Artikelsgewijze toelichting op de raamovereenkomst samenwerking BOCE

Transcriptie

1 Artikelsgewijze toelichting op de raamovereenkomst samenwerking BOCE Algemeen De samenwerking tussen de gemeenten Emmen, Coevorden en Borger- Odoorn is gebaseerd op een overkoepelende Raamovereenkomst samenwerking Borger-Odoorn Coevorden Emmen. Deze samenwerking wordt nader gespecificeerd en uitgewerkt in deelovereenkomsten welke voor de verschillende samenwerkingsterreinen zijn opgesteld. In zijn algemeenheid geldt ook hier het juridisch principe: lex specialis derogat legi generali, wat wil zeggen dat speciale regelgeving (vastgelegd in de deelovereenkomsten) voorrang krijgt boven de algemene regelgeving (vastgelegd in de raamovereenkomst). De raamovereenkomst is als bijlage gevoegd. Hieronder volgt een artikelgewijze toelichting op de bepalingen die hierin zijn opgenomen en de overwegingen die daaraan ten grondslag hebben gelegen. Overwegingen De overwegingen sluiten aan bij de langetermijnvisie die in bijgevoegd document is vastgelegd en die door de besturen van de drie gemeenten is bekrachtigd d.d.... Artikel 1: Begripsomschrijvingen In artikel 1 worden veelvoorkomende begrippen in de overeenkomst gedefinieerd. Artikel 2 Voorwerp van de raamovereenkomst 2.2. Samenwerking tussen de drie gemeenten vindt reeds op meerdere terreinen plaats. De huidige en toekomstige samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering wordt gevat onder deze raamovereenkomst. Voor dit moment behelst dat de in dit artikel genoemde deelterreinen, maar dat kan in de toekomst verder worden uitgebreid Voor ieder deelterrein van samenwerking zal een aparte deelovereenkomst worden afgesloten waarin de specifieke leveringsovereenkomsten en nader gespecificeerde afspraken zijn vastgelegd. Uitgangspunt bij het opstellen van deze deelovereenkomsten vormt steeds de raamovereenkomst die thans voorligt Met deze bepaling wordt aangegeven wie bevoegd is tot het nemen van besluiten tot uitbreiding van de samenwerking. Bij besluiten die rechtspositionele gevolgen hebben voor het personeel zijn minimaal de colleges aangewezen als besluitvormend orgaan, uiteraard met medewerking van OR/GO. In deze overeenkomst is niet voorzien in de vraag wie bepaalt of ook andere partijen of gemeenten kunnen toetreden tot de samenwerking. Gelet op de

2 aard van de samenwerking, waarbij Emmen in feite fungeert als leverancier, ligt het voor de hand dat Emmen zelfstandig kan besluiten om ook diensten aan andere partijen te leveren dan Coevorden of Borger-Odoorn. In de praktijk kan een dergelijk besluit toch gevolgen hebben voor de 2 andere partijen. Om die reden is afgesproken uitbreiding van de dienstverlening door Emmen aan andere gemeenten vooraf te bespreken in de stuurgroep. Artikel 2A Overgang van personeel Dit artikel bepaalt dat bij overgang van taken van gastgemeenten naar gastheergemeente het personeel dat bij de gastgemeenten belast was met de uitvoering van die taken zo veel als mogelijk wordt geplaatst bij en in dienst van de gastgemeente. Detachering van personeel past niet in de geest van het gastheergemeentemodel omdat uitgegaan wordt van een structurele en duurzame uitbesteding van taken en werkzaamheden. Het sociaal statuut dan wel een nog op te stellen sociaal plan voorziet verder in de voorwaarden die gelden voor het personeel bij uitbesteding van taken en werkzaamheden. Artikel 3 Looptijd van de overeenkomst In lijn met de visie op de samenwerking die gezien wordt als structureel en duurzaam, worden de overeenkomsten gesloten voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van minstens 2 jaar. Artikel 4 Overleg Formeel is sprake van uitbesteding van taken en werkzaamheden en dus van een opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie. Gelet echter op de aard van de samenwerking waarbij partijen een langdurig en intensief contract met elkaar aangaan, waarbij eventuele uittreding grote consequenties met zich brengt, is het van belang dat regelmatig afstemming plaatsvindt over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de samenwerking. Uiteraard dient daarbij te worden gewaakt voor te veel bestuurlijke drukte. In de overeenkomst is voorzien in overlegstructuren op verschillende niveau s om zo eventuele knelpunten of misverstanden tijdig op te lossen en tegelijkertijd de samenwerkingsrelatie te bestendigen. Met nadruk wordt hier niet gesproken over aansturing omdat de aansturing van de uitvoering de facto een taak is van de gemeente Emmen. De beide gastgemeenten moeten voorkomen dat hierin wordt getreden. Tegelijkertijd is het zo dat de portefeuillehouders van de twee gastgemeenten bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen voor een uitvoering die in hun geval op afstand is geplaatst. Dat vraagt dan toch om afstemming en beïnvloedingsmogelijkheden. Hierin wordt voorzien door het overleg dat in artikel 4.2 is beschreven. Formeel hebben de gastgemeenten geen andere bevoegdheid dan wel of niet gebruikmaken van de diensten die door Emmen worden geleverd. Door de hier voorgestelde overlegstructuur wordt het voor de gastgemeenten mogelijk om eventuele wensen ten aanzien van de uitvoering kenbaar te maken. Onderwerpen van gesprek zijn: Uitvoering van de overeenkomst (doelmatigheid en doeltreffendheid); kwaliteit van de uitvoering;

