Draaiboek externe communicatie afslanking provincies

Transcriptie

1 Draaibek externe cmmunicatie afslanking prvincies Inhud Onderwerp Pagina Cmmunicatie dr de afgeslankte directies 2-3 Cmmunicatie dr dienst Cmmunicatie 4 Cmmunicatie met ICT-ndersteuning 5 Archivering 6 Kernbdschappen en basisteksten per kanaal 7 1

2 1. Cmmunicatie dr de afgeslankte directies Opvlgen van verantwrdingen subsidiedssiers en jaarverslagen - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: inhudelijk medewerker Leidinggevenden maken z snel mgelijk afspraak ver jaarverslagen en verantwrdingen: Bij vrkeur afrnden vr december Als het niet mgelijk is, zrgen dat alles klaar staat in NaN, inclusief nta deputatie/besluit raad, zdat enkel ng het cntrle-luik dr iemand anders met gebeuren). Team directiendersteuning stelt sjabln p waaruit de stavaza ver pvlging subsidies en prjecten duidelijk is (wat is al gedaan, wat met ng gebeuren en he met dit gebeuren) - Timing: vanaf september uitwerken Sltmmenten en evenementen - Cördinerende rl: inhudelijke medewerkers - Uitverende rl: inhudelijke medewerkers (en ndersteuning team directiendersteuning vr praktische rganisatie evenement Prberen m netwerk z ged mgelijk te infrmeren dr gezamenlijk wrd in te plannen van gedeputeerde en nieuwe werkgever uit Vlaanderen. (vrijblijvend, afhankelijk van sectr en steeds af te stemmen met de gedeputeerde). - Timing: september december. Mailing naar partners (subsidies, samenwerkingsvereenkmsten) - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: inhudelijk medewerker. Dit zal vr alle sectren individueel verlpen. Brief f mail ndertekend dr directeur en gedeputeerde - Timing: ktber december Algemene mailing met nieuwe cntactinf naar klanten, partners - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: inhudelijk medewerker. Dit zal vr alle sectren individueel verlpen. Inhudelijk medewerker vraagt bij vrkeur 1 maand (f langer) vraf cntactgegevens bij nieuwe dienst p, zdat deze crrect en vraf kunnen gecmmuniceerd wrden (via ut f ffice f handtekening). Samenwerking met nieuwe dienst vereist Out f ffice instellen 1 maand vrdien met nieuwe cntactgegevens (f in rd vermelden in handtekening). Nieuwsbrieven directies - Cördinerende rl: dienst Cmmunicatie - Uitverende rl: dienst Cmmunicatie en gedeputeerden De inhudelijke medewerker vermeldt in de laatste (en/f vrlaatste nieuwsbrief dat de nieuwsbrief phudt te bestaan. Evt. aangeven p welke nieuwsbrief van Vlaanderen men kan intekenen vanaf januari Dienst Cmmunicatie sluit de accunts van de nieuwsbrieven af vanaf januari Timing: december januari

3 Aanspreekpunt binnen afslankende directies - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: medewerker ndersteunend team Medewerker ndersteunend team is aanspreekpunt vr alle telefns/mails ver afslanking. Deze persn kan zich baseren p een lijst met cntactinf van afgeslankte diensten naar Vlaanderen en z gericht naar persnlijke cntactinfrmatie drgeven. - Timing: vanaf december 2017 Januari 2018 Aanspreekpunt ver dcumenten - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: leidinggevende van een team Deze persn hudt stand van zaken bij ver pvlging dssiers/reglementen/ude publicaties - Timing: najaar

4 2. Cmmunicatie dr dienst Cmmunicatie Cmmunicatie naar lkale besturen - Cördinerende rl: dienst cmmunicatie - Uitverende rl: dienst Cmmunicatie en gedeputeerden Tespraken p bijeenkmst burgemeesters en secretarissen Ringmap dienstverlening Prvincie - Timing: dnderdag 12 ktber Website - Cördinerende rl: dienst Cmmunicatie - Uitverende rl: cmmunicatieverantwrdelijke directie Algemene bdschap p website: dienstverlening X van de Prvincie Ost- Vlaanderen wrdt vergenmen dr dienst X bij Vlaanderen. Je kan hiervr terecht p functinele pstbus X en algemeen telefnnummer Y (geen persnlijke cntactgegevens). Vragen ver dienstverlening? Cntacteer [functinele pstbus]@st-vlaanderen.be => hier kan je mensen gericht drverwijzen naar Vlaanderen. - Timing: december 4

