Agendapunt: Sliedrecht, 13 mei 2008

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Aan de raad van de gemeente Sliedrecht Agendapunt: Sliedrecht, 13 mei 2008 Onderwerp: Strategisch IP&A-plan Drechtsteden , onderdeel deelprogramma IB: overdracht gemeentelijke eigendommen aan GR Drechtsteden. Samenvatting: Voor de vergadering van de Drechtraad van 18 juni 2008 staat de Kredietaanvraag IP&A geagendeerd ten behoeve van deelprogramma IB Infrastructuur. De projecten uit deelprogramma I hebben ten doel een integrale en gestandaardiseerde regionale infrastructuur te implementeren, die geldt als randvoorwaarde om te kunnen functioneren als netwerkorganisatie, om gegevens uit te kunnen wisselen tussen regionale en lokale organisaties, om het SCD te laten draaien èn om ambities op het terrein van E- dienstverlening niet alleen inhoudelijk maar ook technisch te kunnen realiseren. Dit programma bestaat uit twee onderdelen. Onderdeel IA heeft betrekking op het ontsluiten van het Drechtnet en het realiseren van een regionaal Rekencentrum. De Drechtraad heeft op 12 december 2007 hiervoor de plannen geaccordeerd en het voor realisatie benodigde krediet gevoteerd. Dit betrof een bedrag van met een daaruit voortvloeiende jaarlast van Deze jaarlast wordt conform het besluit van de Drechtraad volledig ten laste van de SCD-begroting gebracht door aanwending van de daarin opgenomen post van 1 miljoen initiële investeringslasten. Op onderdeel IB komen we hierna uitgebreider terug. Deelprogramma IB nader toegelicht Deelprogramma IB betreft de vernieuwing van de regionale infrastructuur gericht op (a) de integratie van 8 infrastructuren, (b) een verbetering van de kwaliteit en (c) een verlaging van de beheersinspanning i.v.m. de geplande afname van de personeelsomvang (SCD). Hiervoor wordt de gehele infrastructuur in een periode van ca. 3 jaren vervangen door een nieuwe geïntegreerde en ondeelbare infrastructuur. De nieuwe infrastructuur die tot stand komt als de aangedragen projecten worden uitgevoerd, is qua opzet ondeelbaar en apparatuur is nog maar beperkt locaal of aan een regionale organisatie toewijsbaar en moet voldoen aan strikte centrale specificaties. Daarmee ligt het voor de hand om in het verlengde van de verantwoordelijkheid voor het beheer, ook het eigenaarschap van deze nieuwe infrastructuur en apparatuur bij het Servicecentrum (SCD) te leggen. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is, dat beheer en eigendom in één hand komen, waarbij kostenbesparingen te realiseren zijn, zowel in de aanschaf als in het beheer. Binnen dit deelprogramma IB worden de volgende projecten gerealiseerd: project uitwijkvoorziening (nog pm), project Kantoorautomatisering, Basisvoorzieningen telefonie, uitrol telefonie per werkplek en enkele overige projecten, zoals werken op afstand, service bus koppelingen, technisch beleidsplan en

