Betreft cie MO: Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de. inrichting van de ICT-functie van Loket W

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven r p Concernstaf Bestuurssecretariaat Retouradres Postbus 9oxSo, S6oo RB Eindhoven Voorzitter en leden van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling (MO) Behandeld door M. Honing Telefoon (04o) s Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk CS/SS 22 jaxluarl 2002 Betreft cie MO: Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W Geachte commissieleden, Hierbij ontvangt u het concept-raadsvoorstel (met bijlagen) dat betrekking heeft op bovenvermeld onderwerp. Dit onderwerp zal worden behandeld in de openbare (vervolg)vergadering van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling van dinsdag 19 februari 2002, locatie commissiekamer Stadskantoor, aanvang uur. Voor nadere technische en inhoudelijke informatie kunt u zich wenden tot mevrouw M. Pennings van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, telefonisch te bereiken onder nummer (040) Met vriendelijke groet, de secretaris van de commissie, M. Honing Bijlage(n) : 1 mho/ee Besoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr 9.oo-x6.00 uur Bereikbaar per openbaar vervoer Postadres Postbus 9oxSo s60o RB Eindhoven Telefonisch bereikbaar 9.00-x2.30 en x3.30-x6.00 uur

2 gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer Inboeknummer Beslisdatum Baw r6 januari 2002 Raadsbijlage Voorstel tot het beschilzbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W 1 Inleiding Op 18 december 2000 besloot u akkoord te gaan met het verlenen van een bijdrage in de fusiekosten van Loket W. Tot deze fusiekosten werden ook de kosten voor onderzoek naar de noodzakelijke informatie en communicatietechnoiogie (ICT) gerekend. Voor deze kosten werd destijds in de eerste conceptbegroting van Loket W ,08 (f ) opgenomen. De gemeenteraad koos in het verlengde van het speerpunt uit het Stedelijk Ontwikkelings Programma Eindhoven voorop in technologie om ook in de sociale sector qua ICT naar state of the art te streven en de kwaliteit van dienstverlening aan de burger en de gemeente als uitgangspunt te nemen. Het onderzoek is inmiddels afgerond en Loket W heeft een subsidieverzoek ingediend. 2 Probleemstelling Pen van de randvoorwaarden voor het uitbouwen van een grote professionele organisatie is een goede ICT-infrastructuur. In het geval van Loket W zijn 11 bestaande welzijnsinstellingen met verschillende ICT-voorzieningen samengebracht tot een grote welzijnsinstelling. Uit een inventarisatie blijkt dat een grote verscheidenheid bestaat in de aanwezigheid en inrichting van ICT bij de fusiepartners. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente aan productsturing en verantwoording stelt, is het noodzakelijk dat in ICT-voorzieningen geinvesteerd wordt. Loket W vraagt de gemeente Eindhoven om een financiele bijdrage. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Een herinrichting van de ICT-functie van Loket W moet uiteindelijk resulteren in de volgende maatschappelijke effecten voor: + De burger: een verbeterde en innovatieve dienstverlening aan de burger door het welzijn sveld; bijlage 2: rapport Samen-gaan voor ICT in de 21 eeuw

3 Raadsbijlage nummer + Loket lil/: een sterke professionele welzijnsorganisatie met een verbeterde primaire en secundaire bedrijfsvoering en management informatie systeem, in staat om te voldoen aan de eisen die de gemeente in het kader van het BCFmodel stelt aan begroting, productsturing en verantwoordingen; + Imago van de stad Eindhoven: een versterking van het beeld van Eindhoven voorop in technologie, ook in de sociale sector. Gedurfde en innovatieve toepassing van ICT-voorzieningen door Loket W zal zeker uitstraling hebben; + Gemeente Eindhoven: aansluiting op de gemeentelijke processen zoals kwartaalberichten, GSB-projecten en jaarrekeningen etc. De sector Welzijn is er in haar reorganisatievoorstel vanuit gegaan dat het veld qua voorzieningen congruent is met de gemeente Eindhoven. 4 Wijze van aan pak / oplossingsrichting In oktober 2001 is een eerste dossier in roulatie gebracht waarin het plan Samengaan voor ICT in de 21 eeuw is behandeld en er een voorstel lag voor een bijdrage in de ICT kosten. Gedurende de procesgang zijn enkele notities van verschillende diensten (CS/FEB, CS/IPM en MO/W) toegevoegd en heeft meerdere malen bestuurlijk overleg plaatsgevonden. Het collegebesluit in december zag er als volgt uit: ni er akkoord. Her college wenst een nieuw onderzoek waarbij uitgegaan wordt van: a) een fasegewijze opbouw, waarbij vanuit de bedrijfsvoering gekeken wordt (met op zichzelf staande srappenj; b) twee varianten worden opgesteld: een beleidsarm scenario en een belei dsrijk scenario. Naar aanleiding van dit besluit heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden met Loket W. De fasen beschreven in het eerste dossier (conform het plan Samen-gaan voor ICT in de 21 eeuw ) hebben geen afgeronde fasen en zijn gebaseerd op financiele jaarschijven van de organisatie. Dit was ons inziens bezwaarlijk. Afgesproken is dat loket W de volgende vragen zou beantwoorden: Wat zijn de minimaal noodzakelijke investeringen op ICT-vlak om sturing aan de nieuwe organisatie te kunnen geven? Wat zijn alle daarmee samenhangende kosten? Wanneer is de investering verantwoord als de vervolgfasen niet of veel later worden gerealiseerd? In samenwerking met de diensten CS/IPM, CS/FEB en MO/W heeft Loket W een vernieuwd ICT-voorstel opgesteld waarin bovenstaande informatie is vermeld. In het nieuwe voorstel kunnen de volgende fasen onderscheiden worden:

4 Raadsbijlage nummer Fase A De startfase, investering ICT gericht op sturing organisatie en "basic" bedri fsvoerin en "basic" dienstverlenin. Fase 8 De ambities van efficiencyslag waardoor een doorgroei van de bedrijfvoering plaats kan vinden. Fase C "kenniswijkwaardige dienstverlening" De fasen geven elk afzonderlijk een ander ambitieniveau weer op het gebied van ICTinfrastructuur. Fase A behelst de noodzakelijke ICT-voorzieningen om een gezonde start mogelijk te maken. Fase 8 realiseert meer efficiency en integratie binnen de organisatie. Fase C komt qua ambitieniveau meer in de buurt van state of the art op het terrein van de ICT en de versterking van het beeld Eindhoven technologiestad. Deze fasenindeling voldoet ook aan het aspect om varianten uit te werken die meer beleidsarm zijn (fase A) cq. beleidsrijk (meer fase C). De fasen kunnen nu wel als afgeronde fasen worden beschouwd. Met afgerond wordt bedoeld dat de volgende ICT-componenten in een fase vermeld staan: investeringen (hardware en software), onderhoud (10 tot 15 yo), implementatie, conversie, opleiding en beheer (technisch, functioneel en inhoudelijk). Naast deze nieuwe fasen heeft Loket W om de structurele lasten van het ICT-traject te kunnen dragen, gekozen voor de traditionele aanpak in plaats van nieuwe concepten als ASP. Door in eigen beheer de (exchange) servers te nemen in plaats van A5P levert dit kostenbesparing op. Verder zijn in het voorstel alle samenhangende kosten meegenomen ongeacht of het over meerdere jaarschijven wordt uitgevoerd. Dit wil zeggen dat per systeem alle benodigde middelen per fase zijn opgenomen. 5 Financiele gevolgen en risico s De fasen A, 8 en C zijn afgeronde fasen. Fase A is naar aanleiding van de bestuurlijke wens uitgewerkt in dit dossier om de minimale noodzakelijke ICT-voorzieningen in beeld te brengen. De fasen 8 en C, de meer beleidsrijke varianten, zijn slechts zeer globaal aangeduid en zullen in dit dossier niet verder worden toegelicht. Fase A bevat incidentele kosten (investeringen, opleidingen e.a.) en exploitatiekosten (beheer, onderhoud, voorzieningen e.a.). Loket W geeft aan zorg te dragen voor het beheer en de overige exploitatiekosten betekent dat de exploitatiekosten volledig door Loket W uit de eigen begroting worden gedekt. en 4 Bijlage 3: brief Loket W met inventarisatie ICT inrichting en bijlage van 14 januari 2002,ASP is een afkorting voor Application Service Providing: het aanbieden van applicaties via een centrale server die eigendom is van een externe organisatie en tevens wordt beheerd door deze betreffende organisatie. Bij de traditionele aanpak heeft de organisatie een eigen interne beheerafdeling.

5 Raadsbijlage nummer Loket W heeft aangegeven dit doel te bereiken door ten eerste de bijdrage aan de exploitatiekosten jaarlijks te verhogen met (f ). Hiermee wil Loket W de eigen verantwoordelijkheid onderstrepen. Ten tweede verwacht Loket W het tekort in de exploitatie terug te verdienen door een basale benadering van hun automatisering. Voor de incidentele kosten wordt een beroep gedaan op een eenmalige gemeentelijke bijdrage. Fase A ziet er als volgt uit: De startfase, investering in lct gericht op sturing van de organisatie en "basic" bedrijfsvoering en "basic" dienstverlening, vraagt om een eenmalige gemeentelijke investeringsbijdrage van ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-) ten behoeve van: 1. Management informatie voorziening bestaande uit: HRM: HRM pakket, opleidingskosten, implementatie en begeleiding; financiele administratie: financieel pakket, opleidingskosten, implementatie en begeleiding. 2. Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire processen bestaande uit: interfaces; Microsoft Office: opleiding, implementatie en software; desktops (82 pc s), nieuwe servers, exchange server; printers en aanvullende faciliteiten; netwerkvoorzieningen. 3. I CT-beheer: connectiviteit WAN; co ns ulta ncy. 4. Telefonie: Centrale. Voor de toedeling van kosten per onderdeel, zie brief Loket W van 14 januari De eigen bijdrage van Loket W is aanzienlijk. Loket W neemt feitelijk de gehele exploitatiekosten voor haar rekening. In het schema op de volgende pagina is dit weergegeven.

