Vergadering Algemeen Bestuur OGZ W.Br. Agendanummer: 6 d.d. 14 februari 2008.

Transcriptie

1 Implementatie en financiering Elektronisch Kinddossier Vergadering Algemeen Bestuur OGZ W.Br. Agendanummer: 6 d.d. 14 februari VOORSTEL Voorgesteld wordt: In te stemmen met de ontwerpbegroting EKD van GGD en 3 Thuiszorginstellingen in WestBrabant en deze voor goedkeuring als ontwerp 1 e begrotingswijziging GROGZ 2008 voor te leggen aan de deelnemende gemeenten In te stemmen met de structurele kosten in 2009 en volgende jaren en deze vast te stellen als ontwerpbegroting EKD 2009 en volgende jaren en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de deelnemende gemeenten. Implementatie en financiering EKD.doc 1

2 Aan het Algemeen Bestuur I. Inleiding In uw vergadering van 22 november 2007 besloot u: in te stemmen met het in de notitie Financiering Elektronisch Kinddossier (EKD) beschreven proces en dat ook voortvarend te vervolgen, zodat er in februari een nader uitgewerkt voorstel over invoering en financiering van het elektronisch kinddossier kan worden gedaan. in te stemmen met facturering aan de gemeenten van de gevraagde Rsumiddelen voor zowel de GGD als de Thuiszorginstellingen van totaal , conform de verdeling per gemeente in tabel van het voorstel. In januari over de voorstellen een informatieronde te houden t.b.v. ambtenaren, met de kanttekening dat genoemde informatieronde ook het karakter dient te hebben van overleg, zodat gemeenten en GGD samen tot een voorstel richting Algemeen Bestuur komen. Thans legt het dagelijks bestuur u ter implementatie en financiering van het EKD de gezamenlijke begroting voor van de GGD en de 3 betrokken Thuiszorginstellingen in de regio WestBrabant. II. Stand van zaken EKD a. GGD De GGD heeft in de afgelopen periode in GGD+verband tezamen met de andere GGDen in NoordBrabant samengewerkt in de voorbereiding op de aanschaf en implementatie van het EKD. Daarbij is reeds door medewerkers proefgedraaid en zijn opleidingen gestart. Tevens is er al een EKDpakket (KIDOS) aangeschaft en worden de eerste kinderen ingevoerd in het systeem. Daarbij is na een testfase voor zowel Kidos als Prevalent gekozen voor Kidos omdat met dit pakket de minste tijdsverlies voor de professionals optreedt bij het gebruiken van het EKD ; bij het andere pakket is het tijdsverlies groter dan 15%. Daarnaast gebruikt de GGD vooralsnog de planningsmodule Prevalent, waarbij tegelijkertijd de KIDOSplanningsmodule wordt verbeterd. b. Thuiszorg Thuiszorg Breda moet nog beginnen met de selectie van het pakket. Thuiszorg Breda staat derhalve nog aan het begin van het traject. Wel is er al begonnen in de faciliterende sfeer, zodat iedere medewerker een account heeft en iedere wekplek een computer. Er moet nog wel geïnvesteerd worden in mobiele werkplekken. Thuiszorg Breda heeft aangegeven dat de keus voor 1 pakket te onderschrijven, ongeacht wat de moederorganisatie Careijn kiest. Thuiszorg WestBrabant werkt al met de planningsmodule Prevalent, maar is nog niet overgegaan tot de aanschaf van een EKD als zodanig. Thuiszorg Mark & Maas (Thebe) wacht nog een extern advies ter zake af. Door Thebe wordt in de regio Hart voor Brabant al gewerkt met Prevalent. Implementatie en financiering EKD.doc 2

