Resultaten ICT Benchmark BVE 2009 Een impressie

Transcriptie

1 Resultaten ICT Benchmark BVE 2009 Een impressie

2 Resultaten ICT Benchmark BVE 2009 Een impressie Deze rapportage is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten die de benchmark levert. Dit rapport is geschreven door P.A. van Dijk RE RA en ir. T.J. Westerik van M&I/Partners bv. Amersfoort, 20 november 2009

3 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten Kengetal 1: ICT-kosten per ICT werkplek Kengetal 2: ICT-kosten per deelnemer/leerling Kengetal 3: ICT-kosten als percentage van instellingsbegroting 6 3 ICT-volwassenheid 7 4 Deelnemende onderwijsinstellingen 8 Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 2 van 10

4 1 Managementsamenvatting Deze impressie van ICT Benchmark BVE geeft een indruk van de resultaten uit de eerste ronde van De benchmarkcijfers zijn uit boekjaar De ICT Benchmark brengt de ICT-kosten van ROC/AOC onderwijsinstellingen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (TCO-model). Uit de ICT Benchmark 2009 ontstaat het volgende beeld. Kengetal 1: jaarlijkse ICT-kosten per ICT-werkplek. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2008: (paragraaf 2.1). Kengetal 2: jaarlijkse ICT-kosten per deelnemer. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2008: 379 (paragraaf 2.2). Kengetal 3: jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de instellingsbegroting. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2007: 5,8% (paragraaf 2.3). Het TCO-model gaat uit van een aantal te onderscheiden ICT-objecten (werkplekken, software, personeel, etcetera) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het instandhouden en/of vervangen van de ICT-objecten. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de kapitaalslasten en de exploitatielasten. De deelnemende onderwijsinstellingen hebben op basis van het TCO-model de kosten in kaart gebracht. De resultaten zijn gevalideerd in een gesprek tussen de betreffende onderwijsinstelling en een adviseur van M&I/Partners. Daarna zijn de gegevens verwerkt in de rapportage. De conceptrapportage is ter controle van de juiste verwerking van de aangeleverde gegevens aan de onderwijsinstellingen voorgelegd. De laatste fase van de benchmark bestaat uit twee kringbijeenkomsten. Alle deelnemers worden uitgenodigd om onder leiding van M&I/Partners de resultaten te bespreken, verschillen te analyseren, kennis uit te wisselen en verdieping aan te brengen. Er zijn tijdens de tweede kringbijeenkomst drie thema s nader verdiept en besproken waarbij steeds de vraag gesteld is welke consequenties wijziging van beleid op de kosten kan hebben ten aanzien van: 1. Het niveau van dienstverlening. 2. Het gebruik van (eigen) deelnemerlaptops i.p.v. vaste werkstations voor deelnemers. 3. Het toepassen van (out)sourcing. De resultaten in deze rapportage zijn geanonimiseerd. Het is op geen enkele wijze mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de kringbijeenkomsten mogelijk te maken is tijdens deze bijeenkomsten de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Naast kosteninformatie is aan deelnemende instellingen informatie gevraagd over het eigen ICTvolwassenheidsniveau. De resultaten zoals in het benchmarkrapport weergegeven, bevatten geen waardeoordeel, maar hebben als doelstelling om de achtergronden en zogenaamde best practices van het gebruik van ICT bij ROC/AOC instellingen te achterhalen. Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 3 van 10

5 2 Kennismaking met een aantal resultaten 2.1 Kengetal 1: ICT-kosten per ICT werkplek In figuur 1 worden de totale ICT-kosten toegerekend aan zeven kostenobjecten (zie de legenda van figuur 1). De werkplekkosten zijn gedefinieerd als de kosten die samenhangen met diverse te onderscheiden computers en laptops. De kosten van de hardware en de geïnstalleerde besturingsprogrammatuur (bijvoorbeeld Windows of Linux) zijn geïnventariseerd. De kosten van toepassingsprogrammatuur behoren in dit model niet tot de kosten van de ICT-werkplek. Het totale bedrag per ICT-werkplek dat u in de figuren aantreft, ligt hoger dan het bedrag dat direct met een ICT-werkplek te maken heeft. Het bevat alle kosten die het mogelijk maken om te kunnen werken met de ICT-mogelijkheden die een onderwijsinstelling aan haar medewerkers en leerlingen biedt. De kosten die direct betrekking hebben op de ICT-werkplek worden vertegenwoordigd door het onderste (blauwe) balkje in de figuren , , , , ,00 800,00 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 600,00 400,00 200,00 - B C D E F G H Figuur 1: ICT-kosten per ICT-werkplek Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 4 van 10

