Eindrapport. project logistieke optimalisatie van de zorgketen (LOZ) Auteurs:

Transcriptie

1 Eindrapprt prject lgistieke ptimalisatie van de zrgketen (LOZ) Auteurs: Felix de Graaf, prjectleider LOZ Ans Hendrikx, medisch cördinatr Quartz /juni 2012

2 Inhudspgave 1. Inleiding pagina 3 2. Eindresultaten pagina 5 3. Implementatie en brging pagina 8 4. Evaluatie prject pagina 10 Bijlage 1 pagina

3 1. Inleiding 1.1 Del eindrapprt Dit eindrapprt is pgesteld ter afsluiting van het prject LOZ, waarbij het del is m verantwrding af te leggen ver het uitgeverde prject. In het eindrapprt staan de vlgende zaken centraal: Vergelijking met de uitvering van het prject, zals begd in het prjectplan. De behaalde resultaten. Evaluatie van het uitgeverde prject. Brging van de taken, verantwrdelijkheden en bevegdheden. 1.2 Achtergrnd Aanleiding Om aan de zrgvraag van patiënten z ged mgelijk te kunnen vlden, zijn er bij het zrgprces steeds meer verschillende zrgaanbieders betrkken. De tename in variatie en cmplexiteit zrgt vr een tenemende behefte aan cördinatie en samenwerking in de zrgketen m z de zrg efficiënt, delmatig en kwalitatief van het gewenste niveau aan de patiënt aan te bieden. De vrdelen p het gebied van zrglgistiek ged ingerichte zrgprcessen liggen niet alleen bij de patiënt. Een reductie van de cmplexiteit, variatie en een tename in de zekerheid van de verschillende prcesstappen kunnen k zrgen vr een besparing van ligdagen en inzet van persnele capaciteit. Prbleemstelling Het regelen en zekerstellen van nazrg aan en vr de patiënten is in nvldende mate nderdeel van het zrgprces. Op lgistiek gebied is de huidige situatie te kenmerken als een reagerend systeem. Betere cmmunicatie en afstemming in de zrgketen met zrgen vr een situatie die transparant en meer vrspelbaar is, zdat zwel het ziekenhuis als de nazrginstellingen meer planmatig en efficiënt te werk kunnen gaan. Delstelling Het prject Lgistieke ptimalisatie zrgketen heeft in 2010 en de eerste helft van 2011 met name in het teken gestaan van beschrijving en analyse van het huidige (na)zrgprces. Tijdens de analysefase kwam naar vren dat de samenwerking tussen de nazrginstellingen en het nazrgteam ver het algemeen als ged en prettig ervaren wrdt, k als de samenwerking vergeleken wrdt met andere ziekenhuizen in de regi, maar ng verder verbeterd kan wrden. De tweede helft van 2011 stnd in het teken van herntwerp. In 2012 lag de fcus p het aanbrengen van wijzigingen in de huidige prcesgang, waarbij met name de transmurale cmmunicatie, afstemming en samenwerking in het vizier zijn genmen. Start- en einddatum prject Januari 2010 tt juni 2012 Opdrachtgevers Savant Zrg, De Zrgbg, het Elkerliek ziekenhuis Opdrachtnemer Quartz - 3 -

4 Prjectleiders Tineke Nader (januari juni 2011) Felix de Graaf (juni juni 2012 De auteurs van dit eindrapprt zijn Felix de Graaf en Ans Hendrikx Leden stuurgrep mevruw S. van Amelsfrt, sectrmanager, namens het Elkerliek ziekenhuis mevruw W. van Asseldnk, hfd Ketenzrg/Disease Management, namens De Zrgbg mevruw M. Frank, hfd afdeling Revalidatie, Elkerliek ziekenhuis mevruw A. Hendrikx, medisch cördinatr Quartz mevruw W. Osterhf, beleidsadviseur namens Savant Zrg Andere betrkkenen bij het prject de heer J. Oyen, arts rthpedie, Elkerliek ziekenhuis mevruw N. Sabir, regidirecteur, Savant Zrg de heer M. Bllars, sectrhfd Elkerliek ziekenhuis de heer T. Martens, sectrhfd Elkerliek ziekenhuis Studenten bedrijfskunde van de TU/e mevruw K. van Tubergen mevruw A. Basten - 4 -

