Huishoudelijk reglement van de Stichting Talenten in Verbinding Vastgesteld in de bestuursvergadering 14 december 2015

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van de Stichting Talenten in Verbinding Vastgesteld in de bestuursvergadering 14 december 2015 Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting Talenten in Verbinding, gevestigd te Ulft ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Arnhem nder nummer ; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 28 juli 2015 bij ntaris Tap &van Hff te Detinchem; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel nummer 2.1 van de Statuten. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: Dit beleidsplan wrdt jaarlijks geactualiseerd en herzien indien ndig. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht p het mment dat deze in de jaarvergadering is gedgekeurd. Het beleidsplan bevat (dan wel: wrdt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegrting. Het beleid ten aanzien van de vr de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het dcument Vrijwilligersbeleid. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur: Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering; Beslist in ad hc situaties individueel ver uitgaven tt 100 eur; Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidsplan, de jaarbegrting en de prjectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn p de eerstvlgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bvenp de staande herverkiezing vlgrde; Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de status als ABNI (Algemeen Nut Begende Instelling) te behuden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt f zu kunnen brengen. De vrzitter Heeft algemene leiding van de stichting; Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;

2 Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag niet nndig afwijkt van Richtlijn 650 vr fndsenwervende instellingen; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt f en nder welke vrwaarden inventaris wrdt uitgeleend en ziet te p returbezrging; Begrt inkmsten en uitgaven en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 100 eur; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. De secretaris Maakt vrafgaand aan de bestuursvergaderingen een agenda en verstuurd deze na verleg met de vrzitter, minimaal 7 dagen vrafgaand aan de vergadering naar de verige bestuursleden; Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten. Maakt een samenvatting van het jaarverslag vr de website; Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Zrgt er, in gede samenwerking met de webmaster, vr een gede bereikbare website. Vervangt de vrzitter bij diens afwezigheid; Vert jaarlijks vrafgaand aan de jaarvergadering een kascntrle uit. De secretaris wrdt hierin gesteund dr een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ndersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij terbeurt. Det waar ndig vrstellen tt crrectie f verbetering van de financiële administratie vr het vlgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet dispensatie te verlenen. Vert een tussentijdse kascntrle uit p het mment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert k hier tt het al dan niet verlenen van decharge.

3 De secretaris beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de dnateurs en de vertegenwrdigers van de gesubsidieerde gede delen zijn vastgelegd. Hij f zij zrgt ervr dat deze database actueel en betruwbaar is, vr zver dat redelijkerwijs mgelijk is. De webmaster (niet per definitie een bestuursfunctie) Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De webmaster vert de eindredactie ver de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. Beantwrdt de binnenkmende . Met de secretaris wrden gede afspraken gemaakt ver de srten die de webmaster zelf mag afhandelen: verzeken m schriftelijke tezending van jaarverslagen, en andere penbare infrmatie. Van andere e- mails stuurt de webmaster een ntvangstbevestiging, de verdere beantwrding/afhandeling wrdt vergedragen aan de secretaris. Besluiten Het bestuur: Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de verige bestuursleden bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hfdelijk aansprakelijk tt het mment dat deze ad hc besluiten p een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f jaarvergadering; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen met enkelvudige meerderheid van stemmen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen der aanwezige bestuursleden tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel is aangenmen; Neemt besluiten met enkelvudige meerderheid van stemmen ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een vlmacht hebben verstrekt; Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 12 maal per jaar, en hudt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter en een ander bestuurslid hierte het initiatief neemt. Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden.

4 Indien een vergadering niet cnfrm bvenvermelde eisen bijeen wrdt gerepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te repen. Een vergadering als in de vrige zin bedeld vrziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persn aan die belast is met het huden van de ntulen. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur. Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals dispensatie van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 7 dagen vr aanvang van de vergadering dr. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schrappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Vergaderingen wrden de vergadering afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met actielijst) gemaakt, dat binnen een week na de vergadering wrdt verspreid nder de bestuursleden. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen p grnd van een daarte strekkende, schriftelijk verleende vlmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering met wrden verhandigd aan de vrzitter van die vergadering. Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met: Aangeslten vrijwilligers; Opdrachtgevers en subsidieverstrekkers; Gesubsidieerde prjecten; Ptentiele prjecten die vr tekmstige subsidiëring in aanmerking kmen; De media.

5 Dnaties en declaraties Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ntvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wrdt uiterlijk binnen drie werkdagen p de bankrekening van de stichting gestrt; Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervr de kaders; Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven en gereden kilmeters te declareren; Vr declaraties wrdt het standaardfrmulier Declaratie gehanteerd. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld (bedrag, geldsm) te declareren f zich p andere wijzen vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren. Ryement Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p bestuursleden die vanwege gezndheidsredenen afwezig zijn. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De stichting streeft niet alleen algemeen nut begende delen na, maar spant zich k in m de duurzaamheid te bevrderen. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist het bestuur. Alle geïnteresseerden ntvangen eenmalig p verzek uit handen van de secretaris een exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per .