Raadsbijlage Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer SS Inboeknummer osuoooxp6 Beslisdatum Blkw S maart soos Dossiernummer Raadsbijlage Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W 1 Inleiding Op 18 december 2000 besloot u akkoord te gaan met het verlenen van een bijdrage in de fusiekosten van Loket W. Tot deze fusiekosten werden ook de kosten voor onderzoek naar de noodzakelijke informatie en communicatietechnologie (ICT) gerekend. Voor deze kosten werd destijds in de eerste conceptbegroting van Loket W ,08 (f ,00) opgenomen. De gemeenteraad koos in het verlengde van het speerpunt uit het Stedelijk Ontwikkelings Programma Eindhoven voorop in technologie om ook in de sociale sector qua ICT naar state of the art te streven en de kwaliteit van dienstverlening aan de burger en de gemeente als uitgangspunt te nemen. Het onderzoek is inmiddels afgerond en Loket W heeft een subsidieverzoek ingediend. 2 Probleemstelling Een van de randvoorwaarden voor het uitbouwen van een grote professionele organisatie is een goede ICT-infrastructuur. In het geval van Loket W zijn 11 bestaande welzijnsinstellingen met verschillende ICT-voorzieningen samengebracht tot een grote welzijnsinstelling. Uit een inventarisatie blijkt dat een grote verscheidenheid bestaat in de aanwezigheid en inrichting van ICT bij de fusiepartners. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente aan productsturing en verantwoording stelt, is het noodzakelijk dat in ICTvoorzieningen ge1nvesteerd wordt. Loket W vraagt de gemeente Eindhoven om een financiele bijdrage. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Een herinrichting van de ICT-functie van Loket W moet uiteindelijk resulteren in de volgende maatschappelijke effecten voor: de burger: een verbeterde en innovatieve dienstverlening aan de burger door het welzijnsveld; bijlage 2: rapport Samen-gaan voor ICT in de 21 eeuw

2 Raadsbijlage nummer SS Loket W: een sterke professionele welzijnsorganisatie met een verbeterde primaire en secundaire bedrijfsvoering en management informatie systeem, in staat om te voldoen aan de eisen die de gemeente in het kader van het BCF-model stelt aan begroting, productsturing en verantwoordingen; imago van de stad Eindhoven: een versterking van het beeld van Eindhoven voorop in technologie, ook in de sociale sector. Gedurfde en innovatieve toepassing van ICT-voorzieningen door Loket W zal zeker uitstraling hebben; gemeente Eindhoven: aansluiting op de gemeentelijke processen, zoals kwartaalberichten, GSB-projecten en jaarrekeningen etc. De sector Welzijn is er in haar reorganisatievoorstel vanuit gegaan dat het veld qua voorzieningen congruent is met de gemeente Eindhoven. 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting In oktober 2001 is een eerste dossier in roulatie gebracht waarin het plan Samengaan voor ICT in de 21 eeuw is behandeld en er een voorstel lag voor een bijdrage in de ICT kosten. Gedurende de procesgang zijn enkele notities van verschillende diensten (Concernstaf, afdelingen Financieel Economisch Beleid, Informatie- en Procesmanagement en de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, sector Welzijn) toegevoegd en heeft meerdere malen bestuurlijk overleg plaatsgevonden. belet col legebesluit in december zag er als volgt uit: niet akkoord. Het college wenst een nieuw onderzoek waarbij uitgegaan wordt van: a een fasegewijze opbouw, waarbij vanuit de bedrij fsvoering gekeken wordt (met op zichzelf staande stappen); b twee varianten worden opgesteld: een beleidsarm scenario en een beleidsrijk scenari o. Naar aanleiding van dit besluit heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden met Loket W. De fasen beschreven in het eerste dossier (conform het plan Samengaan voor ICT in de 21 eeuw ) hebben geen afgeronde fasen en zijn gebaseerd op financiele jaarschijven van de organisatie. Dit was ons inziens bezwaarlijk. Afgesproken is dat loket W de volgende vragen zou beantwoorden: wat zijn de minimaal noodzakelijke investeringen op ICT-vlak om sturing aan de nieuwe organisatie te kunnen geven? wat zijn alle daarmee samenhangende kosten? wanneer is de investering verantwoord als de vervolgfasen niet of veel later worden gerealiseerd? In samenwerking met de Concernstaf, afdelingen Financieel Economisch Beleid en Informatie- en Procesmanagement en de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling,

3 Raadsbijlage nummer ss sector Welzijn heeft Loket W een vernieuwd ICT-voorstel opgesteld waarin bovenstaande informatie is vermeld. In het nieuwe voorstel kunnen de volgende fasen onderscheiden worden: fase A" de startfase, investering ICT gericht op sturing organisatie en "basic" bedrijfsvoering en "basic" dienstverlening; fase 8: De ambities van efficiencyslag waardoor een doorgroei van de bedrijfsvoering plaats kan vinden; fase C: "kenniswijkwaardige dienstverlening". De fasen geven elk afzonderlijk een ander ambitieniveau weer op het gebied van ICTinfrastructuur. Fase A behelst de noodzakelijke ICT-voorzieningen om een gezonde start mogelijk te maken. Fase 8 realiseert meer efficiency en integratie binnen de organisatie. Fase C komt qua ambitieniveau meer in de buurt van state of the art op het terrein van de ICT en de versterking van het beeld Eindhoven technologiestad. Deze fasenindeling voldoet ook aan het aspect om varianten uit te werken die meer beleidsarm zijn (fase A) c.q. beleidsrijk (meer fase C). De fasen kunnen nu wel als afgeronde fasen worden beschouwd. Met afgerond wordt bedoeld dat de volgende ICT-componenten in een fase vermeld staan: investeringen (hardware en software), onderhoud (10 tot 159o), implementatie, conversie, opleiding en beheer (technisch, functioneel en inhoudelijk). Naast deze nieuwe fasen heeft Loket W om de structurele lasten van het ICT-traject te kunnen dragen, gekozen voor de traditionele aanpak in plaats van nieuwe concepten als ASP. Door in eigen beheer de (exchange) servers te nemen in plaats van ASP levert dit kostenbesparing op. Verder zijn in het voorstel alle samenhangende kosten meegenomen ongeacht of het over meerdere jaarschijven wordt uitgevoerd. Dit wil zeggen dat per systeem alle benodigde middelen per fase zijn opgenomen. 5 Financii le gevolgen en risico s De fasen A, 8 en C zijn afgeronde fasen. Fase A is naar aanleiding van de bestuurlijke wens uitgewerkt in dit dossier om de minimale noodzakelijke ICT-voorzieningen in beeld te brengen. De fasen 8 en C, de meer beleidsrijke varianten, zijn slechts zeer globaal aangeduid en zullen in dit dossier niet verder worden toegelicht. Fase A bevat incidentele kosten (investeringen, opleidingen e.a.) en exploitatiekosten (beheer, onderhoud, voorzieningen e.a.). Loket W geeft aan zorg te dragen voor het beheer en de overige exploitatiekosten betekent dat de exploitatiekosten volledig door Loket W uit de eigen begroting worden gedekt. en 4 Bijlage 3: brief Loket W met inventarisatie ICT inrichting en bijlage van 14januari ASP is een afkorting voor Application Service Providing; het aanbieden van applicaties via een centrale server die eigendom is van een externe organisatie en tevens wordt beheerd door deze betreffende organisatie. Bij de traditionele aanpak heeft de organisatie een eigen interne beheerafdeling.

4 Raadsbijlage nummer ss Loket W heeft aangegeven dit doel te bereiken door ten eerste de bijdrage aan de exploitatiekosten jaarlijks te verhogen met ,00 (f ,00). Hiermee wil Loket W de eigen verantwoordelijkheid onderstrepen. Ten tweede verwacht Loket W het tekort in de exploitatie terug te verdienen door een basale benadering van hun automatisering. Voor de incidentele kosten wordt een beroep gedaan op een eenmalige gemeentelijke bijdrage. Fase A ziet er als volgt uit. De startfase bestaat uit een investering in ICT die is gericht op sturing van de organisatie, "basic" bedrijfsvoering en "basic" dienstverlening. Dit betekent dat de investeringen worden gedaan zonder dat er additionele en nieuwe wensen in worden meegenomen. In feite heeft de organisatie daarmee min of meer hetzelfde niveau van automatisering die men hiervoor ook had. De nieuwe situatie vraagt echter meer onderlinge verbanden (connectiviteit) en standaardisatie van software. Zoveel als mogelijk wordt gebruik gemaakt van de bestaande hardware, maar ook hier is investering noodzakelijk om aan de eisen te voldoen die de moderne softwarepakketten vragen. Dit vraagt om een eenmalige gemeentelijke investeringsbijdrage van ,00 (f ,00) ten behoeve van: 1 management informatie voorziening bestaande uit: HRM softwarepakket: dit betreft de implementatie van Loket W overkoepelende HRM software (Human Resources Management ofwel personeelsadministratie en -management). Voorheen waren er bij de 11 instellingen immers kleine softwarepakketten in gebruik. De aanvraag betreft tevens implementatiebegeleiding door de softwareleverancier en opleidingskosten; financieel softwarepakket: hier geldt hetzelfde voor als het HRM pakket, dus de gehele implementatie van een pakket inclusief implementatiebegeleiding en opleiding; 2 ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire processen bestaande uit: Microsoft Office pakketten: met name licenties van software, maar ook implementatie en opleiding; desktops (82 pc s), nieuwe servers en exchange server. Exchange servers verzorgen de van Qloketw.nl; printers en aanvullende faciliteiten; met name netwerkvoorzieningen van de grote locaties (Centraal Kantoor en Jan van Lieshoutstraat) vragen om extra investeringen. Daarnaast moeten ook de kleinere locaties worden aangesloten op het Loket W netwerk. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk voor het registratieprogramma van het Maatschappelijk Werk; 3 ICT-beheer: het beheer zal zoveel als mogelijk intern worden uitgevoerd. De eerste hulp zal door Loket W worden verzorgd. Zodra vragen echter te complex zijn wor-