5 3. Cmmunicatie met ICT-ndersteuning Overdragen utlk cntacten van Prvincie naar Vlaanderen - Cördinerende rl: leidinggevende team - Uitverende rl: inhudelijk medewerker. Overdragen van Outlkcntacten vr grte mailings/nieuwsbrieven is absluut verbden vanuit gpunt infrmatieveiligheid (grte betes ten laste van de werknemer 10 miljen eur). Oplssingen: Inhudelijk medewerker cmmuniceert aan alle cntacten vr het einde van 2017 zijn nieuwe cntactgegevens. De inhudelijk medewerker vraagt aan alle cntacten uitdrukkelijk f hij/zij testemming krijgt van de klant m het adres mee te nemen vr de tekmst. Dit kan per mail, maar in de mail met duidelijke mschrijving staan van het del en gebruik van de cntactgegevens vr de nieuwe rganisatie (Mag ik u cntacteren vanuit mijn nieuwe werkgever m del + gebruik). Enkel de cntacten die testemming geven, mag je aanschrijven vanuit nieuwe jb. - Timing: najaar 2017 Out f ffice - Cördinerende rl: inhudelijk medewerker - Uitverende rl: inhudelijk medewerker met ndersteuning ICT Aan te raden is m al vraf nieuwe cntactgegevens mee te delen (vanaf december bijvrbeeld). Klanten aanschrijven met de vraag f je hun cntactgegevens en dssier vr verdere pvlging mag vernemen naar nieuwe functie (met duidelijk mschrijving del en gebruik). Dit is dan een frmele vermelding dat de behartiging van dssier niet langer gebeurt dr Prvincie Ost-Vlaanderen maar dr een Vlaams Agentschap. Hierbij vermelden dat als er bezwaren zijn, dat ze kunnen vragen m behartiging te stppen. Dag dat iemand uit dienst is wrdt lgin en wachtwrd afgeslten. De prvinciegriffier kan als enige de afwijking geven vr enkele maanden. Vrstel: verlenging vr 3 maand mdat veel verantwrdingen binnen kmen in maart/april. Hiervr met de prvinciegriffier een frmulier krijgen met daarp alle namen van mensen (en hun lgin) m ut f ffice langer te laten lpen. Functiegerelateerde pstbussen langer laten drlpen met daarin gerichte drverwijzing naar nieuwe diensten. Vic telefns - Cördinerende rl: inhudelijk medewerker - Uitverende rl: inhudelijk medewerker met ndersteuning ICT Vaste telefn: de nummers blijven bestaan en wrden dr de diensten drgeschakeld naar een centraal dienstnummer. De cntactpersn van het centraal dienstnummer staat in vr gerichte drverwijzing vr behandeling van dssiers naar Vlaanderen. GSM is de enige hardware die mag vergedragen wrden. Weliswaar vlledig gesynchrniseerd. Mgelijkheden: Vlaanderen neemt GSM en telefnnummer ver. Dan met er een akkrd ndertekend wrden De medewerker neemt GSM en telefnnummer ver als persnlijke GSM. Ok hier met er cntract getekend wrden. De medewerker geeft GSM terug aan ICT. In dat geval ng niet afsluiten en vic instellen. 5

6 4. Archivering Algemene archivering van dcumenten en L-schijf - Cördinerende rl: Vlaanderen - Uitverende rl: ng nduidelijk Dit gaat ver archivering van de bestaande analge en virtuele dcumenten. Het is ng nduidelijk wat naar Vlaanderen gaat en wat bij de Prvincie blijft. - Timing: vrlpig niks ndernemen Outlkarchief - Geen enkel utlkarchief mag vergedragen wrden naar Vlaanderen. Hierrnd kmen vermedelijk ng dwingende richtlijnen van Vlaanderen. - Timing: ng nduidelijk 6

7 5. Kernbdschappen en basisteksten per kanaal Kanaal Website Nieuwsbrieven Inhud Overzichtspagina nder Bestuur en regi met plijsting van de vergedragen bevegdheden en verwijzing naar de vernemende instantie. Dr een beslissing van de Vlaamse verheid wrden vanaf 1 januari 2018 een aantal van nze taken en bevegdheden vergeheveld naar de Vlaamse f lkale verheid. De Prvincie Ost-Vlaanderen werkt vlp verder aan een regi waar het ged is m te leven, wnen en werken. Dit den we samen met de lkale besturen en tal van verenigingen. Graag bedanken we nze cllega s x en y vr hun jarenlange inzet. - X gaat ver naar departement y en kan u vrtaan bereiken via mail + tel. - Y gaat ver naar departement z en kan u vrtaan bereiken via mail + tel. Bij welke verheidsdienst kan u vrtaan terecht vr de vergehevelde bevegdheden? Bekijk het verzicht p nze website. Mail Dit is de laatste editie van de nieuwsbrief x. Wil u verder p de hgte blijven van beleid y? Schrijf dan in p nieuwsbrief z van de Vlaamse verheid, departement a, dienst b. Standaardtekst afwezigheidsmelding: Vanaf 1 januari 2018 werk ik bij de Vlaamse verheid, departement x, dienst y. U kan me bereiken via naam.vrnaam@vlaanderen.be f tel. xxx. Bij welke verheidsdienst kan u vrtaan terecht vr de vergehevelde bevegdheden? Bekijk het verzicht p nze website. Telefn Brief Hebt u vragen ver de dienstverlening van de Prvincie Ost-Vlaanderen? Mail [functinele pstbus]@st-vlaanderen.be f bel diensttelefnnummer xxx Bij rechtstreekse prepen naar telefnnummers van vrmalige medewerkers wrdt drgeschakeld naar het diensttelefnnummer per directie. Dr een beslissing van de Vlaamse verheid wrden vanaf 1 januari 2018 een aantal van nze taken en bevegdheden vergeheveld naar de Vlaamse f lkale verheid. Hierdr kan de Prvincie vrtaan niet langer instaan vr taak x / subsidie y. We hebben ns jarenlang met tewijding ingezet vr sectr x en werken k in de tekmst vlp verder aan een regi waar het ged is m te leven, wnen en werken. Dit den we in samenwerking met lkale besturen en tal van verenigingen. Hebt u vragen ver het al dan niet verderzetten van de dienstverlening, dan kan u cntact pnemen met de Vlaamse verheid, departement x, functinele pstbus + tel. Cntacteer ns gerust bij eventuele vragen f nduidelijkheden. We wensen u alvast van harte veel succes met de verderzetting van uw activiteiten! Ondertekening: directeur + gedeputeerde 7