Raadsbij lage Voorstel inzake het afsluiten van de reorganisatie Buurtwerk

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer 36 Inboeknummer OOU Beslisdatum B&W 28 februari 2001 Dossiernummer Raadsbij lage Voorstel inzake het afsluiten van de reorganisatie Buurtwerk Eindhoven 1 Inleiding Buurtwerk Eindhoven (BWE) was in 1997 in grote (financiele) problemen geraakt. De problemen van BWE gaan in principe verder terug in de tijd. Reeds in december 1995 besloot de raad voor 1996 en 1997 geen subsidies, maar voorlopige voorzieningen beschikbaar te stellen, omdat de beleidsplannen en begrotingen niet voldeden aan de gestelde eisen. Vanaf eind 1997 zijn er meerdere acties geweest. Er is onder andere een bezoldigd interim-bestuur aangetreden, het peuterspeelzaalwerk is overgedragen aan Peuterspeelzalen Eindhoven, de leerwerkplaatsen zijn geherstructureerd, en BWE is zeer nauw gaan samenwerken met de Stichting Dienstverlening Welzijnwerk. In april 1998 heeft u de rapportage van het interim-bestuur: Van Exploratie naar Exploitatie, op weg naar een maatschappelijke onderneming, behandeld. Medio 1998 is het ondernemingsplan naar het college gestuurd. Het ondernemingsplan gaf vorm en inhoud van de noodzakelijke verbeteringen, zoals vermeld en behandeld waren in het rapport van Exploratie naar Exploitatie. Ambtelijk is het ondernemingsplan met de directie besproken en is om aanvullende informatie gevraagd. Zo ontbrak op dat moment de Meerjarenbegroting In maart 1999 was alles door de instelling ingediend. Voor de definitieve beoordeling van de financiele situatie, een van de belangrijkste veroorzakers van de problemen, is ervoor gekozen om Ernst & Young (E&Y) opdracht te geven om een oordeel te geven over de kwaliteit van de meerjarenbegroting. Deze opdracht was nog een onderdeel van de oorspronkelijke opdracht. Dit deel werd destijds door E&Y teruggegeven, omdat het toen niet uitvoerbaar bleek. E&Y heeft het nu als het ware afgemaakt. De uitvoering van de opdracht heeft vrij veel tijd gekost, mede door een directiewisseling bij BWE. Parallel aan het reorganisatieproces van BWE is de grote reorganisatie van het welzijnveld in gang gezet. Dat is ook de reden waarom het oude reorganisatieproces van BWE wat naar de achtergrond is verschoven.

2 Raadsbijlage nummer 36 2 Probleemstelling Het reorganisatieproces van BWE van een aantal jaren geleden en bijbehorende meerjarenbegroting dient formeel nog bestuurlijk behandeld te worden. BWE is op dit moment reeds betrokken in het grotere reorganisatieproces van het welzijnsveld, daarmee is het oude reorganisatieproces in een ander daglicht komen te staan. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Het ondernemingsplan is getoetst aan de rapportage van Exploratie naar Exploitatie, destijds ook vastgesteld door de raad. Hieruit blijkt dat het ondernemingsplan, conform het verzoek, ook daadwerkelijk vorm en inhoud geeft aan de noodzakelijke verbeteringen. De belangrijkste zijn: sociaal-cultureel werk, Jeugd- en Jongerenwerk wordt speerpunt van BWE-beleid; wijziging van organisatie en beheer, kanteling van de organisatie naar een matrixorganisatie; innovatie, oprichting van een apart innovatieorgaan; extern, vergaande samenwerking met andere uitvoerenden binnen het brede welzijnsveld; intern, bevorderen van arbeidsmobiliteit, arbeidssatisfactie en scholing; ontwikkeling van een financieel beheersysteem inclusief doelmatigheid en relevantie van de producten; werkplaatsen, zal een aparte juridische status krijgen om financiele risico s voor de andere onderdelen van de instelling te voorkomen. De jongeren zouden voor de werkplaatsen opnieuw een doelgroep vormen en BWE zoekt verbreding naar ander opdrachtgevers. De laatste twee punten van het ondernemingsplan vragen om specifieke aandacht, omdat op dit moment reeds bekend is dat zaken in de praktijk anders lopen dan in het ondernemingsplan is aangekondigd. Daarover meer in punt 6, Overige gevolgen van de aanpak. Met de directie van BWE is het ondernemingsplan kritisch doorgenomen. Naar aanleiding daarvan zijn er nog een aantal vragen gesteld. In de bijlage is een verslag van dit gesprek en de beantwoording daarvan door BWE, voor u ter inzage gelegd. Tevens is in de bijlage het Werkplan 2000 voor u ter inzage gelegd. Het werkplan sluit inhoudelijk aan op het ondernemingsplan. 4 Wijze van aanpak I oplossingsrichting Formeel dient de raad het reorganisatieproces van BWE als afgesloten vast te stellen, zodat de instelling haar tijd en energie kan richten op de grote reorganisatie c.q. het uitvoeren van de activiteiten. 5 Financiele gevolgen en risico s