5 Raadsbij lage nummer SS den deze aan externe partijen doorgespeeld. Het bouwen van een goede beheersystematiek zal een investering vergen; 4 telefonie: met name de grote locaties (Centraal Kantoor en Jan van Lieshoutstraat) vragen om investeringen in telefooncentrales. De fusie brengt met zich mee dat er meer onderling contact zal zijn, dus ook de mogelijkheid om intern door te verbinden. Voor de toedeling van kosten per onderdeel, zie brief Loket W van 14 januari De eigen bijdrage van Loket W is aanzienlijk. Loket W neemt feitelijk de gehele exploitatiekosten voor haar rekening. In het schema op de volgende pagina is dit weergegeven. Fase A financiele bijdrage loket W voor 2002 t/m 2004 in euro s Fase A ) Totaalbedrag (begrote exploitatiekosten inclusief fase A) 2 Eigen bijdrage huidige begroting Loket E ,00 < ,00 < ,00 < ,00 < , ,00 < ,00 E ,00 W (exploitatiekosten) Tekort, extra ,00 < ,00 < ,00 < ,00 inspanning Loket W (ex- ploitatiekos- ten) Toelichting op bovenstaand schema: het totaalbedrag omvat exploitatiekosten inclusief fase A. Zoals eerder aangegeven draagt Loket W zorg voor de exploitatielasten. Voor 2002 betekent dit een bedrag (< ,00+ E ,00) van ,00 (f ,00). Deze kosten worden volledig door Loket W uit de eigen begroting gedekt. Met daarbij de opmerking dat er nog geen sluitende begroting gepresenteerd wordt. Loket W geeft aan het huidig berekend tekort in de exploitatie via extra inspanning nog te realiseren. Voor fase A is in 2002 een eenmalige investering nodig van ,00 (f ,00). Voor deze kosten wordt een beroep gedaan op de gemeente.

6 5 Bijlage 4: een financiele vertaling in Nederlandse guldens. Raadsbijlage nummer SS Bovengenoemde extra inspanning Loket W is exclusief reservering toekomstige vervangingsinvesteringen (geschat op ,00 (f ,00)). Loket W is er opgewezen dat na drie jaar waarschijnlijk opnieuw een investeringsvolume beschikbaar moet zijn om met name de pc s te kunnen vervangen. Loket W moet binnen haar meerjarenbegroting daar zelf voor gaan zorgdragen. Het kan niet zo zijn dat deze afgeronde fase A op termijn herhaald wordt. Wij zijn van mening dat het voor de gemeente van belang is dat de fusie niet alleen juridisch maar vooral ook operationeel slaagt waardoor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger van Eindhoven verbetert. Ook de vormgeving van de zakelijke verhouding met de gemeente Eindhoven is gebaat bij een goede infrastructuur. Dekking van de gemeentelijke bijdrage in de ICT-kosten is gezocht in: a de sa ldireserve; b de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, sector Welzijn. Ad a. Wij hebben binnen het college overleg gepleegd en zijn van mening dat realisering van fase A inderdaad voldoet aan de 3 0 s en daarom ten laste moet komen van de saldireserve. De 3 0 s worden hieronder toegelicht. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente qua productsturing en verantwoording stelt, is het onvermijdbaar dat de ICT-voorziening van Loket W op orde wordt gebracht. De doelstellingen van Loket W vragen om een goede interne afstemming en standaardisatie van de interne bedrijfsvoering. Optimalisering van de ICT-voorziening is onuitstelbaar, omdat per 1 januari 2002 Loket W operationeel moest zijn. Op dit moment stagneert het hele verhuisproces, nodig om clusters en afdelingen binnen de nieuwe organisatie in te richten. Het was bij de voorstellen voor de Voorjaarsnota onvoorzienbaar welk bedrag voor ICT-kosten voor Loket W nodig zou blijken na het uitvoeren van het onderzoek. De in de voorstellen opgenomen pro memorie post voor ICT-kosten bij Loket W is geschrapt. Ad b. In de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling zijn twee begrotingsposten waar over 2001 een eenmalig voordeel op behaald is en die eventueel aangewend kunnen worden. De betreffende begrotingsposten uit de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling zijn: de post / Woontussenvoorzieningen met een overschot van ,00 (f ,00);

