Grip op de kosten van hooggewaardeerde belevingsgerichte zorg

Transcriptie

1 Grip op de kosten van hooggewaardeerde belevingsgerichte zorg Wine te Meerman 26 januari 2012 ZZP-gefinancierde zorgaanbieders helpen met het organiseren van vraaggerichte zorg binnen financiële kaders

2 Agenda A. De vraag van de Respect Zorggroep B. Resultaten op vijf niveaus 1. Cliëntgebonden tijd 2. Basisrooster 3. Medewerkersrooster 4. Totale zorgkosten 5. Totale organisatiekosten (inclusief overhead) C. Integratie van inzichten op vijf niveaus D. Aanbevelingen voor het vervolg E. Afronding en vragen 2

3 A. De vraag van de Respect Zorggroep 3

4 De vraag van de Respect Zorggroep: Help ons binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg. 4

5 Financieel perspectief Planningsperspectief HRMperspectief Binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg. Cliëntperspectief Iedereen heeft een eigen perspectief op de zorg. Alle perspectieven zijn belangrijk. De Berenschot aanpak streeft er naar verschillende perspectieven bij elkaar te brengen. Strategisch perspectief 5

6 Grip op welke kosten? 6

7 Grip op welke wijze? Inzicht creëren in en vervolgens reduceren kosten door: 1. Belevingsgerichte zorg. Kan hand in hand gaan met verhoging kwaliteit 2. Inzet andere functieniveaus zorg 3. Andere inzet van overheadfuncties 4. Zuiniger omspringen met materialen 5. Betere coördinatie van medicijngebruik 6. Gerichtere inzet van vrijwilligers 7. Betere afstemming met mantelzorgers 8. Verhogen van inkomsten 1. Op tijd herindicatie aanvragen 2. Verhogen eigen bijdragen cliënten 3. Andere inkomstenbronnen (subsidies, legaten etc) 4. 7

8 Voorbeeld inkomsten ZZP niet toegelaten voor behandeling toegelaten voor behandeling inclusief dagbesteding inclusief dagbesteding Prestatiecode waarde per dag Prestatiecode waarde per dag Waarde behandeling per dag 3VV Z031 90,49 Z ,18 22,69 4VV Z ,27 Z ,96 22,69 5VV Z ,51 Z ,38 23,87 6VV Z ,55 Z ,42 23,87 7VV Z ,62 Z ,39 30,77 8VV Z ,20 Z ,97 30,77 9VV Z ,76 Z ,15 58,39 10VV Z ,42 Z ,20 30,78 We zijn gaan rekenen voor vier afdelingen: KSW-A, KSW-B, Oester-1 en Oester-Revalidatie We zijn begonnen met inkomsten exclusief behandeling en exclusief huisvesting. Vervolgens hebben we de behandelcomponent bekeken. Huisvesting hebben we buiten beschouwing gelaten. 8

9 Dit project: focus op het geven van inzicht in kosten 9

10 B. Resultaten op vijf invalshoeken Samenvatting 10

11 Projectresultaten op vijf invalshoeken 1. Invalshoek 1: Detailinzicht in de dagelijkse zorgverlening (activiteiten) van vier teams van de Respect Zorggroep en de bijbehorende kosten op basis van eigen inschatting tijdsbesteding 2. Invalshoek 2: Inzicht in de benodigde basisbezetting voor deze zorgverlening inclusief kosten 3. Invalshoek 3: Inzicht in de feitelijk gerealiseerde inzet van medewerkers voor de zorgverlening inclusief kosten 4. Invalshoek 4: Inzicht in de (kosten van de) inzet van medewerkers inclusief kosten van inhuur 5. Invalshoek 5: Inzicht in de totale kosten inclusief overheadkosten (en benchmark van overheadkosten) 11

12 Invalshoek 1: De zorgvraag van de cliënt Perceptie: zelfrapportage Realiteit: Multi Moment Opname Ambities: Cliënt, zorgprofessionals en directiemeningen Standaarden: NZA, NPCF Invalshoek 1 De zorgvraag van de cliënt Vertaling van de zorgvraag naar activiteiten en het minimaal in te zetten functieniveau van het personeel. 12

13 Zelfrapportage van de activiteiten per cliënt Hier is gekozen voor zelfrapportage door de medewerkers. Zij hebben voor alle cliënten de activiteiten, de duur en het minimale functieniveau beschreven Gecombineerd met het uurtarief van deze functies berekenen we de kosten van deze activiteiten Andere manieren van het berekenen van de kosten van de activiteiten zijn onder meer het daadwerkelijk meten van de duur van de activiteiten of het nemen van de NZA-normen voor de zorg *Inkomsten exclusief behandeling 13

