Reglement van de Stichting Atlas Massage Groep Vastgesteld in de bestuursvergadering

Transcriptie

1 1 Reglement van de Stichting Atlas Massage Grep Vastgesteld in de bestuursvergadering Inhud 1. Begripsbepaling 2. Beleid 3. Taken en bevegdheden van het bestuur 4. Besluiten 5. Raad van Advies 6. Vergaderingen 7. Cmmunicatie 8. Dnaties/declaraties en 9. Partner-lidmaatschap 10. Ryement 11. Maatschappelijke verantwrdelijkheid 12. Tt slt 1. Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting Atlas Massage Grep, gevestigd te Hierden, ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Apeldrn nder nummer ; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p bij ntaris mr. E.D. de Jngh te Drnten; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel 4 en 17.3 van de Statuten. Het enig bestuurslid vertegenwrdigd het bestuur; de Raad van Advies: de Raad van Advies als bedeld in artikel 15 van de statuten; inzamelingsacties: activiteiten en prjecten met als del het verzamelen van gelden en/f diensten en/f materiële zaken waarmee de delstellingen van de stichting kunnen wrden verwezenlijkt, k wel inkmsten genemd; prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de stichting. 2. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: Dit beleidsplan wrdt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht p het mment dat deze in de jaarvergadering is gedgekeurd. Het beleidsplan bevat (dan wel: wrdt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegrting.

2 2 3. Taken en bevegdheden van bestuur 3.1 Het bestuur en de bestuursbesluiten Het enig bestuurslid, hierna te nemen bestuur f vrzitter: Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting bij vlmacht; Neemt de taken van vrzitter, penningmeester en secretaris vlledig p zich; Werkt nauw samen met de Raad van Advies (zie artikel 5 van dit HR); Neemt bestuursbesluiten (zie artikel 4 in dit HR) in verleg met de Raad van Advies; Kan vr bepaalde- f nbepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen en cmmissies in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één lid van de Raad van Advies. In de grep kunnen k niet-leden van de Raad van Advies plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden dr het bestuur; Beslist in ad hc situaties individueel ver uitgaven, znder vrafgaand verleg met de RvA; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidsplan, het huishudelijk reglement en de statuten; Het bestuur, de Raad van Advies f cmmissies spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de delstelling te behalen en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur, Raad van Advies f cmmissie de stichting in gevaar brengt f zu kunnen brengen. 3.2 Taken als vrzitter Heeft algemene leiding van de stichting; Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. 3.3 Taken als penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag niet nndig afwijkt van Richtlijn 650. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt f en nder welke vrwaarden inventaris wrdt uitgeleend en ziet te p returbezrging;

3 3 Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 250 eur; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/prjectgrepen decharge te verlenen; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. 3.4 Taken als secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen vr de website; Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Zrgt er, in gede samenwerking met de webmaster, vr dat het actuele gedeelte van het archief via de website vr alle bestuursleden te dwnladen is. 3.5 De webmaster Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De webmaster vert de eindredactie ver de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. Beantwrdt de binnenkmende . Met de secretaris wrden gede afspraken gemaakt ver de srten die de webmaster zelf mag afhandelen: verzeken m schriftelijke tezending van jaarverslagen, en andere penbare infrmatie. Van andere e- mails stuurt de webmaster een ntvangstbevestiging, de verdere beantwrding/afhandeling wrdt vergedragen aan de secretaris.

4 4 4. Besluiten Het bestuur: Neemt besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de Raad van Advies bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten; Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een vergadering van de Raad van Advies; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen der aanwezige leden van de Raad van Advies tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel dr het bestuur kan wrden aangenmen; Neemt besluiten ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle leden van de Raad van Advies aanwezig zijn; Staken de stemmen dan zal het bestuur het vrstel aannemen f verwerpen. 5. Raad van Advies 5.1 Geldigheid Het bestuur stelt een Raad van Advies in die ten beheve van het bestuur van de stichting een klankbrdfunctie vervult en het bestuur gevraagd en ngevraagd adviseert. 5.2 Taakstelling De Raad van Advies heeft in het bijznder een adviesrecht ten aanzien van het algemene beleidsplan van de stichting. De leden van de Raad van Advies vertegenwrdigen in principe de persnen die zijn aangeslten bij de Stichting Atlas Massage Grep en bestaan uit betrkkenen van de Atlas Massage Grep. Maximaal bestaat de Raad van Advies uit vijf (5) leden. De leden van de Raad van Advies wrden, p vrdracht van de Raad van Advies zelf, benemd, geschrst en ntslagen dr het bestuur. De werkwijze, taken en bevegdheden van de Raad van Advies wrden nader geregeld en aangepast, na verleg met betrkkenen, in een dr het bestuur vastgesteld reglement Raad van Advies. 6. Vergaderingen 6.1 Geldigheid De bestuursvergadering wrdt bijgewnd dr de leden van de Raad van Advies. Het bestuur zit de vergadering vr. De Raad van Advies kan uitsluitend en alleen advies uitbrengen waarna het bestuur de geldige besluiten neemt. 6.2 Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 2 maal per jaar samen met de Raad van Advies. Verder vergadert de Raad van Advies indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien twee f meer leden van de Raad van Advies hierm verzeken.

