Nr: Categorie Planning Betreft Demonstratie 3 Vraag Kunt u aangeven welke rollen en/of functionarissen bij de demonstratie aanwezig zijn?

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) Aanbesteding Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) Aanbestedende Dienst: Gemeente Utrecht Referentie: Omschrijving: De gemeente Utrecht is voornemens één overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de levering, installatie en implementatie van een Facilitair Informatie Systeem (FMIS). Toelichting: Categorie Planning Betreft Inschrijvingsleidraad FMIS pagina 6, paragraaf Vraag Geachte heer / mevrouw, Uw documentatie stelt dat: Zes dagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen stelt de gemeente een Nota van Inlichtingen op met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Gaat het hier om werkdagen of kalenderdagen? Met andere woorden: Wanneer kunnen wij de Nota van Inlichtingen uiterlijk verwachten? Met vriendelijke groet. Antwoord Vrijgegeven: Deze dagen betreffen kalenderdagen. In Tenderned is een planning opgenomen waarin alle data en tijdstippen zijn opgenomen die relevant zijn voor deze aanbestedingsprocedure. U kunt tot zes dagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen doorlopend vragen stellen die wij ook doorlopend zullen beantwoorden. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Demonstratie 2 Vraag Kunt u aangeven welke faciliteiten beschikbaar zijn in de ruimte waar een presentatie en demonstratie zal worden gehouden? Denk daarbij aan een wifi verbinding / projector etcetera. In de ruimte zijn audiovisuele middelen aanwezig inclusief een scherm. Ook is het mogelijk om een laptop aan te sluiten. De gemeente Utrecht beschikt ook over een Wi-Fi verbinding. Categorie Planning Betreft Demonstratie 3 Vraag Kunt u aangeven welke rollen en/of functionarissen bij de demonstratie aanwezig zijn? Bij de demonstratie zullen de volgende rollen vertegenwoordigd zijn: Projectleider, inkoper, functioneel beheerder en een expert (per module 1 expert/gebruiker). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 16

2 Categorie Planning Betreft Demonstratie 4 Vraag U geeft aan dat de demonstratie waarschijnlijk in week 6 van 2016 dient plaats te vinden. Gezien de snel vol lopende agenda s vragen wij u alvast een concrete dag en tijdstip in deze week aan te geven. De presentaties zijn nu ingepland op 8 t/m 11 februari U wordt na het openen van de kluis zo spoedig mogelijk uitgenodigd om op één van deze dagen de demonstratie, zoals opgenomen in de gunningcriteria, te verzorgen. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF W-RUI-7, W-RUI9, 5 Vraag W-RUI-7 en W-RUI9: Deze twee wensen zijn niet genummerd maar voorzien van de term Dubbel. Hoe dienen wij dit te interpreteren aangezien we wel met ja/nee kunnen antwoorden? Dit zijn wens W-RUI-7 en W-RUI9. U dient ondanks dat hier "dubbel" staat aan te geven of u hier wel of niet aan kunt voldoen. De gemeente Utrecht heeft ervoor gekozen om geen nieuw document te uploaden om dit aan te passen. Betreft Integratie FMIS - koppeling servicemanager_def, pag 1, 2e paragraaf 6 Vraag Volgende zin is niet volledig.: Dit betekent dat het Self service portaal de ingang is voor alle aan te vragen producten en diensten voor de verschillende gebruikers. Hier vandaan komen gebruikers op een specifiek Hoe luidt de volledige zin? Dit betekent dat het Self service portaal de ingang is voor alle aan te vragen producten en diensten voor de verschillende gebruikers. Hier vandaan komen gebruikers op een specifiek self-service verzoek van een product/dienst. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 135, pagina 12 7 Vraag U vermeldt dat de kosten ten behoeve van implementatie voor eigen rekening zijn. Kunt u dat nader toelichten? De kosten zijn conform wat u opgeeft in het prijsinvulformulier. Er kan geen sprake zijn van meerwerk. De opdracht is fixed price. Overschrijding van opgegeven uren in prijsinvulformulier betekent niet dat er sprake is van meerwerk. Het risico ligt bij opdrachtnemer. Als uitzondering geldt de 80 uur voor het management dashboard, deze opdracht kan op verzoek van de gemeente Utrecht uitgebreid waarbij de extra uren vergoed worden door de Gemeente Utrecht. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.2, pag.3 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 16

3 Indien de (geschatte) opdrachtwaarde lager is dan de wettelijk voorgeschreven drempelwaarde is de Aanbestedingswet 2012 (en/of Europese aanbestedingswetgeving) op grond van desbetreffende wetgeving niet van toepassing. Kunt u het voorgaande bevestigen, indien u het voorgaande niet kunt bevestigen wilt u dit dan motiveren met verwijzing naar desbetreffende wet- en/of regelgeving? De gemeente Utrecht heeft een raming gemaakt die boven de Europese aanbestedingsdrempel ligt. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.2, pag.3 9 Vraag Gemeente Utrecht geeft aan in paragraaf 1.2 dat de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. De Aanbestedingswet 2012 bevat objectieve criteria op basis waarvan bepaald wordt of deze Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Een van de wettelijk vastgelegde criteria is de omvang van de geschatte opdrachtwaarde. Kan gemeente Utrecht de geschatte opdrachtwaarde meedelen, indien gemeente Utrecht het voorgaande niet kan mededelen wilt u dit dan motiveren al dan niet voorzien van verwijzing naar desbetreffende wet- en/of regelgeving? De gemeente Utrecht heeft een raming gemaakt die boven de Europese aanbestedingsdrempel ligt. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.5, pag.4 10 Vraag Het is voor de Inschrijvers van belang bij het opstellen van de offerte alle van toepassing zijnde kosten mee te calculeren. Hierom de volgende vraag: kan de gemeente Utrecht het in paragraaf 1.5 beschreven.deel van de opdrachtsom in euro s specificeren? Zie hiervoor eis 132. U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Protocol Social Return'. U zet minimaal 5% van de opdrachtwaarde in als Social return. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF WPER-1 11 Vraag Aangezien het om een fixed price aanbieding gaat, vragen wij u aan te geven om hoeveel en welke KPI s het hier gaat? Zie eis 120. Voor het inrichten van het dashboard vragen we om 80 uur consultancy. Voor de belangrijkste facilitaire producten worden momenteel KPI's vastgesteld. Na gunning zal met de gegunde partij afgestemd worden welke KPI's ingericht moeten worden in het FMIS; hiervoor is de 80 uur aan consultancy uitgevraagd. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF: eis 14 pag 4 12 Vraag Onze FMIS oplossing voorziet in een eigen FMIS selfservice portaal. Is het voor de gemeente Utrecht een optie om dit FMIS portaal in te zetten en niet het portaal van MS Servicemanager? Wellicht tijdelijk, totdat MS Servicemanager in gebruik is. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 16

4 U dient een selfservice aan te bieden met PDC functionaliteit. Aangezien onduidelijk is wanneer service manager geïmplementeerd is heeft Gemeente Utrecht als eis opgenomen dat de gegunde partij een self service portal inricht zoals geëist wordt in eis 24 t/m 36. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 21, pagina 5 13 Vraag Gaat het alleen om de import van ruimtegegevens of heeft u in de Autocad tekeningen ook installaties/inventaris gegevens opgenomen welke u wilt importeren? Zie eis 94. We hebben geen inventaris of installaties opgenomen in onze tekeningen. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 74, pagina 8 14 Vraag U spreekt bij eis 74 over verschillende workflows. Hier hebben wij geen inzicht in. Kunnen wij er vanuit gaan dat onze best practice workflows de uitgangssituatie zijn om onze fixed prijs aanbieding op te baseren en dat aanvullingen hierop door uw functioneel beheerder worden uitgevoerd? Onze facilitaire processen bevatten de elementen zoals omschreven in eis 74. U dient te voldoen aan de functionaliteit die daar uitgevraagd worden. Of dit aansluit bij uw "best practice workflows" kan de Gemeente Utrecht niet beoordelen. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 94, pagina 9 15 Vraag Bedoelt u hiermee het inlezen van m2 uit een Autocad tekening of vanuit bijvoorbeeld een Excelbestand? Wij bedoelen hiermee beide mogelijkheden. Betreft W-RES-18, Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF 16 Vraag Wat is de reden om bij een reserveerbare eenheid onderscheid te kunnen maken of deze wel geboekt mag worden voor een losse reservering, maar niet voor een herhalingsreservering (wetende dat een periode voor het aanmaken van herhalingen beperkt kan worden)? Gemeente Utrecht biedt verschillende type reserveerbare ruimtes aan. Het is niet wenselijk om aan de eindgebruikers bij alle reserveerbare ruimtes de herhaalmogelijkheid aan te bieden. Denk hierbij aan evenementenruimtes, grote koppelbare zalen etc.etc. Dat er een beperking is aan te brengen in de periode tbv herhalingen is inderdaad bekend, deze optie werkt echter voor alle reserveerbare eenheden en daarmee wordt niet het doel bereikt. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 50, pagina 7 17 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 16

