de eerste lijn wrdt pgeladen in Vitalink dr de verantwrdelijke actren. Dit kunnen zrgactren zijn zals de huisarts, kinesist, WZC, f platfrmen zals Vaccinnet. Elke actr die beschikt ver de ndige machtigingen kan de vr hem tegankelijke Vitalink gegevens cnsulteren. Het is aanwezen m steeds de meest actuele gegevens p te halen uit Vitalink, in plaats van te werken p een lkale kpie, zdat men steeds zicht heeft p de meest actuele situatie van een bewner/patiënt. Het WZC medisch dssier en medicatieschema wrden geactualiseerd vanuit respectievelijk de Sumehr (enkel p termijn mgelijk zie eerder) en het medicatieschema uit Vitalink. Het WZC stelt k gegevens ter beschikking van externe actren. De geregistreerde parameters en de relevante berichten uit de cmmunicatiefiche wrden pgeladen in Vitalink. Deze kunnen gecnsulteerd wrden dr elke actr die beschikt ver de ndige machtigingen. Gegevens kunnen gecnsulteerd wrden p het tijdstip dat het meest geschikt is vr de actr en dit vanuit de eigen sftware. De bewner en zijn familie krijgen tegang tt het EBD via een specifiek ntwikkelde tepassing. 40/48