5 2. Eindresultaten 2.1 Cncrete delen vr 2012 waren: 1. Lskppelen van de cmmunicatie ver de verwachte nazrgbehefte met de indicatiestelling van het CIZ m eerder inzicht te krijgen in de aankmende zrgvraag, en m de medische en rganisatrische aspecten van de verdracht eerder en beter in te regelen vlgens een gestandaardiseerde werkwijze waarbij de cmmunicatie altijd verlpt via het nazrgteam van het Elkerliek ziekenhuis. (Achterliggende reden: geschat wrdt dat ngeveer 10 prcent van alle cliënten niet via het nazrgteam wrdt verwezen, maar dr de verpleging van de afdeling. In de gevallen dat de cliënt via de verpleging van de afdeling wrdt verwezen is er vaker sprake van een mismatch tussen de bendigde zrg en aangevraagde zrg). 2. Anticiperen p en zeker stellen van nazrg in de pname- en OK-planning van het ziekenhuis. Vr electieve patiënten met de aanvang van het regelen van nazrg starten vrdat de behandeling plaatsvindt (advies aan het Elkerliek ziekenhuis). Het nazrgteam van het Elkerliek ziekenhuis heeft het prject acute patient Vrzrg in de nazrg afgernd en is mmenteel bezig m een plan van aanpak p te stellen vr de electieve patient. 3. Het realiseren van betere cmmunicatie ver de bendigde medicatie en wndzrgmiddelen in de nazrg. De gevlgen van het niet beschikbaar hebben van deze middelen in de thuissituatie, heeft extra huisbezeken tt gevlg. Er is behefte aan duidelijkheid mtrent welke middelen er ndig zijn en vr heveel dagen deze wrden meegegeven vanuit het ziekenhuis. 4. Het verminderen van het aantal bendigde herindicaties dr het creëren van een feedbacklp. Cmmunicatie ver de bendigde herindicaties, verricht dr de thuiszrgaanbieders, kan/met een cntinu leereffect met zich meebrengen, waardr er een betere match tussen de initiële indicatie en de zrgvraag kmt. Structureel verleg tussen de zrgcördinatren van de thuiszrgaanbieders en een geleding van het nazrgteam van het ziekenhuis ntbreekt mmenteel, maar kan meer inzicht verschaffen in elkaars prcessen. De zrgcördinatren van De Zrgbg en Savant Zrg en de medewerkers van het nazrgteam van het Elkerliek ziekenhuis, werken vanuit verschillende rganisaties samen aan hetzelfde prces terwijl men elkaar persnlijk nauwelijks tt niet kent. Het vergelijken en drnemen van initiële- en herindicaties met een betere match tussen nazrgbehefte en aangevraagde zrg met zich meebrengen. 5. Verbeteren telefnische bereikbaarheid van de zrgcördinatren van de nazrg. De piekmmenten in de behefte aan telefnisch cntact bij het nazrgteam, vallen samen met werkzaamheden van de zrgcördinatren waarbij zij telefnisch niet bereikbaar zijn. 6. Een analyse van de gemiddelde ligduur per behandeling in het Elkerliek ziekenhuis kan vr meer patiëntencategrieën mgelijk maken een standaard prces te implementeren, zals nu bijvrbeeld vr de patiënten die een nieuwe knie f heup krijgen. In deze zrgpaden kan dan k geanticipeerd wrden p planning van ntslag met nazrg (advies aan het Elkerliek ziekenhuis). 7. De verdracht verbeteren van thuiszrg naar ziekenhuis van patiënten met bestaande thuiszrg. Mmenteel vindt er alleen verdracht plaats van thuiszrg naar ziekenhuis bij het specialisme geriatrie. Een verdracht kan in het geval van cmplexe patiënten het aantal herpnames verminderen drdat er beter kan wrden tegewerkt naar een terugkeer in de thuissituatie. 8. Het managen van de verwachtingen van de patiënt dr het verbeteren van de cmmunicatie naar patiënten in het ziekenhuis mtrent nazrg en de betreffende prcedures

