OplegvelRaadsvoorstel tot het aanpassen uan de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen uan de jaarrekening)

Transcriptie

1 Concernstaf Raadsnummer O6.RZ85O.OOI Inboeknummer o6bstoarbs Beslisdatum B5MT a4 oktober 2006 Dossiernummer 6qB ysr OplegvelRaadsvoorstel tot het aanpassen uan de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen uan de jaarrekening) 1 Samenvatting Volgens het raadsbesluit vermogenspositie gemeente Eindhoven; reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen d.d. 12 juli 2004 worden reserves en voorzieningen ingesteld op basis van een raadsbesluit. In verband met de doorlooptijd van een raadsvoorstel is het bij het opstellen van de jaarrekening niet in alle gevallen mogelijk om tijdig een formeel raadsbesluit te nemen om een reserve of voorziening in te stellen. Bij de jaarrekening 2005 had dit tot gevolg dat voor de raadsbehandeling een accountantsverklaring onder voorbehoud (van instemming met het voorstel met betrekking tot de verwerkte reserves en voorzieningen) werd afgegeven. Om deze situatie bij de raadsbehandeling van de jaarrekening 2006 te voorkomen wordt voorgesteld bij het opstellen van de jaarrekening het instellen van reserves en voorzieningen, onder bepaalde voorwaarden, te mandateren aan het college. 2 Bijlage(n) Geen.

2 Concernstaf Raadsnummer O6. Rz850. OOI Inboeknummer o6bstoarbs Beslisdatum B5MT a4 oktober 2006 Dossiernummer 6qB ysr Raadsvoorstel tot het aanpassen uan de procedure uoor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen van de jaarrekening) 1 Inleiding Volgens het raadsbesluit vermogenspositie gemeente Eindhoven; reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen d.d. 12 juli 2004 worden reserves en voorzieningen ingesteld op basis van een raadsbesluit. In verband met de doorlooptijd van een raadsvoorstel is het bij het opstellen van de jaarrekening niet in alle gevallen mogelijk om tijdig een formeel raadsbesluit te nemen om een reserve of voorziening in te stellen. I3ij de jaarrekening 2005 had dit tot gevolg dat voor de raadsbehandeling een accountantsverklaring onder voorbehoud (van instemming met het voorstel met betrekking tot de verwerkte reserves en voorzieningen) werd afgegeven. Om deze situatie bij de raadsbehandeling van de jaarrekening 2006 te voorkomen wordt voorgesteld de procedure aan te passen. 2 Wat willen we bereiken Een accountantsverklaring zonder voorbehoud voor de raadsbehandeling van de jaarrekening Wat gaan we daarvoor doen Voorgesteld wordt om bij het opstellen van de jaarrekening in een aantal specifieke gevallen het instellen van reserves en voorziening aan het college te mandateren. Dit betreft de volgende gevallen: 1 reserves die worden ingesteld met als doel om hierin budgetten of beschikbare middelen te storten die in het betreffende jaar niet zijn uitgegeven en waar aan een van de onderstaande vier situaties van toepassing is: 1 Projecten. Voor projecten is het onder een aantal voorwaarden toegestaan om gelden op het eind van het boekjaar te reserveren. De volgende voorwaarden zijn van toepassing: a er wordt aan de volgende kenmerken van een project voldaan, dat wil zeggen dat er sprake is van:

3 Raadsnummer O6.RX85O.OOI tijdelijkheid, oftewel een duidelijk vooraf bepaalde begin- en einddatum (maximale tijdsduur 5 jaar, anders opknippen in deelprojecten); eenmalige, niet routinematige werkzaamheden; een eenmalig en duidelijk gedefinieerd doel (een eindproduct); een opdrachtgever; een vooraf vastgesteld budget; goed onderbouwde en afgebakende kostencomponenten; een eigen projectorganisatie; een plan van aanpak voor het project; b het te reserveren bedrag dient groter te zijn dan 20e/o van het oorspronkelijk projectbedrag met een minimum van E 5.000,ÃćâĆňâĂİ ; c projectgelden dienen in de administratie van een apart kenmerkte zijn voorzien. Desgewenst kan hiervoor gebruik worden gemaakt van de projectadministratie van EFIS. 2 Incidentele budgetten. Bij incidentele budgetten gaat het er om dat er voor een eenmalig doel, onderwerp of taak eenmalig middelen beschikbaar zijn gesteld. Dit betekent ook dat er geen structureel budget of middelen voor deze taak, onderwerp of doel in de meerjarenbegroting zijn opgenomen en dat bij het aangaan van verplichtingen geen gebruik gemaakt kan worden van het jaarbudget van Om die reden mogen incidentele budgetten worden gereserveerd. 3 Middelen Samen Stad/ uitvoering collegeprogramma Eindhoven Een. Voor de uitvoering van het collegeprogramma Samen Stad zijn voor de verschillende programmalijnen middelen toegekend. Deze middelen zijn begrotingstechnisch gelijkmatig verdeeld over de jaren 2004 t/m De uitvoering van het programma loopt echter niet in alle gevallen gelijk aan het (voor het programma) toegekende jaarbudget. De middelen die voor een bepaald jaar zijn begroot voor een programma lijn, maar niet in het betreffende jaar zijn uitgegeven, mogen, conform eerdere besluitvorming, worden gereserveerd (indien de totale middelen voor de uitvoering noodzakelijk zijn). Soortgelijke procedure is van toepassing voor de uitvoering collegeprogramma Eindhoven Een. 4 NRE-gelden Als gevolg van de verkoop van de NRE zijn voor de gemeente incidentele middelen beschikbaar gekomen. Door de raad is 8 18 miljoen van deze middelen voor 2006 bestemd en als stelpost opgenomen. Hierbij is tevens door de raad aangegeven dat de in 2006 niet bestede middelen mogen worden gereserveerd voor het bestemde doel; II voorzieningen die worden ingesteld met als doel om hierin bijdragen van derden te storten die in het betreffende jaar niet zijn uitgegeven en waarvan bij niet besteden, de middelen teruggestort dienen te worden aan deze derden.