3 <+4+ Raadabijlage nummer 36 Ten behoeve van de bezoldiging van het interim bestuur en de communicatieadviseur zijn in totaal f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,93) door de raad op 15 december 1997 beschikbaar gesteld. Deze zijn volledig nodig gebleken. Daarnaast is via een tussenrapportage een garantiestelling tot een bedrag van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,19) verleend ter dekking van eenmalige kosten: het bevorderen van arbeidsmobiliteit f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,11); deskundig heidsbevordering, scholing en training f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,03); dringende vragen vanuit de wijk en politiek (het jeugd en jongerenwerk) f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,05). Op deze middelen kon BWE verspreid over een periode van drie jaar een beroep doen. In 1998 f ,ÃćâĆňâĂİ (6 158,823,08), 1999 f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,08) en 2000 f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,04). De eerste twee jaar zijn betaald. Dit op basis van de signalen van BWE over te verwachten tekorten in 1998 en Voor 1999 gebeurde dat op basis van de aangeleverde halfjaarcijfers van dat jaar en de jaarrekening over 1998, deze laatste zou BWE tegelijkertijd met 1999 aanleveren. Het jaar 1998 is uiteindelijk afgesloten met een positief resultaat van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,30). Dit is enigszins wat vertekend door allerlei nagekomen baten en lasten voorgaande jaren. Hiermee rekening houdend zou het jaar 98 zijn afgesloten met een plus van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,27). In de halfjaarcijfers 99 was de prognose nog dat er een verlies gemaakt zou worden van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,25) op de exploitatierekening 99. Het jaar is feitelijk afgesloten met een klein positief resultaat van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,13) mede vanwege een eenmalige boekwinst door verkoop van een pand. Anders was het resultaat f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,69) negatief. De werkelijke uitgaven volgens BWE op bovengenoemde kostenposten binnen de garantiestelling waren f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,42) in 1998 en f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,49) voor De kosten tot en met oktober 2000 zijn f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,37) (bijlage ligt voor u ter inzage). Voor 2000 zijn de middelen nog niet beschikbaar gesteld/om verzocht door BWE. Een extra toets van de financiele situatie van de instelling is uitgevoerd in het kader van de Task Force (reorganisatie welzijnveld). Uit deze recente rapportage van E&Y blijkt dat BWE beschikt over voldoende reserves op dit moment, met een eigen vermogen van f 1,1 miljoen op 31 december Het restant van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,04) zal daarom zeker niet hoeven te worden uitbetaald. 6egeven de financiele reserves die nu bekend zijn is de vraag of de garantiestellingen die in de jaren 98 en 99 zijn uitbetaald tot een totaal van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,15) eventueel teruggevorderd dienen te worden, Wij stellen u voor om dit te doen, maar willen dat bedrag reserveren in afwachting van de nadere besluitvorming over de hoogte van het eigen vermogen van de nieuwe Welzijnsstichting bij de start. Dit vermogen moet de nieuwe Welzijnstichting