5 5 Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden. Een vergadering duurt maximaal 2 uur, tenzij tijdens de vergadering anders wrdt beslten. Aan het einde van elke vergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. 6.3 Agenda Leden van de Raad van Advies kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen. De vrzitter mailt de cnceptagenda uiterlijk 2 dagen vr aanvang van de vergadering dr en publiceert deze p het interne gedeelte van de website. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Leden van de Raad van Advies hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Vergaderingen wrden afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. 6.4 Verantwrdelijkheid Het enig bestuurslid is verantwrdelijk en beslist, met inachtneming van het advies van de Raad van Advies. 6.5 Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met activiteiten verzicht) gemaakt, dat z snel mgelijk na de vergadering wrdt verspreid nder de Leden van de Raad van Advies. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Vastgestelde ntulen wrden (al dan niet samengevat) p de website gepubliceerd. 6.6 Inbreng tijdens de vergadering Van de leden van de Raad van Advies wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van de leden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; De Raad van Advies kan de vrzitter vragen andere persnen dan leden van de Raad van Advies te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing. 7. Cmmunicatie Het bestuur en de Raad van Advies nderkent het belang van gede cmmunicatie met: Dnateurs; Partner-leden; Officiële Instanties; De media.

6 6 Gelet p het natinale karakter van de stichting zal de cmmunicatie in het Nederlandse nder verantwrdelijkheid van de vrzitter vallen en de verantwrdelijkheid vr de PR-activiteiten nder verantwrdelijkheid van de webmaster. Alle cmmunicatie wrdt vraf, en in gevallen waarin dit niet mgelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de Raad van Advies. 8. Dnaties en declaraties Een dnateur is een natuurlijk persn en/f een rechtspersn die de stichting van geldelijke middelen, gederen en/f diensten vrziet in de hp dat de stichting hierdr beter haar del kan nastreven. Een dnateur is geen lid van de stichting. In principe is iedereen dnateur die een bijdrage geeft, he gering k. Grtere dnaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen wrden geaccepteerd dr het enig bestuurslid van de stichting. Deze is hierte bij akte gemachtigd; Grte en/f meerjarige dnaties wrden, evenals kleine, eenmalige f peridieke dnaties standaard gestrt p de bankrekening van de stichting. Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan de stichting ntvangen een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid f uiterlijk binnen drie werkdagen p de bankrekening van de stichting gestrt. Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervr de kaders. Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven te declareren, mits daarvan een bn f kwitantie kan wrden verhandigd. Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn gerechtigd vacatiegelden te declareren, mits de stichting ver geneg financiële middelen beschikt. Vacatiegelden zijn vastgelegd in het dcument: Regeling vacatiegelden. Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn niet gerechtigd de uren, vr het verrichten van werkzaamheden ten beheve van de stichting, te declareren f zich p andere wijzen vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren. 9 Partner-lidmaatschap Om haar del te bereiken hanteert de stichting het principe van een partner-lidmaatschap. Zij vrmen samen het landelijke netwerk van Atlasmasseurs/masseuses. Om in aanmerking te kmen vr een partner-lidmaatschap en de daarbij behrende privileges dienen zij aan een aantal criteria te vlden. Deze zijn pgenmen in het dcument Partnerlidmaatschap. 10. Ryement Een bij de stichting aangeslten persn (zijnde een cmmissielid, een lid van de Raad van Advies, een partner-lid, f anderzijds betrkken persn) kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk gedrag schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en hij/zij daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. Een lid van de Raad van Advies kan geryeerd wrden, als hij/zij meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p

7 7 leden van de Raad van Advies die in het buitenland wnachtig zijn f p dat mment uit hfde van hun functie in f rnd hun wnplaats werkzaamheden vr de stichting verrichten. 11. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De stichting streeft niet alleen algemeen nut begende delen na, maar spant zich k in m de maatschappelijke vetafdruk tt het minimum te beperken. 12. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding.