Opzet structuur Vineyard gemeente Amersfrt Inleiding Deze ntitie is een uiteenzetting van de pzet en werkwijze van de nieuwe structuur van de Vineyard gemeente Amersfrt die in 2014 in zal gaan. Het verhaal bestaat uit de nderdelen: 1. Samenvatting 2. Functie en werkwijze van de raad 3. Functie en werkwijze van het bestuur 4. Functie en werkwijze van de gemeenteleider (vrganger) 5. Functie en werkwijze van taakgrep leiders & cördinatie team 6. Besluitvrmingsprcessen Het dcument is pgesteld dr het Leiderschap Team van Vineyard Amersfrt en zal, na gedkeuring van het bestuur van Vineyard Amersfrt wrden geïmplementeerd. 1. Samenvatting In de nieuwe gemeenteleiding structuur gaan we uit van drie rganen. Krt samengevat kmen de rllen van deze rganen hier p neer: de Raad adviseert, het Cördinatieteam vert uit en het Bestuur cntrleert. De gemeenteleider (vrganger) geeft leiding aan het Cördinatieteam en is eindverantwrdelijk vr de gemeente. Het bestuur is verankerd in zwel de raad als in het Cördinatieteam. De vrzitter van het bestuur is plaatsvervangend gemeenteleider. Pagina 1 van 10
2. Raad Achtergrnd De visie achter het instellen van een raad (van advies) is dat het peratinele leiderschap een grep van wijze persnen beheft waarp zij kunnen terugvallen vr geestelijke ndersteuning en advies. De grep met bestaan uit mensen die dr hun betrkkenheid bij de gemeente bewezen hebben de identiteit en visie van de Vineyard te begrijpen. Deze grep zal de leiding geestelijk de ndzakelijke bescherming bieden. De leiding kan k bij hen terecht met algemene en meer specifieke vragen m advies. Daarnaast zal de raad zrgen dat ver belangrijke beleidspunten de gemeenteleiding verlegt met mensen die enige afstand hebben tt de uitvering zdat de gemeente kan vertruwen dat de kwaliteit van belangrijke besluiten verankerd is in geznde dialg. De raad is in alle gevallen adviserend en neemt geen besluiten. Functie van de raad Ondersteunen van de leiding in haar geestelijke taak. Meebidden en denken ver belangrijke zaken p geestelijk inhudelijk vlak. Adviseren ver belangrijke beleidsmatige f financiële zaken. Beschikbaar zijn vr gesprek met gemeenteleden die vragen hebben ver het beleid. Adviseren in relatinele f inhudelijke kwesties tussen leidinggevenden. Prfiel leden Raad De leden zijn in geestelijk pzicht vlwassen, wijze en evenwichtige mensen. Zij zijn vervuld van de Heilige Geest, gedpt (gelfsdp/vlwassen) en staan bekend als integer, betruwbaar en vl van passie vr het Kninkrijk van Gd. Zij willen een dienende rl spelen naar de peratinele leiding. Zij kunnen ged nderscheid maken tussen hfdlijnen en uitvering. Zij velen zich nauw verbnden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Amersfrt in het bijznder (bekend met en inhud en uitvering van Vineyard visie, waarden, pririteiten en praktijken). Zij hebben g vr de vlle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en delgrepen. Ze zijn bereid en in staat gebleken ged in teamverband te kunnen functineren. Samenstelling van de raad De raad bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 leden. Minimaal één van de leden van de raad is k deel van het bestuur van de gemeente. De leden wrden vr een peride van minimaal twee jaar benemd. De raad besluit in verleg met de het bestuur en de gemeenteleider (vrganger) ver haar eigen samenstelling. De raad benemt vanuit haar midden een vrzitter. De vrzitter van het bestuur is deel van de raad. Pagina 2 van 10