4 r p <+l Raadabijlage nummer 36 in staat stellen om tegenslagen op te vangen en incidentele R&D-activiteiten uit te voeren. In raadsbesluit d.d. 9 oktober 2000 werd dit voor 2001 vastgesteld op 10% van het subsidiebudget. BWE is binnen de gehele reorganisatie van het welzijnsveld een van de weinige instellingen die een reserve heeft opgebouwd. 6 Overige gevolgen van de aanpak Het ondernemingsplan is uiteraard al enige tijd in uitvoering. Er is een tweetal onderdelen van het ondernemingsplan wat om extra aandacht vraagt: de ontwikkeling van een financieel beheersysteem; de werkplaatsen. Wat betreft het financieel beheersysteem heeft E&Y door middel van een afsluitend onderzoeksopdracht gekeken hoe de vlag er voor staat. Het oordeel van E&Y is negatief. E&Y concludeert dat veel van de reeds in 1997 genoemde punten thans nog niet verbeterd zijn. Met andere woorden, BWE heeft volgens haar onvoldoende goed inzicht in haar financiele situatie. In 1997 was de situatie zo dat BWE in de rode cijfers dreigde te komen, die situatie is nu niet aan de orde. Het is veel meer zaak om er voor te zorgen dat BWE in het kader van de reorganisatie van het welzijnveld financieel gezond in het fusieproces meedoet. Om een gezonde situatie te bereiken is het nodig dat BWE een extra inspanning levert op het terrein van een verbeterd financieel beheersysteem, waarbij: beter inzicht in de kosten en opbrengsten gemaakt moet worden; kostprijsberekening per product gemaakt moet worden. BWE heeft zelf aangegeven het komend halfjaar met extra inspanning aan het verbeteren van de twee bovengenoemde punten te werken, De dienst Maatschappelijke Ontwikkeling heeft aan BWE aangegeven dat de verbeteringen doorgevoerd moeten worden met de nieuwe Welzijnsorganisatie in het achterhoofd. Dat wil zeggen dat met name de kostprijsberekeningen moeten passen binnen het BCF-model en bijbehorende offerteberekeningen. De enig overgebleven leerwerkplaats van BWE gaat sluiten. In het ondernemingsplan was nog richting gegeven aan een leerplaats waarin meer integratie met het sociaalcultureelwerk is voorzien. Dit blijkt nu niet haalbaar te zijn. Tijdens de contractonderhandelingen met de dienst Werk, Zorg en Inkomen om het jaar 2001 werd een exploitatietekort van ruim f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,05) voorzien. Reden voor de Raad van Bestuur van BWE om de leerplaatsen te sluiten. In december 1999 is een garantiestelling door de raad afgegeven. Een separaat dossier over de afwikkeling hiervan zal worden voorbereid door de dienst Werk, Zorg en Inkomen in overleg met de dienst Maatschappelijk Ontwikkeling. 7 Resultaten overleg / inspraak

5 Raadsbijlage nummer 36 Het bestuur van SWE kan instemmen met de inhoud van de adviesnota en de voorstel I en. 8 Communicatie Medio 1999 heeft het interim bestuur van BWE als afsluiting een mondeling overleg gehad met de vakwethouder. De financiele situatie van de instelling anno 2000 wordt, conform besluit, doorgegeven aan de voorlopige Raad van Toezicht van de nieuwe Welzijnorganisatie. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R, Welschen, burgemeester. S. Broersma, loco-secretaris.

6 Raadsbijlage nummer 36 Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 februari 2001, nr. 36; gelet op het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; besluit: 1 met de kennisneming van het ondernemingsplan BWE en bijbehorend financieel onderzoek, het in 1997 gestarte, uitsluitend op BWE gerichte, reorganisatieproces af te sluiten; 2 de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling op te dragen om de aandachtspunten, met betrekking tot financieel inzicht mee te geven aan de bouwarchitect van de nieuwe welzijnorganisatie voor stedelijk- en gebiedsgericht welzij n; 3 a overgaan tot terugvordering van uitbetaalde middelen ad f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,15) en deze middelen reserveren in afwachting van de nadere besluitvorming over de hoogte van het eigen vermogen van de nieuwe Welzijnsinstelling; b de resterende gereserveerde middelen ad f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,04) niet meer uit te betalen en via het rekeningsresultaat 2000 van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling te verantwoorden; c de kosten voortvloeiende uit het reorganisatieproces vanaf 2000 gezien de financiele positie op te dragen aan BWE c.q. DNW. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 maart R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris