Vergadering Algemeen Bestuur GR OGZ West-Brabant d.d. 3 april 2008

Transcriptie

1 2e Begrotingswijziging GROGZ 2008 Vergadering Algemeen Bestuur GR OGZ West-Brabant d.d. 3 april 2008 Agendanummer:8 Voorgesteld wordt: In te stemmen met de ontwerp 2 e begrotingswijziging GROGZ 2008 en deze aan te bieden aan de gemeenten met het verzoek alvorens tot definitieve vaststelling over te gaan de zienswijze van de gemeenteraad in te winnen en kenbaar te maken. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 1/12

2 Aan het Algemeen Bestuur, I. Inleiding, Hierbij legt het dagelijks bestuur u de ontwerp 2 e begrotingswijziging GROGZ 2008 voor. Deze begrotingswijziging betreft formele aanpassing van de beleidsbegroting GROGZ 2008 zoals op 27 juni 2007 door het Algemeen bestuur is vastgesteld. De voorgestelde aanpassingen betreffen afwijkingen van de beleidsbegroting als gevolg van de vaststelling van de beheersbegroting GROGZ 2008 bij het besluit van het dagelijks bestuur van Hierbij zij vermeld dat deze begrotingswijziging voor de deelnemende gemeenten geen extra financiële bijdrage per inwoner tot gevolg heeft. Het betreft derhalve formele besluitvorming om de begroting GROGZ 2008 in overeenstemming te brengen met de door het algemeen bestuur na vaststelling in juni 2007 nog genomen inhoudelijke beleids- en beheersbesluiten alsmede instemming van het algemeen bestuur met besluiten van het dagelijks bestuur uit de beheersbegroting. Hiermee wordt tevens bereikt dat aan de eisen van rechtmatigheid wordt voldaan. De eerder door het Algemeen Bestuur genomen besluiten zijn bij de betreffende onderdelen vermeld. Deze besluiten betroffen tot nu toe inhoudelijke instemming, maar zijn nog niet verwerkt in de beleidsbegroting Met dit voorstel wordt dit alsnog gedaan. Onder II zijn de betreffende begrotingsmutaties in een overzicht gepresenteerd Onder III worden deze kort toegelicht. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 2/12

3 II. Begrotingswijzigingen 2008: De beleidsbegroting 2008 is in ontwerp opgesteld vóór maart (2007), zodat de gemeenten in hun begroting rekening kunnen houden met het financieel beslag vanuit de GGD en om de verplichte zienswijze van de gemeenten te vernemen en tijdig tot formele vaststelling van de (beleids-)begroting te komen. De Beleidsbegroting dient voor ingediend te zijn bij G.S. Bij de opstelling van de ontwerpbeheersbegroting 2008 (voorbereid oktobernovember 2007) worden de dan bekende zaken alsnog daarin verwerkt, zoals weergeven in het overzicht onder A voor wat betreft investeringen en onder B voor wat betreft overige mutaties. A. Investeringen 2008: In de beleidsbegroting 2008 zijn investeringen opgenomen voor voor nieuwbouw Breda en aan overige investeringen. Intussen is het huisvestingsplan van de GGD verder geconcretiseerd en vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is er voortschrijdend inzicht inzake de overige investeringen. Dit heeft met betrekking tot investeringen de volgende begrotingswijziging tot gevolg: (in duizenden euro s) (in duizenden euro s) Beleidsbegroting Beheersbegroting Omschrijving 2008 juni december 2007 Terreinen Gebouw Breda Casco gebouw nieuwbouw Inbouw nieuwbouw Rente tijdens de bouw Aanpassing gebouw aan organisatieontwikkeling Onvoorzien Totaal gebouw Breda Gebouw Bergen op Zoom Verbouwingskosten herhuisvesting Totaal nieuwbouw Machines en installaties: Telefooninstallaties nieuwbouw Totaal machines en installaties Overige materiële vaste activa: Inrichting nieuwbouw Flatscreens en thin clients nieuwbouw Automatiseringsapparatuur en programmatuur (uitstel 2007) Automatisering JGZ en AGZ Content Management Systeem (internet en intranet) 0 80 Uitbreiding/aanpassing Document Management Systeem Facility Management Systeem (uitstel 2007) 0 30 Uitbreiding financieel software pakket 75 0 Laptobs en PC s ivm EKD 0 75 Medische inventaris 13 5 Overige inventaris 10-1 Totaal overige materiële vaste activa Totaal investeringen GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 3/12

4 Toelichting De nieuwbouw investeringen worden al vanaf 2006 begroot. In de praktijk vinden de investeringen gespreid over 2006, 2007 en 2008 plaats. In de bovenstaand investeringsoverzicht zijn deze investeringen zichtbaar gemaakt. Voor de dekking van de kapitaallasten van de inrichting nieuwbouw incl. flatscreens is een bestemmingsreserve huisvesting gevormd. Bij besluit van 22 november 2007 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het bijgesteld huisvestingsplan van de GGD. Daarin waren opgenomen de onderdelen: terreinen, totaal nieuwbouw, machines en installaties en voor wat betreft overige materiele vast activa de onderdelen inrichting nieuwbouw, Flatscreens en thin clients nieuwbouw. Daarnaast zijn als uitgestelde investeringen 2007 opgenomen de onderdelen: automatiseringsapparatuur en programmatuur en Facility Management Systeem. Tevens is opgenomen de aanschaf van Laptop en PC s i.v.m. het Elektronisch Kinddossier (EKD) als consequentie van het voorstel Implementatie en financiering EKD, zoals bij de 1 e begrotingswijziging al aan de gemeenten ter goedkeuring is voorgelegd. De resterende mutaties betreffen: a: automatisering JGZ en AGZ b. de aanschaf van een Content Management Systeem c. uitbreiding van financieel softwarepakket d. medische inventaris en overige inventaris. Bij onderdeel a. is sprake van een doorschuiving van 2007 naar Ook bij c. is sprake van uitstel van 2008 naar Post d. is ongewijzigd. De resterende post b. betreft de aanschaf van nieuwe internetsoftware ter besturing van de interne en externe website van de GGD. De aanschaf is noodzakelijk omdat de thans gebruikte software de benodigde functionaliteit ontbeert en niet meer voldoet. Alle reeds eerder genomen besluiten alsmede de thans gedane voorstellen worden bij deze tevens vastgesteld als onderdeel van de ontwerp 2 e begrotingswijziging GROGZ 2008 B. Resultaatbestemming 2007: 1. Dotatie van de boekwinst verkoop pand Bergen op Zoom op datum september 2008 welke thans wordt geschat op , aan de bestemmingsreserve Huisvesting, conform AB Besluit (huisvestingsplan GGD) 2. Onttrekking ad aan de algemene reserve ter compensatie van de te lage indexering. 3. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van de aanloopkosten van het Shared Service Center. De totale investering bedraagt en zal worden voor een bedrag van gedekt worden uit het restant van de op te heffen voorzieningen Verbeterplan GGD voor een bedrag van en de voorziening Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) voor een bedrag van Deze investering zal vanaf 2010 terugverdiend worden door het Shared Service Center. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 4/12