5 Hier geeft u aan dat het cateringassortiment per zaal moet kunnen verschillen. Bij eis 60 geeft u aan dat het cateringassortiment afhankelijk moet zijn van de gebruikersgroep. Dit is in tegenspraak met elkaar. Wat is leidend om het cateringassortiment bij een zaal te bepalen: de zaal of de gebruikersgroep? De zaal (ruimte) is leidend. Betreft Standaardorders 18 Vraag U heeft overzichten van standaardorders van Facilitair en Stadswerken aangeleverd. Deze data zal in het nieuwe FMIS opgenomen moeten worden. Dienen wij uit te gaan dat u deze data zelf handmatig invult, of dienen wij voor u data te importeren? In geval van importeren zullen wij u een Excel template beschikbaar stellen welke u zelf dient in te vullen. Wij voeren de date zelf in. Wij verwachten wel dat u import tooling beschikbaar stelt! Zie ook eis 105. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF WFUB-1 19 Vraag Is het voor deze wens voldoende dat er door de beheerder een tijdsperiode ingesteld kan worden? Na het verstrijken van de periode zonder enige activiteit, wordt de gebruiker automatisch uitgelogd. Ja, dat is voldoende. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 106, pagina Vraag De taalinstelling is een instelling welke de functioneel beheerder bij het aanmaken van de gebruiker invoert. Hiervoor is ook een standaardwaarde (bijv. Nederlands) in te geven. Indien er een afwijkende taal vereist is, past de beheerder dat aan. Taalinstelling is daarmee geen instellingen voor de eindgebruiker zelf. Is dit akkoord? Ja, dit is akkoord. Betreft TEA 3.5 algemeen 21 Vraag Wat verwacht u van de beantwoording met betrekking tot document TEA 3.5? Met andere woorden: In welke vorm dienen deze eisen worden toegelicht door inschrijver? Een toelichting is niet nodig. U dient te voldoen aan alle gestelde eisen in dit document. Het beantwoorden van eis 122 is voldoende. Er is een nieuwe versie (met alleen eisen) geplaatst met de daarbij behorende bijlagen. Betreft Eisen aan de opdracht eis 127 pagina 11 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 16

6 22 Vraag U geeft aan dat vanuit de Utrechtse Exchange server mail wordt verzonden via SMTP en IMAP. Is de mogelijkheid van ophalen en vesturen van mails via het SMTP protocol afdoende? Ja, dit is afdoende. Betreft Eisen aan de opdracht eis Vraag Wat is het verwachte resultaat van de gemeente Utrecht resultaat met betrekking tot de 80 uur werkzaamheden? Wij kunnen 80 uur opnemen voor de realisatie van de management dashboards. Is dat wat de gemeente Utrecht voor ogen heeft? Ja, deze aanname klopt. Zie antwoord op vraag 11. Betreft Eisen aan de opdracht eis Vraag Gezien de detaillering van de uitvraag gaan we ervan uit dat er binnen de gemeente Utrecht een projectplan aanwezig is. Kunt u die aanleveren, ten behoeve van het bepalen van de scope en de door gemeente Utrecht gewenste deliverables? Nee, deze leveren wij niet aan. Betreft Eisen aan de opdracht: eis Vraag Kunt u aangeven in welke fase van het proces de scope en deliverables definitief vastgesteld worden? Zie het antwoord op vraag 11. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF: Eis 14, pagina 4 26 Vraag U geeft aan dat de MS Servicemanager nog niet operationeel is. Op welke datum is die applicatie wel operationeel? De datum is niet bekend. U dient te voldoen aan de gestelde eisen zoals omschreven in eis 14 t/m 17. De feitelijke koppeling hoeft u niet te realiseren. Zie ook ons antwoord op vraag 12. Betreft Inschrijvingsleidraad, 2.2, pag.6 27 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 16

7 Standaard invulformulieren bevatten geregeld ja/nee opties, in ogenschouw genomen dat deze aanbesteding betrekking heeft op software en daaraan gerelateerde dienstverlening is het in het belang van betrokken partijen dat er ruimte is voor toelichting bij gegeven antwoorden. Bijvoorbeeld: indien verzocht wordt om aan te geven is uw software geschikt om middels Autocad gegenereerde tekeningen te verwerken in BMP.formaat en er enkel het antwoord ja of nee wordt verzocht staat een leverancier die het voorgaande niet kan maar wel in JPEG.formaat desbetreffende tekeningen kan verwerken (een technisch en kwalitatief hoogwaardiger alternatief) voor een dilemma (aangezien ja als antwoord niet geheel passend is en nee ook niet). Hierom het verzoek aan gemeente Utrecht of paragraaf 2.2 gewijzigd kan worden zodat toegestaan is aan alle inschrijvers om de (digitale) inschrijvingsformulieren te wijzigen zodat toelichting(en) en/of nuance kan worden verstrekt. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen en indien dit niet kan wilt u dit dan voorzien van motivering en een voor gemeente Utrecht aanvaardbaar alternatief? De gemeente heeft goed nagedacht over de formulering van de wensen bij de verschillende aandachtsgebeiden van het gunningcriterium functionaliteit. De gemeente kan niet instemmen met het verzoek tot een toelichting of nuances bij de wens zelf in het gunningcriterium functionaliteit. Wij willen namelijk beoordelen of u voldoet aan de de wens en niet wat u aan toelichting geeft. Mocht u niet kunnen voldoen aan een bepaalde wens en dit voor u van dusdanig belang is, vragen wij u of u een via de nota van inlichtingen kenbaar wilt maken welke wensen u aangepast of uitgebreidt wilt zien. Betreft Concept overeenkomst, artikel 12.2, pagina 6 28 Vraag De laatste volzin van artikel 12.2 van de concept overeenkomst zal geschrapt of aangepast moeten worden aangezien de overeenkomst en/of de algemene voorwaarden gemeente Utrecht 2013 ten aanzien van softwarelicenties, onderhoud & support, configureren van software, software op mobile devices, specifieke dienstverlening gerelateerd aan softwarelicenties geen voorwaarden bevat. Aldus het verzoek de laatste volzin van artikel 12.2 te schrappen en toe te voegen desbetreffende voorwaarden van Opdrachtnemer. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Hiermee kan de gemeente niet instemmen. De gemeente Utrecht werkt altijd met haar eigen algemene voorwaarden. Betreft Concept overeenkomst, artikel 10.2 en 10.3, pagina 5 29 Vraag Arbeidsvoorwaarden worden overeengekomen tussen een werkgever en een werknemer en zijn vertrouwelijk. Artikel 10.2 van de concept overeenkomst beschrijft inzichtelijk en toegankelijk, artikel 10.3 beschrijft audits. Het vertrouwelijke karakter van een arbeidsovereenkomst staat inzichtelijkheid en toegankelijkheid door derden in de weg. Bevoegde instanties zijn op grond van desbetreffende wetgeving bevoegd en niet op grond van civiele overeenkomsten. Aldus het verzoek artikel 10.2 en 10.3 van de concept overeenkomst te schrappen. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 16