De vrzitter van de raad bereidt de ntmetingen van de raad vr i.s.m. de gemeenteleider (vrganger), die de ntmetingen van de raad bijwnt. Werkwijze van de raad De raad bepaalt zelf he vaak ze bij elkaar kmt maar tenminste vier maal per jaar. Zwel de raad als de gemeenteleider (vrganger) kunnen punten van verleg aandragen. De raad adviseert de gemeenteleider (vrganger). De raad neemt geen beslissingen. Het advies van de raad is alleen bindend p punten waarver de raad en het bestuur dat samen besluiten. Bij de het beantwrden van vragen van gemeenteleden geldt: In eerste instantie kunnen gemeenteleden met hun vragen terecht bij de direct leidinggevende taakteamleider en indien ndig bij de gemeenteleider (vrganger). Als in dat cntact zaken lastig blijken kan de gemeenteleider (vrganger) verwijzen naar een lid van de raad. Infrmeel kunnen leden van de raad p eigen initiatief met gemeenteleden cntact hebben m vragen te stellen. Bij het adviseren van leidinggevenden in inhudelijke f relatinele prblemen nderling is het uitgangspunt dat dit alleen gebeurt als dit (a) van alle drie de kanten wenselijk wrdt geacht en (b) in verleg met de gemeenteleider (vrganger). Indien ndig kan de vrzitter f een gedelegeerde van de raad ten aanzien van een gestelde vraag in verleg treden met de directeur Benelux ver de praktijk in andere Vineyardgemeenten. Pagina 3 van 10
3. Het bestuur Achtergrnd De Vineyard Gemeente Amersfrt is een kerkgentschap met ANBI-erkenning dat als zdanig geregistreerd staat bij de KvK en de Belastingdienst. Een kerkgentschap staat wettelijk nder de verantwrding en leiding van een bestuur. De bevegdheden van het bestuur zijn statutair vastgelegd en aangevuld met de reglementen. Dit dcument maakt deel uit van de reglementen. Functie van het bestuur Het bestuur cntrleert de begrting als vertaling van het jaarplan p verantwrd beheer van de financiële middelen van de gemeente. Het bestuur cntrleert de jaarrekening p vlledigheid en integriteit. Het bestuur stelt een kascmmissie aan ter cntrle van de bekhuding. Het bestuur stelt de gemeenteleider (vrganger) aan, in verleg met de raad en de vertegenwrdiger van de Vineyard Benelux. De raad en het bestuur van Vineyard Benelux geven in deze een vr het bestuur bindend advies. Als deze adviezen strijdig zijn gaat het bestuur niet ver tt de aanstelling. Het bestuur treedt naar de gemeenteleider (vrganger) en eventuele andere betaalde krachten p als werkgever. De gemeenteleider (vrganger) maakt geen deel uit van het bestuur maar bereidt samen met de vrzitter bestuursvergaderingen vr en wnt de vergaderingen bij. Het bestuur vert jaarlijks een functineringsgesprek met de gemeenteleider (vrganger) en eventuele andere betaalde krachten, de raad levert daarvr gesprekstf. De vrzitter van het bestuur kan in beide andere gremia als plaatsvervangend gemeenteleider ptreden (in geval van ziekte f langdurige afwezigheid). Tweejaarlijks initiëren bestuur en gemeenteleider (vrganger) een AUDIT bij GFB. Het bestuur cntrleert de uitvering van de adviezen uit de AUDIT-rapprtage. Prfiel leden bestuur De leden zijn in geestelijk pzicht vlwassen, wijze en evenwichtige mensen. Zij zijn vervuld van de Heilige Geest, gedpt (gelfsdp/vlwassen) en staan bekend als integer, betruwbaar en vl van passie vr het Kninkrijk van Gd. Zij willen een dienende rl spelen naar de peratinele leiding. Zij kunnen ged nderscheid maken tussen hfdlijnen en uitvering. Zij velen zich nauw verbnden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Amersfrt in het bijznder (bekend met en inhud en uitvering van Vineyard visie, waarden, pririteiten en praktijken). Zij hebben g vr de vlle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en delgrepen. Ze zijn bereid en in staat gebleken ged in teamverband te kunnen functineren. Samenstelling van het bestuur Pagina 4 van 10
