ICT Benchmark Gemeenten 2018

Transcriptie

1 ICT Benchmark Gemeenten 2018

2 Kerncijfers Stijgers en dalers Inhoud ICT-kosten stijgen verder Infrastructuur nog maar 18% van de ICT-kosten Steeds minder software zelf beheerd Softwaremarkt Personeelskosten Algemene conclusie

3 BENCHMARK 2018 De editie van 2018 (boekjaar 2017) kent 29 verschillende gemeenten en samenwerkingsverbanden Totaal vertegenwoordigen deze organisaties 2 miljoen inwoners. Er zijn 18 deelnemende gemeenten, één intergemeentelijke samenwerkingen en twee samenwerkingsverbanden inclusief gemeenten. De gemiddelde grootte van de deelnemers aan de ICT- Benchmark van dit jaar komt uit op inwoners per deelnemer.

4 Kerncijfers 82 per inwoner 2,6% 953 1,4 24% 42% begroting gaat naar ICT per gemanagede werkplek gebruikersaccounts per medewerker personele kosten is inhuur Software buiten de deur 4

5 Stijgers Dalers 83% Formatie informatiebeveiliging 21% Servers en storage 17% Inhuur 12% Infrastructuur 11% Investeringen 11% Werkplekken per medewerker Gelijk gebleven bruto loonkosten per fte

6 ICT-kosten stijgen verder tot 82 De ICT-kosten van gemeenten over boekjaar 2017 zijn gestegen naar 82,- per inwoner gemeenten geven 84 per inwoner uit aan ICT, kleinere gemeenten gemiddeld 76 per inwoner. Tussen 2012 en 2015 zijn de ICT-kosten per inwoner redelijk constant gebleven binnen een bandbreedte van 72 tot 74 per inwoner. Sinds 2016 stijgen de ICT-kosten echter. Deze toename werd vooral veroorzaakt door meer personeelskosten en een stijging van de softwarekosten. De komende jaren zullen de kosten naar verwachting verder stijgen. Gemeenten zijn nog lang niet klaar met het inrichten van hun informatiebeveiliging en ook transformaties als de nieuwe Omgevingswet en data gestuurd werken zullen een blijvend beroep doen op de informatieadviesfunctie. 6

7 Infra nog maar 18% van de ICT-kosten Tot 2016 waren de software- en personeelskosten communicerende vaten: steeg de een dan daalde de ander. Dit jaar stijgen beide verder en bedragen ze inmiddels samen 82% van de totale kosten. In 2005 was dat nog 69%. Het aandeel infrastructuur (infra) is in dezelfde periode gedaald van 31% naar 18%. De personeelskosten stijgen dit jaar verder vooral door meer inhuur. Bij gemeenten is deze toename het grootst. Daarnaast zien we ook dit jaar de kosten voor de functies van informatiebeveiliging en informatiemanagement toenemen. De softwarekosten stijgen vooral door een toename van het gebruik van Software as a Service (ASP of Cloud). In die kosten zitten immers ook de kosten voor infrastructuur en beheer verdisconteerd. Daarnaast hebben gemeenten, ondanks alle pogingen tot standaardisatie en harmonisatie nog steeds een uniek en complex applicatielandschap. 7

8 Steeds minder software in eigen beheer Het wordt al jaren voorspeld maar nu zien we de trend echt doorzetten: software wordt in toenemende mate op afstand beheerd. Van circa 10% in 2013 naar meer dan 40% in Bijna de helft daarvan betreft clouddiensten. De afname van zelfbeheerde software heeft z n beslag op de Server & Storage kosten. Die zijn in dezelfde periode gedaald met ruim 30% naar 4 per inwoner. Hetzelfde effect zien we bij het aantal systeembeheerders per inwoners. Die daalde van bijna 8 fte naar 6 fte. De kosten verdwijnen echter niet. De kosten voor beheer en infrastructuur worden door de leveranciers verdisconteerd in de prijs voor de softwaredienst. Deze stijging van de softwarekosten bedraagt in dezelfde periode 6 per inwoner, maar is aan meer factoren te wijten dan de transitie van software naar softwaredienst. Zo hebben de extra taken vanuit de decentralisaties in het sociaal domein ook geleid tot hogere softwarekosten. 8

9 Softwaremarkt is versnipperd Van oudsher is het beeld dat in de gemeentelijke softwaremarkt twee partijen zo dominant zijn dat er sprake lijkt van een monopolie. Dat beeld behoeft wel enige nuance. Centric is weliswaar is grootste leverancier, maar het marktaandeel is minder dan 20%. PinkRoccade heeft een marktaandeel van bijna 7%. Het marktaandeel van Microsoft bedraagt 4% maar is in werkelijkheid veel hoger (tot 12%). Dit komt omdat veel gemeenten de software van Microsoft inkopen via andere leveranciers zoals Comparex en Comsoft. De overige 62% wordt verdeeld over meer dan 500 (!) leveranciers. De markt is dan ook zeer versnipperd. Als we dieper inzoomen op de verschillende onderdelen veranderen de marktaandelen. Zo is het marktaandeel van Centric in het primair proces voor software 42%, die van Microsoft in de kantoorautomatisering meer dan 85%. Van alle gemeenten heeft 79% een of meerdere software toepassingen van Centric. 9

