VAARDIG VERGADEREN SYLLABUS VOOR ACTIEVE OUDERS OP SCHOOL VCOV vzw Interleuvenlaan 15A - 3001 Leuven Tel(016) 38 81 00 Fax (016) 40 86 70 inf@vcv.be www.vcv.be
INHOUDSOPGAVE Inleiding 1. De uderraad; een fervente praatbarak f een echte vergadergrep? 2. Ged begnnen, is half gewnnen 2.1. Het besluitvrmingsprces in zes stappen 3. Kiezen is verliezen maar he geraakt de kgel dan tch dr de kerk? 3.1. Stemmen 3.1.1. Srten vrstellen 3.1.2. Het qurum 3.2. Besluitvrmingscriteria 3.3. Wijzen van stemmen 4. He draag ik mijn steentje bij tt een efficiënte vergadering? 4.1. De vrzitter 4.2. De deelnemers 4.1.1. Vergadering vrbereiden 4.1.2. Structuur begeleiden 4.1.3. Sfeer begeleiden 4.1.4. Nazrg BIBLIOGRAFIE SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 2
INLEIDING Heb je er al eens bij stil gestaan heveel vergaderingen je bijwnt f vrzit? Wat er k van zij: een vergadering ged begeleiden f er cnstructief aan deelnemen, is niet z eenvudig. Weten wat een gede vergadering is, is een kud kunstje. Denk maar gewn aan een vergadering die jij ged vnd: gezellig, sfeervl, resultaatgericht, niet te lang, nuttig, en zeker niet te vergeten: aandacht vr ieders inbreng en persnlijkheid. Dat zijn zwat de ingrediënten vr een efficiënte vergadering. Lpen de bijeenkmsten van juw uderraad altijd p wieltjes f raken jullie wel eens verzeild in een everlze discussie? Geen paniek, Rme is k niet p één dag gebuwd. Vr elk prbleem bestaan er immers meerdere plssingen. Wij reiken je alvast een methde aan m stapsgewijs tt gede afspraken te kmen. Valt de garenbl dan ng niet te ntwarren en kan een besluit niet uitblijven, neem dan eens een kijkje bij de regels ver stemmingsprcedures. Verder wrdt de specifieke taak van de vrzitter uit de deken gedaan. Ok de deelnemers kunnen hun steentje bijdragen. We zetten hun taken eveneens p een rijtje. Omdat uders een deel van hun vrije tijd hieraan besteden, mgen de bijeenkmsten k een beetje aangenaam zijn. Daarm is deze infmap drspekt met tips m sfeerelementen en randvrwaarden te verzekeren. Wil je deze wrden mzetten in daden, maar zie je de klus niet alleen te klaren, neem dan gerust cntact p met nze medewerkers. Samen kmen we er wellicht uit. Veel lees- en vergaderplezier! Het VCOV-team SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 3
1. De uderraad; een fervente praatbarak f een echte vergadergrep? Er is geen twijfel mgelijk: een gedwerkende uderraad, is een vergadergrep en kmt niet alleen samen m ver ketjes en kalfjes te kletsen. Een vergadering heeft altijd één f meerdere delen. Je kunt drie hfddelen nderscheiden: infrmatie drgeven, zich een mening vrmen, f besluiten nemen. Deze delen buwen p elkaar vrt: vraleer de uderraad een gefundeerd advies kan frmuleren, meten de uders eerst geïnfrmeerd zijn ver het prbleem. Daarna hren de verschillende meningen en vrstellen duidelijk te zijn. Naast het del van een vergadering, wrdt de vergadering zelf bepaald dr drie elementen: het IK f de gemedstestand alsk het gedrag dat elk grepslid afznderlijk stelt tijdens de bijeenkmst, het WIJ f de nderlinge relaties tijdens de vergadering, het THEMA f nderwerp dat aan de rde is. Tijdens een gede vergadering zijn deze drie elementen in evenwicht 1. 2. Ged begnnen, is half gewnnen Tijdens vergaderingen wrden vaak besluiten genmen. Hierbij heeft de vergadergrep de keuze tussen twee f meer vrstellen. Vaak kmen de vrstellen pas tijdens de vergadering naar bven als men bijvrbeeld een gezamenlijk prbleem prbeert p te lssen. In een grep zijn er vaak meningsverschillen. Dit vraagt tijd en de ndige bereidheid m tt een cmprmis te kmen waar iedereen achter kan staan. BESLUITVORMINGSPROCES IN ZES STAPPEN Een gede besluitvrming verlpt gestructureerd. Hiernder staat een besluitvrmingsprces vrgesteld in zes stappen. Dr de stapsgewijze pbuw vermijd je enerzijds dat deelnemers vruit lpen, anderzijds vrkm je dat prblemen en plssingen dr elkaar aangebden wrden. Vrstellen/suggesties wrden eveneens dr deze pbuw gefilterd. 1 Vrij naar: DERAECK, G., e.a., cursus Cmmunicatie en vergaderen, eerste jaar pleiding Sciaal werk, p. 30-62 JANSENS, L., e.a., Vergaderen in het udercmité. Interne nta, Brussel, VCOV VZW, 2000-2001, p1-9 SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 4
