Stichting SOMOI. Functieomschrijvingen

Transcriptie

1 Stichting SOMOI Functiemschrijvingen Vrzitter Vicevrzitter Secretaris Penningmeester AIG PR en Spnsring Prjectntwikkeling

2 Vrzitter De vrzitter heeft een leidende rl binnen het bestuur; zwel tijdens vergaderingen als daarmheen. De vrzitter hudt verzicht ver alle werkzaamheden en wat er speelt binnen het bestuur en dient hierbij als centraal aanspreekpunt. Indien de vrzitter niet in staat is zijn/haar functie uit te veren wrden de taken telefnisch f per vergedragen aan de vice-vrzitter. Vrbereiding vergaderingen Vergadering cnvceren dr middel van een digitale uitndiging, uiterlijk 1 week vrafgaand aan de vergadering. Agenda samenstellen digitaal versturen naar alle bestuursleden, uiterlijk 1 week vrafgaand aan de vergadering. Agenda definitief maken Aanvullingen / pmerkingen van verige bestuursleden verwerken in de definitieve agenda, uiterlijk 1 dag vrafgaand aan de vergadering. Opkmst tijdens vergaderingen drgeven afwezigheid van bestuursleden f aanwezigheid van niet-bestuursleden tijdens een vergadering drgeven aan alle bestuursleden, uiterlijk 1 dag vrafgaand aan de vergadering. Een bestuurslid aanwijzen als ntulist: ntulist vermelden in de agenda, uiterlijk 1 week vrafgaand aan de vergadering. Tijdens vergaderingen Bestuurs- / beleidsvergaderingen leiden. Tijd en nderwerpen die besprken dienen te wrden waarbrgen. Pririteit aangeven in de nderwerpen die p de agenda vermeld staan in geval van beperkte tijd. Waarbrgen dat alle bestuursleden in staat wrden gesteld hun mening te uiten. Opmerkingen / meningen van niet-aanwezige bestuursleden vermelden Indien tijdig drgegeven. Besluiten / acties vaststellen Besluiten samenvatten, vaststellen wie actie nderneemt. Buiten vergaderingen m Stichting vertegenwrdigen naar andere partijen tenzij het te bespreken nderwerp p het gebied ligt van een van de andere functies binnen het bestuur. Overzicht huden ver ttale functineren bestuur Overzicht huden ver taken die dr de verige bestuursleden uitgeverd dienen te wrden, indien ndig bestuursleden aansturen. Beleidsvergadering plannen Eenmaal per jaar f vaker indien de behefte bestaat. Nieuwe bestuursleden vrzien van bendigde dcumenten Infrmatiepakket bestaande uit:

3 statuten, huishudelijk reglement, functiemschrijvingen van de bestuursleden, beleidsplan, tekenning status ANBI, fiscaal nummer belastingdienst. Dit pakket wrdt verhandigd aan de nieuwe vrijwilligers p de eerste vergadering die zij bijwnen en dient p de tweede bijgewnde vergadering ndertekend retur gegeven te wrden. De vrzitter bewaart de ndertekende vrbladen; de vrijwilliger dient zelf een kpie vr eigen administratie te maken. Vice-vrzitter Zie functiemschrijving vrzitter. De vice-vrzitter neemt de functie van vrzitter ver indien de vrzitter afwezig is. Secretaris De secretaris hudt verzicht p ingekmen stukken, de stichtingsmail en archivering. Daarnaast is de secretaris eerste cntactpersn vr het cntact per . SOMOI Htmail Lezen Beantwrden Drsturen naar betreffende bestuurslid Financiële vraag: penningmeester/ Geïnteresseerde: AIG nderverdelen in mapjes adressenlijst bijhuden. Welke adressen zijn ud/ buiten gebruik/ Welke mensen willen wel/geen SOMOI infrmatie ntvangen/ adressen aan wnadressen kppelen (Excell bestand) Vergadering De secretaris f diens aangewezen plaatsvervanger maakt verslag van de vergaderingen. Ingekmen stukken Nederland inbrengen ( /pst) Ingekmen stukken Indnesië inbrengen ( /pst) Tussentijds gemaakte afspraken inbrengen, zdat deze pgenmen kunnen wrden in de ntulen. Archiveren Belangrijke dcumenten per Indnesië peride (9 maanden) bewaren p SOMOI htmail/ archiveren. Dag/maand verslagen Ntulen Ontwikkelde prducten Belangrijke mail Berita s Sciaal jaarverslag Financieel jaarverslag De IG ers leveren aan het einde van hun peride alle eigen gemaakte stukken aan p CDrm bij de secretaris. De secretaris vult hierin aan wat mist vanuit de SOMOI htmail eigen dcumenten. De secretaris bewaart de CD in het archief. Secretaris is de cntactpersn Vr Indnesiëgangers, tenzij het te bespreken nderwerp p het gebied ligt van een van de andere functies binnen het bestuur.