5 4. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van de reorganisatiekosten Jeugdgezondheidszorg. Ook deze investering zal vanaf 2010 terugverdiend worden. 5. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van kosten voor organisatieontwikkeling in verband met het nieuwe huisvestingsconcept en algehele nieuwe werkwijze. 6. Ter dekking van de kosten van het EKD is er in de beheersbegroting 2008 een onttrekking van opgenomen. In geval van goedkeuring van de 1 e begrotingswijzing GROGZ (EKD) zal deze onttrekking niet worden geëffectueerd (zie toelichting) Toelichting op verschillen tussen beleidsbegroting en beheersbegroting Dotatie Boekwinst verkoop Pand Bergen op Zoom Bij besluit van 22 november 2007 heeft het Algemeen bestuur bij de vaststelling van het bijgestelde huisvestingsplan van de GGD ingestemd met een dotatie van de boekwinst van de verkoop van genoemd pand aan de bestemmingsreserve huisvesting. Dit besluit wordt met dit voor stel nog als formele begrotingswijziging in de besluitvormingsprocedure gezet. 2. Loonkosten De stijging van de loonkosten in 2007 en 2008 zijn groter gebleken dan tot nu toe via indexering in de begroting opgenomen. Derhalve wordt hierop een reële correctie voorgesteld. Daarnaast zijn de volgende extra te nemen maatregelen noodzakelijk om de beoogde veranderingen te effectueren. 3. Jeugdgezondheidszorg Uit de marap 2007 blijkt de personele inzet bij JGZ niet optimaal te zijn, doordat teveel tijd verloren gaat aan improductiviteit. Naast het niet doorvoeren van logopedische screening en langdurige zieken leidt dit tot een inzet van teveel personeel. Het dagelijks besuur heeft besloten extra te investeren in een goede roosterplanning om op termijn wel tot een optimale inzet van personeel te komen. De extra inzet zal binnen 4 jaar terugbetaald moeten worden aan de organisatie om de benutte reserve/voorziening weer aan te vullen. 4. Shared Service Center Het samen met de GGD Hart voor Brabant opzetten van een SSC bleek complexer dan vooraf werd ingeschat. Om de zaken goed op de rit te krijgen is allereerst extra ingezet op een knelpuntenanalyse en een plan van aanpak door PWC. De extra kosten daarvan worden gedekt uit de reservepositie van beide GGD-en en zullen binnen 4 jaar dienen te worden terugbetaald aan de organisatie om de reservepositie weer aan te vullen. 5. Organisatieontwikkeling. De opzet en implementatie van een nieuw organisatiemodel zal leiden tot een integralere werkwijze tussen de 3 productieafdelingen van de GGD. Dit wordt ondersteund door het op basis van het Advies van Veldhoen gekozen huisvestingsconcept, zoals opgenomen in het vastgestelde huisvestingsplan van de GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 5/12

6 GGD. Concreet betekent dit dat medewerkers getraind moeten worden in het werken vanuit taakgericht geclusterde werkplekken en geautomatiseerde en gedigitaliseerde werk- en dossieromgeving. 6. Huisvesting De verwachte besparingen op personeel door de nieuwe huisvesting zullen pas na een overgangsfase worden gerealiseerd. Daarnaast heeft de organisatie haar taken en haar kwaliteit op een hoger niveau gebracht. Voor 2008 is geen besparing te verwachten 7. Elektronisch Kinddossier De kosten EKD werden eerder begroot, waarbij de dekking in de beheersbegroting in december 2007 nog was gebaseerd op een voorstel EKD aan het Algemeen bestuur van november 2007 en werd gevonden in een onttrekking de algemene reserve van Via het aangepaste voorstel EKD van 14 februari 2008 wordt alsnog dekking van de kosten aan de gemeenten gevraagd door middel van vaststelling van de 1 e begrotingswijziging EKD in juni Deze besluitvorming is dus nog niet afgerond. Teneinde aansluiting te vinden met de 1 e begrotingswijziging 2008 zal er de realisatie geen onttrekking hoeven plaats te vinden, want deze kosten worden dan gedekt door de extra gemeentelijke bijdrage. 8. Desintegratie RAV Om de RAV in staat te stellen een sluitende bedrijfsvoering te realiseren zijn een aantal kosten door het vertrek van de RAV niet meer door te belasten. Van de verwachte ombuiging in 5 jaar (Start ) zal een gedeelte echter nooit kunnen worden gerealiseerd. Deze kosten zijn vooralsnog geraamd op In overleg met de RAV zal nog worden bezien op welke wijze dit structurele financiële knelpunt kan worden opgelost op basis van de afname van daadwerkelijk afname van ondersteuningsproducten van de GGD. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 6/12