8 Hiermee kan de gemeente niet instemmen. De gemeente wil daarom dat haar opdrachtnemers daarbij de arbeidsweten regelgeving naleven. De gemeente wil dat werknemers een beloning krijgen conform wet- en regelgeving of cao en de gemeente wil schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Daarom zal de gemeente zijn opdrachtnemers contractueel verplichten om alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van de uitvoering van de opdracht op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast te leggen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. Ook zal de gemeente haar opdrachtnemers verplichten om deze bedingen ook weer onverkort aan hun opdrachtnemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zal de gemeente hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. De opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie. Betreft Concept overeenkomst, artikel 9, pagina 5 30 Vraag De meest succesvolle software implementatie trajecten worden gerealiseerd in een partnership, eenzijdige direct opeisbare boetebepaling(en) passen hier niet bij. Daarnaast heeft de rijksoverheid in de gids proportionaliteit inzake de implementatie van de aanbestedingswet 2012 aangegeven dat boetes slechts als ultimum remedium ingezet dienen te worden en rekening gehouden dient te worden door de aanbestedende dienst met de gerechtvaardigde belangen van leveranciers ten aanzien van boetes. Boetes zijn niet verzekerbaar en de bedrijf continuïteit van een leverancier loopt onevenredige risico s. Aldus verzoekt deze Inschrijver artikel 9 te schrappen uit de concept overeenkomst. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Hiermee kan de gemeente niet instemmen. Zonder afbreuk te doen aan de boeteclausule zoals verwoord in de overeenkomst, gebruikt de gemeente de boeteclausule meestal als laatste 'redmiddel' en gaat zij eerst in overleg met de opdrachtnemer als zij de overeenkomst niet nakomt. In de overeenkomst is in artikel 8.2 opgenomen dat er tweewekelijkse overleg plaatsvindt over de wijze waarop de overeenkomst wordt uitgevoerd. Betreft Concept overeenkomst, artikel 7.1, pagina 5 31 Vraag Levering vindt doorgaans plaats zoals beschreven in een offerte en nader uitgewerkt in een Plan van Aanpak en/of een Project Implementatie Plan welke zijn afgestemd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Hierom het verzoek artikel 7.1 dienovereenkomstig aan te passen. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Hiermee kan de gemeente niet instemmen. In artikel 7.1 is opgenomen dat de levering plaats vindt conform de overeengekomen procedure, zoals vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten. In gunningcriterium 3 wordt in 3.2. een implementatieplan gevraagd. Dit plan is tevens onderdeel van de aanbestedingsdocumenten. Betreft Concept overeenkomst, artikel 4.1, pagina 4 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 16