2 - 2 - instrumentering I&A. In het Strategisch IP&A-plan Drechtsteden worden deze projecten toegelicht. Genoemd plan is ter informatie bij de raadstukken gevoegd. Aanleiding: De overdracht van in eigendom bij de gemeenten zijnde activa aan de GR Drechtsteden, behoeft een besluit van de gemeenten, terwijl de financiering van deze overname een zaak is van de Drechtraad. Deze geschakelde besluitvorming is ook geschetst in de kredietaanvraag die aan de Drechtraad van 18 juni 2008 wordt gedaan voor de projecten die behoren tot deelprogramma IB. De Drechtraad heeft eerder ingestemd met de kredietaanvraag voor de deelprogramma s IA en n IV de raad van Sliedrecht heeft kortgeleden (31 maart 2008) een besluit genomen over de projecten van deelprogramma II. Thans is aan de orde deelprogramma IB Regionale infrastructuur. Bij brief d.d. april 2008 vraagt het Portefeuillehoudersoverleg Middelen Drechtsteden een besluit te nemen om de thans in gebruik zijnde activa op het terrein van I&A met terugwerkende kracht tot 1 januari 2008 in eigendom over te dragen aan de GR Drechtsteden (materieel het SCD) en de kosten van eigendom en beheer vanaf die datum te voldoen in de vorm van een werkplektarief van op jaarbasis. Alternatieven, keuze en overwegingen t.a.v. het voorstel: V lootschouw Op 28 januari 2008 heeft een zogenoemde vlootschouw plaats gevonden. In de schouw is aan de hand van inventarislijsten een inschatting gemaakt van de aanwezige eigendommen bij onze gemeente: Servers, Laptops, AS400, printers, PC s, routers/switches, smartfones, telefooninstallatie (voip) en dergelijke. Tijdens de schouw is ook de technische staat van de hele technische infrastructuur bekeken. Enerzijds om een beeld te krijgen of de componenten inpasbaar zijn en anderzijds om een prioriteringsgevoel te krijgen voor de uitrol in de tijd. Omdat er gedurende de planperiode een gefaseerde overgang van oude naar nieuwe infrastructuur plaatsvindt en het beheerpersoneel reeds is overgegaan naar het SCD, leidt overdracht van de verantwoordelijkheid en eigendom naar het SCD tot een duidelijkere verantwoordelijkheidsstelling en eenvoudiger beheer. Overdracht vindt formeel plaats aan de GRD en materieel aan het SCD. Het voorstel is 1 januari 2008 als datum van overdracht te hanteren, en de overdracht te laten plaats vinden tegen vergoeding van de boekwaarde per ultimo Jaarlasten per werkplek Momenteel wordt de bijdrage van de deelnemers aan de kosten van het basispakket van het SCD gebaseerd op de formatieve omvang (aantal fte) van de klantorganisatie. Voor de jaarlasten van deelprogramma 1B is dit een minder voor de hand liggende verdeelsleutel. Voorgesteld wordt dan ook om het feitelijk aantal werkplekken te hanteren als verdeelsleutel voor de jaarlijkse lasten van deelprogramma 1B. Het aantal werkplekken geeft een meer

3 - 3 - causaal verband met de kosten en vormen een betere prikkel voor kostenbeheersing. Het aantal werkplekken wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal in gebruik zijnde vaste en mobiele computers, die aangemeld zijn voor service bij het SCD. In de hierna volgende tabel, die is overgenomen uit het IP&A plan, wordt de berekening van het werkplektarief aangegeven. Deelprogramma IB Infrastructuur Drechtsteden Afschrijving (annuïteit) jaarlasten Kapitaallasten Totale Investering Exploitatie Omschrijving Telefonie Basis (vast) Telefonie Uitrol (variabel) Telefonie Gebruik LAN (lease) Uniforme werkplek, basisbouw (vast) Idem, uitrol en vervanging apparatuur Idem, werkpleklicenties Technisch beleidsplan Instrumentering I&A Telling aantal werkplekken Te verwachten werkplektarief De gehele infrastructuur in de regio wordt in de periode vervangen door een nieuwe infrastructuur. Eerst in 2011 komt men uit op he t kostenniveau ad 6,3 miljoen. Het volledige tarief ad zal direct met ingang van 1 januari 2008 door de deelnem ende organisaties worden voldaan. Als gevolg van het gespreide investeringsritme van deelprogramma I B ontstaat er dus ruimte in de exploitatie Het jaarbudget 2008 ad 6,3 miljoen zal worden ingezet voor a. de kapitaallasten van de overname van de boekwaarden van de gemeentelijke eigendommen, b. de kapitaallasten van de investeringen in 2008 en c. het financieel arrangement voor het invullen van de garantstellingen van de regio ZHZ, Papendrecht en Sliedrecht. Financiële aspecten: Het incidenteel effect van de deelname aan deelprogramma 1B is voor Sliedrecht per saldo 0. De vergoeding door de GRD voor de overname van de activa van Sliedrecht is namelijk gelijk aan de boekwaarde: een bedrag van Dit bedrag heeft betrekking op de telefooninstallatie. Voor de overige eigendommen bedraagt de boekwaarde 0. Dit komt doordat in het verleden de ICT-investeringen in één keer ten laste van de reserve IT werden afgeboekt. Conform de GRD-spelregels wordt geen hogere boekwaarde vergoed dan opgenomen in de begroting van Sliedrecht. Het structureel effect van deelname aan deelprogramma IB van het IPA-plan is voor Sliedrecht per saldo positief. Dit bedrag is als volgt samengesteld: Deelprogramma IB structureel financieel effect Bedrag Huidige lasten voor deelprogramma 1B in begroting 2008 Sliedrecht Nieuwe bijdrage deelprogramma 1B aan SCD, 130 werkplekken x Verwachte afname van onze bijdrage aan SCD voor deelprogramma 1B In de SCD b egroting valt er 1,0 miljoen vrij. Dit is het bedr ag dat bedoeld was om de mater iële kosten voor klantorganisaties te dekken uit de post Specifieke materiële lasten. Dit bedrag zat dus al in d e SCD-begroting 2008 ten behoeve van de dienstverlening aan SCD-klanten. Nu voor het deelprogramma 1B een integraal werkplektarief is berekend,