6 2.2 Resultaten 2012 in relatie tt vrgaande delen zijn: 1. Mmenteel wrden alle patiënten die ng geen thuiszrg ntvingen vr pname in het Elkerliek ziekenhuis, gezien dr een medewerker van het nazrgteam (mits zij dit p prijs stellen). Bij patiënten die reeds bekend zijn bij een nazrginstelling wrdt cntact gelegd tussen een zrgcördinatr van de nazrginstelling en de verpleging van de afdeling binnen het Elkerliek ziekenhuis. De beschrijving hiervan is pgenmen in de ntulen Casuïstiekbespreking van juni Het anticiperen p en zeker stellen van nazrg in pname- en OK-planning is een advies aan het Elkerliek ziekenhuis, zals reeds beschreven in de presentatie aan het bestuur van 8 december 2011, en valt verder buiten de scpe van dit prject. 3. Het huidige beleid ten aanzien van het meegeven van medicatie/ wndzrgmiddelen is vastgesteld en gecmmuniceerd naar de betrkken nazrginstellingen. Vr eventuele veranderingen in de tekmst is een cmmunicatiematrix vastgesteld (ntulen Feedbackbijeenkmst april 2012). 4. In de eerste zes maanden van 2012 hebben twee reguliere feedback- bijeenkmsten en een extra casuïstiekbespreking plaatsgevnden. Tijdens deze bijeenkmsten kmen direct betrkkenen uit het prces bij elkaar m samen naar verbeteringen te zeken. In de bijlage is een beschrijving van de feedback-bijeenkmsten pgenmen. 5. De telefnische bereikbaarheid van de betrkken nazrginstellingen en van het Elkerliek ziekenhuis zijn tijdens de drie feedbackbijeenkmsten nderwerp van gesprek geweest. Naar aanleiding hiervan zijn er veranderingen aangebracht en geeft het nazrgteam aan dat de telefnische bereikbaarheid significant verbeterd is. Ok zijn de werkrsters en werkverdeling binnen het nazrgteam gecmmuniceerd naar de nazrginstellingen (ntulen Feedbackbijeenkmst april 2012). 6. Een analyse van de gemiddelde ligduur per behandeling betreft een advies aan het Elkerliek ziekenhuis, zals beschreven in de presentatie aan het bestuur van december Dit valt verder buiten de scpe van dit prject. 7. Bij alle cliënten die reeds bekend zijn bij een nazrginstelling, zal ten tijde van pname in het Elkerliek ziekenhuis dr de betreffende thuiszrginstelling telefnisch cntact wrden pgenmen vr verleg met de verpleegafdeling waarp de patiënt zich p dat mment bevindt. Een telefnisch cntact wrdt als meest efficiënte vrm van verdracht gezien. In het verleden is gebleken dat het meegeven van zrgleefplannen en het gebruik van verdrachtsfrmulieren niet aansluit bij de infrmatiebehefte van de betrkkenen. In de maand mei 2012 is p kleine schaal dr Savant Zrg geëxperimenteerd met het telefnisch cntact leggen. De resultaten hiervan zijn pgenmen in de ntulen van de Feedbackbijeenkmsten van april 2012 en de Casuïstiekbespreking juni Het managen van de verwachtingen van de patiënt dr het verbeteren van de cmmunicatie naar patiënten in het ziekenhuis mtrent nazrg en de betreffende prcedures, is aan de rde gekmen in de Feedbackbijeenkmst van april Beslten is dat alle betrkkenen partijen in het prces actief naar de patiënt meten cmmuniceren. Dit mede m te vrkmen dat er een grte klf ntstaat tussen de verwachte nazrg en de nazrg waar de betreffende patiënt recht p heeft. In het verleden was hier namelijk vaak een grt verschil tussen (ntulen Feedbackbijeenkmst april 2012). Kenmerken feedbackbijeenkmsten In de bijlage is een beschrijving van de feedbackbijeenkmsten pgenmen. In de beschrijving is k een verzicht van de reeds behaalde resultaten pgenmen