4 Vr alle cntacten en kennissen van SOMOI in Nederland. Secretarieel/ algemeen Mutaties bestuur drgeven aan de Kamer van Kphandel. (bijvegen kpie pasprt/rijbewijs van nieuwe leden). De vrzitter, secretaris en penningmeester meten ingeschreven staan bij de KvK. Adressenlijst bestuursleden bijhuden/ bijwerken Penningmeester De penningmeester heeft als del verzicht in de financiële situatie van de stichting te huden. Een penningmeester vervult de functie van persn die de financiën van een stichting beheert. De penningmeester vrmt tezamen met de vrzitter en de secretaris de vaste kern van het dagelijks bestuur van een rganisatie. Maandelijkse stand van zaken m.b.t. financiën met bestuur delen Inkmsten en uitgaven SOMOI rekening met bestuur delen tijdens de maandelijkse vergadering Cntrle bnnen IG-ers Cntrle gepinde ksten vr SOMOI in Indnesië en verstuurde bnnen hiervan naar Nederland met verantwrding in financieel verslag. Crrespndentie hierver met betreffende Ig-ers en bestuur zdat transparant is he de zaken ervr staan vr beide partijen Maandelijks gevens van uitgaven in Indnesië vastleggen in hiervr bestaande Excel bestand vr pname in jaarrekening, nadat het financiële verslag dr de Ig-ers tegestuurd. Facturen Declaraties bestuur a.d.h.v. declaratiefrmulier afhandelen, bnnen hiervan pnemen in financiën map Afhandeling van eenmalig declaratie tt max 1.250,00 per Aig-er in kader van vrbereidingsksten Jaarlijkse betaling Web Hsting ksten de Heeg Jaarlijkse betaling aansprakelijkheid verzekering Lipmann Maandelijks factuur gegevens vastleggen in hiervr bestaande Excel bestand vr pname in jaarrekening.

5 Dnateurs Maandelijks cntact met Pr bestuurslid drgeven dnaties, verleg afhandeling hiervan. (bedank brief, pname in digitaal bestand vr nieuws brief). Reeds bestaande machtigingsfrmulieren bundelen in financiële map en nieuwe hierin pnemen Maandelijks dnatie gegevens vastleggen in hiervr bestaande Excel bestand vr pname in jaarrekening. Incass Jaarlijkse data incass juni en december Incass s vastleggen in hiervr bestaande Excel bestand vr pname in jaarrekening. Financieel jaarverslag Jaarlijkse ttaal verzicht van gegevens van inkmsten en uitgaven van de stichting. Hiervr wrdt een Excel bestand gebruikt waar gedurende het hele jaar de gegevens ver de inkmsten en uitgaven zijn vastgelegd. Deadline half januari vlgend kalenderjaar AIG De AIG taakhuder draagt zrg vr het werven, selecteren en inwerken van Aankmend Indnesië Gangers (AIG-ers). De AIG taakhuder is tevens actief bestuurslid van SOMOI. Werving Cntact leggen/nderhuden met pleidingen Vacatures p paramedici- en vrijwilligers websites Verspreiden flders/psters p pleidingen Oprep p website Optineel: Presentatie bij pleidingen Vrlichting Beantwrden vragen van geïnteresseerden Uitndigen geïnteresseerden Organiseren infrmatieavnd Selectie Ontvangen en (binnen bestuur) drsturen mtivatiebrieven + cv s Cördineren selectie. Infrmeren (ex)kandidaten Vrbereiding Belangrijke dcumenten en materiaal verdragen aan AIG ers Tenminste 2 inwerkdagen rganiseren

