Offerte / Gemeente Breda / Versie 2.0

Transcriptie

1

2 Gemeente Breda t.a.v. mevrouw J de Bruijn Postbus RH BREDA Breda, 9 juli 2007 Betreft : Referentie: Offerte ontwerpfase websites GemeenteBreda002 Geachte mevrouw De Bruijn, Met plezier sturen wij u hierbij onze aangepaste offerte voor de ontwerpfase van de nieuwe websites voor de Gemeente Breda en het Stadsarchief. Binnen deze offerte omschrijven wij de stappen waarin wij tot een plan van eisen kunnen komen voor het actuele en historische plein. Vertrouwende u hiermede een passende offerte te hebben gestuurd, tekenen wij, met vriendelijke groet, E-sites B.V. Rob Peters Partner 2

3 Ontwerpfase websites Op basis van de reeds gevoerde gesprekken met het projectteam is de wens duidelijk om tot een plan van eisen te komen van de nieuwe website voor de Gemeente Breda. Hierbij dient zowel het actuele plein als het historische plein ontworpen te worden en dient het plan van eisen door E-sites te worden opgesteld. De uitkomst van dit project zal een aanbesteding zijn voor de daadwerkelijke realisatie- en implementatiefase van de nieuwe website(s). Binnen de ontwerpfase worden de volgende fasen onderscheiden. 1. Onderzoeksfase In de onderzoeksfase wordt alle input verzameld betreffende: Doelstellingen Doelgroepen Concurrentie Visie op dienstverlening Binnen de onderzoeksfase zal niet te veel naar de huidige infrastructuur en systemen worden gekeken. Het is gewenste om puur vanuit doelgroepen, doelstellingen en dienstverlening te werken en achteraf te beoordelen of de gewenste situatie te implementeren is binnen de infrastructuur van de Gemeente Breda. 2. Rapportage en demonstrator fase Na het verzamelen van de input wordt er gestart met het verwerken van de input in een websiteplan. Dit websiteplan omvat: Inleiding Organisatie Doel en doelgroepen Structuurmodel Interface design Standaarden Content Management Systeem Voorgestelde werkwijze Planning Deze fase zal binnen een dynamisch model worden uitgevoerd. Dat houdt in dat er in deze fase vooral zal worden gewerkt aan het interfase design om de gewenste situatie met de klant en externe panels te toetsen op toepasbaarheid. Hiertoe zal middels demonstrator -modellen de werking van de 3

4 uiteindelijke website worden gesimuleerd (hierin zijn enkel vaste wegen te nemen binnen de werking van de website). Deze demonstrator-fase zal worden opgezet voor een thema voor het historisch plein (voorbeeld: spoorzone) en een thema voor het actuele plein (voorbeeld: mijn wijk). De resultaten uit de terugkoppeling met de verschillende panels worden verwerkt in nieuwe demonstrator versies tot de uiteindelijke goedgekeurde demonstrator versie. Wanneer de uiteindelijke versie bekend is zal de rapportage worden afgerond en wordt ook de uiteindelijke structuur van de nieuwe website(s) vastgesteld. 3. Prototype fase De prototype fase is een uitbreiding op de demonstrator fase, waarbij de toepasbaarheid en haalbaarheid van de demonstrator versies worden getoetst in de praktijk. Zodoende worden er daadwerkelijke koppelingen met databases en functionaliteit gerealiseerd en getoetst bij de panels. Op dit moment is nog niet inzichtelijk welke prototypes er ontwikkeld dienen te worden, waardoor er binnen deze offerte een stelpost als maximum is opgenomen, die voor de aanvang van de prototype fase zal worden ingevuld. Hierbij dient exact bepaald te worden wat er ontwikkeld dient te worden en wat de belasting is op de gemeentelijke organisatie (IT-afdeling). Deze fase is uiteraard van grote invloed op de volledige doorlooptijd van de ontwerpfase. 4. Eindrapportage De eindrapportage bestaat uit het uitschrijven van het definitieve programma van eisen die als input dient voor de aanbesteding voor de realisatie- en implementatiefase. Dit programma van eisen bestaat uit de functionele beschrijving van het eindproduct. Gemeente Breda zal zelf hieraan de eisen aan kwaliteit van dienstverlening en afspraken tussen Gemeente en Leverancier toevoegen. Binnen dit project zal het projectteam van de Gemeente Breda de input verzorgen voor de onderzoeksfase. E-sites zal geen aparte onderzoeken en analyses uitvoeren voor het verzamelen van de input t.b.v. de onderzoeksfase (althans niet begroot binnen deze offerte). De omschreven ontwerpfase omvat niet het volledig toetsen van het plan van eisen met de interne organisatie en infrastructuur van de Gemeente Breda, met uitzondering van de gekozen prototypen voor de prototype fase. 4

5 Planning In de onderstaande Gantt Chart wordt de mogelijke planning weergegeven van de ontwerpfase, wanneer er ook een prototype fase wordt doorgevoerd. Figuur 1. Gantt Chart mogelijke planning 5

6 Offerte Gemeente Breda In het onderstaande overzicht worden de kosten in beeld gebracht van de geschetste onderdelen binnen deze offerte. De genoemde kosten vormen een begroting en na een nadere definitie van het project middels het definitiedocument zullen de kosten definitief worden vastgesteld. Hierbij zal de afwijking op deze offerte zo minimaal mogelijk getracht te worden gehouden. Gemeente Breda Ontwerpfase Onderdeel Uren Onderzoeksfase 60 Rapportage en Demonstrator Fase - rapportage 60 - demonstrator fase incl. 5 terugkoppelingen/toetsingen bij panels 200 Prototype fase 200 Eindrapportage 20 TOTAAL aantal uur 540 Het uurtarief bedraagt xx,xx. Alle voornoemde prijzen zijn genoteerd exclusief B.T.W. Bij akkoord verzoeken wij u vriendelijk een exemplaar aan ons te retourneren en verzekeren u van een correcte en volledige ontwerpfase. Met vriendelijke groet, E-sites B.V. Voor akkoord, Gemeente Breda Rob Peters Jacqueline de Bruijn 6

7 Voorwaarden In het onderstaande overzicht geven wij onze voorwaarden weer voor de realisatie van het gedefinieerde project. Facturering eenmalige kosten: 33% van het factuurbedrag bij bevestiging opdracht. 33% van het factuurbedrag na realisatiefase. 34% van het factuurbedrag na implementatie van de gehele oplossing. Planning: Gegeven richttijden dienen ter indicatie van gemiddelde doorlooptijd van het project. Op het moment van de opdracht zal E-sites een voorstel maken van de planning op basis van de capaciteitsplanning van E-sites op dat moment. Geldigheid: Deze offerte heeft een geldigheid van 1 maand. Overschrijding gecalculeerde uren: Bij realisatie van het project houdt E-sites een gedetailleerde urencalculatie bij. Bij een verwachte overschrijding van het project van minimaal 15% zal E-sites de oorzaken van deze overschrijding bespreken met de klant. Voor meer informatie betreffende onze algemene levering- en betalingsvoorwaarden, kan een exemplaar worden aangevraagd. 7

8