4 - 4 - Additioneel structureel financieel effect Het voorstel is vanaf 1 januari 2008 het volledige werkplektarief van te voldoen, ook al zijn dan nog niet alle investeringen gedaan. Zoals aangegeven in het raadsvoorstel d.d. 6 november 2007 mbt de begrotingen SCD, BDD en OCD, zullen we bij de behandeling van de zomernota in juni 2008 alle financiële gevolgen van de SCD-vorming op een rij zetten. Communicatie: Niet van toepassing. Besluitvormingsproces en vervolgtraject: Voor deelprogramma IB is besluitvorming nodig door zowel de gemeenteraden als de Drechtraad. Dat heeft te maken met het feit, dat de gemeenten moeten instemmen met het overdragen van de activa en afnemen van ICT-infrastructuur als een dienst van het SCD tegen een vergoeding per werkplek per jaar, terwijl de Drechtraad het eigendom van die activa moet aanvaarden, de benodigde kredieten voor deze uitvoering moet voteren en het leveren van de ICT-infrastructuur als een dienst moet organiseren (SCD). Concreet betekent dit dat op 18 juni een soortgelijk voorstel in de Drechtraad behandeld wordt. Vanwege de gebondenheid aan vastgestelde vergaderschema s is het voor sommige gemeenten niet mogelijk de besluitvorming hierover vóór 18 juni af te ronden. Het besluit in de Drechtraad zal toch genomen worden, maar dat onder het voorbehoud van instemming met de voorstellen door alle betrokken gemeenteraden. Zo kan eind juni de balans worden opgemaakt en worden doorgewerkt aan de uitvoering van dit deelprogramma, als daar positief over besloten is. Bij de behandeling van de Zomernota 2008 zullen alle financiële gevolgen voor onze gemeente op een rij worden gezet en wordt u voorgesteld de benodigde budgetten vast te stellen. Advies opiniërende bijeenkomst: Voorgesteld besluit: Aan uw raad wordt gevraagd: 1. De thans in gebruik zijnde activa op het terrein van I&A met terugwerkende kracht tot 1 januari 2008 in eigendom over te dragen aan de GR Drechtsteden (materieel het SCD) en de kosten van eigendom en beheer vanaf die datum te voldoen in de vorm van een werkplektarief van op jaarbasis. 2. Kennis te nemen van de financiële effecten van deelprogramma 1B van het IP&Aplan. waarvan deze kosten onderdeel uitmaken, kunnen deze uit de basisbegroting van het SCD geëlimineerd worden en komen ze er via de kosten van deelprogramma IB weer in terug.

5 Kennis te nemen van alle financiële effecten van de SCD-vorming middels het separate voorstel van de Zomernota Burgemeester en Wethouders van Sliedrecht, de secretaris, de burgemeester, M.J. Verhoef M.C. Boevée