1. Prbleemstelling De vrzitter, de deelnemer f een gendigde schetst het prbleem, eventueel aan de hand van cijfermateriaal. Orzaken, aard en mvang alsk mgelijke gevlgen kmen aan bd. Sms kan je het prbleem k psplitsen in deelprblemen. 2. Analyse van het prbleem Na deze krte uiteenzetting geeft de vrzitter het wrd aan de deelnemers m het prbleem verder af te tasten f te te lichten. In dit stadium wrden dus alle gegevens verzameld die meer licht kunnen werpen p het prbleem. Het is van belang hier ng geen discussie te veren f plssingen aan te dragen. De bedeling is de gedeelde kennis te vergrten. Nadat iedereen de kans gekregen heeft m zijn kijk p een prbleem te verwrden, vat de vrzitter samen. Eventueel maakt hij/zij gebruik van een flipver. Bij erg geladen nderwerpen, waarbij deelnemers erg emtineel betrkken zijn, kan de vrzitter die deelnemers eerst aan het wrd laten znder dat de anderen hen nderbreken. Na elke tussenkmst vat de vrzit(st)ter samen waarbij hij/zij de te sterke emtinaliteit wegwerkt. Na de samenvatting wrdt best gepeild f men zich in deze wrden herkent. Aansluitend bij de prbleemanalyse kunnen de criteria f randvrwaarden vastgesteld wrden waaraan een plssing met beantwrden. De deelnemers kunnen eisen stellen, rekeninghudend met beperkingen van bvenaf, bepaalde reglementen, het budget, de tijd en de delgrep. Vaak wrden deze criteria pas na de brainstrm gefrmuleerd mdat ze remmend kunnen werken p de creativiteit van de deelnemers. Bij het zeken naar een plssing vr een prbleem kan de vergadergrep in twee fasen werken: een creatieve fase en een selectiefase. 3. Aanbrengen van vrstellen Tijdens de creatieve fase wrden plssingsalternatieven verzameld. Alle deelnemers krijgen daarbij de kans m via een brainstrming suggesties te den. Vlgende principes zijn hierbij van belang: Iedereen met een inbreng kunnen hebben waarbij alle suggesties, ideeën en assciaties mgelijk zijn De deelnemers geven hun vrstellen znder al te veel cmmentaar Onmiddellijke evaluatie en kritiek zijn verbden Een gede startvraag is de he -vraag: He lssen we p? De vrzitter f secretaris inventariseert met kernwrden p een flip-ver f een brd Als de strm vertraagt, kan de vrzitter een minuut stilte inlassen m het ideeënbrd te bekijken. 4. Overwegen en selecteren van de vrstellen In de cncentratiefase wrden de vrstellen gerdend en geëvalueerd met de bedeling een selectie dr te veren. Deze selectie gebeurt meestal in verschillende stappen. Eerst wrdt geschrapt wat echt niet kan mwille van de vrpgestelde criteria. Daarna wrden de SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 5
verblijvende alternatieven getetst aan die randvrwaarden. Indien de criteria niet bij de prbleemanalyse werden gefrmuleerd, gebeurt dit nu. Bij de selectie kunnen k negatieve gevlgen f neveneffecten in rekening wrden gebracht. Tijdens deze fase is de kans p meningsverschillen grt. Blijkt geen enkele plssing bruikbaar, dan meten de criteria aangepast wrden f kan de brainstrm herpend wrden. 5. Keuze van de plssing In deze fase kiest de grep vr één alternatief. Als er uit de discussie maar één plssing verblijft, vat de vrzitter het besluit ng eens precies samen. Blijven er meerdere plssingen ver, dan wrden pr s en cntra s vr de laatste keer afgewgen. Lpt de discussie echt vast, dan kan de vrzitter prberen deze argumenten p een flip-ver te nteren. Bij een tweeklmmen methde brengen alle deelnemers argumenten pr f cntra aan die in twee klmmen kmen. Er wrdt ver deze argumenten niet gediscussieerd. Pas als alle argumenten p het brd staan, begint het verleg. Indien de deelnemers niet tt een cmprmis kmen met er gestemd wrden (zie verder). 6. Afspraken Gede afspraken maken gede vrienden De beslissing met nu in praktijk wrden mgezet. Ngal wat vergaderingen blijven znder gevlg mdat precies deze fase nvldende aandacht krijgt. Om ervr te zrgen dat dit werkelijk gebeurt, wrdt er best een gedetailleerd actieplan pgesteld met als belangrijkste punten: wie wat det en tegen wanneer. Bijv. vr het uitwerken van de activiteiten van het jaarprgramma, kan er gekzen wrden m een werkgrep p te richten per initiatief. De secretaris legt alle afspraken schriftelijk vast: puntsgewijs, met naam van de verantwrdelijke en de uiterste datum van uitvering. Dit helpt m tijdens de vlgende bijeenkmst de pvlging vlt te laten verlpen. STA ALS VOORZITTER EENS STIL BIJ VOLGENDE VRAGEN Welke maatregelen meten er precies genmen wrden? Welk del hebben de maatregelen? Wie neemt welke taak p zich? Vr wie zullen de maatregelen gevlgen hebben? Wanneer meten de acties uitgeverd zijn? He meten de maatregelen uitgeverd wrden? He kunnen de maatregelen geëvalueerd wrden? Wie wrdt hiervan p de hgte gebracht? SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 6
3. Kiezen is verliezen maar he geraakt de kgel dan tch dr de kerk? 3.1. STEMMEN Wanneer een uderraad geen eensgezindheid bereikt ver een vrstel, wrdt er gestemd. Het vrstel waarvr de meerderheid kiest, haalt het dan. Vrdeel van een dergelijke stemming is dat de beslissing valt en dat ze vr iedereen duidelijk is. Het feit dat er k altijd verliezers zijn, blijft een nadeel. Smmigen kunnen niet z ged met dit verlies verweg. Dit kan zich uiten in een gebrek aan medewerking f tegenwerking achteraf. Het is dan k van belang niet te snel naar een stemming te grijpen. Tracht het gesprek pen te huden, gemeenschappelijke belangen vrp te stellen en een plssing te bedenken waarbij elke partij wint. 3.1.1. SOORTEN VOORSTELLEN Tijdens een vergadering kunnen er zwel beslissingen genmen wrden ver inhudelijke vrstellen als ver rdevrstellen. Inhudelijke vrstellen kunnen betrekking hebben p maatregelen die genmen meten wrden f standpunten die de grep met innemen. Wanneer er ver meerdere alternatieven gestemd met wrden, dan kmt het vrstel waarvan de gevlgen het verst strekken het eerst aan de beurt. Ordevrstellen hebben betrekking p het verlp van de vergadering. Het zijn vrstellen m de vergadering te schrsen, de agenda te veranderen, een beslissing uit te stellen, de prcedure aan te passen enz. Elke deelnemer kan p ieder mment een rdevrstel indienen. Een dergelijk vrstel heeft altijd vrrang en dient direct dr de grep te wrden bediscussieerd en beslist. 3.1.2. HET QUORUM Het qurum is het vereiste aantal stemgerechtigde aanwezigen in een vergadering. Dit aantal is vastgelegd in het huishudelijk reglement. Bij het begin van de vergadering wrdt dr de secretaris en/f de vrzitter het qurum vastgesteld. Best wrdt vermeden dat een bepaalde grep de besluitvrming byct dr als grep afwezig te blijven. Dit kan dr in de statuten p te nemen dat p een vlgende vergadering ver punten van de vrige gestemd kan wrden. In het huishudelijk reglement dient k duidelijk mschreven te wrden wie stemgerechtigd is. Buitenstaanders, zals externe deskundigen f directie, hebben in principe geen stem. 3.2. BESLUITVORMINGSCRITERIA Besluiten wrden genmen vlgens bepaalde criteria f principes. De drie vrnaamste principes zijn: - Het unanimiteitsprincipe: een besluit wrdt genmen wanneer alle deelnemers vr zijn; - Het cnsensusprincipe: een besluit wrdt alleen genmen als niemand zich in principe tegen verklaart; - Het meerderheidsprincipe: een besluit wrdt alleen genmen als een bepaalde meerderheid zich vr verklaart. Wanneer de grep het meerderheidsprincipe hanteert, dient vraf vast te liggen welke meerderheid vereist is: een gewne meerderheid (50% + 1) f een andere meerderheid zals een 2/3 f 3/4 meerderheid. Bij het tellen wrden alle geldige stemmen van stemgerechtigde leden in rekening gebracht. Onthudingen wrden beschuwd als niet-uitgebrachte stemmen en tellen niet mee bij het bepalen van de meerderheid. Vr blanc stemmen meten er duidelijke afspraken zijn. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 7
Wrden ze meegeteld bij het bepalen van de meerderheid, dan hebben ze uiteindelijk hetzelfde effect als tegenstemmen. Het vergaderreglement kan echter bepalen dat een gewne meerderheid (meer stemmen vr dan tegen) vlstaat. In dat geval hebben de blanc stemmen geen invled p de uitslag. In veel vergadergrepen wrden blanc stemmen, net als nthudingen en ngeldige stemmen, niet meegeteld als het gaat m de meerderheid. Als er evenveel stemmen vr als tegen zijn, dan staken de stemmen. In dat geval is het vrstel in principe niet aanvaard, er is immers geen meerderheid vr. Vanuit VCOV adviseren we m de vrzitter een drslaggevende stem te geven. De indieners kunnen k beslissen m het vrstel aan te passen en later terug in te dienen. 3.3 WIJZEN VAN STEMMEN Vanuit de VCOV is cnsensus het streefdel en z trachten we stemmingen te vermijden. Indien men tch met vergaan tt stemmen, kan dit al dan niet schriftelijk gebeuren. Over persnen en zeer belangrijke, delicate zaken wrdt schriftelijk gestemd. De stemming is dan geheim. Niet-schriftelijke stemming kan cllectief f hfdelijk. - Cllectieve stemming Een cllectieve stemming gebeurt bij handpsteken f dr het psteken van gekleurde kaarten. De vrzitter vraagt eerst: Wie is vr en telt het aantal pgestken handen. Daarna vraagt hij: Wie is tegen? waarp pnieuw de pgestken handen geteld wrdt. De tegenstemmen meten geteld wrden. Dit met niet alleen vr het vergaderverslag, maar k mdat alleen z het aantal blanc s en nthudingen duidelijk wrdt. Dit is van belang vr de telling. - Hfdelijke stemming Bij een hfdelijke stemming leest de vrzitter f de secretaris de namen van de deelnemers waarbij iedere deelnemer zich uitspreekt vr f tegen het vrstel (f zich nthudt f blanc stemt). De stemmen wrden geturfd. - Schriftelijke stemming Bij een schriftelijke stemming brengen de deelnemers hun stem uit p een blanc f vrgedrukt stembriefje. Wanneer er meerdere keuzes zijn, dan mag er maar één mgelijkheid wrden aangeduid. De stem is anders ngeldig. De briefjes wrden dichtgevuwen verzameld. Vr de schriftelijke stemming is er uit de aanwezigen een stembureau gekzen dat uit minstens twee leden bestaat. Zij delen de briefjes uit, halen ze p, cntrleren het aantal briefjes, scheiden de geldige van de ngeldige stemmen en maken stapeltjes van de stemmen vr, tegen f blanc f p naam van de aangeduide kandidaten. Tensltte schrijven ze de uitslag p en geven ze die aan de vrzitter. Die leest de uitslag hierna vr. Wanneer geen van de kandidaten de vereiste meerderheid haalt, vlgt er een tweede rnde, eventueel tussen de twee kandidaten met de hgste scre. - Stemmen bij vlmacht Indien het reglement f de vergadergrep dat gedkeurt, kan een aanwezig lid k stemmen vr één f meer afwezigen die daarte schriftelijk vlmacht gaven. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 8
4. He draag ik mijn steentje bij tt een efficiënte vergadering? 4.1. VOORZITTER Een gede vrzitter begint met de vergadering degelijk vr te bereiden. Bij vrkeur gebeurt dit in verleg met de directie. Tijdens de vergadering heeft een vrzitter zwel structuur- als sfeertaken. Hij zrgt ervr dat de vergadering rdelijk, efficiënt en demcratisch verlpt. Hewel de weegschaal in de realiteit naar een kant verhelt, is een balans tussen het grepsgerichte en taakgerichte aspect een ndzakelijke vrwaarde m een bijeenkmst te laten slagen. DE VERGADERING VOORBEREIDEN Stel een vlledige uitndiging p Vaak zul je als vrzitter samen met de secretaris de uitndiging pstellen. Een uitndiging bevat alle ndige gegevens, in een drdachte vlgrde en in een passende stijl. De agendapunten Plan de agenda z realistisch mgelijk. Om te vrkmen dat je een gevel van nbehagen creëert zrg je er best vr dat je geen te verladen agenda pstelt (ngeveer een vijftal agendapunten). De dringendheid, het belang en de geveligheid van de agendapunten speelt een rl bij het bepalen van de vlgrde van de agendapunten. Uitgebreide besprekingspunten wrden best geplaatst na de agendapunten die een dringende beslissing vereisen. Indien er een gevelig thema met wrden besprken, plaats dit dan vraan p de agenda (mét een timing). Z vermijd je dat er deelnemers tijdens de rest van de vergadering met het gevelige thema bezig zijn in plaats van met het behandelde agendapunt. Hu er zeker rekening mee dat directies niet graag verrast wrden p de vergadering: vermed je dat een punt gevelig kan liggen vr het schlteam, verleg dan eerst vraf he het best aangebracht kan wrden. Uitverigheid van de agendapunten Meestal wrden de agendapunten enkel pgesmd. Sms kan het ged zijn ze k krt te te lichten en infrmatie p te nemen ver de stukken en de nta s die bij de bespreking ndig zijn. Stijl van de uitndiging De uitndiging vr een vergadering met duidelijk, nauwkeurig en aantrekkelijk zijn. Pas je stijl aan je publiek en aan de gelegenheid aan. Alleen al de aanspreking zet een bepaalde tn, bijv. beste Ann, beste cllega f geachte heer enz. Cntrleer in elk geval datum, plaats, aanvang en einde, vlgrde en vlledigheid van de agendapunten en eventuele mee te zenden stukken. Kies het vergadermment ged Maak duidelijke afspraken ver de vergaderdatum. Bij vrkeur wrdt een vergaderkalender pgemaakt in het begin van een schljaar. Interessant vr de persnlijke agenda s is te SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 9
werken met een vaste dag in de maand. Anderen kiezen dan weer net vr een afwisselende dag m ieder de kans te geven zveel mgelijk te kunnen kmen. Zrg vr een gede vergaderruimte Als de vergadering niet plaatsvindt in je eigen schl, kies je best een lcatie die z centraal mgelijk gelegen is en ged bereikbaar. Zrg vr een rustige, functineel ingerichte ruimte die niet te grt en niet te klein is. Hudt rekening met de plaats van het brd, stpcntacten en met tegenlicht. Zrg vr een drankje en eventueel versnaperingen. Bereid je persnlijk ged vr p de inhud en het verlp van de vergadering Denk na ver de deelnemers aan de vergadering. Ken je hun standpunten f stkpaardjes? Op die manier kun je smmige prblemen vrzien. Vral als er tegengestelde belangen in het spel zijn, is dat belangrijk. Stel een lijst van mededelingen samen. Lees het verslag van de vrige vergadering na. Neem de ingekmen brieven dr en vat ze eventueel samen. Bezin je ver elk agendapunt Ga het del ervan na Verdiep je in het nderwerp, neem lectuur dr, stukken, nta s enz. Vrzie mgelijke tussenkmsten Frmuleer stimulerende vragen Bedenk een structuur vr de bespreking Maak een glbale tijdsindeling, zdat de besprekingen niet te lang uitlpen. Deze tijdsindeling kun je eventueel in de agenda pnemen. Bereid je inleiding vr, met een verwelkming, een pgave van verntschuldigingen en eventueel een vrstelling van bijzndere gendigden, huiselijke mededelingen, een krte mtivering en situering van de vergadering. Stel bij vrkeur k bij elk agendapunt een krte inleiding p, waarin je krt het nderwerp en del van bespreking schetst. Prbeer te vrzien bij welk punt een stemming ndig kan zijn. Zrg ervr dat jij f de secretaris het huishudelijk reglement bij zich heeft. DE STRUCTUUR BEGELEIDEN Begin p tijd Eventueel kan je al bij het begin een drankje serveren. De laatkmers kmen dan minder strend ver. Verzrg je peningswrd Verwelkm de deelnemers, lees de verntschuldigingen vr, spreek af wie het verslag maakt, hud de huiselijke mededelingen krt en duid beknpt het del en het belang van de vergadering aan. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 10
Leid elk agendapunt helder in en trek het gesprek p gang De inleiding heeft als del een vruchtbaar gesprek p gang te brengen. Dit kan niet met te algemene vragen als: Wie heeft er ver dit nderwerp iets te zeggen? Na een inleiding waarin jij (f iemand anders) het prbleem schetst, kun je wel een algemene, pen vraag stellen zals: Wie van u mag ik hiervr het wrd geven? Als juw inleiding stimulerend geneg was, kmt er wel reactie. Als de reacties uitblijven, kun je gerichte, stimulerende vragen stellen. Je met wel ppassen dat je niet te veel gaat sturen f beïnvleden. Je kunt bijvrbeeld aansluiten bij de belangen van de deelnemers. Bewaak de delstellingen en de structuur en stuur z ndig bij De vrzitter heeft de pdracht m het gesprek pbuwend te laten verlpen. Vertrekkend vanuit een heldere frmulering van het prbleem m daarna te kmen tt een plssing f een besluit. Het besluitvrmingsprces