Dordrecht. Gemeentebestuur. Agendacommissie Gemeente Dordrecht. Geachte leden van de Agendacommissie,

Transcriptie

1 Gemeentebestuur Dordrecht Postbus AA Dordr Agendacommissie Gemeente Dordrecht Bezoekadres Spuiboulevard GR Dordrecht Telefoon (078) Fax (078) Behandeld door F.H.J. van Engelen ; Onderwerp Financiële onderbouwing Technisch Beleidsplan Bijlage: 1 Datum 1 3 oktober Ons kenmerk ST//2537 Geachte leden van de Agendacommissie, Bijgaand treft u het antwoord aan op de vraag van de D66-fractie mede namens GroenLinks gesteld in de Opiniekamer van 12 september en tevens in de Agendacommissie van 26 september. Het college van Burgemeester en Wethouders namens dezen, de wethouder Jeugd, Sport & Recreatie, Wijkgericht Werken en Personeel & Organisatie

2 Behandeld door: Ferdi van Engelen, Hoofd ICT Onderwerp: Begrotingswijziging ten behoeve van de vernieuwing en professionalisering ICT-infrastructuur In de opiniekamer van 12 september is bij de bespreking van dit begrotingsvoorstel gevraagd om een financiële onderbouwing van de stijging van de ICT exploitatiekosten van euro per jaar. De fracties van Groenünks en D66 hebben op 26 september in de Agendacommissie van de gemeenteraad aangegeven over de beantwoording van de vragen (nog) niet tevreden te zijn. De agendacommissie heeft aangegeven een collegestandpunt te verwachten op basis van nadere vragen van de zijde van D66. Ten behoeve van bovenstaande vindt u in onderstaande tekst de financiële opstelling van deze begrotingswijziging. U vindt daarin achtereenvolgens motivatie van de investeringskredieten op basis van de voorcalculatie op de projectportfolio. motivatie van de dekking. calculatie begrotingsvoorstel. Vergelijk van de kosten in een intergemeentelijke ICT-benchmark. Investeringskredieten en projectportfolio In onderstaand overzicht staan de projecten van het TBP met de bijbehorende begrotingen. De projecten zijn geordend per onderdeel van de ICT-infrastructuur zodat per onderdeel zichtbaar is wat er wordt geïnvesteerd. Project Projectnaam Jaar start project Begroting b 2c 11a Vervanging netwerkcomponenten Access/Technische security infrastructuur Beveiligsmaatregelen aansluiting glasvezel Drechtsteden Maatregelen informatiebeveiliging Maatregelen informatiebeveiliging e 30.ooo e Netwerk, beveiliging en toegangscontrole Server Based Computing Server Based Computing fase II Linux vervanging Migratie Unix v naar Windows Server Update Services , Server Centralisatie Oracle recovery manager OraclelOg standaardinrichting SAN migratie implementatie Linux database servers Migratie Oracle9i naar OraclelOg Implementatie Microsoft File services

3 Databeheer a 5b 14 8 Verticale integratie Verticale integratie fase II Beheer en monitoring Netwerk voor remote beheer infra's Op basis van def.studie a Doorvoeren OTAP bedrijfsapplicaties Microsoft Windows 2003 Active Directory Verbeterd Beheer b Vervanging telefoniecentrale a Telefonieconcept Perfekl II Telefonie Acces points op Lan voor Mobile Offices b Microsoft Exchange 2003 en Outlook 2003 PC vervanging Op basis van def.studie Printerconsolidatie Kantooromgeving Verdeeld over levert dat het volgende meerjaren investeringsoverzicht: Alleen vervanging De lasten uit deze investering worden opgenomen in de exploitatiebegroting van de afdeling ICT. Omdat het (gebruiks)nut van deze investeringen gedurende meerdere jaren aanwezig is, worden de rechtstreeks uit de investering voortvloeiende lasten over een aantal jaren verdeeld. Deze lasten bestaan uit rente- en afschrijvingslasten. De hoogte van de afschrijvingslasten, in feite de vermindering van de waarde van de investering, worden bepaald door de waarde waartegen de investeringen op de balans onder de activa worden opgenomen ('activeren') en de wijze waarop op de investeringen wordt afgeschreven. In alle eenvoud kan gesteld worde dat de hoogste investeringen in bovenstaande projectoverzicht tot de grootste lasten leiden. Een beperkt deel van de projectkosten zullen vanwege interne financiële richtlijnen uit investeringen komen (niet geactiveerd worden). Deze zullen direct uit de exploitatie van ICT worden gedekt. Dekking Ook de huidige ICT-Infrastructuur is grotendeels gefinancierd door de methodiek van investering en afschrijving. De afschrijvingslasten betreffen vooral hard- en software en worden aangeduid als kapitaalslasten. Daarnaast is er voor de werkplekvoorzieningen een lease-constructie ('PC-lease'K Deze kapitaals- en PC-lease lasten zijn vast onderdeel van het exploitatiebudget van de afdeling ICT. In is een aanzienlijk deel van de ICT-infrastructuur verouderd en afgeschreven en zijn de PC 's en bijbehorende de leaseconstructie aan het eind van haar termijn. Nu deze lasten vrijvallen, zal het exploitatiebudget van de afdeling ICT worden ingezet om de lasten van de nieuwe investeringplannen te dekken. Daarnaast gebruikt de afdeling ICT de overige budgetten uit haar exploitatiebudget voor de realisatie van het Technische Beleidsplan waaronder het opleidingsbudget, interne uren en het reguliere budget voor onvoorziene inhuur. Begrotingswijziging ten behoeve van de vernieuwing en professionalisering ICT-infrastructuur (10/10/) Pag 2