9 32 Vraag Van een softwareleverancier van een standaard FMIS pakket wordt doorgaans verlangd dat garantie(s) worden verstrekt op de functionele en technische specificaties van desbetreffend standaard FMIS pakket. De in artikel 4.1 opgenomen garanties zijn onvoldoende concreet en leveren mogelijk voor beide partijen onduidelijkheid op. Om dit te voorkomen wordt doorgaans een expliciete garantie opgenomen welke verwijst naar de functionele en technische specificaties. Hierom het voorstel om artikel 4.1 van de concept overeenkomst te schrappen en te vervangen door de verwijzing naar de functionele en technische specificaties (en deze als bijlagen bij de overeenkomst op te nemen). Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Hier kan de gemeente niet mee instemmen. Artikel 4.1 stelt dat u de gevraagde diensten en producten zullen voldoen aan hetgeen de gemeente heeft uitgveraagd en u heeft aangeboden. Wat u heeft aangeboden en de gemeente heeft uitgevraagd staat vervolgens heel helder in de aanbestedingsdocumenten. Betreft Concept overeenkomst, artikel 3.2, pagina 4 33 Vraag De datum in artikel 3.2 van de concept overeenkomst is afhankelijk van diverse factoren. Doorgaans wordt is een implementatieplanning geen statisch document en geven project/stuurgroepen waarin opdrachtgever en leverancier vertegenwoordigd zijn de voorkeur aan een flexibele planning. Omstandigheden als test, rework, nieuwe testen, gewijzigde inzichten bij opdrachtgever gedurende het project, omstandigheden als ziekte en overige persoonlijke omstandigheden kunnen een planning beïnvloeden. Hierom het verzoek het woord uiterlijk en de datum in artikel 3.2 te schrappen en te vervangen door de volgende cursieve tekst op te nemen Opdrachtgever en Opdrachtnemer streven erna de planning zoals bijgevoegd bij de inschrijvingsdocumenten dienovereenkomstig te realiseren tenzij aanpassingen in de project/stuurgroep noodzakelijk zijn. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Implementatie en oplevering FMIS dient uiterlijk 1 november 2016 te zijn gerealiseerd, tenzij de stuurgroep (waarin opdrachtgever en opdrachtnemer zijn vertegenwoordigd) gedurende het project een andere opleverdatum overeenkomen. Betreft Concept overeenkomst, artikel 2.3, pagina 3 34 Vraag Het is gangbaar dat gedurende een aanbesteding er opeenvolgende versies zijn van aanbestedingsdocumenten, aanpassingen worden verricht naar aanleiding van nota s van inlichtingen en/of veranderende inzichten bij de opdrachtgever. Voor een overeenkomst is van belang dat alle contractpartijen helder hebben welke (versies van) documenten onderdeel zijn van de overeenkomst, doorgaans worden hierom bijlagen geprint en ter acceptatie geparafeerd namens alle contractspartijen. Deze Inschrijver stelt hierom voor artikel 2.4 van de concept overeenkomst te schrappen en de finale versies van de onder artikel 2.3 beschreven documenten op te nemen als bijlage. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Nee, de gemeente kan hier niet mee instemmen. In TenderNed komen eventuele verouderde versies te vervallen en zal de door u gesuggereerde onduidelijk niet bestaan. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 16

10 Betreft Concept overeenkomst, artikel 2.3, pagina 3 35 Vraag De documenten volgorde in artikel 2.3 van de concept overeenkomst heeft als tweede document een verslag verificatiebespreking. Doorgaans is een dergelijk verslag een beknopte informele weergave van een (korte) mondelinge check van de opdrachtgever al dan niet aangevuld met eventuele aanvullende informatie van de opdrachtnemer. Aldus is het opnemen van een dergelijk informele weergave in een overeenkomst niet gebruikelijk en leidt niet tot verduidelijking van onderdelen van de - de overeenkomst. Daarnaast is de huidige redactie van artikel 2.3 van de concept overeenkomst niet geheel in lijn met de chronologische planning/volgorde van de aanbesteding. Hierom het voorstel om artikel 2.3 van de concept overeenkomst als volgt te redigeren: 1. Overeenkomst; 2. Inschrijvingsdocumenten Opdrachtnemer d.d. <datum inschrijving 3. Nota van Inlichtingen d.d. <datum nvi inschrijvingsfase>; 4. Inschrijvingsleidraad Opdrachtgever met kenmerk inclusief de documenten die een onlosmakelijk onderdeel van de inschrijvingsleidraad uit maken. Welke documenten dit zijn staat vermeld in de inschrijvingsleidraad; 5. Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2013; Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Nee, de gemeente kan hier niet mee instemmen. De documenten in artikel 2.3 geven de rangorde aan welke documenten boven elkaar prevaleren, indien documenten met elkaar in tegenspraak zijn. Dit staat los van de chronologie van de aanbesteding. Betreft Concept overeenkomst, artikel 1.2, pag.3 36 Vraag Deze Inschrijver constateert dat de Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2013 geen artikelen bevat die van toepassing zijn op softwarelicenties, onderhoud & support, configureren van software, software op mobile devices, specifieke dienstverlening gerelateerd aan softwarelicenties. Het is naar de mening van deze Inschrijver niet in het belang van gemeente Utrecht en de uiteindelijke leverancier indien er geen artikelen zijn opgenomen welke betrekking hebben op de levering van een FMIS systeem. Deze Inschrijver verzoekt hierom aan gemeente Utrecht om alle inschrijvers in de gelegenheid te stellen hun offerte uit te brengen onder de Nederland ICT Voorwaarden van Nederland ICT(inbegrepen de voorwaarden voor onderhoud & support, configureren van software, software op mobile devices, specifieke dienstverlening gerelateerd aan softwarelicenties). Na definitieve gunning zal gemeente Utrecht met de door haar geselecteerde leverancier in goed onderling overleg de concept overeenkomst en overige contractdocumenten afstemmen. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Hiermee kan de gemeente Utrecht niet instemmen. Ons inziens is met de Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht en de overige aanbestedingsdocumenten voldoende duidelijk wat partijen van elkaar kunnen verwachten. Na definitieve gunning wordt er geen inhoudelijk overleg gevoerd over de aanbestedingsdocumenten en worden er geen wijzingen aangebracht in de aanbestedingsdocumenten zoals opgenomen in lid 2.3 van de concept overeenkomst. Mocht u het ergens niet mee eens zijn, kunt u dat via deze Nota kenbaar maken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 16

