Jaarverslag. Format jaarverslag Ridderkerk, 19 januari 2015 VGS Adivio

Transcriptie

1 Jaarverslag Frmat jaarverslag 2014 Ridderkerk, 19 januari 2015 VGS Adivi

2 Inhudspgave VERSLAG VAN DE TOEZICHTHOUDER... 3 OVERVIEW & ALGEMEEN... 4 IDENTITEIT... 4 ONDERWIJS... 6 PERSONEEL... 7 HUISVESTING EN ICT... 8 COMMUNICATIE EN RELATIES... 9 FINANCIEEL TOEKOMSTPERSPECTIEVEN EN CONTINUÏTEIT BIJLAGE: VERANTWOORDING BESTEDING PRESTATIEBOX De adviseurs van VGS Adivi kunnen u ndersteunen bij het pstellen van een ged jaarverslag, ngeacht f het gaat m het hele verslag, de financiële paragraaf f het helpen bij het drdenken van het geverde en te veren beleid. Neem vrijblijvend eens cntact p. Zie vr meer infrmatie k nze website. 2

3 Verslag van de tezichthuder Verslag van tezichthudende rgaan, indien reeds aanwezig. Verplichte nderdelen zijn: - De Raad van Tezicht legt verantwrding af ver de uitvering van de taken en de uitefening van de bevegdheden in het jaarverslag; - De dr het bevegd gezag gehanteerde cde vr ged bestuur wrdt in het jaarverslag vermeld alsmede ten minste verantwrding wrdt afgelegd ver de afwijkingen van die cde vr ged bestuur. - Vrtgezet nderwijs: In het jaarverslag van de instelling wrdt dr de instelling aangegeven p welke wijze zij invulling heeft gegeven aan de hrizntale verantwrding ten pzichte van haar belanghebbenden, de wijze waarp de belanghebbenden zijn betrkken bij de ttstandkming van vr hen relevant beleid en wat de uitkmsten daarvan zijn geweest. : Wat is de samenstelling van het tezichthudende rgaan? Belangrijkste nderwerpen van tezicht in het afgelpen jaar? (wat gedgekeurd, waarp tezicht gehuden, accuntant benemt?) Op welke wijze is er aandacht geweest vr eigen functineren, prfessinalisering, etc. Wat zijn de resultaten van een eventuele zelfevaluatie f audit? Zijn er zaken veranderd in bevegdheden.i.d. ten pzichte van vrig jaar? He is de (zakelijke) relatie met het bestuur vrmgegeven (vergaderfrequentie, etc.) Met wie heeft de tezichthuder de afgelpen tijd gesprken, anders dan met het bestuur/de bestuurder? Vrbeeld: MR, delegatie team, schlbezek, nderwijsinspecteur, kerkenraden, andere tezichthuders, etc. In geval van werkgeverschap: he is daar invulling aangegeven? 3

4 Overview & Algemeen Optineel - Inleidend wrd; dit kan geschreven wrden dr de het management f dr bijvrbeeld de secretaris en gaat ng niet zzeer in p de inhudelijke zaken. Maak wel duidelijk vr welke stakehlders dit verslag is geschreven en dat er rekening is gehuden met de wetgeving zals genemd in RJ400 en RJ 660; - Samenvatting van de belangrijkste gebeurtenissen en kengetallen met een krte analyse met vrig jaar; Verplichte nderdelen - NAW gegevens, inclusief de naam van de cntactpersn, het webadres en adres (bijvrbeeld met behulp van een kader). - Delstelling/missie van de rganisatie, licht deze te en leg verband met de delstellingen; - Aanduiding van beleid en kernactiviteiten met de belangrijkste diensten en prducten, gegrafische gebieden en afnemers; - Juridische structuur en de interne rganisatie structuur (rgangram) met (functie)namen; - Gvernance ntwikkelingen (interne beheersing en tezicht); - Naleving van de geldende branchcde. Maak duidelijk wie eindverantwrdelijke is vr dit verslag; Ndig lezers uit m te reageren; Gebruik de website nuttig m extra infrmatie p te nemen (z mgelijk: plaatst het jaarverslag in PDF p de website); Geef antwrd p de vraag: wie zijn we, wat den we en he en waarm den we dat? Neem daarbij k een glbaal beeld mee van de geschiedenis; Wat zijn de belangrijkste waarden van de rganisatie? Leg een verband tussen de ntwikkelingen in de mgeving en de visie/missie; Neem de basisgegevens p van de sch()l(en): aantal leerlingen, persneelsleden en directeur; in het vervlg van het verslag kan dit verder uitgewerkt wrden; Geef een weergave (eventueel grafisch, met behulp van grafieken) van de samenstelling van de leerling-ppulatie (bijv. qua kerkelijke achtergrnd, gegrafische herkmst, pleidingsniveau van de uders); in het vervlg van het verslag (bijv. bij identiteit) kan hierver wat meer infrmatie wrden gegeven; Het bestuur is verplicht m een vrm van intern tezicht in te stellen, dat tezicht hudt p het bestuur. Geef aan he dit gerealiseerd is cnfrm wettelijke verplichting 1 augustus Maak vervlgens duidelijk he het bestuur de rganisatie bestuurt en ze zrg draagt vr ged bestuur. Eventueel aangeven welke dilemma s er ng liggen. Leden van PO-raad geven aan dat ze zich huden aan de Cde Ged bestuur van de POraad. Als er afwijkingen zijn (bijv. p basis van identiteit, de gekzen bestuursvrm f de integriteitsbepalingen) wrdt dat hier tegelicht. Geef k aan dat de invering van de Cde een greiprces is, waarvan de fcus nu ligt p de scheiding van bestuur en tezicht, maar dat de verschillende delen daarvan k in de lp van de jaren hun plaats zullen krijgen. Samenvatting beleidsvrnemens, benem de strategie met de belangrijkste delstellingen; He is vrm gegeven aan maatschappelijk verantwrd ndernemen? Denk dan aan aspecten als milieu, sciaal, ecnmisch en maatschappelijk Identiteit 4

5 Verplichte nderdelen - Aanduiding van gegrafische gebieden en afnemers (in relatie met hfdstuk algemeen ; heft niet dubbelp, kan vervallen als dit nder algemeen vldende wrdt afgedekt) ; - Tegankelijkheid en telatingsbeleid van de rganisatie; - Tekmstperspectief. He heeft de identiteit de afgelpen peride invled gehad p bijvrbeeld investeringsbeslissingen met betrekking tt nieuwe methden f de invering van nieuwe ICT-ntwikkelingen? Wrdt er peridiek met de vedende kerkelijke gemeente(n) verlegd en z ja, wat is er het afgelpen jaar aan de rde geweest? Nem prjecten (spnsrlp vr de zending bijv.) f speciale thema s die in de lessen aan de rde zijn geweest en te maken hebben met de identiteit; Signaleer maatschappelijke ntwikkelingen en wat vr uitdagingen (dit begrip is met pzet psitief gefrmuleerd) dit vr de schl betekenen. 5

6 Onderwijs Verplichte nderdelen - Onderwijsprestaties; - Onderwijskundige en nderwijs-prgrammatische zaken; - Ontwikkelingen als gevlg van interne en externe kwaliteitszrg. Welke nieuwe methden zijn ingeverd f zullen wrden ingeverd in de kmende tijd? He ged is de kwaliteit van het nderwijs, k in vergelijking met andere schlen (benchmarking)? Wat zijn de delstellingen geweest vr dit jaar en zijn deze gerealiseerd? Welke activiteiten zijn hiervr ndernmen? Wat zijn de resultaten? Wat staat er vr vlgend jaar p het prgramma? Op welke manieren wrdt gewerkt aan de waarbrging van de kwaliteit van het nderwijs? Waarin is de schl nu nderscheidend als het aankmt p het gegeven nderwijs f de visie hierp? NB: geef niet alleen vergelijkende cijfers van andere schlen f uit eerdere jaren, maar licht ze te! Waarm den we het nu beter f slechter dan andere schlen, en wat betekent dat? Neem eventueel een verklarende wrdenlijst met nderwijstermen vr leken; Geef inzicht in verwijzingen, drstrm, lessenuitval en andere zaken. 6

7 Persneel Verplichte nderdelen - Zaken met een behrlijke persnele betekenis; - Het geverde beleid inzake van de beheersing van uitkeringen na ntslag. Optinele nderdelen - Persnele bezetting; - Integraal persneelsbeleid. Waren er het afgelpen jaar schlingstrajecten vr het persneel? Zijn er in het afgelpen jaar zaken p het gebied van persneelsbeleid gewijzigd? Denk bijvrbeeld aan inver van deeltijdbeleid.i.d. Zijn er significante persnele mutaties, waren er jubilea? He is het persneelsbestand pgebuwd: leeftijdspbuw, parttimers en fulltimers (en beleid hier p), eventueel kerkelijke achtergrnd; Ziekteverzuim en de trend die hierin zichtbaar is, plus eventueel beleid wat geverd wrdt f gaat wrden; Inzet van stagiaires en begeleiding hiervan; Uitkmsten van meest recente tevredenheidsnderzek nder het persneel f de acties die het afgelpen jaar genmen zijn p het vrige nderzek; Waren er cncrete delstellingen gefrmuleerd p het gebied van persneel? Z ja, wat waren deze en wat zijn de resultaten? Welke activiteiten zijn ndernmen m deze resultaten te behalen? He was dit vrig jaar? 7

8 Huisvesting en ICT Geen verplichte nderdelen Optineel - Denk bijvrbeeld aan: Renvatie; Nieuwbuw; Grt nderhud; - Investeringen met betrekking tt ICT; - Ontwikkeling van decentralisatie grt nderhud en de gevlgen hiervan vr de schl. Geef weer wat de huidige nderhudssituatie is en wat er de kmende jaren zal gebeuren aan grt nderhud; Geef weer heveel lkalen het gebuw heeft en wat de nrmering is; verklaar het eventuele verschil. Geef weer wat de situatie is van de infrastructuur rndm ICT en wat de ntwikkelingen zijn geweest in het verslagjaar; Zijn er delstellingen gefrmuleerd p dit terrein? Z ja, wat zijn hiervan de resultaten en dr welke activiteiten zijn deze bereikt? He was dit vrig jaar? Benem de ntwikkeling inzake drdecentralisatie en de stappen die hiervr genmen zijn. 8

9 Cmmunicatie en relaties Verplichte nderdelen: - Ontwikkelingen bij f in relatie tt verbnden partijen (waarnder samenwerkingsverbanden). - Zaken met een behrlijke plitieke f maatschappelijke impact. - Afhandeling van klachten. - Inrichting van de dialg met externe en interne actren (hrizntale verantwrding). - Internatinalisering (vr zver van tepassing);. Benem de interne en externe ntwikkelingen van de afgelpen jaren in het kader van hrizntale verantwrding. Is er een uderenquête gehuden? Z ja, wat waren hiervan de resultaten en wat zijn er vr vervlgacties gedefinieerd? Is er een steunstichting, f zijn er andere partijen die middels geld f andersrtige inzet de schl en het bestuur ndersteunen? Zijn er klachten binnengekmen? Waarp hadden die betrekking? In welke samenwerkingsverbanden participeert de schl (bijv. lidmaatschap van federatie)? Is er recent een nieuwe huisstijl ingeverd? Z ja, wat betekent die nu, wat vr filsfie zit daar achter? Hrizntale verantwrding Het del: - legitimering van het beleid en het krijgen van draagvlak; - afleggen van rekenschap; - verkrijgen van inzicht in verbetermgelijkheden dr in discussie de mgelijkheid te benutten vr het inwinnen van advies. Vrwaarden: - psitieve en cnstructieve benadering; - beschikbaar zijn van adequate en tijdige gegevens; - vldende tijd en aandacht. Discipline dus. 9

10 Financieel Verplichte nderdelen - De belangrijke kengetallen p de balansdatum, de ntwikkeling daarvan; - Beschuwing ver de financiële psitie; - Treasury beleid, met name het beleid rndm beleggen en belenen : Het beleid en de uitvering ten aanzien van het beleggen en belenen; De srten en mvang van de beleggingen en beleningen; De lptijden van de beleggingen en beleningen; - Majeure zaken als de ntwikkeling van de baten, de investeringen, de financiering, re-rganisatie-ntwikkelingen en een analyse van de jaarcijfers ten pzichte van de begrting. Geef een verklaring van financiële termen vr leken; Werk met benchmarking! Het is niet verplicht m alle bedragen tt de eur nauwkeurig te vermelden: er kan vl-staan wrden met de vermelding x in de kp van een tabel, waarna de be-dragen in duizendtallen genteerd kunnen wrden; Let in de telichting p significantie: een afwijking van minder dan 5% is niet significant en heft waarschijnlijk niet tegelicht te wrden; maar k een afwijking van 200% die nminaal slechts 500 bedraagt bij een mzet van 1,5 miljen eur is niet vermel-denswaardig; Benem de uitgeverde investeringen; Vermeld duidelijk bij het treasurybeleid waar het geld ndergebracht is en welke vrwaarden het bestuur c.q. het management hanteert wanneer zij geld meer renderend wil inzetten 10

11 Tekmstperspectieven en cntinuïteit Verplichte nderdelen (specifiek vr PO)* - Tekmstparagraaf: beleid van kmende jaren; - De vlgende kengetallen dienen pgenmen te wrden (verslagjaar en t+1 t/m t+3: 2014 tt en met 2017) Persnele bezetting in FTE Management en directie; Onderwijzend Persneel; Overige medewerkers. Leerlingenaantallen Deze kengetallen meten vrzien wrden van een telichting: welke belangrijke ntwikkelingen wrden er verwacht in de persnele frmatie (inclusief vrgenmen aanpassingen in mvang) en leerlingenaantallen. - Meerjarenbegrting: cijfers verslag jaar en t+1 tt en met t+3 (2014 tt en met 2017): Staat van baten en lasten Balans Genemde verzichten meten vrzien wrden van een telichting waarbij aandacht met zijn vr de verwachte ntwikkelingen in: Financieringsstructuur; Mutaties van reserves/vrzieningen/fndsen vr zver van tepassing. De verwachte aantallen leerlingen, afstemming in de regi ver leerling ntwikkelingen; De persnele bezetting, inclusief vrgenmen aanpassingen in de frmatie mvang; Huisvesting (eigendm, huur, drdecentralisatie, vrgenmen majeure buwprjecten, financiering), in aanvulling p hetgeen bij huisvestingsbeleid is vermeld; Overige. De drrekening kan.b.v. laatst pgestelde balans f.b.v. begrting. Telichting is belangrijk. - Beschrijving van de belangrijkste risic s en nzekerheden: in deze rapprtage geeft het bestuur aan vr welke risic s en nzekerheden zij zich in de kmende jaren ziet geplaatst en p welke wijze zij passende maatregelen treft m aan deze risic s en nzekerheden het hfd te bieden. Waar ndig en relevant wrdt dit aangevuld met een cijfermatige telichting. - Rapprtage aanwezigheid en werking van het interne risicbeheersings- en cntrlesysteem: in deze rapprtage geeft het bestuur aan p welke wijze het interne risicbeheersingssysteem is ingericht en he dit in de praktijk functineert. Daarbij wrdt aangegeven welke resultaten hiermee zijn bereikt en welke aanpassingen eventueel wrden drgeverd in de kmende jaren. - Rapprtage tezichthudend rgaan: het tezichthudend rgaan geef aan p welke wijze zij het bestuur ndersteunt en/f adviseert ver de beleidsvraagstukken en de financiële prblematiek. Hier kan vlstaan wrden met een verwijzing naar het verslag van het tezichthudend rgaan; 11