is hierbij een hulpmiddel (zie bven). Het is van belang dat alle facetten van het prbleem aan bd kmen vr de vergadering vergaat tt het nemen van besluiten. Laat je dus niet verleiden tt uitspraken als Ja maar, we meten tch iets bereiken f z kmen we nergens. Sluit elk agendapunt duidelijk af Inventariseer en vat na elk agendapunt samen. Je kunt de verschillende punten p het brd f een flip-ver nteren. Een dergelijke samenvatting met eventuele cnclusie is een middel m te cntrleren f er geen misverstanden meer zijn en f het nderwerp vlledig behandeld werd. Om z een samenvatting te kunnen maken, maak je tijdens de bespreking best ntities. Let er wel p dat je niet te snel afrndt. Vraleer je samenvat, kan je de vraag stellen f iedereen vldende zijn mening heeft kunnen uiten. Stuur tt slt aan p heldere, ndubbelzinnige besluiten en afspraken. Vraag vr elke afspraak f uit te veren pdracht een verantwrdelijke. Hud de tijd in de gaten Te lange vergaderingen zrgen vr wrevel, een te vlug afgehandeld agendapunt zrgt eveneens vr ntevredenheid. Het is de taak van elke deelnemer m de vrziene duur niet te verschrijden. Het laten uitlpen van een agendapunt leidt met andere wrden vaak tt het wegvallen van andere agendapunten, f tt het verschrijden van het afgesprken uur waarp de bijeenkmst wrdt beëindigd. Onderstaande tips kunnen helpen m de tijd in de gaten te huden: In de uitndiging f bij het begin van de vergadering een timing vrstellen. Bij een lpende discussie kan je af en te aangeven heveel tijd er al vrbij is en wat er ng behandeld met wrden. Dring indien ndig aan p bndigheid. Vrdat een nderwerp meer tijd tebedeeld krijgt dan vrzien, met daarver met de grep beslist wrden. Je kunt de bespreking k versnellen dr de spreker te vragen bndig samen te vatten f dat zelf af en te te den. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 11
Sluit de vergadering met stijl af Vat p het eind van de bespreking de besluiten en gemaakte afspraken samen. Vergeet niet een datum en uur vast te leggen vr de vlgende vergadering. Rnd de bijeenkmst af met een wrd van dank. Een leuk idee m de vergadering te eindigen vind je in het praktijkvrbeeld de vrlijke nt! SFEER BEGELEIDEN Prbeer iedereen bij de bespreking te betrekken Stimuleer elke deelnemer m mee te praten. Stel gerichte vragen aan zwijgers. De dit enkel als je weet dat ze znder prblemen kunnen antwrden, anders breng je hen in verlegenheid. Luister actief Stimuleer het gesprek Dit kan je als vrzitter den dr vlgende adviezen p te vlgen: Vraag z ndig m verduidelijking Bevrder kruisgesprekken Geef aan wat je mist in de bespreking Breng nieuw materiaal aan f vestig de aandacht p andere aspecten Vang suggesties p m ze later weer naar vr te brengen Speel advcaat van de duivel m een kritische huding te bevrderen Hud de tussenkmsten in de hand Als vrzitter met je reageren p ngepaste f langdradige tussenkmsten. Hiernder staan tips he je dergelijke tussenkmsten wel en niet kan aanpakken. Te lange redeveringen Rem veelpraters vriendelijk af, vat p een bepaald mment samen en prbeer de bedeling te verduidelijken. Afdwalingen Beperk afdwalingen via vragen als Kunt u misschien verduidelijken he uw interventie aansluit bij? Z ndig met je afdwalers tch vrzichtig nderbreken. Vrbarige f laattijdige pmerkingen Herinner rustig en psitief aan de structuur Ik denk dat uw pmerking heel waardevl kan zijn, maar Stkpaardjes Stel verruimende vragen Is dat niet een herhaling van wat u al zei? f Is de zaak wellicht niet cmplexer? Onderbrekingen Je kunt in geen geval testaan dat een deelnemer een ander nderbreekt. Hud de beurtwisseling strikt in de hand en wijs eventueel expliciet een beurt te Ik denk dat Mr. X ng niet uitgesprken is. Ongenuanceerde uitspraken SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 12
Vraag f de andere deelnemers zich in het standpunt kunnen herkennen. Vraag de spreker eventueel m zijn standpunt te argumenteren. Sner hem in geen geval de mnd. Treed diplmatisch maar resluut p bij cnflicten Sms kun je cnflicten vrzien. Laat een cnflict in geen geval smeulen. Bespreek de kwestie vlledig. Las eventueel een nderbreking in zdat iedereen wat afstand kan nemen. Als het cnflict niet bijdraagt tt de vergadering, reageer dan resluut. Stel hen eventueel vr m de discussie p een vlgende vergadering te veren, zdat iedereen er rustig ver kan nadenken. Grijp niet te snel naar een stemming want dan heb je altijd verliezers. Tips m cnflicten aan te pakken dr: Ze te ntladen met humr Dr het prbleem naar de hele grep dr te spelen Dr de tegenstellingen te verhelderen f standpunten te verduidelijken Dr gedrag te benemen, geen pmerkingen te geven p de persn en niet te interpreteren; dit kan k een vriendelijke terechtwijzing inhuden: Jan het valt me p dat, Mag ik u vragen Dr een nuchtere f gewaardeerde deelnemer te vragen wat hij ervan vindt Dr ntplariseringsmethdes: hierbij meten de verschillende partijen zwel vr - als nadelen van hun vrkeur aangeven en dan beurtelings argumenteren Treed rustig en begrijpend p bij emtinele tussenkmsten Wat de je best NIET als iemand bijvrbeeld begint te huilen f te repen? Negeren en ver iets anders beginnen. Dat laat meestal een wrang gevel achter Onderbreken Ok als je de spreker nderbreekt, blijft die met pgekrpte emties zitten. Een al te snel maar werkt frustrerend: Ik begrijp het wel, maar Kritiek uiten want dan wek je agressie p Mraliseren, dat kmt ngal kleinerend ver Trsten, sussen, relativeren Adviseren Wat kan je WEL den als een grepslid het meilijk heeft? Kalm blijven Als je zelf geëmtineerd raakt, km je in een spiraal terecht waar je meilijk uitgeraakt. Stm laten afblazen Laat de ander zijn emties uiten, nderbreek niet, laat hem f haar stm afblazen. Achter de emtinele reactie kijken Prbeer de rzaak van de emtie te achterhalen. Waarm reageert hij z geëmtineerd? Vaak kan f durft de spreker dat niet te zeggen f hij verdringt het. Velt hij zich bedreigd, aangevallen, gefrustreerd f niet gewaardeerd? Meelevend luisteren SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 13
Laat merken dat je luistert dr wrden te gebruiken als hmm, ja,. Ok nn-verbaal kan je blijk geven dat je begrip tnt dr bijv. te knikken, lichtjes vrvergebgen te zitten naar de persn, gcntact te hebben. Reactie aanpassen aan de emtie Wie zich bedreigd velt en bang is, heeft hulp en bescherming ndig. Angst vermindert als de rzaak van de angst duidelijk verwrd is en tt zijn werkelijke prprties teruggebracht. Vaak blijkt iets veel minder erg dan je vreest. Wie wedend is, bijvrbeeld mdat hij zich aangevallen velt, f gefrustreerd mdat hij niet krijgt wat hij wil, verwacht dat er iets verandert f rechtgezet wrdt. Ingaan p de inhud Ga, nadat je krt begrip tnde vr het standpunt van de spreker, in p de inhud ervan. Vat dit z neutraal mgelijk samen. Vraag daarna f de deelnemer zich hierin erkent en begrepen velt en ga dan pas ver naar het vlgende punt. Frmuleer je tussenkmsten zveel mgelijk in de vrm van vragen Het is van grt belang dat je een discussie zveel mgelijk leidt aan de hand van vragen. Om een ander licht p de zaak te krijgen, stel best pen vragen dr de zin te beginnen met he, wat, in plaats van geslten vragen. Deze laatste vraag resulteert enkel in een ja f een nee en daar geraak je vaak niet veel verder mee. Denk er k ver na f je een algemene f een rechtstreekse vraag zult stellen. Algemene vragen, tt de hele grep gericht, stel je vaak aan het begin van een nieuwe fase in de discussie. Ze zetten de deelnemers aan tt denken znder iemand in verlegenheid te brengen. Wanneer je een rechtstreekse vraag aan een deelnemer stelt, heb je nrmaal gezien een gede reden m dat te den. Blijf npartijdig WAT JE ALS VOORZITTER MOET VERMIJDEN Je eigen mening pdringen De deelnemers dr elkaar laten praten Steeds dezelfde persnen laten spreken De deelnemers elkaar laten nderbreken Te lang zelf aan het wrd zijn Manipuleren Stappen zetten in de besluitvrming znder de vergadering te raadplegen Vrbarige cnclusies frmuleren f te snel verstappen naar een vlgend punt DE NAZORG Plan na de vergadering, in een gezellige ruimte f café, een mment van ntspanning bij een hapje en een drankje vr wie dat wil. Cntrleer het verslag z snel mgelijk na ntvangst. Bewaak de gemaakte afspraken dr de eerstvlgende vergadering de pvlgingstabel te verlpen. Evalueer de werking regelmatig, zeker bij een reeks van vergaderingen die verschillende stappen uitmaken van een prces. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 14