3 Tot slot kan worden opgemerkt dat de keuze voor 1 EKDpakket van groter belang geacht moet worden dan een geïntegreerd systeem EKD met planningsmodule. Bijgevoegd is het gezamenlijk opgestelde Plan van aanpak EKD, waarin wordt gekoerst op de aanschaf van 1 pakket. III. Toelichting bij de Begroting EKD A. Beleidsmatig In opdracht van het Dagelijks Bestuur van de GROGZ West Brabant heeft de directie van de GGD zorggedragen voor een begroting van de GGD en de 3 thuiszorgorganisaties. Daarbij was het uitgangspunt alle te verwachten kosten realistisch in beeld te brengen. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van landelijk overeengekomen normen. De financiering van deze begroting is de verantwoordelijkheid van de gemeenten; zij zijn verplicht via de betrokken organisaties zorg te dragen voor het realiseren van het EKD op basis van landelijke en wettelijk verankerde besluiten over de Wet Publieke Gezondheid en het daarop gebaseerde Besluit Publieke gezondheid (beiden nog vast te stellen). Daarnaast is per 17 januari 2008 het Besluit Tijdelijke Regeling CJG s van kracht. Daarin is o.a. vastgelegd dat het EKD in combinatie met verwijsindex als de centrale informatiedatabase voor het CJG moet gaat fungeren. Ook in dat licht is de totstandkoming van het EKD dus van essentieel belang. Bij de financiering van het EKD kan betrokken worden: de vermogenspositie van de betrokken instellingen voor zover voortvloeiend uit de middelen in het verleden voor JGZtaken beschikbaar gesteld door de gemeenten. Waar nodig zal deze objectief worden vastgesteld en alsnog worden betrokken bij de financiering (bijstelling begroting) De beschikbare middelen via Rijksoverheid (in aparte bijlage opgenomen en per gemeente uitgewerkt). Hierover is een overeenkomst gesloten tussen de VNG en het kabinet (brief 6 september 2007 is bijgevoegd) De normale bedrijfsvoeringinvesteringen van de betrokken organisaties. De voorliggende begroting is weliswaar een minimale begroting, maar wel een verantwoorde begroting. Vanuit haar verantwoordelijkheid zal het Dagelijks Bestuur GROGZ zorgdragen voor een zodanige sturing op de uitgaven dat de begrotingsruimte zo spaarzaam mogelijk wordt gebruikt. Anderzijds moet met deze begroting worden voorkomen dat de gemeenten op termijn met tegenvallers worden geconfronteerd. B. Technisch. Om tot een snelle en adequate invoering van het EKD te komen is het nodig een projectorganisatie op te zetten, waarbij zowel per organisatie als voor de samenwerkende organisaties gemeenschappelijk zorg kan worden gedragen voor het realiseren van de noodzakelijke activiteiten binnen het gewenste tijdspad (A2, A9 t/m A11: projectkosten). Implementatie en financiering EKD.doc 3

4 Bijscholing in EKD is nodig. (A3, A7, A8, A12, A13: opleidingskosten). Er is in een aantal organisaties al getest en ervaring opgedaan. (A4 t/m A6, A14: pilotkosten). Het werken met het EKD dient volledig te worden geïntegreerd in de bestaande werkprocessen en procedures, wat leidt tot tijdelijk (A15) en structureel (B6) productieverlies. Dit productieverlies is gebaseerd op de landelijke minimumnorm. Onder automatiseringskosten worden onder andere de aanschaf van de licenties (A1), de onderhoudskosten van de licenties (B1 t/m B3), de beveiliging (A20), de kosten van applicatiebeheer en functioneel beheer (B4) en de extra kosten van de werkplekken, inclusief een verbinding met de onderliggende database en inclusief het regelen van extra lijncapaciteit en de aansluiting bij het GBA en de entadministratie (B7). De overige kosten beslaan aspecten als projectcommunicatie en voorlichting (A16). De post scankosten dossiers (A19) beslaat het aanvullen van elektronische kinddossiers met digitale informatie, op papier afkomstig van derden. Dit wordt alleen gedaan voor de zogenaamde niet pluis kinderen. Vanuit de regiefunctie is het noodzakelijk om vooraf afspraken te maken over de financiering en de controle op de verantwoording van de kosten. Hiervoor zullen advieskosten, accountantskosten, vergaderkosten en uren GGD gemaakt worden (A21 en B8). Tevens is er een post onvoorzien opgenomen, zodat het bestuur financiële mogelijkheden heeft om bij te sturen of extra budget toe te kennen (A22). Verder zullen de papieren dossiers, afkomstig van de thuiszorg organisaties, moeten worden samengevat (reguliere taak van de thuiszorg) en ingevoerd moeten worden in het elektronische kinddossier (B5). Deze kosten zullen na circa 5 jaar komen te vervallen als alle kinddossiers door de thuiszorg organisaties zijn ingevoerd. Ook zijn er frictiekosten (A23) opgenomen. Indien er n.l. gekozen wordt voor één EKDpakket, dan zullen er frictiekosten ontstaan bij die organisaties, die reeds met een ander EKDpakket werken, zoals aanschaf en onderhoud licenties. C. Sturing Dagelijks Bestuur GROGZ stuurt op het implementatieproces en laat dit uitvoeren door haar directie. Concreet betekent dit dat op basis van verantwoording door de betreffende organisaties, de financiële middelen beschikbaar zullen worden gesteld. Implementatie en financiering EKD.doc 4