4 Calculatie begrotingswijziging Indien het Technische Beleidsplan volledig gerealiseerd zou kunnen worden binnen het huidige ICTexploitatiebudget, zou voor hernieuwen van kredieten van de afdeling ICT is slechts formele besluitvorming nodig zijn. Maar ondanks deze (grote) financiële inspanning vanuit de afdeling ICT resteert er nog vermeerdering van de lasten, leidend tot een voorzien tekort op de begroting van ICT. In onderstaande staat is zichtbaar gemaakt welk financieel saldo (= tekort in exploitatie) er voorzien wordt bij uitvoering van het ICT - Technisch Beleidsplan. Daarbij is onderscheidt gemaakt tussen kapitaalslasten en externe en interne manuren. Benodigd geld Benodigd geld Benodigd geld Benodigd geld 2009 externe uren interne uren kapitaallasten kapitaallasten kapitaallasten overige kosten overige kosten ICT e e e Dekking vrijval kapitaallasten vrijval kapitaallasten vrijval kapitaallasten vrijval PC lease eigen budget ICT e o eigen uren saldo: Het tekort voor de eerste 2 jaren ( en) beloopt gemiddeld Daarna loopt het tekort op tot ongeveer ,-. Het is bekend dat de nieuwe technologische voorzieningen resulteren in structureel lagere beheerkosten voor ICT-diensten bij verhoogde prestaties en flexibiliteit. De verwachte besparing van 1 fte beheer kan worden gerealiseerd in. Deze besparing zorgt er voor dat het tekort vanaf weer terugloopt tot ongeveer ,- Het voorstel voor de begrotingswijziging gaat daarom uit van ,= jaarlijks. Bovendien wordt er, vanuit de ICT audit, de functie van changemanager structureel ingevoerd. De kosten hiervoor bedragen: per jaar. De stijging van de exploitatiekosten laat derhalve het volgende beeld zien: 2009 Begrotingswijziging ten behoeve van de vernieuwing en professionalisering ICT-tnfrastructuur (10/10/) Pag 3

5 Benchmark Het begrotingsvoorstel maakt het mogelijk om te voldoen aan verplichting van rechtmatigheid en verhoging van kwaliteit van ICT-dienstverlening tegen kosten die nog steeds onder het landelijk gemiddelde liggen. Uit een recent uitgevoerde benchmark, tezamen met 13 in grote vergelijkbare gemeenten, blijkt, dat de ICT-kosten uitgedrukt per werkplek binnen de gemeente Dordrecht thans 4.900,- bedragen. Gemiddeld was dat voor de 13 gemeentes Hiermee scoorde Dordrecht dus goed. De investeringen in het Technisch beleidsplan zorgen er voor dat de kosten dus jaarlijks stijgen met ,-. Dit betekent een verhoging met 110,- tot 5.010,- per werkplek. Hiermee blijven we onder het landelijke gemiddelde. Begrotingswijziging ten behoeve van de vernieuwing en professionalisering ICT-infrastructuur (10/10/) Pag 4