Het bestuur bestaat uit drie leden in de functies: secretaris, penningmeester en vrzitter. Ten minste één lid van het bestuur maakt deel uit van het cördinatieteam. Ten minste één lid van het bestuur maakt deel uit van de raad. Vrnemde leden zijn niet dezelfde persn en niet de vrzitter. Werkwijze van het bestuur Het bestuur kmt minimaal 2x per jaar bijeen; in het najaar ter gedkeuring van de jaarcijfers van het achterliggende jaar en in het vrjaar ter gedkeuring van de begrting van het kmende jaar. Het bestuur kiest samen met de gemeenteleider (vrganger) haar vrzitter. De gemeenteleider (vrganger) bereidt samen met de vrzitter de agenda van de bestuursvergaderingen vr. Het bestuur cntrleert de gemeenteleider (vrganger) en het cördinatieteam ten aanzien van De begrting & bekhuding Integriteit Functineren Pagina 5 van 10
4. De gemeenteleider (vrganger) Achtergrnd De gemeenteleider (vrganger) is een betaalde kracht die de dagelijkse leiding heeft van de gemeente. Bij het aanstellen van betaalde medewerkers (in geval dit niet de gemeenteleider betreft) wrdt dezelfde prcedure gehanteerd als bij de gemeenteleider. De functie van gemeenteleider (vrganger) valt nder de dr Vineyard Benelux Aangepaste CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening. Hetzelfde geld vr eventuele ander part-time f fulltime aan te stellen medewerkers. Prfiel van de gemeenteleider (vrganger) De gemeenteleider (vrganger) is in geestelijk pzicht een vlwassen, wijs en evenwichtig mens; vervuld van de Heilige Geest, gedpt (gelfsdp/vlwassen) en bekend als integer, betruwbaar en vl van passie vr het Kninkrijk van Gd. kan ged nderscheid maken tussen hfdlijnen en uitvering. velt zich nauw verbnden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Amersfrt in het bijznder (bekend met en inhud en uitvering van Vineyard visie, waarden, pririteiten en praktijken). heeft g vr de vlle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en delgrepen. is bereid en in staat gebleken ged in teamverband te kunnen functineren. Functie van de gemeenteleider (vrganger) De gemeenteleider (vrganger) is eindverantwrdelijk vr het leiden van de gemeente p alle geestelijke, inhudelijke en rganisatrische terreinen. De gemeenteleider (vrganger) vraagt advies aan de raad en legt verantwrding af aan het bestuur. De gemeenteleider (vrganger) geeft leiding aan het cördinatieteam bestaande uit de taakteam- en taakgrepleiders (= leider van meerdere taakteams) die vr de diverse nderdelen van de gemeente verantwrdelijk zijn. De gemeenteleider (vrganger) rekruteert, traint en werkt samen met de taakteamleiders. De gemeenteleider (vrganger) verwrdt de missie en visie van de gemeente en legt die ter tetsing vr aan de raad en het bestuur. De gemeenteleider stelt samen met de TL s jaar- en meerjarenplannen p waarin de missie en visie van de gemeente wrden uitgewerkt. De gemeenteleider stelt samen met het cördinatieteam de begrting p en legt deze ter cntrle vr aan het bestuur. De gemeenteleider zrgt vr rekrutering, training en begeleiding van nieuwe gemeenteleiders en gemeentestichters De vrzitter van het bestuur is plaatsvervangend gemeenteleider (in geval van ziekte f langdurige afwezigheid). Pagina 6 van 10