7 Raadsbijlage nummer Ss additioneel beschikbaar gestelde middelen door het rijk ten behoeve van Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg. Beschikbaar bedrag ,00 (f ,00). Bij deze post gaat het om accres, welke voorgefinancierd is door de gemeente en daarom vrij te besteden. Voor de ICT-voorziening voor Loket W is een bedrag nodig van ,00 (f ,00). Restant Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg < ,00 - < ,00 = ,00. Bovengenoemde middelen worden dus niet conform de begroting ingezet. In het derde kwartaalbericht is het te verwachten voordeel op de functie Woontussenvoorziening meegenomen in het geprognosticeerde resultaat Dit vervalt nu. De gemeente loopt verder geen enkel risico in de verantwoording van de rijksmiddelen. 6 Overige gevolgen van de aanpak Een professionele ICT-infrastructuur zal zowel de kwaliteit als kwantiteit van de dienstverlening naar de klant en derden verhogen. 7 Resultaten van overleg I inspraak Ten aanzien van de offerte van Loket W is zorgvuldig overleg gepleegd tussen Loket W en de gemeentelijke diensten Concernstaf, afdelingen Financieel Economisch Beleid, Informatie- en Procesmanagement en de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, sector Welzijn alsmede de gemeentesecretaris. 8 Communicatie Het besluit zal aan de Raad van Toezicht en de algemeen directeur van Loket W schriftelijk worden meegedeeld. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage De meerderheid van de commissie gaat akkoord met het voorstel. Een minderheid behoudt haar stem voor tot raadsbehandeling. Een andere minderheid gaat niet akkoord met het voorstel. In de financiele paragraaf is onder ad b op pagina 6 de inzet van de middelen Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg aangepast. Ten aanzien van de systematiek van de Woontussenvoorzieningen wordt de commissie op haar verzoek separaat gefnformeerd. De commissie wilde weten of de systemen van Loket W compatible zijn met de systemen van de gemeente Eindhoven. Conform opgaven van de afdeling Informatieen Procesmanagement van de Concernstaf en de sector Bedrijfszaken van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling is dit deels het geval, maar deels ook niet, omdat de middelen die in het voorstel worden toegekend daartoe ontoereikend zijn. Daarbij

8 Raadsbglage nummer Ss gaat het met name om het financiele systeem. Word en Excel zijn de facto standaard en dus compatible. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.

9 Raadsbijlage nummer ss Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 maart 2002, nr. 55; gelet op het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; besluit: 1 in te stemmen met het plan, fase A ten behoeve van de ICT-inrichting van Loket W; 2 a over te gaan tot toekenning van een eenmalige bijdrage in 2002 ten behoeve van fase A van het plan, groot ,00 (f ,00) ; b hieraan de voorwaarden te verbinden dat Loket W middels haar meerjarenbegroting zorgdraagt voor toekomstige noodzakelijke vervangingsinvesteringen; 3 de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 ad ,00 over te hevelen naar 2002; 4 de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg 2001 ad ,00 over te hevelen naar 2002; 5 de bijdrage in de ICT-kosten Loket W,fase A, te dekken uit: a ,00 (f ,00) uit de saldireserve; b ,00 (f ,00) uit de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 en de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg; 6 de begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen; 7 de Raad van Bestuur van Loket W op te dragen de besteding en effecten van de toegekende middelen separaat zichtbaar te maken in de verantwoording. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 maart R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. wa def