6 AIG ers uitndigen vr min. 3 bestuursvergaderingen Stand van zaken vrbereiding vlgen Spnsrbrief visum regelen via IG ers Bespreken en ndertekenen vrijwilligerscntract en handvest Ad. Werving Opleidingen Oefentherapie Mensendieck, Ergtherapie, Fysitherapie en Oefentherapie Cesar p HVA, HVU, HRO Ergvac via Marianne Beukema, verige websites als Fysin. Standaard SOMOI flder en specifieke wervingsprep per peride. Up-t-date huden vacature p PwerPint presentatie, film en ft s tnen aan (4 e jaars) studenten. Ad. Vrlichting Mail kmt binnen via inf@smi.nl en wrdt dr secretaris drgestuurd. Tijdens wervingsperide k zelf de smi-htmail checken. Overzicht huden van geïnteresseerden en alle geïnteresseerden uitndigen vr infrmatieavnd. Mede bestuurlid uitndigen vr infrmatieavnd. Vr planning infrmatieavnd zie draaibek AIG. Ad. Selectie Geïnteresseerden meten beschikbaar zijn en vlden aan AIG-prfiel. Bestuurslid AIG beslist en selecteert in verleg met bestuur het tweetal AIG ers waarbij gekeken wrdt naar geschiktheid, werkervaring, enthusiasme vr vrijwilligerswerk, en naar cmbinatie tweetal (Af)bellen kandidaten en eventueel, in verleg, weer p de geïnteresseerden lijst plaatsen vr vlgende peride. Ad. Vrbereiding Zie draaibek AIG PR en Spnsring De taakhuder PR en Spnsring draagt zrg vr het werven van nieuwe spnsrs en prmtie dr middel van: Flyeren Flder verspreiden via VvOCM-blad naar alle Mensendieck/Cesartherapeuten. Psters p de vlgende pleidingen hangen; Mensendieck Amsterdam, Cesar Utrecht, ergtherapie en fysitherapie Amsterdam, Rtterdam, Nijmegen, Grningen en indien mgelijk bij andere relevante pleidingen. Artikelen VVCOM-blad: Tenminste een keer per jaar een artikel blijven aanleveren, infrmatieve, maar vral leuke tekst ver nze activiteiten. Girnummer en prep vr nieuwe vrijwilligers erbij. Artikel plaatsen Hgeschl van Amsterdam, Rtterdam, Grningen enz.