14 Inzicht in de duur* van activiteiten voor zorgarrangementen Cluster KSW-A KSW-B OES-1 Totaal Administratief en overleg 1,5 1,5 6,7 9,7 Begeleiding/ondersteuning 0,0 0,0 8,6 8,6 Eten en drinken 5,6 6,6 10,8 22,9 Huishoudelijk 5,3 4,8 1,3 11,4 Medisch 3,7 2,6 9,2 15,4 Overdracht 0,5 0,5 0,8 1,8 Persoonlijk 12,4 8,3 10,3 30,9 Sociaal 3,8 2,5 8,3 14,5 Transfer 3,1 0,3 5,2 8,6 Eindtotaal 35,8 27,1 61,0 123,8 *Uren per team per dag 14

15 Kosten van de zorg als percentage van de inkomsten per cliënt KSW-A KSW-B Oester-1 Iedere cliënt is weergegeven als een ZZP-score. Inkomsten exclusief behandeling. Geleverde zorg exclusief behandeling op basis van eigen inschatting teams 15

16 Invalshoek 2: Basisbezetting Realiteit: minimaal benodigd functieniveau (wettelijk bepaald) Wensen en ambities: visie op zorg Standaarden: NZA, Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg Invalshoek 2 Het basisrooster maken Minimaal in te zetten functieniveau per zorgactiviteit. 16

17 Activiteiten per cliënt met minimaal functieniveau 17

18 Invalshoek 3: Inzet van de medewerkers Invalshoek 3 Inzet van medewerkers Vertaling van activiteiten naar werkbare roosters. Feitelijk gerealiseerde personeelsinzet en roosters. 18

19 Analyse van de roosters Hier is gekozen voor analyse van het roostersysteem Gecombineerd met het uurtarief van deze functies berekenen we de kosten van deze activiteiten Het gaat hier om de reguliere inzet zonder flexibele inhuur *Kosten en inkomsten exclusief behandeling 19

20 Invalshoek 4: Formatie Realiteit: analyse van de grootboekrekening Wensen en ambities: gewenste roosters vertalen naar ideaalformatie Standaarden: NZA, FWG Invalshoek 4 Formatie Vaste formatie en flexibele inhuur 20

21 Analyse van de kosten van de formatie Hier zijn de werkelijk gerealiseerde kosten zoals geboekt in het financiële systeem als uitgangspunt genomen Het betreft hier zowel de kosten van het vaste personeel als de kosten van flexibele inhuur *Inkomsten exclusief behandeling 21

22 Kosten van inzet behandelaren vergeleken met inkomsten *Inkomsten uit behandeldeel ZZP *Kosten op basis van zelfrapportage 22

23 Invalshoek 5: Totale organisatiekosten Realiteit: analyse van de grootboekrekening Standaarden: (overhead) benchmarking Invalshoek 5 Totale organisatiekosten Inclusief volledige overhead (o.a. huisvesting, ondersteunend personeel, voeding etc.) 23

24 Inzicht in de totale kosten van de organisatie Hier is gekozen voor een overheadanalyse en benchmark alsmede een analyse van de overige kosten Dit is de eindafrekening: zijn de kosten voor de afdelingen lager dan de inkomsten dan is er sprake van winst. Zijn de kosten hoger dan de inkomsten dan is sprake van verlies De vier onderzochte afdelingen liggen rond break even 24

25 Inzicht in de overheadkosten Totale formatie overhead: 17,1 % -> + 23% t.o.v. het gemiddelde in de VVT Totale overheadkosten: 15,6 % -> + 10% t.o.v. het gemiddelde in de VVT Relatief lage overheadkosten (> 20% onder gemiddeld) op: 1. Personeel hotelfuncties (post 142: - 22%) 2. Stagiaires (post 417: -47%) 3. Vergoedingen voor niet in loondienst verrichte arbeid (post 418: -28%) 4. Andere hotelmatige kosten (post 44: -29%) 5. Huisvestingskosten (post 47: -29%) Relatief hoge overheadkosten (> 20% boven gemiddeld) op: 1. Personeel algemene en administratieve functies (post 411: + 40%) 2. Leerling-VOV personeel (post 414: +79%) 3. Personeel terrein- en gebouwgebonden functies (post 415: +30%) NB: laag is niet per definitie goed en hoog niet per definitie slecht! 25