7 2.3 Prducten 2010 Onderzek dr student van de Technische Universiteit Eindhven naar het nazrgprces vr rthpedische patiënten. Beschreven in: afstudeernderzek naar de Lgistieke ndersteuning vr ptimalisatie in de zrgketen bij de krtverblijf rthpedische patiëntenstrm van afdeling 2D. Auteur: Kristine van Tubergen (studente TU/e) Dcumentnaam: verslag TU/e prbleemanalyse.pdf Prduct: wrkshp met betrkkenen van participerende instellingen uit het prces (cördinatie) nazrg. Knelpunten zijn beschreven in dcument: Ingevuld verzicht knelpunten en plssingsrichtingen wrkshp I.dcx Auteur: Tineke Nader (prjectleider Quartz) 2011 Onderzek dr student van de Technische Universiteit Eindhven naar prestatie-indicatren van het nazrgprces. De ntwikkelde prestatie-indicatren zijn representatief vr het prces, maar in de huidige graad van infrmatisering niet een geschikt sturingsinstrument. Beschreven in: afstudeernderzek naar perfrmance-indicatren vr de verdracht van ziekenhuis naar nazrg tt p peratineel niveau. Auteur: Anne Basten (studente TU/e) Dcumentnaam: verslag TU/e indicatren en nulmeting.pdf Prduct: wrkshp met betrkkenen uit prces (cördinatie) nazrg Knelpunten en plssingsrichtingen zijn beschreven in dcument. Auteur: Tineke Nader (prjectleider Quartz) Dcumentnaam: wrkshp II van Oplssingsrichting dcx Prduct: presentatie stuurgrep analyse prces en mgelijke feedbackbijeenkmsten Auteur: Felix de Graaf Dcumentnaam: presentatie stuurgrep feedbackbijeenkmsten.pptx 2012 Prduct: feedbackbijeenkmsten Auteur: Felix de Graaf Beschreven in dcumenten: Beschrijving Feedbackbijeenkmsten.dc, als bijlage pgenmen in dit rapprt. Andere dcumenten in relatie tt feedbackbijeenkmsten Ntulen Feedbackbijeenkmst dc Gewijzigde ntulen Feedbackbijeenkmst dc Ntulen Casuïstiekbespreking en verdrachtsdcument.dc Presentatie stuurgrep Feedbackbijeenkmsten mei 2012.pptx Genemde dcumenten zijn p te vragen bij het secretariaat van Quartz: quartz@elkerliek.nl - 7 -

