Huishoudelijk reglement van de Stichting Ruilhandel Oosterhout Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 november 2015

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van de Stichting Ruilhandel Osterhut Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 nvember Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting Ruilhandel Osterhut, gevestigd te Osterhut, ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Breda nder nummer 8049/TWO; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 21 januari 2011 bij ntaris Mr. G.J. Heijkants te Osterhut; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel 4 van de Statuten; reglementen: een reglement als bedeld in artikel 10 van de Statuten; werkgrep/cmmissie: een werkgrep/cmmissie als bedeld in artikel 2 van dit huishudelijk reglement; deelnemer: degene die het inschrijffrmulier heeft ndertekend en daarmee instemt met de spelregels; keetje: de ruileenheid p basis waarvan gederen en diensten tussen deelnemers kunnen wrden geruild; cntributie: het bedrag dat per half jaar dr een deelnemer wrdt betaald aan de stichting. 2. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te. De vertegenwrdigingsbevegdheid kmt bvendien aan iedere bestuurder te; Kan een activiteitenplan pstellen waarin vr een kalenderjaar de activiteiten wrden vastgelegd. Kan een beleidsplan pstellen; Draagt nieuwe kandidaten vr in het geval van een vacature. Benemt de nieuwe bestuursleden p een reguliere bestuursvergadering. Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/cmmissies in het leven repen. Een dergelijke grep f cmmissie bestaat uit tenminste één bestuurslid en in de grep kunnen k nietbestuursleden plaatsnemen; Spreekt iedere medebestuurder, indien ndig, aan p het naar behren vervullen van de afgesprken taken; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. De vrzitter Leidt de bestuursvergaderingen; Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties en externe cntacten; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp z ndig aan. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; 1

2 Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Begrt inkmsten en uitgaven en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken. De secretaris Maakt van elke bestuursvergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De genmen besluiten; Een actiepuntenlijst. Stuurt het verslag z spedig mgelijk na de vergadering aan alle bestuursleden; Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Beantwrdt de binnenkmende , handelt die af, eventueel in verleg met het bestuur, en zrgt vr archivering Zrgt er, in gede samenwerking met het bestuurslid public relatins en cmmunicatie, vr dat het actuele gedeelte van het archief via de website vr alle bestuursleden te dwnladen is. Het bestuurslid public relatins en cmmunicatie Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Zrgt vr plaatsing van persberichten en beheert de sciale media; Vert de eindredactie ver de maandelijkse nieuwsbrief; Ziet erp te dat de nieuwsbrief bij vrkeur één week vr de maandelijkse clubavnd wrdt verznden aan alle leden; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren. Algemene bestuurstaken - deelnemers Het bedenken van vrstellen m deelnemers actief te betrekken f betrkken te huden bij de ruilhandel; Het daarte nderhuden van cntacten met de deelnemers aan de ruilhandel; Het zeken naar nieuwe delgrepen die zich willen aansluiten bij de ruilhandel. - activiteiten Het rganiseren van de maandelijkse infrmele clubavnden; Het rganiseren van de jaarlijkse clubactiviteit; 2

3 3. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur neemt besluiten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Frequentie Het bestuur vergadert bij vrkeur 10 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien twee f meer bestuursleden hierm verzeken. Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. Agenda Bestuursleden en deelnemers kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; De secretaris mailt de agenda uiterlijk één week vr aanvang van de vergadering aan de bestuursleden. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schrappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken tijdens een vergadering. Het bestuur kan besluiten andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. 4. De Ruilhandel - spelregels Keetjes Binnen het ruilsysteem van de ruilhandel kunnen gederen en diensten wrden geruild met gebruikmaking van keetjes. Iedere nieuwe deelnemer krijgt een startkapitaal van 50 keetjes. Als richtlijn wrden vr één uur dienstverlening 15 tt 20 keetjes gerekend. Deelnemers spreken van te vren nderling af heveel keetjes een dienst f ged kst. Een deelnemer mag maximaal 100 keetjes negatief staan en maximaal 500 keetjes psitief. Bij nder- f verschrijding van het aantal keetjes neemt het bestuur cntact p met de betreffende deelnemer. De administratie van de keetjes wrdt geverd via internet Iedere deelnemer krijgt een persnlijke tegangscde en kan daarmee inlggen p de eigen ruilrekening bij de ruilhandel. De deelnemer geeft in de administratie een duidelijke mschrijving van de geleverde f ntvangen dienst en f gederen. Deelnemers die activiteiten verrichten vr de rganisatie van de ruilhandel krijgen hiervr een dr het bestuur vastgesteld aantal keetjes. Zie hiervr de bijlage Prijslijst Keetjes per activiteit Deelnemers De nieuwe deelnemer ndertekent het inschrijffrmulier, waarmee hij/zij instemt met de spelregels. Elke deelnemer verklaart zich bereid m actief deel te nemen aan de ruilhandel. 3

4 De cntributie bedraagt per half jaar 5, deze wrdt via een autmatische incass geïncasseerd. In uitznderlijke gevallen kan er een aangepaste betalingsregeling aangebden wrden. Dit ter berdeling van het bestuur. Een jaar wrdt in twee cntributiedelen verdeeld. Tt en vanaf 1 juli. Op 15/3 en 15/9 wrdt een batch uitgedaan m de cntributie te innen. Wie deelnemer is p 15/3 en/f p 15/9 betaalt. Wrdt iemand deelnemer bij een activiteit dan vult hij/zij een autmatische machtiging in. Opzegging van deelname kan p elk gewenst mment. Er wrden geen keetjes f (deel van de) cntributie terugbetaald. Er zijn deelnemers en partnerleden. Zij hebben gelijke rechten en plichten binnen Ruilhandel Osterhut. Het verschil tussen beide srten deelnemers is dat een partnerlid een gezamenlijke Keetjesrekening met een deelnemer heeft. Activiteiten Eén keer per maand rganiseert het bestuur een infrmele clubavnd, waarp de deelnemers elkaar en elkaars diensten kunnen leren kennen. Datum, plaats en tijdstip wrden in de maandelijkse nieuwsbrief en p de website vermeld. Eén keer per jaar rganiseert het bestuur een feestelijke activiteit vr de deelnemers Iedere deelnemer kan vr de activiteiten ideeën aandragen f meeden met het rganiseren van de activiteiten. Onksten Gemaakte nksten ten beheve van Ruilhandel Osterhut die vraf gedgekeurd zijn dr het bestuur wrden verged Vr telefngebruik geldt een vast bedrag van 0,25 per gesprek Ksten, gespecificeerd en met bnnetjes, kunnen per kwartaal ingediend wrden bij de penningmeester Cmmunicatie Maandelijks, wrdt de nieuwsbrief aan alle deelnemers g d. Wie geen cmputer heeft, ntvangt een exemplaar per pst. Nieuwe en gewijzigde advertenties vr vraag en aanbd wrden eveneens via de tegestuurd. Deelnemers kunnen bijdragen aan de nieuwsbrief drgeven via ruilhandelsterhut@gmail.cm. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De Stichting Ruilhandel Osterhut is een ideële stichting die streeft naar ntmeting, persnlijke ntwikkeling, financiële besparing en milieuvriendelijk leven. Zij spant zich k in m de maatschappelijke vetafdruk tt het minimum te beperken. Maatschappelijk betrkken ndernemers, die de delen van de stichting nderschrijven, kunnen de stichting ndersteunen met kennis en kunde, middelen en menskracht. In ruil daarvr verricht de ruilhandel tegenprestaties. Verantwrdelijkheid/aansprakelijkheid Het bestuur van de ruilhandel en mensen die vr de rganisatie van de ruilhandel actief zijn, zijn niet aansprakelijk vr schade die iemand lijdt als gevlg van activiteiten van de ruilhandel f die verband huden met de ruilhandel. Iedere deelnemer verricht f ntvangt diensten f ruilt gederen vr eigen risic. In geval van daardr ntstane schade dient de eigen (WA-)verzekering van de deelnemer te wrden aangesprken. 4

5 Het bestuur is niet verantwrdelijk vr de kwaliteit en de waardering van transacties, die binnen de ruilhandel plaatsvinden. Het bestuur heeft de bevegdheid m deelnemers, die zich niet aan de spelregels huden f die zich in maatschappelijk pzicht misdragen ten pzichte van mededeelnemers, te ryeren. Hiertegen is geen verweer mgelijk. Het bestuur kan advertenties weigeren indien die in strijd zijn met de gede zeden f met de delstellingen van de stichting; Deelnemers gebruiken persnlijke gegevens van mededeelnemers uitsluitend ten beheve van de ruilhandel en respecteren elkaars privacy. 5. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrzien, beslist het bestuur. Statuten en Huishudelijk Reglement zijn beschikbaar via de website. Papieren exemplaren wrden p verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. Bij dit Huishudelijk Reglement hrt een bijlage: Prijslijst Keetjes per activiteit Was getekend, Het bestuur van de Stichting Ruilhandel Osterhut, 3 nvember Rb Beckers, vrzitter Hans Kuijsten, secretaris 5

6 Prijslijst keetjes per activiteit versie 3 nvember Onderwerp Aantal keetjes Per pmerking Bestuurswerkzaamheden i Per bestuurslid, vr de nrmale bestuurswerkzaamheden 60 per maand autmatisch vermaken Per bestuurslid, vr andere dan de nrmale bestuurswerkzaamheden en p verzek van het bestuur 15 per activiteit Vrbereiden/rganiseren van een activiteit ii Overleg veren en afspraken 20 per activiteit per deelnemer (incl bestuur) maken met deelnemers ver activiteiten Uitwerken van een activiteit Styling zaal 20 per activiteit Lid kascmmissie 40 per jaar Meehelpen met inrichting zaal, uitdelen eten, afwassen, pruimen, 10 per activiteit per deelnemer (incl bestuur) e.d. ** Kken en bakken 20 per 4 uur per deelnemer (incl bestuur) Nieuwsbrief maken 30 per nieuwsbrief ** Vraf wrdt afgesprken, welke deelnemers keetjes krijgen vr het meehelpen. In gevallen, die niet duidelijk nder bvenstaande richtlijnen vallen, neemt het bestuur ter vergadering een besluit. i Al het bestuurswerkwerkzaamheden, b.v: Het deelnemen aan bestuursvergaderingen, vrbereiden en uitwerken van het huishudelijk reglement en andere dcumenten, afhandelen van , werken aan de website, redactiewerk vr de Nieuwsbrief, enz. enz. ii Het vrbereiden betreft dan activiteiten vr deelnemers dus bv. de High Tea, een clubavnd, kerstbijeenkmst, ruilavnd, e.d. Vrbereiding gebeurt dr enkele bestuursleden samen met enkele deelnemers. 6