Aanstelling van de gemeenteleider (vrganger) De gemeenteleider (vrganger) wrdt aangesteld dr het bestuur, in verleg met de raad en een vertegenwrdiger van Vineyard Benelux. De raad en het bestuur van Vineyard Benelux geven in deze een vr het bestuur bindend advies. Als deze adviezen strijdig zijn gaat het bestuur niet ver tt de aanstelling. Het bestuur treedt naar de gemeenteleider (vrganger) p als werkgever. De gemeenteleider (vrganger) maakt geen deel uit van het bestuur maar bereidt samen met de vrzitter bestuursvergaderingen vr. De gemeenteleider (vrganger) heeft ieder jaar een functineringsgesprek met een vertegenwrdiger van de raad, een vertegenwrdiger van Vineyard Benelux en een vertegenwrdiger van het bestuur. Als het functineren daarte aanleiding geeft, kan alleen een bindend advies rnd de aanpassing van de taak f beëindiging van de dienstbetrekking wrden gedaan als zwel de raad als de vertegenwrdiger van de Vineyard Benelux en het bestuur het samen daarver eens zijn. N.B. In de huidige situatie (d.d. 2014) is de gemeenteleider (vrganger) in dienst bij de Vineyard Gemeente Wageningen en is het bestuur een detacheringsvereenkmst vr maximaal twee dagen met deze gemeente vereen gekmen. De rl van werkgever ligt dientengevlge bij het bestuur van Vineyard Gemeente Wageningen. Werkwijze van de gemeenteleider (vrganger) De gemeenteleider (vrganger) stelt een meerjaren visie p. leidt de vergadering van het Cördinatieteam. stelt jaarlijks i.s.m. de TL s een jaarplan p. levert agendapunten & adviesvragen vr de raad. vertaalt advies van de raad naar de meerjarenvisie en jaarplannen. kiest jaarthema s en initieert de geestelijke kers van de gemeente. identificeert, rekruteert en traint nieuwe leiders. Pagina 7 van 10
5. Taakgrepleiders Structuur Het werk in de gemeente is pgedeeld in een aantal taakgebieden waarbij per gebied een eindverantwrdelijke taakgrepleider (TL) wrdt aangesteld. De TL s werken waar ndig met een team samen waarin de taken nader wrden verdeeld. De TL is verantwrdelijk vr de aansturing van zijn/haar taakteam. Binnen de taakteams kunnen persnen verantwrdelijk wrden gesteld vr meer prjectmatige f specialistische taken. De gemeenteleider (vrganger) begeleidt elk van deze TL s. Dat gebeurt in bilateraal verleg en waar ndig met het betreffende taakteam als geheel. De TL s hebben een taakmschrijving waarin beschreven wrdt waar ze vr verantwrdelijk zijn en waarvr verleg met de gemeenteleider (vrganger) ndig is. De TL s vrmen samen het cördinatieteam (CT). De gemeenteleider (vrganger) verlegt met TL s p regelmatige basis m te zrgen dat diverse activiteiten ged wrden afgestemd. Taakgebieden We beseffen dat de taakgebieden afhankelijk van de fase van de gemeente kunnen variëren in mvang en zwaarte. We nderscheiden p dit mment de vlgende gebieden taakteams en taakgrepen: Taakteam Aanbidding: daarnder vallen een aantal aanbiddingsteams, het geluidsteam en het creatieve team. Kinder/tienerwerk: daarnder vallen de teams vr de verschillende leeftijdsgrepen. Pastraat: daarnder valt het SOZO-team. Kringen: daarnder vallen de kringleiders. In prichting / tijdelijk / in revisie Prjecten: team vr de rganisatie van cnferenties & mdules Vrbede: team van vrbidders met TL die aanvragen vr gebed en cmmunicatie met de gemeente cördineert. HOTS: een team dat verantwrdelijk is vr de Healing n the streets utreach Cmmunicatieteam: een team dat de inhud en vrmgeving van de interne en externe cmmunicatie vrm geeft en de eenheid en het cncept daarvan ntwikkelt en bewaakt. Gemeenteleider (vrganger): bij diverse taken heeft de gemeenteleider (vrganger) zelf het vrtuw waarbij al dan niet deeltaken wrden gedelegeerd. We denken dan aan: invulling zndagse diensten, nderwijsbeleid, huwelijksvrbereiding, externe relaties, Benelux. Pagina 8 van 10