5 IV. Begroting EKD Kosten GGD, TB, WB en M&M; implementatie EKD (inclusief pilot) 0 t/m 19 jaar Integrale Jeugdgezondheidszorg West Brabant A Eenmalige kosten GGD WestBrabant Thuiszorg Breda Thuiszorg WestBrabant Thuiszorg Mark en Maas Thuiszorg Totaal Totaal Generaal Leverancier 1 Licenties Mankosten extern 2 Kosten Projectmanager Leverancier (pilot) 3 Opleidingen Implementatie GBA Implementatie ENT Ondersteuning Opleiding overige deelnemers (optioneel) Huur opleidingslokaal (12 PC's) Mankost intern 9 Kosten projectleiders Zorgverleners (deelname projectgroepen) Secretariaat Opleiding zorgverleners Leren omgaan met het EKD (oefenen) Uitvoeren pilots Zorgverleners Kosten produktieverlies (15% totaal, % structureel, dus 5% incidenteel) Overige kosten 16 Promotie / voorlichting Eventuele extra lijncapaciteit 18 Kosten UZIpassen + readers 19 Scannen dossier Beveiliging zorg (NEN 7510 / 7511) Totaal eenmalig Uren regiefunctie bestuurlijke afstemming Onvoorzien (vanuit regiefunctie) Frictiekosten overstap naar ander EKD indicatief bedrag: afhankelijk van besluitvorming Totaal eenmalig t/m 19 jaar Integrale Jeugdgezondheidszorg West Brabant B Jaarlijkse kosten GGD WestBrabant Thuiszorg Breda Thuiszorg WestBrabant Thuiszorg Mark en Maas Thuiszorg Totaal Totaal Generaal Leverancier 1 Functioneelbeheer TB + Hosting Ontwikkeling Mankosten intern 4 Functioneelbeheer Omzetten papieren dossiers Structueel produktieverlies (10%) Overige kosten 7 extra werkplekken (jaarlijkse kosten) accountantskosten (regievoering) C Dekking van de kosten 0 t/m 19 jaar Integrale Jeugdgezondheidszorg West Brabant VOORBEELD GGD WestBrabant Thuiszorg Breda Thuiszorg WestBrabant Thuiszorg Mark en Maas Thuiszorg Totaal Totaal Generaal Interne bijdragen Onttrekking uit RSUreserves Onttrekking uit algemene reserve Interne uren niet t.l.v. EKD Kosten papieren dossiers Beheerkosten dossiers Subtotaal eigen bijdragen Bijdragen derden Rijksbijdrage vanuit de 6.5 mln Overige rijksbijdrage Subtotaal bijdragen derden Totaal eenmalige dekking Jaarlijkse bijdrage Rijksbijdrage EKDgeld struct.basis 20 milj * Structurele eigen bijdrage Totale structurele dekking incl. regieonvfrictie Te dekken tekort incidenteel Te dekken tekort structureel Implementatie en financiering EKD.doc 5

6 V. Gemeentelijke bijdrage Vertaling van bovenstaande incidentele kosten en structurele kosten geeft de volgende bijdrage per kind: Implementatie en financiering EKD.doc 6