10 Personeelskosten De kosten voor ICT personeel is dit jaar verder gestegen van 39 naar 41 per inwoner. Enerzijds wordt dit veroorzaakt door een toename in aantal fte. Die zien we vooral terug op de functies voor informatiebeveiliging & privacy en informatieadvies. Anderzijds stijgen de kosten voor ICT-personeel door een toename van inhuur. Deze bedraagt in %. Opvallend is dat steeds meer gemeente gedwongen zijn in te huren op vaste formatieplaatsen, omdat ze de vacatures niet vervuld krijgen. In dat licht is het opmerkelijk dat de gemiddelde loonkosten per ICT-medewerker al jaren constant zijn (circa ). De komende jaren zal de behoefte aan ICT personeel blijven stijgen. Gemeenten zijn nog lang niet klaar met het inrichten van hun informatiebeveiliging en ook transformaties als de nieuwe omgevingswet en data gestuurd werken zullen een blijvend beroep doen op de informatieadviesfunctie. Dat vraagt voldoende gekwalificeerd ICT personeel. De krapte op de arbeidsmarkt voor deze functies vraagt van gemeenten om òf meer personeel te gaan inhuren òf om aantrekkelijker te worden als werkgever. 10

11 Algemene conclusie benchmark Het belang van ICT in de lokale overheid blijft groeien en de ICT functie professionaliseert. De verdergaande digitalisering en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt een toenemend beroep op de ICT-formatie op het terrein van informatiebeveiliging & privacy. Daarnaast hebben gemeenten last van de concurrentie op de arbeidsmarkt; het is moeilijk om vacatures vervult te krijgen. Ze zijn daarom genoodzaakt meer dan gewenst in te huren. Deze krapte is één van de redenen waarom steeds meer automatisering op afstand wordt gezet. Het aandeel software dat extern wordt beheerd is inmiddels zo n 40%. Daarnaast zijn meer en meer gemeenten bezig hun automatisering te outsourcen of hun intergemeentelijke samenwerking te intensiveren. Uit de benchmark is niet op te maken dat deze interventies leiden tot een kostenreductie. Daarnaast vragen ontwikkelingen als de omgevingswet, smart city en informatie gestuurd werken steeds meer van de ICT-functie. We voorspellen dan ook niet alleen een stijging van ICT-kosten, die stijging zal ook nog eens structureel van aard zijn. 11

12 ACHTERGROND ICT BENCHMARK GEMEENTEN

13 Het verhaal achter de cijfers Bij de ICT-benchmark Gemeenten staat het verhaal achter de cijfers centraal. Het doel is om op basis van inzicht in de kosten van ICT en de volwassenheid/effectiviteit van ICT, te komen tot het delen van inzichten en best practices. Het vergelijken vindt op een systematische wijze plaats, waardoor het vergelijken van gegevens mogelijk is. Hierbij gaat het om drie stappen: plaatsbepaling, (zelf)normering en verbeteren. De ICT Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van Total Cost of Ownership (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Toegevoegde waarde volgens deelnemers? Vergelijking met andere gemeenten en samenwerkingsverbanden. Geeft meer aandacht voor ICT. Onderbouwing en verantwoording van investeringen. Geeft sturing voor informatiebeleidsplannen. 13

14 ICT-Kosten TCO Model De ICT-Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van Total Cost of Ownership (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Bij de ICT-Benchmark Gemeenten staat het verhaal achter de cijfers centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten van ICT - en de volwassenheid / effectiviteit van ICT - te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICT-Benchmark Gemeenten zien ontwikkelen van een vergelijking op TCO-objecten naar een inzicht op meerdere dimensies; waaronder de ICT-kosten, maar ook de ICT-volwassenheid en de effectiviteit van ICT. De ICT-Benchmark richt zich niet alleen op de ICT-kosten; ook de baten van ICT komt aan bod in de ICT-Benchmark, waaronder: De ICT-volwassenheid, aan de hand van 22 ICT-besturings- en - beheerprocessen. De ICT-trends op de verschillende hoofdobjecten. Werkplekken Software ICT- Volwassenheid Netwerk & Data Spraak & Beeld ICT-Trends Servers & Storage Personeel 14

15 Waarom benchmarken? Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan leerpunten te destilleren. In de kern gaat om drie (cyclische) stappen: Plaatsbepaling: het vergelijken van de eigen ICT-kosten met die van de andere gemeenten. (Zelf)normering: het analyseren van de verschillen van de ICT-kosten tussen de gemeenten door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit deze kosten zijn opgebouwd. Op weg naar verbetering: het verbeteren van de ICT-kosten en het verkrijgen van grip op de ICT-kosten aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. Gemeenten hebben verschillende redenen om deel te nemen aan de ICT-Benchmark. De belangrijkste redenen staan hieronder vermeld. Gemeenten willen: zicht hebben op kosten en kostenontwikkeling, gerelateerd aan ICT. Hiermee is de gemeente beter in staat te sturen en grip te krijgen op de kosten (en baten). zicht hebben op de trendontwikkeling in de eigen ICT-kosten en op de kostenimpact van bepaalde (beleids)maatregelen. zicht hebben op ICT-kosten bij andere gemeenten. Dat biedt antwoord op vragen als: Zijn wij op bepaalde punten duurder of goedkoper? Hebben we daar bewust voor gekozen? Sluit dat aan bij onze eigen beleving? Wat kan mijn organisatie leren van inzichten van/bij andere gemeenten? onderdeel zijn van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT bij gemeenten. 15