6. Besluitvrmingsprcessen Uitgangspunten Het spreken van Gd ver de gemeente is vrtdurend bepalend vr de richting die we pgaan en de besluiten die we nemen. De raad speelt een belangrijke rl in het zeken naar penbaring en bevestiging van Gd met betrekking tt de weg die we willen gaan. We willen bij het invullen van een visie en plannen p z n manier bezig zijn dat we niets bij vrbaat dicht timmeren, zdat er ruimte blijft vr Gds specifieke instructies. Termen die we gebruiken Ieder heeft zijn eigen invulling van begrippen als visie, beleid, delen en plannen. Daarm hierbij een krte definitie. Kernwaarden: wie zijn we (vanuit de Vineyard-waarden). Missie: waarm den we - gaat m het grte plaatje vr de gemeente, nze reping. He ziet nze gemeente er uit, welke kant gaan we p, wat past bij nze reping? Visie: wat willen we - gaat m de drmen/visienen waarin nze missie zichtbaar wrdt. Delen: wat den we - de cncrete vertaling van de visie in delstellingen. Dat gaat ver fundamentele vragen en keuzes die een kader vrmen vr de uitvering. Plannen: delen met een datum - de vertaling van visie en delen in cncrete pririteiten en activiteiten. Beleid: het geheel van missie, visie, delen en plannen. Prces van besluitvrming In de raad wrdt bijgehuden wat de belangrijke penbaringen zijn vr de gemeente inclusief een interpretatie van wat we ermee zuden meten den. De gemeenteleider (vrganger) verwrdt het beleid. Dit gebeurt p twee niveaus: een meerjarenbeleid en een tespitsing daarvan in een jaarplan. Dit beleid wrdt besprken in de raad en de raad adviseert de gemeenteleider (vrganger) ver eventuele aanpassingen. De raad heeft het recht een dringend advies te den in zwaarwegende beslissingen zals het aanstellen van betaalde medewerkers, het aankpen f huren van nrerend ged, het uit de functie zetten van taakgrepleiders, het ryeren van leden. Een dringend advies kan dr de gemeenteleider (vrganger) niet genegeerd wrden. Er is dan verder verleg ndig. In geval van nenigheid treedt de daarte ntwikkelde prcedure van Vineyard Benelux in werking (dcument besluitvrming 17012006 zals vermeld in statuten). Het meerjarenbeleid en het seizenbeleid wrden dr de gemeenteleider (vrganger) besprken in het cördinatieteam. De bedeling van dat gesprek is de basis leggen vr het maken van een geïntegreerd jaarplan. Elke taakgrepleider vertaalt het beleid vr het seizen in plannen inclusief begrting, bemensing, data ed. Dit gebeurt enerzijds binnen het betreffende taakteam en anderzijds in bilateraal verleg met de gemeenteleider (vrganger). Pagina 9 van 10
De gemeenteleider (vrganger) keurt de plannen al dan niet ged. Vr het maken van een nieuw jaarplan wrdt er jaarlijks geëvalueerd met de taakgrepleiders bilateraal en in het cördinatieteam. Namen: Bestuur Secretaris: Arlene Wisse Penningmeester: Klaas Hille de Graaf Vrzitter: Vincent van der Put Raad Jaap Wisse Arlene Wisse Vincent van der Put Liesbeth van der Put Marian Helmus Menn Helmus (vrganger) Cördinatieteam Menn Helmus (vrganger) TL s Hans & Lentien Alblas Kringen Esther de Graaff SOZO Jaap Wisse - Aanbidding Hannah Buwsma Kinderen & Tieners Arlene Wisse Cördinatie Dennis & Esther de Graaff HOTS / Evangelisatie Pagina 10 van 10