6 tâż Raadsbijlage nummer A financiele bijdrage loket W voor 2002 t/m 2004 in Euro s Fase A ) Totaalbedrag (begrote exploitatiekosten incl. fase A) 2. Eigen bijdrage l huidige begroting Loket W (exploitatiekosten) 3. Tekort, extra inspanning Loket W (exploitatiekosten) Toelichting op bovenstaand scherrla: het totaalbedrag omvat exploitatiekosten incl. fase A. Zoals eerder aangegeven draagt Loket W zorg voor de exploitatielasten. Voor 2002 betekent dit een bedrag ( ) van ,- (f ,ÃćâĆňâĂİ ). Deze kosten worden volledig door Loket W uit de eigen begroting gedekt. Met daarbij de opmerking dat er nog geen sluitende begroting gepresenteerd wordt. Loket W geeft aan het huidig berekend tekort in de exploitatie via extra inspanning nog te realiseren. Voor fase A is in 2002 een eenmalige investering nodig van ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-). Voor deze kosten wordt een beroep gedaan op de gemeente. Bovengenoemde extra inspanning Loket W is exclusief reservering toekomstige vervang ings investeringen (geschat op ,- (f ,-)). I oket W is er opgewezen dat na drie jaar waarschijnlijk opnieuw een investeringsvolume beschikbaar moet zijn om met name de pc s te kunnen vervangen. Loket W moet binnen haar meerjarenbegroting daar zelf voor gaan zorgdragen. Het kan niet zo zijn dat deze afgeronde fase A op termijn herhaald wordt. Wij zijn van mening dat het voor de gemeente van belang is dat de fusie niet alleen juridisch maar vooral ook operationeel slaagt waardoor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger van Eindhoven verbetert. Ook de vormgeving van de zakelijke verhouding met de gemeente Eindhoven is gebaat bij een goede infrastructuur. Bijlage 4: een financiele vertaling in Nederlandse guldens.

7 ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-). Raadsbijlage nummer Dekking van de gemeentelijke bijdrage in de ICT-kosten is gezocht in: a) de saldireserve. b) de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkelingen, sector Welzijn. ad a) Wij hebben binnen het college overleg gepleegd en zijn van mening dat realisering van fase A inderdaad voldoet aan de 3 0 s en daarom ten laste moet komen van de saldireserve. De 3 0 s worden hieronder toegelicht. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente qua productsturing en verantwoording stelt, is het onvermijdbaar dat de ICT-voorziening van I.oket W op orde wordt gebracht. De doelstellingen van Loket W vragen om een goede interne afstemming en standaardisatie van de interne bedrijfsvoering. Optimalisering van de ICTvoorziening is onuitstelbaar omdat per 1 januari 2002 Loket W operationeel moest zijn. Op dit moment stagneert het hele verhuisproces, nodig om clusters en afdelingen binnen de nieuwe organisatie in te richten. Het was bij de voorstellen voor de voorjaarsnota onvoorzienbaar welk bedrag voor ICT-kosten voor Loket W nodig zou blijken na het uitvoeren van het onderzoek. De in de voorstellen opgenomen pro memorie post voor ICT-kosten bij Loket W is geschrapt. ad b) In de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkelingen zijn twee begrotingsposten waar over 2001 een eenmalig voordeel op behaald is en die eventueel aangewend kunnen worden. De betreffende begrotingsposten uit de begroting van MO zijn: de post / Woontussenvoorzieningen met een overschot van C ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-); additioneel beschikbaar gestelde middelen door het rijk ten behoeve van Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg. Beschikbaar bedrag Bovengenoemde middelen worden dus niet conform de begroting ingezet. In het derde kwartaalbericht is het te verwachten voordeel op de functie "Woontussenvoorziening" meegenomen in het geprognosticeerde resultaat Dit vervalt nu. De gemeente loopt verder geen enkel risico in de verantwoording van de rijksmiddelen. 6 Overige gevolgen van de aanpak Een professionele ICT-infrastructuur zal zowel de kwaliteit als kwantiteit van de dienstverlening naar de klant en derden verhogen.

