Grenzen verleggen. Intro. Samenwerking Gemeente Coevorden, Borger-Odoorn en Emmen

Transcriptie

1 Grenzen verleggen Samenwerking Gemeente Coevorden, Borger-Odoorn en Emmen Peter van Dijk M&I Partners Kostenaspect Eddie Begeman Gemeente Emmen Proces samenwerking Intro Samenwerking in Zuid Oost Drenthe BOCE Borger Odoorn Coevorden Emmen Ca inwoners

2 Kader Fasen programma Antwoord I&A Aanleiding samenwerking Project Antwoord leidde tot het inzicht dat de omvang (kennis, middelen, impact) samenwerking noodzakelijk maakte. Keuze samenwerking Dimpact voor e-loket E-loket heeft impact naar processen in de gehele organisatie, hardware, koppelingen applicaties, workflow, dms e.d. Daarom naast Dimpact samenwerking ook op breder I&A gebied gewenst.

3 Zenc haalbaarheidsstudie Opties samenwerken of uitbesteden? Organisaties sloten qua ontwikkeling goed aan Samen ontwikkelen en uitvoeren I-Beleid (langdurig traject) Advies start concreet met automatisering (momentum) Visiedocument, uitgangspunten Emmen gastheergemeente; Borger-Odoorn en Coevorden gastgemeente Samenwerking onder behoud van eigen identiteit en zelfstandigheid; Uitvoering van nader te definiëren bedrijfsvoeringstaken Opdrachtgever- opdrachtnemerschap Samenwerkingsmotieven: kwaliteit, verbetering continuïteit, efficiency en/of kostenreductie Overgang personeel naar gastheergemeente

4 Organisatiemodel Raamovereenkomst 1. Reikwijdte overeenkomst 2. Overgang personeel 3. Looptijd 4. Overleg 5. Informatieverstrekking/rapportages 6. Kwaliteitsborging en boeteclausule 7. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid 8. Vergoedingen, verdeelsleutel en betalingen 9. Mandaten/machtigingen 10. Geschillenregeling 11. Ontbinding 12. Deelovereenkomsten

5 Startfase: - Concentreren van A - Bundeling I Stand van zaken en doorkijk Automatisering BOCE Juni 2009 plan van aanpak goedgekeurd 2010 Coevorden en Borger-Odoorn over op ICT Emmen 2011 en verder consolidatie back-office systemen Antwoord verder implementeren op basis van Dimpact

6 Basis ICT BOCE Kenmerken: - Standaard ICT bodemplaat - Standaard desktop voor BOCE - Implementaties 1 x 3 waar mogelijk Succesfactoren Zorg voor een goede onderbouwing voor je start Wees als gastheer transparant, creëer vertrouwen en investeer in de relatie Meer willen zijn dan zakelijke partners Standaardisatie is essentieel i.v.m. kosten en verdere ontwikkeling ( en regel dus dat daarop gestuurd wordt).

7 Kosteninzicht samenwerkingsverband BOCE emmen Maakt Meer Mogelijk Kosten Uitgangspunten: Basis samenwerking = minder meerkosten Nulmeting Benchmark M&I (3x) Regelmatig benchmarken in de toekomst Samenwerking onbepaalde tijd Wel exit strategie

8 Drie onderwerpen Geef transparant inzicht in huidige kosten Adviseer bij model voor kosten verrekening Adviseer over opzet projectportfolio e-overheid Kostenontwikkeling bij shared servicevorming Investeringen en migratie Investeren zonder SSC Minder meerkosten met SSC Realistisch kostenniveau uitgangsituatie Gelijke kosten Zichtbaar kostenniveau Uitgangssituat ie Echte besparing Nulmeting Mogelijke uitkomsten X X+1 X +2 X+3 T >

9 Toelichting op het model ICT werkplek ICT volwassenheid Gemeentebreed Faciliteiten Personele inzet TCO model Software (diensten) Datacommunicatie Spraak communicatie Servers en storage Dekkings Graad Andere overheid Conceptplanning Voor bereiding Data verzameling Validatie Rapportage Wk 6 Wk 12 Wk 13 Wk 16

10 Totale ICT-kosten BOCE exclusief toerekening personeel 2% 5% 43% 28% Werkplek Software Datacomm Servers Spraak Personeel Faciliteiten 8% 9% 5% ICT-kosten verdeeld over de 7 TCO-objecten, per gemeente 100% 80% 60% 40% Faciliteiten Personeel Spraak Servers Datacomm Software Werkplek 20% 0% Borger-Odoorn Coevorden Emmen Totaal BOCE

11 ICT-kosten per medewerker (in FTE) 8.000, , , , , ,00 Faciliteiten Spraak Servers Datacomm Software Werkplek 2.000, ,00 - Borger-Odoorn Coevorden Emmen Gemiddelde BOCE Tarief A integratie emmen Maakt Meer Mogelijk

12 In Stappen Bepalen kosten 2008 samenhangend met A integratie bij BOCE obv berekende kapitaallast Bepalen noodzakelijke investeringen in Emmen tbv BOC (incl projectkosten) Bepalen in tarief op te nemen activa van BOC Bepalen van personele component van BOC in tarief Bepalen verdeelsleutel (werkplekken) Berekenen tarief Principes en uitgangspunten Het verrekenmodel biedt transparantie; De afnemer van de diensten weet op voorhand wat de dienst(en) gaat/gaan kosten; Het vastgestelde tarief moet de infrastructuur in stand (kunnen) houden Uitgangspunt van het tarief is de installed base bij aanvang. Bij uitbreiding of verandering van de installedbase, wordt het basistarief aangepast in overleg met samenwerkingspartners. Het vastgestelde tarief moet taakstellend zijn. Eigenaarschap van nieuwe werkplekken komt bij Emmen te liggen, De keuze welke applicatie van Microsoft Office wel/niet beschikbaar wordt gesteld aan een ambtenaar ligt bij de gemeente zelf

13 Componenten van tarief Werkplekken en software licenties voor Microsoft Exchange en Outlook (mail), Mi-crosoft Office en een aantal aanvullende kantoorautomatiseringapplicaties; De centrale servers en opslag inclusief systeemsoftware (Windows en Citrix); Datacommunicatie en de bijbehorende verbindingen en apparatuur; Facilitaire kosten die samenhangen met de inrichting van computerruimtes (exclusief huisvesting), bijvoorbeeld een MER. De vaste en mobiele telefonie en het beheer daarvan Loonkosten van het team Infrastructuur (ICT) en de Staf van de afdeling Informatie-voorziening&Infrastructuur. de kosten voor het beheer en de ontwikkeling van de ICT-omgeving; technisch beheer en installatie van applicaties; Helpdesk ondersteuning (1e lijn) Conclusie Transparantie van kostenniveau randvoorwaardelijk voor succesvolle samenwerking Formuleren uitgangspunten verrekening bepalend voor draagvlak tarief en aanpassing daarvan Groeimodel; organiseer de actualiteit van kosteninzicht en tariefuitgangspunten.

14 Vragen