Raadsvoorstel tot het wijzigen van de beheersystematiek cultuur vastgoed

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Grond 5 Vastgoed Raadsnummer ZO. R OOI Inboeknummer ogbstoabzr Beslisdatum B&W a februari 2OIO Dossiernummer oos.ssr Raadsvoorstel tot het wijzigen van de beheersystematiek cultuur vastgoed Inleiding Naar aanleiding van de nota Cultuur Totaal (op 16 September 2008 door uw raad vastgesteld) is het wenselijk de rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van cultuur vastgoed op een andere manier te beleggen. Het betreft hier het cultuur vastgoed in eigendom van de gemeente, waarvan een gesubsidieerde instelling gebruik maakt (c.q. huurt). In het cultuurbeleid wordt gestuurd op activiteiten en programma s. In beginsel regelen instellingen daarvoor zelf hun huisvesting. Als dat niet mogelijk is, bepaalt het cultuurbeleid of er toch een voorziening moet komen, voor hoelang en aan welke eisen die voorziening moet voldoen. Uitgangspunt is dat de specifieke eigenschappen van cultuur vastgoed dusdanig behouden en onderhouden moeten worden, dat de functie van dat vastgoed behouden blijft voor de stad. De subsidie vanuit de afdeling Kunst en Cultuur maakt sturing op culturele activiteiten mogelijk. Het is niet logisch vanuit de afdeling Kunst en Cultuur te sturen op vastgoed gerelateerde zaken aangezien er een scheiding tussen vastgoed en cultuur moet komen. Het huidige gemeentelijk vastgoedbeleid is dat de gemeente het eigenaarsonderhoud aan de (cultuur)panden uitvoert op basis van een model van de Vereniging Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) eigenaar/gebruiker. Om de verdeling eigenaar/ gebruiker te wijzigen zal een nieuwe beheersystematiek moeten worden vastgesteld, waar een andere verdeling van de onderhoudswerkzaamheden tussen eigenaar en gebruiker (instelling) wordt vastgesteld. De nieuwe beheersystematiek voor cultuur vastgoed in eigendom van de gemeente houdt in dat de gemeente, het volledige onderhoud voor het cultuurpand gaat uitvoeren. Het totaal aan gebouwgebondenkosten van de culturele maatschappelijke functie in beeld bij de gemeente (conform rekenkamer onderzoek Droom, Wens en Werkelijkheid). Daarnaast kan de gemeente door het onderbrengen van het gebruikersonderhoud bij de gemeente, direct sturen op alle onderhoudsactiviteiten en hierdoor blijft het behoud van de functie van het betreffende cultuur vastgoed op een acceptabel niveau.

2 Raadsnummer Zo. R OOI Doelstelling Aanpassing van de systematiek van onderhoud en huur voor het gebouw heeft consequenties voor raadsprogramma 7. Bedrijfsvoering en Organisatie en raadsprogram-ma4. Voorstel 1 Instemmen met de nieuwe beheerssystematiek voor cultuur vastgoed (waarvan gemeente eigenaar is) en deze in principe van toepassing te verklaren op al het cultuur vastgoed van de gemeente Eindhoven. 2 ÃćâĆňâĂİ De nieuwe beheersystematiek cultuur vastgoed vooruitlopend op de andere instellingen reeds met ingang van 2010 door te voeren voor het Parktheater. Kennis te nemen van de meerjarige onderhoudsplanning van het Parktheater en de verdeling van het onderhoud. Op basis van de meerjarige onderhoudsplanning het structureel gereserveerde bedrag (stelpost in begroting vastgoed) van ,ÃćâĆňâĂİ toe te voegen aan de onderhoudsvoorziening Parktheater ter dekking van de kosten voor de nieuwe beheersystematiek. Het Parktheater in een periode van vier jaar geleidelijk laten toegroeien naar de nieuwe systematiek en deze kosten te dekken uit de onderhoudsvoorziening. De begrotingswijziging vast te stellen. Argumenten 1.1 Gemeentelijk regie over hetintegrale onderhoud van het gemeentelijke vastgoed voor cultuur. Door implementatie van de nieuwe beheerssystematiek voor cultuur vastgoed, waar de gemeente eigenaar van is, is de gemeente er zeker van dat al het onderhoud aan haar eigendom goed wordt uitgevoerd. De uitgangspunten van de nieuwe beheerssystematiek zijn: gemeente heeft de regie over het onderhoud van het casco gebouw, alle installaties in het gebouw en de culturele afwerking van het gebouw; de culturele instelling is verantwoordelijk voor het klachtenonderhoud (zie ook bijlage en conform de opgestelde meerjarige onderhoudsplanning); de culturele instelling (gebruiker) is exploitant van het cultuurgebouw en heeft niet de vrijheid het pand op andere wijze te exploiteren. De culturele instelling (gebruiker) heeft een culturele functie binnen de gemeente en ontvangt een activiteiten- en programmagerelateerde subsidie van de gemeente. De huidige, door de gemeente gehanteerde, verdeling eigenaar/gebruiker (op basis van het ROZ-model), zal middels dit besluit niet meer voor de cultuurpanden gelden. Het belangrijkste verschil tussen de nieuwe verdeling en het ROZ-model is het feit dat de gebouweigenaar de verantwoordelijkheid op zich neemt van alle

3 onderdelen van het gebouw, die het maken tot een culturele instelling. In het geval van het Park theater betekent dit dat bijvoorbeeld de instandhouding van de theatertechnische installaties volgens het nieuwe model tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoort. Datzelfde geldt voor alle andere onderdelen in het gebouw die het mogelijk maken na een eventuele wisseling van de exploitant direct weer als culturele instelling verder te draaien, zoals bijvoorbeeld de inrichting van de zalen en foyers. Met andere woorden de gemeente heeft naast het eigenaarsonderhoud, direct invloed (zowel inhoudelijk als financieel) op het service onderhoud en het gebruikers onderhoud. De gebruiker is verantwoordelijk voor het klachtenonderhoud en eigen investeringen. 1.2 Duidelijke scheiding tussen cultuur en vastgoed. De nieuwe beheerssystematiek voor cultuur gemeentelijk vastgoed maakt de scheiding tussen culturele (-activiteiten) en vastgoed beter inzichtelijk. In het cultuurbeleid wordt vastgelegd welke culturele activiteiten er in Eindhoven aanwezig moeten zijn. In beginsel regelen de organisaties daarvoor zelf hun huisvesting tenzij het investeringen betreft in gebouwen met een specifieke culturele functie. Het cultuurbeleid bepaalt dan of er een voorziening moet komen in de stad en aan welke eisen die voorziening (gebouw met inrichting) moet voldoen. Hierdoor worden de specifieke eigenschappen van cultuur vastgoed dusdanig behouden en beheert dat de culturele voorziening en daarmee de functie behouden blijft voor de gemeente. De gemeente heeft hierdoor ook directe zeggenschap over de totale kwaliteit van het vastgoed (zowel van het gedeelte van de eigenaar als de gebruiker). De commissie Post erkent de huisvestingsproblematiek van de cultuurinstellingen: "(...) Een opvallend groot aantal van de voorstellen maakt melding van verhuisplannen dan wel gevolgen van recente verhuizingen. De post vastgoed drukt dikwijls hoog op de begroting en daarmee op de subsidies. Dit gaat uiteindelijke koste van het cultuurbudget." 1.3 Concentratie van kennis over gebrui kersonderh oud. Door onder andere de bouw van hoogwaardige cultuurgebouwen (Parktheater) met innovatieve technische installaties en regionale uitstraling, is gebleken dat beschikbaarheid van specifieke kennis en kunde over (gebruikers-)onderhoud noodzakelijk is. Bij het Parktheater blijkt er dat er onvoldoende kennis aanwezig is voor planning en uitvoering van het gebruikersonderhoud (conform ROZ-model). Overheveling van de onderhoudstaken naar de gemeente lost dit probleem op. Een verschuiving van de onderhoudsverantwoordelijkheid naar de gemeente leidt tot concentratie van deze onderhoudskennis (binnen de gemeente). Daarnaast leidt de uitvoering door de gemeente van het gebruikersonderhoud aan gemeentelijk vastgoed voor cultuur tot schaalvergroting en mogelijke schaalvoordelen. Hierdoor kan de gemeente efficienter en doelmatiger onderhoud uitvoeren dan de

4 afzonderlijke instellingen dit nu doen. Ook is het makkelijker voor de gemeente om bij het onderhoud van de gebouwen te kiezen voor duurzame oplossingen en energieneutrale maatregelen. De culturele instellingen worden zo ontlast van de onderhoudswerkzaamheden. 2.1 Gezamenlijk optrekken voor onderhoud Parkthea ter en gemeente. Het Parktheater en de gemeente hebben besloten samen te werken in het zoeken naar een oplossing voor de verdeling van kosten voor het onderhoud aan het pand. Daarop is door een onafhankelijk bureau een totale onderhoudsplanning opgesteld, die als basis heeft gediend voor de nieuwe verdeling van de onderhoudsactiviteiten. Omdat er nu een nieuwe planning beschikbaar is en de middelen gereserveerd zijn op de begroting, vormt het Parktheater een ideale case voor het uitwerken van de nieuwe beheersystematiek. 2.2 Actuele onderhoudspianni ngi s recent opgesteld. In 2008 is er een meerjaren onderhoudsplanning van het Parktheater (Theaterpad 1) opgesteld door de gemeente. Hierbij is op basis van het ROZ-model alleen het eigenaarsgedeelte volledig uitgewerkt. Omdat ten tijde van de inspectie het Parktheater door omstandigheden helaas niet in staat was al het gebruikers onderhoud aan te leveren, heeft er medio 2009 een volledige inspectie plaatsgevonden, vooruitlopend op basis van de nieuwe systematiek. Deze planning is volledig doorgesproken met de gemeente en het Parktheater. Op basis van de nu opgestelde 10-jarige onderhoudsplanning komt het gemiddelde onderhoud voor de gemeente uit op afgerond ,ÃćâĆňâĂİ per jaar. Het onderhoud wat het Parktheater zelf moet uitvoeren bedraagt op basis van deze planning afgerond ,ÃćâĆňâĂİ per jaar. 2.3 Reeds op begroting gereserveerde middelen ad< ;-kunnen worden toegevoegd aan de gemeentelijke onderhoudsvoorzi eni ng Parkthea ter. De extra benodigde middelen voor het Parktheater zijn inmiddels structureel gereserveerd in de begroting, conform uw besluit van 16 december 2008 en bij de integrale afweging random de Kadernota Voorgesteld wordt nu om dit bedrag met ingang van 2009 (ad ,-) structureel toe te voegen aan de onderhoudsvoorziening Parktheater ter afdekking van de kosten voortkomende uit de nieuwe beheerssystematiek. De totale storting in de onderhoudsvoorzieningen is hiermee toereikend om het onderhoud aan het Parktheater (nieuwe systematiek) voor de komende 10 jaar uit te voeren (conform gemeentelijk beleid). Het Parktheater heeft in haar begroting ,ÃćâĆňâĂİ opgenomen ter afdekking van haar onderhoudskosten. Het Parktheater heeft aangegeven dat zij de extra lasten binnen haar begroting kan opvangen, als er sprake is van een gefaseerde invoering. Daarom is afgesproken met het Parktheater dat zij deze extra kosten stapsgewijs zal opvangen binnen haar begroting (in 2010 dus ,ÃćâĆňâĂİ, in ,ÃćâĆňâĂİ, ,ÃćâĆňâĂİ en 2013 en volgende jaren ,-). Na drie jaar wordt de

5 systematiek geevalueerd. Deze extra kosten kunnen nog gedekt worden uit de gemeentelijke onderhoudsvoorziening Parktheater. Kanttekeningen 1.1 Opbouwen thea ter ÃćâĆňâĂİ expertise gemeente. Op dit moment is de expertise van theatertechniek etc., nog onvoldoende aanwezig binnen de gemeentelijke organisatie. Opbouwen van de expertise vergt tijd, waardoor vooral in de eerste jaren, efficientievoordelen lastig te halen zijn. Kosten Aangezien de middelen reeds gereserveerd waren in de begroting voor het Parktheater heeft deze wijziging geen budgettaire consequenties. Met het Parktheater is afgesproken dat ze stapsgewijs de kosten van haar onderhoud zullen opvangen. Hierdoor ligt er extra druk op de begroting van het Parktheater. Communicatie Met de culturele instelling, juristen, bestuurlijk orgaan en vastgoed experts zal veelvuldig en uitvoerig overleg gevoerd moeten worden om de systematiek helder ingevoerd te krijgen bij de overige instellingen. Planning en uitvoering Met het Parktheater zijn afspraken gemaakt over de onderhoudsplanning. Op basis van de bevindingen van het Parktheater, zal de nieuwe beheerssystematiek daarna ook bij de andere cultuur instellingen worden ingevoerd. Evaluatie De werkwijze voor het Parktheater zal na drie jaar worden geevalueerd. Medio 2013 zal hiervoor een dossier in roulatie gebracht worden. Bijlage(n) Geen. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris.

6 Onteer praadsbeslui t De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 februari 2010 ; besluit: 1 in te stemmen met de nieuwe beheerssystematiek voor cultuur vastgoed (waarvan gemeente eigenaar is) en deze in principe van toepassing te verklaren op al het cultuur vastgoed van de gemeente Eindhoven; 2 -de nieuwe beheersystematiek cultuur vastgoed vooruitlopend op de andere instellingen reeds met ingang van 2010 door te voeren voor het Parktheater; kennis te nemen van de meerjarige onderhoudsplanning van het Parktheater en de verdeling van het onderhoud; op basis van de meerjarige onderhoudsplanning het structureel gereserveerde bedrag (stelpost in begroting vastgoed) van ,ÃćâĆňâĂİ toe te voegen aan de onderhoudsvoorziening Parktheater ter dekking van de kosten voor de nieuwe beheersystematiek; het Parktheater in een periode van vier jaar geleidelijk laten toegroeien naar de nieuwe systematiek en deze kosten te dekken uit de onderhoudsvoor ziening; de begrotingswijziging vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier. JG