7 Kosten en opbrengsten EKD per gemeente Thuiszorg Incidenteel Totaal GGD WB Breda WB M&M Algemeen Totaal Kosten GGD Thuiszorg Regiekosten en onvoorzien Frictiekosten Dekking GGD eigen bijdrage * Thuiszorg eigen bijdrage Rijksbijdrage (GGD) Rijksbijdrage (Thuiszorg) Verschil Aantal kinderen per Incidentele bijdrage per kind 2,53 7,23 0,04 4,07 1,62 7,35 Incidentele bijdrage per kind per regio 11,38 4,19 8,22 Incidentele bijdrage per regio Thuiszorg Structureel Totaal GGD WB Breda WB M&M Algemeen Totaal Kosten en verder Dekking 2007 Onttrekking algemene reserve * Bijdrage per kind 0, Gemeentelijke bijdrage (reeds besloten) Eigen bijdrage Rijksbijdrage Extra gemeentelijke bijdrage Bijdrage per kind (excl. rijksbijdrage) 1,03 2,38 0,90 2,82 3,05 Bijdrage per kind (incl rijksbijdrage) 1,51 3,16 1,68 3,60 4, Gemeentelijke bijdrage (reeds besloten) Eigen bijdrage Rijksbijdrage Extra gemeentelijke bijdrage Bijdrage per kind (excl. rijksbijdrage) 1,31 4,75 2,81 3,59 4,83 Bijdrage per kind (incl rijksbijdrage) 2,26 6,31 4,37 5,15 7, Gemeentelijke bijdrage (reeds besloten) Eigen bijdrage Rijksbijdrage Extra gemeentelijke bijdrage Bijdrage per kind (excl. rijksbijdrage) 0,83 3,97 2,03 2,81 3,57 Bijdrage per kind (incl rijksbijdrage) 2,26 6,31 4,37 5,15 7, en verder Gemeentelijke bijdrage (reeds besloten) Eigen bijdrage Rijksbijdrage Extra gemeentelijke bijdrage Bijdrage per kind (excl. rijksbijdrage) 0,35 3,19 1,25 2,03 2,32 Bijdrage per kind (incl rijksbijdrage) 2,26 6,31 4,37 5,15 7,35 Implementatie en financiering EKD.doc 7

8 De verdeling naar gemeenten is als volgt berekend: Bijdrage van de gemeenten aan de kosten van het EKD (na aftrek van eigen bijdrages GGD en Thuiszorg) aantal kinderen GGD WB (519) aantal kinderen Thuiszorg (04) Incidentele rijksbijdrage (reeds gefactureerd) bijdrage (aan te vullen algemene reserve) gemeenten Totaal Aalburg AlphenChaam BaarleNassau Bergen op Zoom Breda (Bredadeel) Breda (M&Mdeel) Drimmelen EttenLeur Geertruidenberg Halderberge Moerdijk (TWBdeel) Moerdijk (M&Mdeel) Oosterhout Roosendaal Rucphen Steenbergen Werkendam Woensdrecht Woudrichem Zundert TOTAAL Incidentele gemeentelijke bijdrage bijdrage incl. rijksbijdrage bijdrage incl. rijksbijdrage bijdrage incl. rijksbijdrage bijdrage incl. rijksbijdrage Totaal bijdrage EKD (excl. eigen bijdrage) Implementatie en financiering EKD.doc 8

9 Het algemeen bestuur van de Regeling Openbare Gezondheidszorg West Brabant; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur, d.d. 25 januari 2008 gelet op de Regeling Openbare Gezondheidszorg WestBrabant, de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeentewet; BESLUIT: In te stemmen met de ontwerpbegroting EKD van GGD en 3 Thuiszorginstellingen in WestBrabant en deze als ontwerp 1 e begrotingswijziging 2008 voor goedkeuring voor te leggen aan de deelnemende gemeenten Aldus besloten in de openbare vergadering van 14 februari Het Algemeen Bestuur voornoemd,.. de voorzitter.de secretaris Implementatie en financiering EKD.doc 9