26 Percentage generieke overheadformatie 20,0% 19,8% 18,8% 18,6% 18,2% 17,7% 17,3% 15,8% 15,1% 15,1% 15,0% 14,5% 14,4% 13,9% 13,6% 12,1% 11,9% 25,3% 25,2% 25,2% 23,8% 23,1% 22,3% 22,3% 29,5% 28,5% 32,9% 34,6% 41,9% Vergelijking overheadformatie VVT met andere sectoren 45,0% 40,0% Omvang generieke overheadformatie per sector (fte overhead / fte totaal) 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0%

27 Wat valt nog meer op? Organisatiebreed een relatief laag ziekteverzuim van 4% t.o.v. 6,2% gemiddeld in de VVT Organisatiebreed relatief veel inzet van niveau 1 en relatief minder inzet van functieniveaus 2 t/m 5: Inzet personeel Respect Zorggroep Gemiddelde VVT Functieniveau 1 33,5% 6,9% Functieniveau 2 19,4% 20,9% Functieniveau 3 36,1% 55,4% Functieniveau 4 9,5% 13,2% Functieniveau 5 1,5% 3,6% Relatief lage overige opbrengsten (-44% t.o.v. gemiddelde VVT) Relatief hoge opleidingskosten per fte ( 505,- per fte per jaar) Relatief veel vierkante meters vloeroppervlak per fte (+33%) Relatief hoge quick ratio (liquiditeit) (1,57), winstmarge (4,4%) en solvabiliteitsratio (51%). Gemiddelde in de VVT sector respectievelijk 0,93, 2.6 % en 32 % 27

28 C. Integratie van inzichten op vijf niveaus 28

29 Kostenvergelijking is de crux Op alle niveaus in het model voor zorgkosten is het mogelijk kosten te berekenen vanuit meerdere perspectieven Vergelijking van de ontwikkeling van de kosten vanuit verschillende perspectieven geven inzicht in verbeterpotentieel van de organisatie 29

30 Samenvatting van alle perspectieven

31 Voorbeeld doorrekenen inzet personele formatie Scenario KSW-A/KSW-B/Oester-1 Oester-Revalidatie A Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende, 8 uur gastheer/gastvrouw Avond: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende Dag: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende B Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende Dag: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Avond: 4 uur helpende, 8 uur verzorgende Nacht: 2 uur verzorgende Flex: 4 uur helpende Team Inkomsten Scenario A: Kosten Scenario B: Kosten KSW-A 164,87 86,33 (52%) 73,56 (45%) KSW-B 158,52 86,33 (54%) 73,56 (46%) Oester-1 166,02 86,33 (52%) 73,56 (44%) Oester-Revalidatie 150,71 59,18 (57%) 47,80 (49%) 31

32 Voorkeursniveau van organiseren als discussiepunt Type activiteit Inzet personeel op piekactiviteiten als opstaan, naar bed gaan, eten, drinken. Inzet personenalarmering en toezicht op woongroepen, op afroep beschikbaarheid van helpende en verzorgenden, secretariaat, leidinggevende. Inzet van verpleegkundigen, organisatie van dagbesteding/activering, inzet catering, gebouwbeheerder, receptie, locatiemanager. Inzet van verpleegkundig specialisten. Werving van personeel, Personeelsmanagement. Inkoop. Financiële functie, Raad van Bestuur. Inzet van medisch specialisten, was, ICT, Voorkeursniveau van organisatie Woongroep Cluster van woongroepen Locatie Organisatie Organisatie overstijgend (uitbesteding) 32

33 D. Aanbevelingen voor het vervolg 33

34 Aanbevelingen voor het vervolg 1. Plan de inzet van personeel rekening houdend met de inkomsten 2. Stel prioriteiten samen met (een afvaardiging) van cliënten 3. Bespreek met medewerkers wat zij willen bereiken en wat ze daarvoor nodig hebben 4. Onderzoek de optimale cliëntsamenstelling van een woongroep 5. Onderzoek de optimale omvang van de flexpool 6. Onderzoek de formatiemix 7. Evalueer de werkwijze rond de instroom van nieuwe cliënten 8. Onderzoek hoe mantelzorgers en vrijwilligers meer bij het team/de wooneenheid kunnen worden betrokken 9. Onderzoek hoe administratief werk uit handen kan worden genomen bij zorgpersoneel 10. Analyseer hoe de ICT ondersteuning kan worden verbeterd en de (beleving van) de administratieve lasten kan worden verminderd 34

35 E. Afronding en vragen 35

36 Contactgegevens Wine te Meerman Filip van den Bergh