3 veranderingen in wet- en regelgeving en gevolgen daarvan voor de uitvoering; kosten; realisatie van doelstellingen. Afhankelijk van het taakonderdeel kunnen de overleggen meer of minder frequent plaatsvinden. In de raamovereenkomst wordt slechts het minimum aantal overleg momenten genoemd. Artikel 6 Kwaliteitswaarborging en boeteclausule De samenwerking is gebaseerd op een zakelijke opdrachtgeveropdrachtnemerverhouding maar valt of staat met wederzijds vertrouwen en respect. In dat licht dienen de bepalingen in artikel 6 te worden gelezen. Hierin wordt uitgegaan van overleg om eventuele knelpunten in de dienstverlening op te lossen. Het overleg kan escaleren tot op het niveau van de colleges. Pas in het uiterste geval zal het middel van een boete worden ingezet. Passend in de zakelijke verhoudingen waarin wordt samengewerkt, is deze optie echter wel als zodanig opgenomen in artikel 6.5. Als input voor het overleg genoemd in artikel 4 kan ook de incidentenregistratie dienen. Uiteraard is het doel om zo veel mogelijk de geconstateerde incidenten direct op te lossen. Artikel 8 Vergoedingen, verdeelsleutel en betalingen Uitgangspunt bij de kostenverdeling in het gastheergemeentemodel is dat verrekening zo veel mogelijk plaatsvindt op basis van een prijs per product vanwege het streven naar een zakelijke overeenkomst. In de praktijk zal dat echter niet altijd mogelijk blijken en dient in sommige gevallen een vorm van kostenverdeling op inputbasis te worden toegepast. In de mantelovereenkomst is een aantal basisprincipes opgenomen op grond waarvan de berekeningen uitgevoerd kunnen worden. Hiermee wordt getracht eenheid te krijgen in de berekeningen in de deelovereenkomsten Met name ook voor dit onderdeel geldt het juridisch beginsel lex specialis derogat legi generali. De uitgangspunten welke in de mantelovereenkomst zijn opgenomen gelden als basis voor de verdere uitwerking. Partijen kunnen uiteraard andere afspraken met elkaar overeenkomen, maar moeten dat steeds doen tegen het licht van de afspraken zoals in deze mantelovereenkomst vastgelegd. Bij de beoordeling van nieuwe deelovereenkomsten zal de mantelovereenkomst dan ook steeds als basis dienen Omdat in dienstverlenende organisaties over het algemeen de kosten voor een belangrijk gerelateerd zijn aan de personele inzet, worden de loonkosten als basis genomen voor de kostenberekening. Deze bedragen worden vermeerderd met een vast bedrag aan overhead. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om in de deelovereenkomsten deze bedragen gemotiveerd verder op te hogen, bijvoorbeeld wanneer specifieke automatiseringspakketten worden ingezet (denk bijvoorbeeld aan sociale