4.2. DE DEELNEMERS 2 Om een vergadering te den slagen is het belangrijk dat, naast een gede gespreksleider, iedereen zijn verantwrdelijkheid pneemt vr het gede verlp van de vergadering. Men vertrekt hierbij van het principe gedeeld leiderschap. De leden van de uderraad kennen tevens de taken van de vrzitter. Zij ndersteunen hem f haar en nemen deze taken indien ndig zelf mee p. Bereid je ged vr Lees als deelnemer alle dcumenten en het verslag van de vrige vergadering zrgvuldig na. Je zult vltter kunnen meepraten. Kennis van zaken werkt bvendien mtiverend. Maak eventueel aantekeningen en verzamel nuttige infrmatie. Als je belangrijke nderhandelingen met veren, is het k belangrijk na te denken waar je zult gaan zitten, naast f tegenver wie. Wees tijdig aanwezig Stel het vergaderdel bven je eigen belang Je eigen ervaringen delen is ged, maar hu het beperkt. De uderraad is niet de geschikte plek m individuele prblemen p te lssen. Hiervr maak je best een afspraak met een lid van het schlteam. Tn je wil tt samenwerken Luister actief en inlevend Vlg aandachtig het verlp van de besprekingen. Sta pen vr het standpunt van de ander, prbeer de ander te begrijpen, tracht je in te leven in de visie van een andere deelnemer. Vraag z ndig m verduidelijking. Respecteer de taak van de vrzitter Speel in p andere deelnemers Sluit aan p hun tussenkmsten dr aan te vullen, te nuanceren, in te stemmen, kritiek te geven, af te keuren f vragen te stellen. Beperk je tt wat aan de rde is Neem cnstructief deel aan de besluitvrming Breng infrmatie aan uit eigen ervaring en kennis en vraag naar infrmatie. Geef je mening en vraag die van anderen. Werk actief mee aan het plssen van prblemen dr suggesties te geven, nieuwe ideeën aan te brengen, een ander licht te werpen p het prbleem enz. Stel je sepel p wanneer er een besluit met genmen wrden. Klamp je niet vast aan je eigen vrstel als je merkt dat het niet gesteund wrdt. Verhelder de bespreking 2 Vrij naar: -idem pg 58-60 -JANSENS,L., Vergaderen met het udercmité. Interne nta, Brussel 2000-2001, p 6-7 SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 15
Geef vrbeelden, leg verbanden blt, vat samen, verhelder f vraag m verduidelijking. Verwrd je tussenkmsten krt en cnstructief. Vrzie ze van gede argumenten. Maak duidelijk wat je bedelt. Spreek duidelijk en verstaanbaar. Bewaak mee de prcedure dr de grep te herinneren aan regels en afspraken. Treed helpend p bij prblemen Zek peningen als het gesprek vastlpt. Als de grep blkkeert, prbeer dan mee de rzaak blt te leggen. Laat prefballnnetjes p, p zek naar een cnsensus. Bemiddel bij cnflicten, stel een cmprmis vr pdat het gemeenschappelijke belang gewaarbrgd blijft. Ontlaad spanning dr humr f dr ze in een bredere cntext te plaatsen. Benader de anderen psitief Ga cnfrntaties niet altijd uit de weg Speel de bal, niet de persn. Behandel cnfrntaties pen en zakelijk, met redelijke argumenten. Spreek pbuwend dr je ngenegen m te buigen naar wensen tt verandering. Benem gedrag, znder de persn van de spreker te kraken. Stel je in elk geval flexibel p. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 16
Brnnen DERAECK, G., e.a., Cursus Cmmunicatie en vergaderen, eerste jaar pleiding Sciaal werk, Heverlee, 1997-1998 DELOITTE en TOUCHE, Onderzeksrapprt Vergaderen is een kunst, Ministerie van de Vlaamse gemeenschap, augustus 2003, 16blz DEWITTE, H. en VANBESELAERE, N.,Cursus Inleiding tt de rganisatiepsychlgie, schakelprgramma master in sciaal beleid, KUL, 2003-2004 JANSENS, L., e.a., Vergaderen in het udercmité, Interne nta, Brussel, VCOV VZW, 2000-2001, 9blz. MEYSMAN, H., Vergader - en nderhandelingstechnieken, Interne nta, VCOV VZW, 1997,40blz. SYLLABUS VAARDIG VERGADEREN 17