8 Raadabijlage nummer 7 Resultaten van overleg / inspraak Ten aanzien van de offerte van Loket W is zorgvuldig overleg gepleegd tussen ons, Loket W en de gemeentelijke diensten CS/IPM, CS/FEB, MO/W, alsmede de gemeentesecretaris. 8 Communicatie Het besluit zal aan de Raad van Toezicht en de algemeen directeur van Loket W schriftelijk worden meegedeeld. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling heeft dit voorstel besproken. Haar advies ligt voor u ter inzage 10 Voorstel De raad voor te stellen: 1. In te stemmen met het plan, fase A ten behoeve van de ICT inrichting van Loket W; 2. a Over te gaan tot toekenning van een eenmalige bijdrage in 2002 ten behoeve van fase A van het plan, groot ; ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-); b Hieraan de voorwaarden te verbinden dat Loket W middels haar meerjarenbegroting zorgdraagt voor toekomstige noodzakelijke vervangingsinvesteringen; 3. De restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 ad ,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002; 4. De additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg 2001 ad ,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002; 5. De bijdrage in de ICT kosten Loket W, fase A, te dekken uit a) ,- (f ,-) uit de saldireserve; b) ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-) uit de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 en de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg; 6. De begrotingswijziging dien overeenkomstig vast te stellen; 7. De Raad van Bestuur van Loket W op te dragen de besteding en effecten van de toegekende middelen separaat zichtbaar te maken in de verantwoording. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, burgemeester., secretaris.

9 Raadsbijlage nummer Besl uit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van nr gelet op het advies van de commissie van middelen; besluit: 1 In te stemmen met het plan, fase A ten behoeve van de ICT inrichting van Loket W; 2 a Over te gaan tot toekenning van een eenmalige bijdrage in 2002 ten behoeve van fase A van het plan, groot ; ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-); b Hieraan de voorwaarden te verbinden dat Loket W middels haar meerjarenbegroting zorgdraagt voor toekomstige noodzakelijke vervangingsinvesteringen; 3 De restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 ad ,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002; 4 De additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg 2001 ad ,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002; 5 De bijdrage in de ICT kosten Loket W, fase A, te dekken uit a) ,- (f ,-) uit de saldireserve; b) ,ÃćâĆňâĂİ (f ,-) uit de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 en de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg; 6 De begrotingswijziging dien overeenkomstig vast te stellen; 7 De Raad van Bestuur van Loket W op te dragen de besteding en effecten van de toegekende middelen separaat zichtbaar te maken in de verantwoording. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van <Klik hier voor datum>, voorzitter., secretaris. SchusM1////wa

10 Samen-gaan voor ICT in de 21" eeuw "Investeringen in de herinrichting van de ICT-functie van Loket W" Eindhoven, 18 october 2001

11 4.1 ivlanagement informatievoorziening (>iliv) INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING. 2 VRAAGSTELLING. 3 VISIE, UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN 4 ICT BEHOEFTE EN KOSTEN 4.2 Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire werkprocessen 4.3 ICT ten behoeve van communicatie binnen Loket W 4.4 ICT ten behoeve van de communicatie met klant en opdrachtgever 4.5 ICT als aanbod naar klanten. 4.6 I CT beheer Telefonie PLANNING EN AANBEVELINGEN..14

12 Subsidie aanvraa bi de herinrjchtin van de ICT-functie van Loket W

13 1 Inleiding De werkgroep ICT Loket W heeft voor de vo! gende aanpak gekozen. Vanuit de visie en besturingsmodel van Loket W is de nieuwe visie op de ICT-functie gedefinieerd. Vervolgens is geanalyseerd welke inforrnatiebehoefte er is om optimaal bij te kunnen dragen aan die nieuwe organisatiedoelstellingen van Loket W, volgens de visie die hier geschetst is. Daarbij is de informatiebehoefte vertaald naar de volgende kostensoorten: 1. Management informatievoorzienino (bestuurlijke informatievoorziening). 2. Gndersteunmg c.q. sturing primaire en secundarre werkprocessen (met aandacht vcor cpl!malisalie, standaardisatie enintegratie,. 3. IC T ten behoeve van communicatie binnen LoKet W. 4. ICT ten behoeve van communicatie met klant en opdrachtgever. 5. /CT als aanbod naar klanten. 6. IC T beheer. 7. Telefoni e. De kostensoorten die betrekking hebben op communicatie met klant en opdrachtgever (4) en met het aanbod aan klanten (5), hebben niet direct betrekking op investeringen die te maken hebben met de reorganisatie. Deze kostensoorten hebben betrekking op extra inspanningen van Loket W om in het activiteitenaanbod aan te sluiten op Kenniswijk. Aansluitend is middels een onderzoek bovendien vastgesteld dat er nog een inhaalslag voor ICT door Loket W moet worden gemaakt om te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte in de organisatie. Daarnaast zijn ook ICT beheer en telefonie toegevoegd. Een goed beheer is een voorwaarde om het geheel aan ICT middelen kwalitatief operationeel te houden. Telefonie behoort tot ICT doch is niet genoemd in het ondernemingsplan Loket W. De werkgroep is van mening dat de kostensoorten die betrekking hebben op de inrichting van de organisatie niet als losstaande modules kunnen worden beschouwd. Om kwaliteit te kunnen waarborgen moeten dieinvesteringenin onderlinge samenhang beoordeeld worden. De werkgroep heeft een drietal scenario s onderzocht: a. Doorgaan met de huidige situatie; b. Optimalisatie en standaardisering (vervanging en wegwerken achterstand); c. Optimalisatie, standaardisering alsmede een totale integratie van de huidige systemen. Scenario A is geen reeel scenario omdat Loket W haar nieuwe ondernemingsdoelstellingen dan absoluut niet zal kunnen behalen en is derhalve geen optie. Scenario C is ook geen reeel scenario. Dit scenario is niet betaalbaar en ook nog niet haalbaar gegeven het feit dat de benodigde software nog niet geheel technisch is uitontwikkeld. Daarnaast is Loket W als organisatie te klein voor dergelijke uitgebreide informatiesystemen. Scenario B is een reeel scenario. Al/e bedragen en keuzesin dit hoofddocument, zijn gebaseerd op dit scenario. Gegevens over de andere scenario s staan in de bijlage. Om scenario B geheel te kunnen implementeren, kan geconcludeerd worden dat de gewenste eenmalige kosten EURO = bedragen. De structurele kosten lopen op tot Euro ,= op j aarbasis.

14 Subsidie aanvraa bi de herinrichtjn van de ICT- unciie van Loket W I De drie scenario s in een oogopslag In de tabel hieronder treft u een vergelijking van de scenario s aan (alle bedragen in EURO s). Alle bedragen Eenmalige in EURO s kosten A. 8estaande Geen situatie eenmalige handhaven kosten Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse kosten: kosten: kosten: kosten: ICT ,= ,= ,= ,= telefon:-e ,= ,= ,= 3GC.GCC,= Totaal ,= ,= ,= ,= Jaarlijkse stijging van kosten ,= ,= ,= B. Optlmalisatle : en standaardisatie ,= Totale jaarlijkse structurele kosten ,= ,= ,= ,= Verschil to.v. A. (meerkosten) ,= ,= ,= ,= C. Volledige..- integratie.,*,. Tabel 1 vergelijking 3 scenario s ,= Totale jaarlijkse structurele kosten ,= ,= ,= ,= Tenslotte De samenstellers van dit rapport zien het welslagen van Loket W en de inrichting van ICT onlosmakelijk met elkaar verbonden. ICT is geen doel op zich. De burger is gebaat bij een excellente inrichting van Loket W. Dat ICT, ingericht volgens de normen van de 21e eeuw en volgens de wensen van de gemeente Eindhoven hierbij een cruciale rol speelt, zal duidelijk zijn. In dit licht wordt geadviseerd na de zomer van 2001 te beginnen met het opstellen van een integraal implementatieplan met aandacht voor de technische implementatie, communicatie, opleiding/training, werkplekondersteuning en opbouw van de nieuwe cultuur.