4 zaken) die niet regulier verdisconteerd zijn in de overhead. Reguliere kantoorautomatiseringspakketten bijvoorbeeld zijn reeds meegenomen in het standaard overheadbedrag; een specifiek pakket (bijvoorbeeld een uitkeringenpakket) is daarin niet opgenomen. Hier zou dus een opslag voor berekend kunnen worden. 8.3 Dit is de methode waarmee over het algemeen de loonkosten berekend worden. 8.4 Het Ministerie van Financiën geeft jaarlijks een vast bedrag af voor overheadkosten, dat gebruikt kan worden bij het in rekening brengen van kosten voor werkzaamheden voor derden. Voor alle salarisschalen wordt daarbij één vast bedrag gehanteerd (voor 2009 is dit bedrag , ). In dit bedrag dat jaarlijks wordt geïndexeerd zijn kosten opgenomen voor huisvesting, kantoorautomatisering en overige overhead. Zoals hiervoor reeds gemeld, is het mogelijk om in de deelovereenkomst dit bedrag aan te passen als daar gegronde redenen voor bestaan. 8.5 Verdeelsleutel Voor de kostenverdeelsleutel wordt voorgesteld uit te gaan van de algemene uitkering welke jaarlijks van rijkswege wordt verstrekt en is vastgelegd in het rekenmodel van de meicirculaire van het Ministerie van BZK. Het percentage dat de gemeenten bijdragen in de kosten wordt dan bepaald aan de hand van het aandeel in het totaal aan algemene uitkering voor de drie gemeenten. In onderstaande berekening is te zien tot welke verdeelsleutel dit zou leiden voor het jaar Dit is vergeleken met de verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners van de drie gemeenten. De argumentatie om te komen tot deze AU-verdeelsleutel is het gegeven dat in de algemene uitkering standaard een aantal wegingsfactoren is meegenomen als sociale structuur of centrumfunctie. In onderstaand overzicht is het effect van deze verdeelsleutel afgezet tegen een meer algemene verdeelsleutel als bijvoorbeeld het aantal inwoners. Een tweede argument om deze verdeelsleutel te hanteren is het feit dat de bepaling van de sleutel onafhankelijk plaatsvindt en zeer eenvoudig en eenduidig is vast te stellen. Op basis van deze verdeelsleutel draagt Coevorden dus steeds 20,3% bij aan de kosten van het onderdeel dat is samengevoegd en Borger-Odoorn 14,3%.

5 Verdeelsleutel op basis van algemene uitkering voor 2009 algemene Gemeente sociale structuur centrumfunctie inwoners uitkering per inwoner totaal algemene uitkering verdeelsleutel Emmen zwak sterk ,4% Coevorden redelijk redelijk ,3% Borger- Odoorn redelijk weinig ,3% % Verdeelsleutel inwoners Gemeente inwoners verdeelsleutel Emmen ,7% Coevorden ,0% Borger- Odoorn ,3% % Vergelijking Inwoners AU Emmen 63,7% 65,4% Coevorden 21,0% 20,3% Borger- Odoorn 15,3% 14,3% 100,0% 100,0% sleutel soza Voor de kostenberekening geldt het algemene uitgangspunt van kosten per product. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij automatiseringslasten, waarbij de verdeelsleutel wordt gebaseerd op het aantal werkplekken of bij sociale zaken waarbij de kosten verdeeld worden op basis van het aantal bijstandsklanten. In de raamovereenkomst is een algemene verdeelsleutel opgenomen voor de samenwerking. Deze verdeelsleutel is alleen van toepassing als in de deelovereenkomst geen andere verdeel sleutel is afgesproken gebaseerd op kosten per product aansluitend bij de kostendragers. Zonder nadere uitwerking in een deelovereenkomst geldt de verdeelsleutel zoals opgenomen in de raamovereenkomst. 8.6 In de meicirculaires van het Ministerie van BZK worden indexcijfers gepubliceerd voor de loon- en prijsontwikkeling afkomstig van het Centraal Planbureau. Deze cijfers worden in deze raamovereenkomst gehanteerd als indexcijfer voor de kostendoorrekening. Hierbij gaat het om 2 verschillende indexcijfers: 1. indexcijfer voor de netto materiele consumptie 2. indexcijfer voor de lonen en salarissen. Deze cijfers zijn afkomstig van het CEP. Omdat de kostprijs steeds vooraf bepaald moet worden, wordt uitgegaan van deze prognoses. Uiteraard is het mogelijk om achteraf op basis van de feitelijke ontwikkelingen de werkelijke stijging te verdisconteren (1 a 2 jaar achteraf).

6 Artikel 10 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze Omdat hier sprake is van een privaatrechtelijke overeenkomst is niet de bestuursrechter maar de rechtbank te Assen bevoegd om te oordelen in geschillen. Artikel 14 Deelovereenkomsten Dit artikel wordt mogelijk nog uitgebreid naar aanleiding van de uitwerking van de deelovereen BOCE toelichting raamovereenkomst 26 oktober 2009