Overhead en Ontwikkelingen personele kosten Informatieavond Gemeenteraad 27 september 2011

Transcriptie

1 Overhead en Ontwikkelingen personele kosten Informatieavond Gemeenteraad 27 september 2011

2 Overhead Opbouw kosten van overhead Benchmark Berenschot Verdeling van overhead Hoe om te gaan met overhead uitbesteding e.d. oktober 11 Overhead/ Personele kosten 2

3 Kosten van overhead Overhead posten Inkoop Gemeentelijk vastgoed Financiële administratie P&O Facility Automatisering en telecommunicatie Informatisering DIV Directie & management Vervoersmiddelen Totaal Bedrag Totaal overheadkosten: 13,5 miljoen oktober 11 Overhead/ Personele kosten 3

4 Soort kosten van overhead Overhead posten Bedrag Kosten Kosten Equalit Salariskosten Kapitaallasten Kosten belastingen Externe onderhoudskosten vervoersmiddelen 448 Kosten post en repro 435 Energiekosten 413 Externe kosten facility 390 Onderhoud gebouw 297 Telefoonkosten 205 Schoonmaak 204 Kosten FPU 146 Verzekeringen 131 Diversen 570 Totale kosten Totaal overheadkosten: 13,5 miljoen Opbrengsten Inkomsten Equalit Inkomsten catering/ bedrijfsrestaurant 160 Overige inkomsten 184 Totale opbrengsten Saldo overhead oktober 11 Overhead/ Personele kosten 4

5 Berenschot benchmark De formatie voor staf en ondersteuning is uitgedrukt als percentage van de bruto formatie. De werklast is namelijk afhankelijk van de totale formatieomvang van de gemeente. Conclusie hieruit is dat de formatie binnen staf en ondersteuning in zijn algemeenheid lager is dan gemiddeld. Staf en ondersteuning Oosterhout Gemiddeld Verschil in FTE Personeel en organisatie 1,5% 2,8% -6,4 Informatisering en Automatisering 4,3% 3,3% 4,5 Financiën en Control 5,9% 6,5% -3,1 Juridische zaken 0,5% 1,5% -4,9 Bestuurszaken en bestuursondersteuning 2,7% 2,4% 1,6 Communicatie 1,1% 1,7% -3,1 Facilitaire dienst 8,2% 8,0% 0,9 Secretariaten in het primaire proces 2,4% 2,5% -0,5 Totaal 26,5% 28,8% -10,9 oktober 11 Overhead/ Personele kosten 5

6 Verdeling van overhead Verplicht Diverse methodieken Opslagmethode Kostenplaatsenmethode Direct costing Ons uitgangspunt opslagmethode: eenvoudig en toch goed met beperking administratieve last oktober 11 Overhead/ Personele kosten 6

7 Verdeling van overhead Verdeling obv urenplanningen Uurtarief per afdeling Overhead verdeeld obv opslag t.o.v. totale personele kosten op een product Overhead apart inzichtelijk Begroting= Rekening Kosten per afdeling (personeelskosten en afdelingskosten) Concernoverhead (huisvesting, ICT en dergelijke) Producten oktober 11 Overhead/ Personele kosten 7

8 Hoe ermee om te gaan? Discussies bij uitbesteden e.d. Analyse variabele deel overhead Vaste deel niet meenemen bij scenario- analyses oktober 11 Overhead/ Personele kosten 8

9 Ontwikkeling personele kosten Personeelsbudgetteringssysteem Cijfers ontwikkeling formatie en bezetting Wijze van sturing oktober 11 Overhead/ Personele kosten 9

10 Personeelsbudgetteringssysteem Lonen en salarissen: formatie max-1 Tijdelijk personeel: centrale knelpuntenpot / beperkte budgetten per afdeling Algemene afdelingskosten Specifieke afdelingskosten Inkomsten Sturing op het totaal door afdelingen oktober 11 Overhead/ Personele kosten 10

11 Cijfers Ontwikkeling formatie: - 25 fte Formatie per afdeling Begroting 2011 Begroting 2012 Service en ondersteuning 74,8 74,4 Stedelijke ontwikkeling 38,0 35,1 Directie 13,0 11,0 Informatie Service Centrum 122,2 113,7 Realisatie en beheer woonomgeving 115,6 106,2 Bestuur, control en advies 16,1 15,1 Sport, cultuur en welzijn 46,8 44,5 Veilig 4,4 5,1 Raadsgriffie 3,5 3,5 Totaal 434,3 408,6 oktober 11 Overhead/ Personele kosten 11

12 Cijfers Ontwikkeling bezetting: - 26 fte Per einde Bezetting in fte s (excl. Equalit) apr ,63 aug ,30 dec ,03 apr ,40 aug ,35 oktober 11 Overhead/ Personele kosten 12

13 Wijze van sturing Sturing op driehoek: resultatenexploitatie- personeel Stap 1: Inhuur minimaliseren Selectieve vacaturestop oktober 11 Overhead/ Personele kosten 13

14 Wijze van sturing Nieuwe ontwikkelingen: Toekomstige uitstroom/ opbouw personeelsbestand Arbeidsmarkt Nieuwe taken voor gemeente Regionale samenwerking ZZP ers Stap 2: reductie van de personeelskosten en een kwaliteitsverbetering van de dienstverlening oktober 11 Overhead/ Personele kosten 14