4 Raadsnummer O6.RX85O.OOI In het algemeen zullen de gereserveerde middelen in het volgende begrotingsjaar tot besteding komen. Bij het instellen van de reserve of voorziening zal dit bij het aangeven van de criteria nader worden vermeld. 4 Wat kost het Aan het voorstel zijn geen kosten verbonden. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, G. Kok-Mol, wnd. secretaris

5 Raadsnummer O6.RX85O.OOI Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 oktober en 8 december 2006; besluit: 1 bij het opstellen van de jaarrekening het instellen van reserves, met als doel hierin budgetten of beschikbare middelen te storten die in het betreffende jaar niet zijn uitgegeven, te mandateren aan het college van burgemeester en wethouders. Het betreft hier reserves voor projectgelden, incidentele budgetten, middelen Samen Stad, middelen collegeprogramma uitvoering Eindhoven Een en NRE-middelen; 2 bij het opstellen van de jaarrekening het instellen van voorzieningen, met als doel hierin bijdragen van derden te storten die in het betreffende jaar niet zijn uitgegeven (en waarvan bij niet besteden, de middelen teruggestort dienen te worden aan deze derden) te mandateren aan het college van burgemeester en wethouders; 3 bij de behandeling van de jaarrekening 2006 de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen van de jaarrekening) te evalueren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 december A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. EE

6 Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven e6.rz8go.oom Commissieadvies Betreft Raadsvoorstel tot het aanpassen van de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen In de vergadering van de commissie Begroting en Verantwoording van 6 december 2006 is bovengenoemd voorstel. Nadat wethouder H.M. Don had toegezegd de 20%-marge te schrappen en de termijn te beperken tot 4jaar, heeft de commissie met betrekking tot dit voorstel als volgt geadviseerd: PvdA: stemvoorbehoud m.b.t. de formulering van het woord "mandatering"; CDA: akkoord; bij jaarrekening 2006 tijd nemen voor evaluatie van deze procedure; SP: akkoord; VVD: akkoord; bij jaarrekening 2006 tijd nemen voor evaluatie van deze procedure; GroenLinks: akkoord; leefbaar eindhoven : akkoord; OuderenAppel: stemvoorbehoud m.b.t. de formulering van het woord "mandatering" D66: niet aanwezig; De Stadspartij: akkoord; Lijst Pim Fortuyn: akkoord; Christen Unie: akkoord. De commissie heeft tenslotte er mee ingestemd dat het voorstel voor de raadsvergadering van 19 december wordt geagendeerd in de categorie voorstellen zonder discussie, mits bij het voorstel een uitgebreide toelichting wordt gevoegd. Hoogachtend, W. van Diepen wnd-commissiesecretaris

7 Concernstaf Raadsnummer O6. RZ850. OOQ Inboeknummer o6bstoa6za Beslisdatum BOB december aoo6 Dossiernummer 6.grra Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft tot het aanpassen van de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen van de jaarrekening). In de commissie Begroting en Verantwoording van 6 december 2006 is het voorstel tot het aanpassen van de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen van de jaarrekening) besproken (agendapunt 3.1). Naar aanleiding van de behandeling in de commissie is het raadsvoorstel op de volgende punten aangepast: bij projecten dient sprake te zijn van een maximale tijdsduur van 4 jaar (was 5 jaar in het oorspronkelijke voorstel); het te reserveren bedrag dient groter te zijn dan E 5.000,ÃćâĆňâĂİ (in het oorspronkelijk voorstel was daarnaast opgenomen dat het te reserveren bedrag groter dan 20o/o van het oorspronkelijk projectbedrag diende te zijn) als apart beslispunt is toegevoegd om bij de behandeling van de jaarrekening 2006 de procedure voor het instellen van reserves en voorzieningen (bij het opstellen van de jaarrekening) te evalueren. Hierbij zal tevens worden bezien hoe om te gaan met het instellen van reserves en voorzieningen bij de jaarrekening 2007 en volgende jaarrekeningen. Een herzien ontwerpraadsbesluit wordt u hierbij aangeboden. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, secretaris EE