7 Free publicity: AIG-ers en SOMOI-leden aansturen m artikelen te schrijven en te publiceren. In de PR-map en in de AIG-map zijn bestaande artikelen en acties te vinden. Berita Nieuwsbrief van SOMOI vr iedereen in de adressenlijst van SOMOI. Infrmeren ver werkzaamheden in Nederland, in Indnesië, bijdrage van spnsrs benemen en bedanken. Vrstellen AIG-ers, he zijn ze zich aan het vrbereiden, terugblik van Oud Indnesië Gangers, telichten wat we den. Datum nemen per wanneer we de nieuwe AIG-ers zeken. leuke verhaaltjes, veel ft s, een Indnesische term. Alles wat leuk is m te lezen. Uitgave: 2 x per jaar. Circa juni en december. Wrdt gestuurd aan iedereen in de adressenlijst van SOMOI. Nazrg spnsrs Bedankjes Tijdens elke vergadering wrdt er een verzicht verkregen van de penningmeester waarp te zien is wie wat heeft gedneerd. Indien er een adres van deze spnsr aanwezig is, met dit meteen wrden tegevegd aan de adressenlijst. Binnen een week na de vergadering wrdt er een algemene bedankbrief gestuurd naar diegenen die hebben gedneerd. Dnateurs die meer dan 200 eur schenken krijgen er k een sleutelhanger bij. Websitebeheerder, nderdeel van functie PR en spnsring De websitebeheerder zrgt ervr dat de SOMOI-website ( up-t-date blijft en stuurt mensen aan m infrmatie (tekst f ft s) aan te leveren. Infrmatie p website (qua tekst en ft s) up t date huden;.a. de vlgende nderdelen van de website: Welkmstpagina Nieuws uit Pntianak Werkzaamheden: therapie, hulpmiddelen en peraties Therapiekinderen Bestuur Nieuwsbrief, flders, jaarverslag

8 Indien er een nieuwe grte spnsr is, wrdt er een link geplaatst p de SOMOI-website. Deze infrmatie wrdt via de verkregen van degene met de functie PR. Alle dnateurs (kleine en grte giften) vermelden p de website als vrienden van SOMOI. Deze infrmatie wrdt via de verkregen van degene met de functie PR. AIG-ers en SOMOI-ers per f in de vergadering aansturen m infrmatie (tekst f ft s) aan te leveren vr de website. Tegestuurde gegevens binnen twee weken nline zetten. SOMOI-leden p de hgte huden van wijzigingen tijdens de bestuursvergaderingen en/f per . Prjectntwikkeling Het bedenken en ntwikkelen van prducten en nieuwe prjecten m de werkzaamheden in Indnesië te structureren en een meer vaste manier van werkzaamheden te bieden aan de vrijwilligers en aan de betrkkenen in Indnesië. Daarnaast zrgen vr een ged netwerk, zdat SOMOI het werk ver kan dragen in Indnesië en z zrgt vr een grter draagvlak. Taken: Algemeen: - Cntact met de vrijwilligers in Indnesië; Waar lpen zij tegenaan en he kunnen we een prbleem samen plssen. Het bedenken en uitwerken van plssingen in de vrm van prjecten die daadwerkelijk geïmplementeerd kunnen wrden. - Verantwrdelijk vr het digitaal dssier van de therapiekinderen in Indnesië Dit wrdt wel aangevuld dr de Indnesië gangers, maar beheerd dr de prjectntwikkelaar. - Cntactpersn van Ruth* Dit m de prjecten te vertalen en bruikbaar te maken vr de Indnesische medewerkers. - In samenspraak met het bestuur een nderwerp kiezen en bepalen heveel tijd er ndig is vr een prject. Hier met dan een prjectvrstel vr wrden geschreven he de richtlijn/ handleiding er uit met gaan zien. - Kmt met nieuwe ideeën vr een prject Dit kan per peride veranderen. Tijdens vergaderingen: - Update geven van de vrtgang van het prject - Bespreken eventuele knelpunten Buiten vergaderingen m: - Prjectplan maken met een duidelijk del en duidelijke afspraken - Prject uitwerken in NL-I - Cntact met Ruth en de vrijwilligers in Indnesië - Cntact met eventuele betrkken instanties/rganisaties die betrkken zijn in een bepaald prject.

9 * Ruth Gabriella Guw: Een vriendin van Dana en Rs die zij hebben ntmet in Pntianak. Ruth is een Indnesische vruw van Chinese afkmst en sinds juni 2009 verblijft zij in Arnhem NL waar ze samen wnt met een Nederlandse man. Zij spreek Engels, Nederlands en Indnesisch en wil zich inzetten vr de stichting.