6 Uit figuur 1 ontstaat het samenvattende beeld in figuur , , , ,00 gewogen gemiddelde ongewogen gemiddelde laagste waarde hoogste waarde ,00 800,00 totaal gemiddelde 600,00 400,00 200,00 - B C D E F G H Figuur 2: ICT-kosten per ICT-werkplek inclusief gewogen gemiddelde 2.2 Kengetal 2: ICT-kosten per deelnemer/leerling In deze stap worden de totale ICT-kosten toegerekend aan de zeven kostenobjecten. Voor dit kengetal worden de totale ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal deelnemers/leerlingen per onderwijsinstelling. 500,00 450,00 400,00 350,00 300,00 250,00 200,00 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 150,00 100,00 50,00 - B C D E F G H Figuur 3: ICT-kosten per deelnemer Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 5 van 10

7 Uit figuur 3 ontstaat het samenvattende beeld in figuur ,00 450,00 400,00 350,00 Gewogen gemiddelde 379 Ongewogen gemiddelde 389 Laagste waarde 324 Hoogste waarde ,00 250,00 totaal gemiddelde 200,00 150,00 100,00 50, Figuur 4: ICT-kosten per deelnemer inclusief gewogen gemiddelde 2.3 Kengetal 3: ICT-kosten als percentage van instellingsbegroting Hieronder vindt u het kengetal ICT-kosten als percentage van de onderwijsinstellingsbegroting. Dit kengetal is berekend door de totale jaarlijkse ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) te delen door de onderwijsinstellingsbegroting in Een hoog percentage kan duiden op minder efficiënte inzet van ICT, maar ook op een hogere automatiseringsgraad. Ook de hoogte van de onderwijsinstellingsbegroting is van invloed op de uitkomsten in deze grafiek. Kortom, welk deel van de totale instellingsbegroting wordt besteed aan ICT? 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3,00% 2,00% 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek 1,00% 0,00% B C D E F G H Figuur 5: ICT-kosten als percentage van de onderwijsinstellingsbegroting Het samenvattende beeld luidt als volgt: ICT-kosten als percentage van de begroting Gewogen gemiddelde 5,8% Ongewogen gemiddelde 5,6% Laagste waarde 4,1% Hoogste waarde 6,7% Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 6 van 10

8 3 ICT-volwassenheid Een deel van de verklaring voor een hoog of een laag ICT-kostenniveau kan liggen in het kwaliteits-niveau van de informatievoorzieningsorganisatie. Er is daarom gezocht naar een manier om kwaliteit/volwassendheid van de ICT-organisatie te meten. Om dit te operationaliseren is een model ontwikkeld gebaseerd op de COBIT-processen. Het is inclusief volwassenheidsniveaus en gericht op ICT-dienstverlening. Het bepalen van de volwassenheidsniveaus is door de onderwijsinstellingen zelf uitgevoerd, waarbij twee processen door ons zijn gevalideerd. Daarnaast zijn de onderwijsinstellingen aangemoedigd de volwassenheid vanuit diverse invalshoeken (lees: meerdere personen) binnen de eigen organisatie te benaderen. Binnen de volwassenheid is een onderscheid gemaakt tussen opzet en bestaan enerzijds, en werking anderzijds. Bij opzet en bestaan staat de vraag centraal: Hoe formeel is dit proces georganiseerd?, terwijl bij werking de vraag luidt: In welke mate wordt het in de praktijk toegepast? De score van een proces binnen een onderwijsinstelling kan variëren van 0 (geen van de onderdelen is georganiseerd) tot 5 (alle onderdelen zijn compleet en formeel georganiseerd). Er zijn 22 processen onderzocht. De scores zijn vervolgens opgeteld. Het beeld over alle scores heen is te vinden in figuur Opzet/bestaan Werking B C D E F G H Figuur 6: ICT-volwassenheid per onderwijsinstelling Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 7 van 10

9 4 Deelnemende onderwijsinstellingen Zeven onderwijsinstellingen hebben dit jaar deelgenomen aan de ICT Benchmark voor BVE sector. Het betreft de volgende onderwijsinstellingen in willekeurige volgorde: Noorderpoort College, Groningen ROC van Amsterdam, Amsterdam Aeres Groep, Ede ROC Aventus, Apeldoorn ROC Flevoland, Almere Zadkine, Rotterdam Clusius College, Alkmaar Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 8 van 10

10 Impressie ICT Benchmark BVE 2009 Pagina 9 van 10