7 Het algemeen bestuur van de Regeling Openbare Gezondheidszorg West-Brabant; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur, d.d. 14 maart 2007 gelet op de Regeling Openbare Gezondheidszorg West-Brabant, de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeentewet; BESLUIT: - in te stemmen met de ontwerp 2e ontwerpbegrotingwijziging GROGZ 2008 en deze aan te bieden aan de gemeenten met het verzoek alvorens tot definitieve vaststelling over te gaan de zienswijze van de gemeenteraad in te winnen en kenbaar te maken. Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 april Het Algemeen Bestuur voornoemd,.. de voorzitter.de secretaris GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 7/12

8 Concept raadsvoorstel 2e Begrotingswijziging GROGZ 2008 voor de gemeenten Aan de gemeente raad, Door het algemeen bestuur van de GROGZ West-Brabant is op 29 juni 2007 de beleidsbegroting GROGZ 2008 vastgesteld. De beleidsbegroting 2008 is echter in ontwerp opgesteld vóór maart (2007), zodat de gemeenten in hun begroting rekening kunnen houden met het financieel beslag vanuit de GGD en om de verplichte zienswijze van de gemeenten te vernemen en tijdig tot formele vaststelling van de (beleids-)begroting te komen. De Beleidsbegroting dient voor ingediend te zijn bij G.S. Bij de opstelling van de ontwerpbeheersbegroting 2008 (voorbereid oktobernovember 2007) worden de dan bekende zaken alsnog daarin verwerkt met als uitgangspunt dat door de vaststelling van de beheersbegroting niet resulteert in een verhoging van de gemeentelijke bijdrage per inwoner aan de GROGZ. Onderhavige voorstel tot begrotingswijzing voorziet in formele besluitvorming conform de daartoe wettelijk verplicht te doorlopen procedure om de afwijkingen in de beheersbegroting alsnog formeel te laten goedkeuren en daarmee in overeenstemming te brengen met de beleidsbegroting. Tevens wordt daarmee bereikt dat de door de accountant uit te voeren rechtmatigheidtoets geen problemen oplevert. In dit voorstel tot begrotingswijziging is enerzijds sprake van aanpassing van de investeringsbegroting en anderzijds van een aantal financiële mutaties ter dekking van voorgenomen uitgaven. Hierbij vermelden wij dat dit voorstel niet zal leiden tot verhoging van de financiële bijdrage van de gemeenten aan de GROGZ. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 8/12

9 2 e begrotingswijziging GROGZ 2008 A. Investeringen 2008: In de beleidsbegroting 2008 zijn investeringen opgenomen voor voor nieuwbouw Breda en aan overige investeringen. Intussen is het huisvestingsplan van de GGD verder geconcretiseerd en vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is er voortschrijdend inzicht inzake de overige investeringen. Dit heeft met betrekking tot investeringen de volgende begrotingswijziging tot gevolg: (in duizenden euro s) (in duizenden euro s) Beleidsbegroting Beheersbegroting Omschrijving 2008 juni december 2007 Terreinen Gebouw Breda Casco gebouw nieuwbouw Inbouw nieuwbouw Rente tijdens de bouw Aanpassing gebouw aan organisatieontwikkeling Onvoorzien Totaal gebouw Breda Gebouw Bergen op Zoom Verbouwingskosten herhuisvesting Totaal nieuwbouw Machines en installaties: Telefooninstallaties nieuwbouw Totaal machines en installaties Overige materiële vaste activa: Inrichting nieuwbouw Flatscreens en thin clients nieuwbouw Automatiseringsapparatuur en programmatuur (uitstel 2007) Automatisering JGZ en AGZ Content Management Systeem (internet en intranet) 0 80 Uitbreiding/aanpassing Document Management Systeem Facility Management Systeem (uitstel 2007) 0 30 Uitbreiding financieel software pakket 75 0 Laptobs en PC s ivm EKD 0 75 Medische inventaris 13 5 Overige inventaris 10-1 Totaal overige materiële vaste activa Totaal investeringen Toelichting De nieuwbouw investeringen worden al vanaf 2006 begroot. In de praktijk vinden de investeringen gespreid over 2006, 2007 en 2008 plaats. In de bovenstaand investeringsoverzicht zijn deze investeringen zichtbaar gemaakt. Voor de dekking van de kapitaallasten van de inrichting nieuwbouw incl. flatscreens is een bestemmingsreserve huisvesting gevormd. Bij besluit van 22 november 2007 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het bijgesteld huisvestingsplan van de GGD. Daarin waren opgenomen de onderdelen: GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 9/12