15 2 Vraagstelling De visie van Loket W is dat zij vooral herkenbaar, bereikbaar en toegankelijk wil zijn voor haar klanten. Door met name een klantgerichte houding alsmede een innovatieve instelling wil zij een sterke positie gaan bekleden binnen de gemeente Eindhoven. Samenwerking is daarbij een sleutelwoord. Inmiddels is een blauwdruk voor deze nieuwe organisatie opgezet. Er wordt een stedelijk bureau ingericht met een afdeling R & D, P 8 0, Control, facilitair bedrijf. Er komt een cluster stedelijke voorzieningen en er komen 3 clusters voor 7 stadsdelen. Binnen de o. oanisaties moeten de kernprocessen van ociaal cul!uree! werl. voor jongeren, volwassenen en ouderen, Maatschappelijk werk, Opbouwwerk, Weizijnswerk voor ouderen, Soc>aalraadslieden werk en Peuterspeelzalenwerk gefaciiiteerd, ges(uurd en begeleid worden. De feitelijke uitwerking in termen van mensen en bedrijfsprocessen moet nog plaatsvinden. Ook inzake informatie en communicatietechnologie (ICT) zullen wijzigingen plaats vinden. Met behulp van I CT worden de Loket W organisatie en haar informatievoorziening geãŕntegreerd. Binnen Loket W speelt naast de inrichting van de nieuwe organisatie ook een achterstand in ICT een rol. Derhalve is een inhaalslag noodzakelijk. In de subsidieaanvraag wordt daarom aandacht besteed aan optimalisatie en standaardisatie van de huidige ICT. Medewerkers moeten tenslotte op een goede manier hun werk kunnen doen. Het gaat om 50 locaties met een kleine 700 gebruikers, die verdeeld zijn over ruim 300 werkplekken. Momenteel zijn daar 261 computers, 40 servers, 62 printers, verschillende telefooncentrales en 15 kopieerapparaten in gebruik. ICT is het middel om de werkprocessen binnen Loket W optimaal te ondersteunen en om effectief en interactief intern en extern (met de burger en de klant) te communiceren. Belangrijk doel daarbij is het vloeiend laten stromen van kennis binnen en buiten Loket W, tussen burger, klant en medewerker. Hierbij sluit Loket W volledig aan op de wens van de gemeente Eindhoven om een voorsprong te nemen als innovatief kenniscentrum, zoals gesteld in het Stedelijk Ontwikkelingsprogramma Doel van dit document Dit document vormt de basis voor de subsidie aanvraag bij de herinrichting van de ICT-functie van Loket W en is onderdeel van het ondernemingsplan. Aanpak Vanuit de visie en nieuwe doelstellingen van Loket W wordt een vertaalslag gemaakt naar de uiteindelijk benodigde ICT investeringen. Met als tussenstap daarbij de formulering van een nieuwe Loket W ICT visie. Vervolgens is deze ICT visie onderverdeeld naar informatiebehoeften en kosten. Deze kosten zijn vertaald in zeven kostensoorten. Het nieuwe ondernemingsplan van Loket W heeft als leidraad gediend, met name daar waar het gaat om inzicht te krijgen in aantallen fte s en benodigde apparatuur. Echter, soms zijn er aannames gemaakt die wel expliciet zijn vermeld. Deze aannames zijn nodig omdat nog niet helder is hoe in detail een aantal nieuwe staffuncties (R8 D, Control e.d.) alsmede diverse werkprocessen (ook van andere organisatieonderdelen) zullen worden ingericht. Conclusie uit inventarisatie door R. Groenendal, voorjaar 2001.

16 Subsidie aanvraa bi de heriririchtino vari de ICT-functie van Loket W Resultaat van het overleg tussen dhr. M. Merkx en dhr. R. Janssen (vmlg dir. GGD Eindhoven), voorjaar 2001 Opbouw van het document Deze subsidieaanvraag is opgebouwd uit een hoofddocument en een aantal bijlagen. Het hoofddocument geeft vooral de visie en richting aan, de argumentatie ter onderbouwing, een planning alsmede een samenvatting van de investeringen die er nodig zijn. De bijlagen dienen ter ondersteuning en argumentering van de stellingen en berekeningen die in het hoofddocument gedaan zijn. Daar waar nodig wordt verwezen naar die bijlagen. 3 Visie, uitgangspunten en randvoorvraarden Visie: "Met ICT levert Loket W een onmisbare bijdrage aan de sociale kwaliteit van de samenleving en verbetert de innovatieve dienstverlening aan burgers", dat is de visie van de nieuwe welzijnsorganisatie Loket W op de nieuw in te richten ICT-functie. Deze visie impliceert dat informatievoorziening moet bijdragen aan het realiseren van een aantal strategische, inhoudelijke en organisatorische voordelen zoals genoemd in het concept ondernemingsplan van Loket W. Kernbegrippen daarbij zijn onder meer vraaggericht werken, ketenaanpak, centrale regie en aansturing, vermindering kwetsbaarheid en versnippering van functies, lerende organisatie, investeringscapaciteit en versterking strategische positie. Er ligt derhalve een fantastische uitdaging voor de ICT-functie binnen Loket W om bij te dragen aan het bereiken van deze doelstellingen! ICT binnen Loket W: Dient ter ondersteuning van een optimale levering van diensten aan klanten. Met andere woorden als middel om processen integraal (kwalitatief en klantgericht) te kunnen inrichten zodat voldaan wordt aan de vraagstelling van haar klanten. Kan worden gebruikt als product c.q. dienst van Loket W aan klanten (bijvoorbeeld Digitolk en Linea-Recta). In dit verband moet het onderkennen van het belang van strategische samenwerking tussen Loket W en het Virtueel Loket Zorg en Welzijn worden benadrukt. Maakt ondersteuning en sturing van de primaire werkprocessen mogelijk. ICT helpt deze werkprocessen te optimaliseren en daar waarnodig te faciliteren. Kan worden gebruikt om adequate bestuurlijke informatievoorziening te genereren zowel naar gemeentelijk diensten buiten Loket W en de Raad van Toezicht (bijvoorbeeld ter aansluiting op de planning en controlecyclus) als naar alle management lagen binnen Loket W (Raad van Bestuur en clustermanagement). De werkgroep heeft een drietal scenario s onderzocht: a. Doorgaan met de huidige situatie; b. Optimalisatie en standaardisering (vervanging en wegwerken achterstand); c. Optimalisatie, standaardisering alsmede een totale integratie van de huidige systemen. Scenario A is geen reeel scenario omdat Loket W haar nieuwe ondernerningsdoelstellingen dan absoluut niet zal kunnen behalen en is derhalve geen optie. Scenario C is ook geen reeel scenario. Dit scenario is niet haalbaar gegeven het feit dat de benodigde software nog niet geheel technisch is uitontwikkeld. Daarnaast is Loket W als organisatie te klein voor dergelijke uitgebreide informatiesystemen. Scenario B is een reeel scenario. Alle bedragen en keuzes die gemaakt zijn in dit hoofddocument, zijn derhalve gebaseerd op dit scenario. Mocht u gegevens willen hebben over de andere scenario s dan verwijzen wij u graag naar de bijlagen.