8 3. Implementatie en brging 3.1 Brging eindprducten De brging van het prduct feedbackbijeenkmst is beschreven in de bijlage. Hierin staat k pgenmen welke taken bij welke persnen belegd zijn na pheffing van de prjectrganisatie. 3.2 Aanbevelingen naar aanleiding van het prject Mmenteel wrdt er als gevlg van het zrglgistieke ptimalisatie prject (ZOP) in het Elkerliek ziekenhuis vanuit de verpleging gezrgd vr een tijdige inschakeling van het nazrgteam m z nndige ligdagen in het ziekenhuis te vrkmen. Een signaal vanuit de pname- en OKplanning richting het nazrgteam zu vr cmplexe patiënten en patiënten met een verwachte krte ligduur vr verdere ptimalisering van het prces kunnen zrgen. Vr patiënten met een krte ligduur kan de verwachte nazrgbehefte ng eerder naar de nazrginstellingen wrden gecmmuniceerd en de beschikbaarheid van nazrg wrden pgenmen in de pname- en OKplanning. Vr cmplexe patiënten kan eerder gestart wrden met het in kaart brengen van de nazrgbehefte en de zektcht gestart wrden naar een passende f specifiek gewenste nazrginstelling. Prjectgreplid mevruw Van Amelsfrt (Elkerliek ziekenhuis) zal deze aanbeveling verbrengen naar de verantwrdelijke functinarissen in het ziekenhuis. Zals eerder beschreven is er een kleine pref gestart met het cntacteren van de verpleegafdeling waar de patiënt/cliënt zich bevindt dr en p initiatief van de thuiszrg indien deze reeds bekend is met de cliënt. Deze pref is ntstaan uit de infrmatiebehefte die er is: Bij de thuiszrg ver de bendigde zrg zdra de patiënt weer terugkeert in zijn thuissituatie. Iedere patiënt is uniek, evenals zijn/haar leefmgeving die zich beiden niet laten vatten in indicatiestellingen, beschrijven en verdrachtsfrmulieren. Vreger werd het zrg/leefplan meegegeven met de cliënt naar het ziekenhuis. Bij dit plan kn de verpleging van het ziekenhuis infrmatie bijvegen vr de thuiszrg. Drdat het te vaak vrkwam dat deze dcumentatie in het ziekenhuis achterbleef f verlren ging, is deze vrm van cmmunicatie gestpt. Het delen van infrmatie tussen zrgaanbieders en zrgverleners met altijd aan drie pijlers vlden: p tijd, p maat en van de gewenste kwaliteit. Een herintrductie van het meegeven van zrg/leefplannen is niet zinvl drdat de heveelheid infrmatie die hierin staat gewn te grt is en niet aansluit bij de behefte in het ziekenhuis. In het ziekenhuis zu bij telefnisch cntact tussen de verpleging en de thuiszrg het mgelijk zijn actief te te werken naar een terugkeer naar de specifieke thuissituatie, waardr het aantal herpnames zu kunnen wrden teruggebracht. Cmplicerende factr in de telefnische cmmunicatie tussen thuiszrg en de verpleging in het ziekenhuis is dat bij de thuiszrg niet bekend is p welke afdeling de patiënt/cliënt is pgenmen. Desndanks zrgt deze vrm van telefnisch verleg vr een beter functinerende, laagdrempelige en nbureaucratische verlegstructuur, waarin beide kanten hun specifieke infrmatiebeheften kunnen beantwrden. Tijdens de bijeenkmst van 7 juni 2012 is beslten het telefnisch cntact tussen nazrginstelling en het Elkerliek ziekenhuis vr alle reeds bekende patiënten in te veren. De prjectgrepleden vanuit het ziekenhuis en de thuiszrgaanbieders zullen in de persn van dames Van Amelsfrt, Van Asseldnk en Osterhf in hun rganisaties tezien en sturen p dit punt. Het meten van de prestaties in het nazrgprces levert vralsng niet de mgelijkheid m het in te gaan zetten als een stuurinstrument. De bendigde gegevens hiervr zijn, zlang de dssiervering p papier gebeurt, te gefragmenteerd. Bvendien bevinden de gegevens zich p verschillende lcaties (niet alleen bij verschillende rganisaties, maar vaak in het dssier bij de patiënt thuis)

9 4. Evaluatie prject 4.1 Prcesevaluatie en geleerde lessen Prjectrganisatie: het grte aantal wisselingen in de prjectgrep en een wisseling in het prjectleiderschap heeft geleid tt vertragingen en herwerk. Cmmunicatie: bij het laten uitveren van nderzeken dr studenten met ged wrden pgelet dat de verwachte prducten aansluiten bij de behefte van de pdrachtgever. Het sturen p implementatie van afspraken in betrkken rganisaties, is een kritische succesfactr van het prject

10 Bijlage 1 : Beschrijving Feedbackbijeenkmsten Del van de feedbackbijeenkmsten In 2012 is er gestart met feedbackbijeenkmsten, met als del: Cmmunicatie ver knelpunten in het prces tussen instellingen (creëren feedback) vr het realiseren van een cntinue verbetering. Afstemmen van de afznderlijke prcessen, teneinde cntinuïteit in het prces te waarbrgen. Inzicht in elkaars prcessen te creëren. Het afstemmen en cmmuniceren van interne verbeterprjecten, m z te vrkmen dat er subptimalisatie plaatsvindt. Kenmerken van de feedbackbijeenkmsten Kenmerken van de feedbackbijeenkmsten zijn: Direct betrkkenen uit het prces kmen minimaal vier keer per jaar samen. Tijdens de bijeenkmsten zal aan de hand van casuïstiek de samenwerking tussen instellingen en de verdracht van patiënten besprken wrden. De feedbackbijeenkmsten wrden ndersteund vanuit één rganisatie. De ndersteuning en het vrzitterschap van de bijeenkmsten zal jaarlijks wrden drgegeven, m z de administratieve lasten te delen en tch een centraal aanspreekpunt te hebben. Een steeds wisselende ndersteuning en samenstelling zuden de cntinuïteit van de bijeenkmsten in gevaar kunnen brengen. Tt medi 2012 zal de ndersteuning plaatsvinden vanuit Quartz, waarna Savant Zrg tt medi 2013 het stkje zal vernemen. Alle betrkken rganisaties zullen per bijeenkmst p basis van de agenda een afweging maken wie de beste vertegenwrdiging is van de rganisatie. Eventuele issues f escalaties gaan via de eigen lijn. Indien ndig kunnen de deelnemers cntact pnemen met de (vrmalige) leden van de stuurgrep. Vertegenwrdiging betrkken instellingen, bijeenkmst juni 2012 Hewel er in een wisselende samenstelling samengekmen wrdt, vlgt hier vr de beeldvrming tch een verzicht van de afvaardiging per instelling: Rinie Fransen, Bernadette Kanters en Ts Keijsers van het Elkerliek ziekenhuis Yuk Ling Tang, Jyce Per en Ricky van de Heughten van De Zrgbg. Annette de Bruijn, Marij van den Heuvel, Natasja van Orscht van Savant Zrg Overzicht afspraken ten aanzien van vlgende feedbackbijeenkmsten Hierbij een verzicht van de afspraken vr de vlgende zals die eerder vereengekmen zijn: De feedbackbijeenkmsten vinden vier keer per jaar plaats. De ndersteuning en het vrzitterschap van de bijeenkmsten wisselt jaarlijks. Tt zmer 2013 neemt Savant Zrg de ndersteuning en het vrzitterschap p zich. Een maand vr de vlgende bijeenkmst stuurt de vrzitter een rnd met het verzek agendapunten aan te leveren. Na het pstellen van de agenda stuurt de vrzitter de agenda rnd en bepalen de betrkken rganisaties wie de beste vertegenwrdiging is vr de bijeenkmst. In de vergadering van 20 april 2012 kwam naar vren dat er een vrkeur is vr een aanvangstijd van 9.00 uur

11 Vrlpige resultaten feedbackbijeenkmsten (tt medi 2012) De eerste twee feedbackbijeenkmsten stnden vr een grt gedeelte in het teken van de prcesinrichting, maar daarnaast kunnen de vlgende resultaten tegeschreven wrden aan de feedbackbijeenkmsten: Verbeterde telefnische bereikbaarheid van zwel het ziekenhuis als de betrkken nazrginstellingen. Duidelijkheid ten aanzien van het beleid meegeven wndzrgmiddelen en de bendigde cmmunicatie ten aanzien van eventuele wijzigingen hierin. Beslten is vr patiënten die reeds bekend waren met De Zrgbg f Savant Zrg dat er vóór pname in het Elkerliek ziekenhuis altijd telefnisch cntact zal zijn tussen de nazrginstelling en de verpleegafdeling waar de patiënt is pgenmen. Meer duidelijkheid ver specifieke patiëntencategrieën in de verdracht en de kleine afwijkingen in het standaardprces vr deze patiënten