10 terreinen, totaal nieuwbouw, machines en installaties en voor wat betreft overige materiele vast activa de onderdelen inrichting nieuwbouw, Flatscreens en thin clients nieuwbouw. Daarnaast zijn als uitgestelde investeringen 2007 opgenomen de onderdelen: automatiseringsapparatuur en programmatuur en Facility Management Systeem. Tevens is opgenomen de aanschaf van Laptop en PC s i.v.m. het Elektronisch Kinddossier (EKD) als consequentie van het voorstel Implementatie en financiering EKD, zoals bij de 1 e begrotingswijziging al aan de gemeenten ter goedkeuring is voorgelegd. De resterende mutaties betreffen: a. automatisering JGZ en AGZ b. de aanschaf van een Content Management Systeem c. uitbreiding van financieel softwarepakket d. medische inventaris en overige inventaris. Bij onderdeel a. is sprake van een doorschuiving van 2007 naar Ook bij c. is sprake van uitstel van 2008 naar Post d. is ongewijzigd. De resterende post b. betreft de aanschaf van nieuwe internetsoftware ter besturing van de interne en externe website van de GGD. De aanschaf is noodzakelijk omdat de thans gebruikte software de benodigde functionaliteit ontbeert en niet meer voldoet. B. Resultaatbestemming 2007: 1. Dotatie van de boekwinst verkoop pand Bergen op Zoom op datum september 2008 welke thans wordt geschat op , aan de bestemmingsreserve Huisvesting, conform AB Besluit (huisvestingsplan GGD) 2. Onttrekking ad aan de algemene reserve ter compensatie van de te lage indexering. 3. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van de aanloopkosten van het Shared Service Center. De totale investering bedraagt en zal worden voor een bedrag van gedekt worden uit het restant van de op te heffen voorzieningen Verbeterplan GGD voor een bedrag van en de voorziening Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) voor een bedrag van Deze investering zal vanaf 2010 terugverdiend worden door het Shared Service Center. 4. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van de reorganisatiekosten Jeugdgezondheidszorg. Ook deze investering zal vanaf 2010 terugverdiend worden. 5. Onttrekking van aan de algemene reserve ter dekking van kosten voor organisatieontwikkeling in verband met het nieuwe huisvestingsconcept en algehele nieuwe werkwijze. 6. Ter dekking van de kosten van het EKD is er in de beheersbegroting 2008 een onttrekking van opgenomen. In geval van goedkeuring van de 1 e begrotingswijzing GROGZ (EKD) zal deze onttrekking niet worden geëffectueerd (zie toelichting) GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 10/12