17 De volgende uitgangspunten gelden bij deze aanvraag: Daar de nieuwe Loket W organisatie nog niet is ingericht, zullen aannames moeten worden gemaakt. Zij zijn met name gebruikt ter verkrijging van kostenindicaties en groei-indicaties. Het ICT beleid van Loket W wordt concern-breed bepaald en sluit waar mogelijk aan op het ICT beleid van de Gemeente Eindhoven. Derhalve zo min mogelijk variatie. Voorbeelden zijn: aansluiting op concern visie en strategie, standaard software ipv maatwerk, platform onafhankelijk, modulair, grote schaalbaarheid, protocol IP. Telefonie maakt onderdeel uit van de ICT-functie. Ter verkrijging van zo groot mogelijke kostenvoordelen zal de inkoop van ICT zoveel mogelijk via raamcontracten plaatsvinden. Het veranderen van bedrijfsprocessen en ICT hee t grote irn:pac op de organisatie. Imp ementatiekosten (op!eiding, training, communicatie, corsultancy etc ) zijn daarom in de begroting opgenomen. Ook het uitvoeren van conversieslagen cn testen maakt deel uit van de implementatie. Voor de korte termijn wordt de nadruk gelegd op het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering, op langere termijn volgt integratie van de externe processen en verbetering van de huidige situatie. Dit betekent dat de volgende stappen genomen worden: Qptimalisatie en standaardisatie van de huidige infrastructuur, hardware en applicaties; Vervolgens integratie van de totale ICT-functie (lange termijn). De bovengenoemde uitgangspunten zijn niet allen nieuw, ook in de oude organisatie werden diverse van deze uitgangspunten gehanteerd. Echter, het verdient aanbeveling deze nogmaals apart te benoemen. Zij bepalen uiteindelijk wel de kaders waarbinnen de uitvoering van de ICT-functie dient plaats te vinden. Bij de invulling van de ICT-functie binnen Loket W gelden de volgende randvoorwaarden: Standaardisatie is onontbeerlijk voor: Hardware, software, netwerken; Database-server (RDBMS) Procedures voor registratie, communicatie, begroting, werkplan etc.; Kernprocessen; Administratie; Beheer en beveiliging; Tweezijdige integratie van de clusters is noodzaak: zie de toelichting in bijlage 5. Verandering, cultuur en weerstand zijn elementen die bij deze irnplementatie een belangrijke rol spelen bij het welslagen.

18 Subsidie aanvraa bi de herinrichtin van de ICT-tunctie van Loket W 4 ICT behoefte en kosten Algemeen De in hoofdstuk 3 genoemde ICT-visie, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn vertaald naar zogenaamde informatiebehoefte en kostensoorten. De informatiebehoefte als volgt onderverdeeld: Management i nforma ti e voorzi eni ng (bestuurlij ke informati evoorzi enin g).?. Ondersteun!ng c.g. s. uring pr!n!a!re en "-e undaire werkprocessen (roet aandacht voo! optimalisatie, standaardisatie en integratie). 3. Cornmunicar!e binnen Loket W. 4. Communicatie met klant en opdrachtgever. 5. IC T als aanbod naar klanten. 6. I C T beheer. 7. Telefonie (upgrading van de huidige telefonie). Er is gekozen voor deze indeling om de volgende redenen: 1. Overeenstemming met de indeling zoals deze gekozen is in het ondernemingsplan Loket W. 2. Aansluitend op de wijze waarop binnen Loket W wordt gewerkt aan besluitvoorbereiding en besluitvorming. ICT beheer en Telefonie zijn als aparte onderdelen opgenomen. Het doel daarvan is om duidelijk inzicht te kunnen geven in deze belangrijke kostenposten. Zoals reeds gezegd worden deze behoeften vertaald naar kosten. Per onderdeel zijn er diverse kostensoorten gedefinieerd, namelijk eenmalige en jaarlijkse kosten. 4.1 Management informatievoorziening (MIV) Voor het bereiken van een sterk gepositioneerde, vraaggerichte en resultaatgerichte organisatie is het noodzakelijk dat het management tijdig op de hoogte is van kengetallen en op basis van stuurgetallen richting geeft aan de activiteiten van de organisatie.