11 Betreft Concept overeenkomst, artikel 1.2, pag.3 37 Vraag Deze Inschrijver constateert dat de Algemene Voorwaarden gemeente Utrecht 2013 geen artikelen bevat die van toepassing zijn op softwarelicenties, onderhoud & support, configureren van software, software op mobile devices, specifieke dienstverlening gerelateerd aan softwarelicenties. Het is naar de mening van deze Inschrijver niet in het belang van gemeente Utrecht en de uiteindelijke leverancier indien er geen artikelen zijn opgenomen welke betrekking hebben op de levering van een FMIS systeem. Deze Inschrijver verzoekt hierom aan gemeente Utrecht om alle inschrijvers in de gelegenheid te stellen hun offerte uit te brengen onder desbetreffende licentievoorwaarden (inbegrepen de voorwaarden voor onderhoud & support, configureren van software, software op mobile devices, specifieke dienstverlening gerelateerd aan softwarelicenties). Na definitieve gunning zal gemeente Utrecht met de door haar geselecteerde leverancier in goed onderling overleg de concept overeenkomst en overige contractdocumenten afstemmen. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen, indien gemeente Utrecht dit niet kan wilt u dit dan nader motiveren en voorzien van een voor u aanvaardbaar alternatief? Zie het antwoord op vraag 36. Betreft Nota van Inlichtingen Nr Vraag Klopt onze aanname dat de Gemeente Utrecht de data zelf in de FMIS applicatie invoert? Dit klopt. U dient wel import tooling beschikbaar te stellen. Betreft Nota van Inlichtingen Nr Vraag Om een zo goed mogelijke ureninschatting te maken willen we de processen spiegelen aan onze Best Practice. Kan de gemeente Utrecht derhalve de workflows uit eis 74 aanleveren? Zover de processen inzichtelijk zijn binnen de gemeente Utrecht, zijn deze opgenomen in het document processen FMIS def. Betreft Nota van Inlichtingen Nr Vraag De gemeente Utrecht heeft de mogelijkheid om de genoemde 80 uur werkzaamheden uit te breiden. Wat zijn de criteria voor een eventuele uitbreiding en kan de 80 uur ook op verzoek van de leverancier en op basis van een onderbouwing van de leverancier worden uitgebreid? In het prijsinvulformulier dient u een prijs op te geven voor 80 uur. Tijdens de aanbesteding is een verzoek voor uitbreiding niet mogelijk. Na gunning zal met de gegunde partij afgestemd worden welke kpi s geïmplementeerd worden. Hierbij staat het de gegunde partij vrij om aanbevelingen te doen. Categorie Planning Betreft Nota van Inlichtingen Nr. 4 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 16

12 41 Vraag We willen de gemeente Utrecht verzoeken om zo snel mogelijk nader te specificeren op welke dag wij worden uitgenodigd om een presentatie te geven. Het is niet wenselijk om tot de aangegeven datum ( ) de agenda van de betrokken personen voor 4 dagen vrij te houden. Kan de gemeente Utrecht ons daarin tegemoet komen? Er zijn 4 momenten geblokt in week 6 van Blok 1 op maandag 8 febr: 08:30-11:30 / blok 2 op dinsdag 9 februari 13:00-16:00 / blok 3 op woensdag 10 februari van 09:00-12:00 / blok 4 op donderdag 11 februari van 09:00-12:00. De gemeente Utrecht stelt voor om voor u blok 1 alvast te reserveren. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS eis 20 pagina 5 42 Vraag Kunt u aangeven welke persoonsgegevens het betreft (alleen gegevens van de persoon, of ook gegevens over afdeling, kostenplaats, ruimte etcetra)? Indien er meerdere gegevens een rol spelen, kunt u aangeven of deze vanuit de interface onderhouden moeten worden. In welk formaat en hoe vaak dient deze geüpdatet te worden? De interface (Umbra) zorgt ervoor dat in het FMIS real-time gegevens, zoals de voornaam, achternaam, afdeling en functie gevuld worden. Bij het importeren zorgt de interface er tevens voor dat in het FMIS de velden (Persoonstype = melder / uitvoerder / contactpersoon extern, Status = in dienst / uit dienst, displaytype = medewerker, selfserviceinlognaam = prew2k code) gevuld worden. Daarnaast genereert de interface vanuit het FMIS alle afdelingen en gebouwen zodat de interface up-to-date gegevens hiervan heeft. Het moet dus mogelijk zijn om gegevens rechtstreeks weg te schrijven op de FMIS database. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF WMEL Vraag Wilt u een voorbeeld beschrijven van een toekomstige repeterende melding? Het is ons onduidelijk voor welke situatie dit nodig is. Bijvoorbeeld het kwartaalijkse liftonderhoud dat volgens het servicecontract moet worden uitgevoerd. Betreft Inschrijvingsleidraad FMIS pagina 3 44 Vraag Om een goede inschatting te kunnen maken is het belangrijk te weten hoeveel medewerkers functioneel beheer taken gaan uitvoeren en in welke mate (eenvoudige aanpassingen of complexe (proces)aanpassingen). Kunt u aangeven hoeveel medewerkers functioneel beheer taken uitvoeren en in welke mate? Nee, eventuele andere uitleg zal door de functioneel beheerders worden gegeven. Betreft Inschrijvingsleidraad FMIS pagina 3 45 Vraag Met betrekking tot opleidingen en trainingen maken we onderscheid tussen Front- en Back Office medewerkers. Kunt u aangeven hoe de verdeling over deze 2 rollen van de aangegeven 50 medewerkers is? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 12 of 16

13 Front-office: 15 medewerkers Back-office: 35 medewerkers Betreft TEA 3.5 a-e-31 pagina 7 46 Vraag Verwacht u naast de functioneel beheerder, back office- en front office medewerkers nog meer medewerkers op te willen leiden? Zo ja, om welke rollen en hoeveel personen gaat dit? 2 personen. Het doel is dat zij de meeste beheerstaken en functionele aanpassingen zelf gaan uitvoeren. Betreft W-RUI-8, Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF 47 Vraag Dit is een open vraag, echter er kan alleen ja/nee geantwoord worden. Kunt u de vraag aanpassen naar een gesloten vraag? De open vraag wordt vervangen door de volgende gesloten vraag: 'Is het mogelijk om de plattegronden te bekijken via een viewer, waarbij er geen extra installatie nodig zijn op de clients?' Betreft n.a. 48 Vraag Klopt het dat de antwoorden van vraag 44 en 46 zijn verwisseld? Ja, dat klopt. Onze excuses hiervoor. U dient de vragen op onderstaande manier te lezen. Vraag 44: Om een goede inschatting te kunnen maken is het belangrijk te weten hoeveel medewerkers functioneel beheer taken gaan uitvoeren en in welke mate (eenvoudige aanpassingen of complexe (proces)aanpassingen). Kunt u aangeven hoeveel medewerkers functioneel beheer taken uitvoeren en in welke mate? Antwoord vraag 44: 2 personen. Het doel is dat zij de meeste beheerstaken en functionele aanpassingen zelf gaan uitvoeren Vraag 46: Verwacht u naast de functioneel beheerder, back office- en front office medewerkers nog meer medewerkers op te willen leiden? Zo ja, om welke rollen en hoeveel personen gaat dit? Antwoord vraag 46: Nee, eventuele andere uitleg zal door de functioneel beheerders worden gegeven. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 135, pagina Vraag U stelt hier dat wij als aanbieder verantwoordelijk zijn voor het implementeren van het FMIS. Aangezien wij binnen het project niet uw eigen resources kunnen aansturen en niet beslissingsbevoegd zijn, zullen wij nooit de eindverantwoordelijkheid kunnen dragen. Wij gaan er vanuit dat Gemeente Utrecht een eigen projectleider aanstelt en dat deze eindverantwoordelijk is voor de totale implementatie. Is deze aanname correct? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 13 of 16

14 Vanuit de gemeente wordt er een projectleider aangesteld. De aanbieder is verantwoordelijk om de implementatie volgens de opgestelde planning en scope uit te voeren. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 103, pagina Vraag Doorgaans zijn helpbestanden vaste, doorzoekbare teksten. Wat bedoelt u met een flexibele help functie? Flexibiliteit van de helpfunctionaliteit gaat om zowel de inhoud (deze moet aanpasbaar zijn) en mogelijkheid om te zoeken door alle helpteksten. Betreft Eisen aan de opdracht eis Vraag Welke signaleringen worden hier bedoeld, en naar welke en hoeveel betrokken personen? Antwoord Vrijgegeven: Het gaat hierbij om signaleringen op einddatum contract en aantal dagen/weken/maanden voor einddatum contract. Deze dienen te worden verstuurd naar de contractverantwoordelijke binnen de gemeente. Betreft Eisen aan de opdracht eis Vraag Welke en hoeveel workflows worden hier bedoeld? De Term Etc. resulteert in een niet concrete eis waar inschrijver de aanbieding op dient te baseren. Antwoord Vrijgegeven: De processen zoals beschreven in het document processen FMIS def dienen minimaal onderdeel uit te maken van de aanbieding. Tevens dient de applicatiebeheerder zelfstandig aanpassingen te kunnen doorvoeren op de workflows. De opleiding hiervoor dient ook onderdeel uit te maken van de aanbieding. Betreft Eisen aan de opdracht eis 44 en eis Vraag Vanuit de aanbesteding en de gepubliceerde Nota s van Inlichtingen zijn er nog een aantal onduidelijkheden inzake de scope. Het gaat hierbij om Eis 44 en eis 74. Zie ook aanvullende vragen. Aangezien de gevraagde aanbieding een resultaatverplichting (fixed price) is, is het van belang dat de scope voor inschrijvende partijen zo duidelijk en volledig mogelijk wordt geformuleerd, om het risico te beperken dat er onduidelijkheden zijn in de scope die kunnen leiden tot onduidelijkheden in wederzijdse verwachtingen en tot mogelijke knelpunten in het implementatieproject. Kunt u in het verlengde hiervan zo veel mogelijk duidelijkheid verstrekken inzake de scope door middel van het beantwoorden van de aanvullende vragen? Antwoord Vrijgegeven: Wij vertrouwen erop dat de antwoorden op vraag 51 en 52 u voldoende duidelijkheid hebben gegeven inzake de scope. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 14 of 16

15 Betreft Eisen aan de opdracht 54 Vraag Welk content management system gaat de gemeente Utrecht gebruiken in combinatie met het gebruik van het self-service portal? Antwoord Vrijgegeven: Willen jullie deze vraag nader toelichten? Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Algemeen 55 Vraag Voor bepaalde informatie, zoals onze toekomstvisie ten aanzien van functionaliteit en techniek, die wij gaan aanleveren geldt een geheimhoudingsverklaring. Is de gemeente Utrecht bereid om deze te tekenen? Antwoord Vrijgegeven: Nee, de gemeente gaat niet akkoord met het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring. Zoals in paragraaf 2.4 van de inschrijvingsleidraad is opgenomen behandelen de leden van het verwervingsteam van de gemeente de inschrijvingen van inschrijvers strikt vertrouwelijk. Betreft Technische Eisen Applicatie, a-e Vraag U vraagt hier om een minimaal en volledige datadictionary met een volledige beschrijving van het logische en technische datamodel. Echter kunnen wij hier niet mee akkoord gaan. Hoe FACILITOR technisch is opgebouwd is zeer concurrentie gevoelige informatie en naar onze mening niet relevant voor een samenwerking. Een Escrow regeling zou naar onze mening meer van toepassing zijn en hieraan werken wij graag mee. Mocht u desalniettemin besluiten dat u over het logische en technische datamodel wil beschikken van het aan te schaffen FMIS zullen wij van de aanbesteding afzien. Onze vraag aan u is of u deze Technische Applicatie Eis wil seponeren dan wel aan wilt passen? Antwoord Vrijgegeven: Het aanleveren van zowel het logisch als het technisch model is een eis. De gegevens zijn eigendom van de gemeente Utrecht en moeten daarom ontsloten kunnen worden in de door Gemeente Utrecht gekozen Business Intelligence (BI) omgeving of, indien van toepassing, zelfs als open data. Ontsluiting van de gegevens moet plaats kunnen vinden door de BI specialisten van de Gemeente Utrecht zonder afhankelijkheid van de leverancier. Om het bedrijfsbelang van leverancier te waarborgen kan een geheimhoudingsverklaring afgegeven worden mbt de logische en technische modellen. Betreft Technische Eisen Applicatie, a-e Vraag Zoals wij uw vraag interpreteren wilt u een handleiding om FACILITOR te implementeren. Echter beschikken wij hier niet over. FACILITOR implementaties kunnen naar onze mening niet worden gegeneraliseerd. Elke organisatie heeft zijn eigen wensen en eisen. Hierdoor is het naar onze mening niet mogelijk en onwenselijk om één implementatiehandleiding te hanteren. Uiteraard staat de globale implementatie wel beschreven in het implementatieplan, waarvan wij u een voorbeeld kunnen doen toekomen. Daarnaast streeft Facilitor erna om de zelfredzaamheid bij onze klanten zo groot mogelijk te maken. Wij zullen uw applicatiebeheerder(s) dan ook opleiden om professioneel en vakkundig met FACILITOR te kunnen werken. Hierdoor kunnen de applicatiebeheerders het inrichtingswerk zelf uitvoeren. Kunt u hiermee akkoord gaan? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 15 of 16

16 Antwoord Vrijgegeven: Als u, zoals in gunningscriterium 3 'Visie, Implementatie, architectuur'wordt gevraagd, een omschrijving geeft van uw architectuuromgeving is dit voldoende. Daarnaast kunt u, in het door u op te stellen implementatieplan, een beschrijving geven van de belangrijkste stappen binnen het project (techniek is hier dan vanzelfsprekend een onderdeel van). Hiermee voldoet u aan de eis a-e 29. Betreft Technische Eisen Applicatie, a-e Vraag Hetgeen wat u bedoelt is ons onduidelijk. Zou u hier extra informatie over kunnen geven? Antwoord Vrijgegeven: Het gaat hier om gegevens die op basis een externe bron worden verwerkt/bijgewerkt. In het geval de gegevens verstrekking foutief blijkt moet de situatie gecorrigeerd kunnen worden naar het moment voorafgaand aan de foutieve gegevens verstrekking. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 16 of 16