11 Toelichting op verschillen tussen beleidsbegroting en beheersbegroting Dotatie Boekwinst verkoop Pand Bergen op Zoom Bij besluit van 22 november 2007 heeft het Algemeen bestuur bij de vaststelling van het bijgestelde huisvestingsplan van de GGD ingestemd met een dotatie van de boekwinst van de verkoop van genoemd pand aan de bestemmingsreserve huisvesting. Dit besluit wordt met dit voor stel nog als formele begrotingswijziging in de besluitvormingsprocedure gezet. 2. Loonkosten De stijging van de loonkosten in 2007 en 2008 zijn groter gebleken dan tot nu toe via indexering in de begroting opgenomen. Derhalve wordt hierop een reële correctie voorgesteld. Daarnaast zijn de volgende extra te nemen maatregelen noodzakelijk om de beoogde veranderingen te effectueren. 3. Jeugdgezondheidszorg Uit de marap 2007 blijkt de personele inzet bij JGZ niet optimaal te zijn, doordat teveel tijd verloren gaat aan improductiviteit. Naast het niet doorvoeren van logopedische screening en langdurige zieken leidt dit tot een inzet van teveel personeel. Het dagelijks besuur heeft besloten extra te investeren in een goede roosterplanning om op termijn wel tot een optimale inzet van personeel te komen. De extra inzet zal binnen 4 jaar terugbetaald moeten worden aan de organisatie om de benutte reserve/voorziening weer aan te vullen. 4. Shared Service Center Het samen met de GGD Hart voor Brabant opzetten van een SSC bleek complexer dan vooraf werd ingeschat. Om de zaken goed op de rit te krijgen is allereerst extra ingezet op een knelpuntenanalyse en een plan van aanpak door PWC. De extra kosten daarvan worden gedekt uit de reservepositie van beide GGD-en en zullen binnen 4 jaar dienen te worden terugbetaald aan de organisatie om de reservepositie weer aan te vullen. 5. Organisatieontwikkeling. De opzet en implementatie van een nieuw organisatiemodel zal leiden tot een integralere werkwijze tussen de 3 productieafdelingen van de GGD. Dit wordt ondersteund door het op basis van het Advies van Veldhoen gekozen huisvestingsconcept, zoals opgenomen in het vastgestelde huisvestingsplan van de GGD. Concreet betekent dit dat medewerkers getraind moeten worden in het werken vanuit taakgericht geclusterde werkplekken en geautomatiseerde en gedigitaliseerde werk- en dossieromgeving. 6. Huisvesting De verwachte besparingen op personeel door de nieuwe huisvesting zullen pas na een overgangsfase worden gerealiseerd. Daarnaast heeft de organisatie haar taken en haar kwaliteit op een hoger niveau gebracht. Voor 2008 is geen besparing te verwachten. 7. Elektronisch Kinddossier GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 11/12

12 De kosten EKD werden eerder begroot, waarbij de dekking in de beheersbegroting in december 2007 nog was gebaseerd op een voorstel EKD aan het Algemeen bestuur van november 2007 en werd gevonden in een onttrekking de algemene reserve van Via het aangepaste voorstel EKD van 14 februari 2008 wordt alsnog dekking van de kosten aan de gemeenten gevraagd door middel van vaststelling van de 1 e begrotingswijziging EKD in juni Deze besluitvorming is dus nog niet afgerond. Teneinde aansluiting te vinden met de 1 e begrotingswijziging 2008 zal er de realisatie geen onttrekking hoeven plaats te vinden, want deze kosten worden dan gedekt door de extra gemeentelijke bijdrage. 8. Desintegratie RAV Om de RAV in staat te stellen een sluitende bedrijfsvoering te realiseren zijn een aantal kosten door het vertrek van de RAV niet meer door te belasten. Van de verwachte ombuiging in 5 jaar (Start ) zal een gedeelte echter nooit kunnen worden gerealiseerd. Deze kosten zijn vooralsnog geraamd op In overleg met de RAV zal nog worden bezien op welke wijze dit structurele financiële knelpunt kan worden opgelost op basis van de afname van daadwerkelijk afname van ondersteuningsproducten van de GGD. GGD_DMST-#22006-v1-AB_030408_08_2e_Begrotingswijziging_GROGZ_2008.DOC 12/12