19 De kostencomponenten voor management informatievoorziening zijn: (Externe) ondersteuning bij het definieren van KSF en indicatoren, samenstellen van Balanced Score Card. Alsmede identificatie van de processen en instrumenten om op genoemde indicatoren te kunnen sturen; Inrichting van applicaties voor analyse van de gegevens om te komen tot benodigde kengetallen; (Externe) ondersteuning bij de inrichting van de applicaties en het werken met genoemde kengetallen / stuurgetallen. De rnanagementinformatie en kengetallen worden gegenereerd uit diverse applicaties, waaronder financiele pakketten, personeelsinformatiesysteem, projecten / activiteiten programmatuur, clientbeheerssystemen. Voorwaarde ten aanzien van deze applicaties is dat rekening wordt gehouden met de eenvoud waarmee de kengetallen worden gegenereerd in bijlaae 1 zijn deze kritiscl.e succe factoren nader uitgewerkt in een aantal indicatoren. Daarnaast ziet u de irr,pact op de organisatie om MIV te kunnen inrichten, 0 Een en ander betekent de volgende gewenste investeringen: initieel EURO ,=. De jaarlijks terugkerende kosten zijn EURO ,=. 4.2 Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire werkprocessen Toelichting begrotingsposten: a. Interfaces b. Microsoft Office bi.lmplementatie b2 t/m 6 Microsoft Office terminal services via ASP c. Workflow management voor agogische functies c1 Implementatie c2 Qpleidingskosten d. Desktops e. Printers en aanvullende faciliteiten f. Netwerkvoorzieningen g. Telewerkplekken Zoals gesteld wordt voor de korte termijn de nadruk gelegd op het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering, op langere termijn ligt dan de nadruk op (o.a.) integratie van de externe processen en verbetering van de huidige situatie. Dat wil zeggen dat gekeken is naar de hardware, software en infrastructuur die nu operationeel is bij de huidige organisatieonderdelen. Vervolgens is ook gekeken naar de kosten voor optimalisatie en standaardisatie. Tenslotte is een benadering van kosten gegeven voor volledige integratie van systemen. Dit laatste is de meest optimale vorm van informatievoorziening. Wat betreft kantoorautomatisering, applicatieservers en het algemene systeembeheer hiervoor is gekozen voor uitbesteding. De applicaties (inclusief de pakketten genoemd in paragraaf 4.1) worden via ASP betrokken, dan wel aangekocht, maar gehost in een beveiligd datacenter en via terminalservices ter beschikking gesteld.

20 Subsidie aanvraa bi de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W Huidige situatie (ICT kosten van de 11 instellingen) De kosten(exploitatie, beheer en afschrijving) die in 2000 zijn gemaakt, geven de uitgangssituatie weer. Deze kosten zijn niet volledig uit te splitsen zoals is gebeurd voor de nieuwe organisatie. Er worden in de onderstaande tabel een paar categorieen aangegeven. Informatiebehoefte Huidige (EURQ) Jaarlijkse kosten Exploitatie (niet opsplitsbaar) Beheer intern (inclusief verborgen personeelskosten) Totale afschrijving van de hardware per jaar Kosten Telefonie (schatting) TOTAAL EURO Tabel 2 huidige situatie ,= ,= ,= ,= ,= In de bijgevoegde begroting is een nadere specificatie van kosten opgenomen. In de bijlagen treft u een uitvoerige berekening en argumentatie aan voor de benodigde investeringen en kosten. Onder deze kosten en investeringen vallen ook de systemen voor het leveren van management informatie. Kosten hiervan zijn opgenomen in het onderdeel: Control, P&O, R&D, FB. De management informatie wordt geleverd door het personeels en salaris Informatie systeem en de financiele administratie. Voor de ondersteuning en sturing van primaire en secundaire werkprocessen binnen Loket W wordt een eenmalige investering gevraagd van Euro ,=. a De jaarlijks terugkerende kosten zijn Euro ICT ten behoeve van communicatie binnen Loket W Toelichting begrotingspost: a, Livelinked via ASP Communicatie heeft vooral te maken met het scheppen van mogelijkheden om informatie c.q. data uit te wisselen en te delen. Er worden diverse vormen van communicatie binnen Loket W onderscheiden: 1. Informatie uitwisseling tussen de verschillende clusters per team (beweging horizontaal). Deze informatie uitwisseling is met name gericht op de specifieke zaken die betrekking hebben op de werksoort (jongerenwerk, peuterwerk en dergelijke). Gedacht moet worden aan onder andere: informatie en advies per werksoort; rapportages en verslagen van intern overleg; documentatie van sociale kaart informatie in Eindhoven en omgeving; het kunnen verwerken en toegang hebben tot van statistische gegevens m.b.t hulp- en dienstverlening; volgsystematiek.voor de hulpverlening.