12 Wanneer er een risicanalyse aanwezig is, geef hiervan dan een krte samenvatting en benem de belangrijkste risic s en beheersmaatregelen die tegepast (gaan) wrden; Krte beschrijving van (functineren) administratieve rganisatie (functiescheiding); Benem de actuele (interne en externe) ntwikkelingen vr de kmende jaren: ntwikkeling rndm ca wen Wet Werk en Zekerheid, extra geldstrmen vanuit geslten akkrden en de nzekerheden die hiermee samenhangen en (dr)decentralisatie grt nderhud. Tips ten beheve van cntinuïteitsparagraaf Handig is het m tekmstgericht te denken en daarbij nderscheid te maken in: Exgene ntwikkelingen (wat gebeurt er bij ngewijzigd beleid van de instelling): - Aanmelding van leerlingen - Persneelsverlp - Slijtage en verudering van inventaris - Huisvesting - Overheidsmaatregelen - Belastingen etc. Endgene ntwikkelingen (maatregelen m de exgene ntwikkelingen te sturen en daardr de gevlgen m te buigen fwel: gevlgen van eigen beleid van de instelling): - Investeringen - Persneelsbeleid gericht p de bezetting (duur van de dienstbetrekking, in/uitstrm) - Maatregelen m de aanmelding van leerlingen te beïnvleden - Aanpassingen in rganisatie/huisvesting - Administratieve aanpassingen (grndslagen vr waardering) - Samenwerking/taakverdeling * Neem vr VO/MBO/HBO cntact p via advies@vgs.nl. 12

13 Bijlage: verantwrding besteding prestatiebx Verplichte nderdelen: - Verantwrding dient afgelegd te wrden per bestuur, dus niet per schl; - Krte mschrijving van de ambities uit het bestuursakkrd, waar het bestuur zich specifiek p richt; - Beschrijving van de delstellingen welke vrtvleien uit de ambities; - Beschrijving vrtgang realisatie delstellingen inclusief krte mschrijving van de activiteiten die daarvr ndernmen zijn. De gefrmuleerde ambities uit het bestuursakkrd: Ambities gericht p pbrengstgericht werken 1. Schlbesturen hebben meetbare delstellingen gefrmuleerd gericht p leerpbrengsten taal en rekenen. 2. Schlen werken pbrengstgericht. 3. Schlen meten de pbrengsten van vregschlse educatie 4. Schlen bieden maatwerk vr excellente leerlingen, waarnder hgbegaafde leerlingen. 5. Geen nderpresterende schlen meer. 6. Schlen stimuleren uders m thuis activiteiten te ndernemen die bijdragen aan leerprestaties 7. Schlen maken hun pbrengsten transparant. Ambities gericht p prfessinalisering 8. De bekwaamheid van leraren in afstemmen van het nderwijs p verschillen binnen de klas is p rde. 9. De bekwaamheid van leraren met betrekking tt pbrengstgericht werken is p rde. 10. Alle leraren nderhuden hun bekwaamheden systematisch en wrden gestimuleerd zich te registreren. 11. Schlen veren een ged en effectief HRM-beleid. 12. Verbetering begeleiding en ndersteuning beginnende leraren. 13. Schlleiders in regulier en speciaal nderwijs vlden aan geactualiseerde bekwaamheidseisen. Handreiking PO-raad bestuursakkrd. 13